校务会议室管理制度

校务会议室管理制度校务会议室管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保校务会议的有序进行，提高会议效率，明确会议职责，规范会议流程，制定本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于校务会议的组织、召开、纪要、落实及会议室管理等相关工作。

第三条会议宗旨

校务会议应遵循民主、集中、高效、务实的原则，充分发挥集体智慧，确保学校决策的科学性、合理性和及时性。

第四条会议类型

校务会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括学期初、学期末、每月一次的校务会议；临时会议根据工作需要随时召开。

第五条参会人员

校务会议的参会人员包括校领导、各部门负责人及相关工作人员。根据会议议题，可邀请相关部门工作人员列席会议。

第六条会议组织

校务会议的组织工作由校长办公室负责，包括会议通知、会议议程安排、会议签到、会议记录等。

第七条会议纪律

1.会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，准时参加，不得无故缺席、迟到、早退。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意接打电话，如有紧急事项，需向主持人请假后方可离开。

3.会议期间，参会人员应保持会场秩序，积极参与讨论，发言要简明扼要，不偏离议题。

4.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密，不得泄露。

第八条本管理制度的解释权归校长办公室所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.校长办公室根据学校工作计划，确定会议主题和议程，提前至少一周发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议题等。

2.各部门负责人收到会议通知后，应及时回复确认参会情况，如有特殊情况不能参加，需提前向校长办公室请假并说明原因。

3.校长办公室负责收集会议议题，整理会议议程，并在会议前至少三天将会议资料发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

2.各部门负责人按照会议议程依次汇报工作，议题涉及跨部门的，相关部门应协同汇报。

3.会议主持人组织参会人员对汇报内容进行讨论，充分听取各方面意见，确保决策的科学性和合理性。

4.会议期间，会议记录人负责记录会议内容、参会人员的发言和决策结果。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策建议。

2.参会人员对决策建议进行表决，表决方式可以为口头表决、举手表决或投票表决。

3.决策结果需获得参会人员半数以上同意方为有效。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的决策结果进行总结，明确责任人和完成时限。

2.会议主持人对参会人员提出的工作要求和期望进行强调，确保会议目标的实现。

3.会议结束后，会议记录人整理会议纪要，并在会议结束后24小时内将会议纪要发送给参会人员。

五、会议资料的归档

1.校长办公室负责将会议通知、会议议程、会议纪要等资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照学校档案管理规定进行分类、整理、保存，确保资料的完整性和安全性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应根据会议内容和讨论情况，编制会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核批准后，由校长办公室在会议结束后24小时内发送给所有参会人员。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门负责人收到会议纪要后，应立即组织相关人员落实会议决策，按照完成时限推进工作。

2.校长办公室负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪，确保决策得到有效实施。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，相关部门应及时向校长办公室报告，寻求支持和协调。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任人应在规定时限内完成会议决策相关工作，并向校长办公室反馈执行情况。

2.校长办公室对反馈情况进行汇总，形成会议纪要执行报告，并在下一次校务会议上进行通报。

3.校务会议应对会议纪要执行情况进行评估，对未按期完成的任务进行分析，制定改进措施。

四、会议纪要的持续改进

1.根据会议纪要执行情况和评估结果，校长办公室应不断优化会议流程和决策机制，提高会议效率和决策质量。

2.对会议纪要执行过程中的优秀经验和做法进行总结，形成典型案例，供全校学习借鉴。

3.定期对会议纪要管理制度进行审视和修订，确保其符合学校发展需要和实际工作情况。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要执行完毕后，校长办公室应将会议纪要和相关执行报告归档，以备后续查阅。

2.学校教职工可根据需要查阅会议纪要，了解学校决策和工作动态。

3.校长办公室应建立健全会议纪要查阅制度，确保会议纪要的透明度和公开性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，各部门负责人或指定人员负责本部门的会议室预订工作。

2.预订会议室时，需明确会议时间、参会人数、会议类型等，以便安排合适的会议室。

3.校长办公室负责统筹协调会议室资源，确保会议室的高效利用。

二、会议室设施与布置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.会议前，相关部门负责检查会议室设施是否正常运行，确保会议顺利进行。

3.根据会议类型和参会人数，合理布置会议室座位，保证参会人员舒适参会。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得在会议室内吸烟、进食。

2.使用会议室时，不得损坏会议室设施，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保消防安全。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，相关人员应确保会议室的安全，遵守学校消防安全规定。

2.校长办公室定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

3.会议室钥匙由专人负责保管，不得随意借出或复制。

五、会议室维护与更新

1.校长办公室负责定期对会议室设施进行维护保养，确保设施正常运行。

2.根据学校发展需要，适时更新会议室设施，提高会议室的使用效能。

3.鼓励采用现代化会议技术，提升会议室的智能化水平，为学校教育教学和管理工作提供支持。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据学校工作安排和实际需求制定，并在学校内部进行公示。

2.特殊情况下，校长办公室可根据需要调整会议室开放时间，确保学校重要会议的顺利进行。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，可