集团的会议管理制度

集团的会议管理制度第一章总则

为了提高集团会议效率，确保会议内容的科学决策和有效执行，特制定本会议管理制度。本制度适用于集团范围内所有层级会议的管理，旨在规范会议组织、召开、记录及跟踪流程，确保会议资源合理利用，促进集团决策透明化和执行力提升。

一、会议宗旨

1.会议应围绕集团战略目标、业务发展、管理改进等议题进行，旨在集思广益，形成共识，推动集团各项工作有序开展。

2.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、次数和时间，提高会议质量。

二、会议类型

1.常规会议：定期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.专题会议：针对特定议题或项目召开的会议。

3.紧急会议：因突发事件或紧急事项临时召开的会议。

4.临时会议：根据工作需要临时召开的会议。

三、参会人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议有序进行。

2.与会人员：根据会议议题，邀请相关领导和部门负责人参加。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

四、会议纪律

1.与会人员应按时参加，因故不能参加的，需提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场。

3.会议内容涉及商业秘密或敏感信息，与会人员应严格保密。

4.会议结束后，与会人员应按照会议纪要要求，及时落实相关工作。

五、制度修订

本会议管理制度根据集团业务发展及管理需要进行修订，修订内容经集团领导审批后公布实施。

六、制度解释

本制度的最终解释权归集团董事会所有。

本章节仅为会议管理制度的第一章总则，后续章节将针对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。请根据集团实际情况，参照本制度进行会议管理。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据集团工作计划及实际需求，提前确定会议议题，并在会议通知中明确。

2.发送通知：会议主持人或指定人员负责向与会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议题、参会人员等信息。

3.准备材料：会议相关人员需提前准备好与议题相关的资料、报告等，并在会议开始前至少一天送达与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到，确保会议准时开始。

2.会议主持人宣布会议开始，并简要介绍会议议题、目的及议程安排。

3.各部门负责人或议题负责人按照议程顺序，对议题进行汇报、讨论。

4.与会人员针对议题展开讨论，提出建议和意见。

5.会议主持人总结讨论成果，形成决策。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行表决或决策。

2.重大事项或需董事会决策的事项，应按照集团决策程序进行。

3.会议决策结果应记录在会议纪要中，由与会人员签字确认。

四、会议记录

1.记录人应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、责任人和完成时间等。

2.会议记录应客观、真实、全面，避免遗漏重要信息。

3.会议结束后，记录人应在24小时内整理完成会议纪要，并发送至与会人员。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员表示感谢。

2.与会人员应将会议纪要作为工作依据，及时落实相关工作。

六、特殊情况处理

1.如会议期间出现紧急事项，会议主持人可根据实际情况调整议程，或临时增加议题。

2.如会议期间出现争议，会议主持人应引导双方进行充分沟通，争取达成共识。

本章详细阐述了会议的筹备、召开、决策、记录和结束等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率。下一章节将针对会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容进行详细论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发放与确认

1.会议纪要整理完成后，记录人应及时通过邮件、即时通讯工具或纸质文件等形式，将会议纪要发送给所有与会人员及相关部门。

2.与会人员应在收到会议纪要后24小时内进行确认，如有异议或补充，应及时反馈给记录人。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中应明确各项任务的责任人、完成标准和截止时间。

2.各责任人应按照会议纪要的要求，制定具体的工作计划，并立即着手实施。

3.会议主持人或指定跟进人应对任务的执行情况进行定期检查，确保任务按期完成。

三、进度更新与沟通协调

1.责任人应定期更新任务进度，通过会议、邮件或报告等形式向会议主持人汇报。

2.如在任务执行过程中遇到问题或困难，责任人应及时与相关人员进行沟通，寻求支持和协助。

3.会议主持人应根据进度更新情况，调整工作计划，确保会议决策的有效实施。

四、结果评估与反馈

1.任务完成后，责任人应提交工作成果，会议主持人负责对成果进行评估。

2.对于未能按期完成的任务，责任人需说明原因，并根据实际情况制定整改措施。

3.会议主持人应将评估结果和整改措施反馈给相关责任人，并视情况决定是否需要再次召开会议进行讨论。

五、档案管理

1.会议纪要作为重要的决策文件，应按照集团档案管理规定进行归档保存。

2.记录人应确保会议纪要的完整性和可追溯性，以备未来查询和审计。

本章强调了会议纪要的跟踪落实流程，包括会议纪要的发放与确认、任务分配与责任落实、进度更新与沟通协调、结果评估与反馈以及档案管理等方面，旨在确保会议决策能够得到有效执行，提高集团的管理效能。后续章节将对会议室管理规定等内容进行详细阐述。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议申请人提前向行政部门或指定管理部门提交会议室预订申请。

2.申请书中应包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等信息。

3.行政部门或指定管理部门根据申请情况，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请人。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

2.会议室布置应简洁、舒适，符合会议需求，确保会议环境良好。

3.行政部门定期检查会议室设施，及时维修或更新，确保设施正常运行。

三、会议室使用

1.会议申请人负责会议前后的会场布置和整理工作，确保会议室整洁。

2.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，爱护会议室设施，不得随意移动或损坏。

3.会议结束后，申请人负责关闭会议室设施，确认无遗留物品后，及时通知行政部门。

四、会议室清洁与维护

1.行政部门负责会议室的日常清洁工作，确保会议室卫生状况良好。

2.会议室使用过程中，如发生损坏，责任人应立即向行政部门报告，并按照规定承担相应责任。

3.定期对会议室进行保养和维护，延长设施使用寿命。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施正常。

2.严禁在会议室吸烟，禁止使用明火。

3.会议期间，如遇紧急情况，应立即启动应急预案，确保人员安全。

本章针对会议室的管理规定了预订、配置、使用、清洁维护以及安全管理等方面的要求，以保障会议室资源的高效利用，为集团会议提供良好的硬件支持。后续章节将阐述附则等内容。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本制度的解释权归集团董事会所有，修订和废止需经董事会审批。

三、各部门应按照本制度要求，制定实施细则，并报集团行政部门备案。