企业电话会议管理制度

企业电话会议管理制度第一章总则

为确保企业电话会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议参与者的责任与义务，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在规范企业电话会议的组织、召开、参与、记录及落实等环节，提升会议效率，促进决策的及时性和准确性。

2.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，确保会议内容的真实性、准确性和完整性。

二、适用范围

1.本管理制度适用于企业内部所有电话会议，包括但不限于生产经营、项目管理、市场营销、人力资源等方面的会议。

2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的电话会议，应按照国家相关法律法规和公司保密制度执行。

三、会议分类

1.按照会议性质，电话会议分为例行会议、专题会议和临时会议。

2.例行会议指定期召开的会议，如周例会、月例会等；专题会议针对特定主题召开的会议；临时会议根据工作需要，临时决定召开的会议。

四、参与者职责

1.会议主持人负责组织、引导会议讨论，确保会议内容符合既定议程，控制会议时间，维护会议秩序。

2.会议记录人负责记录会议内容，整理会议纪要，并在会议结束后及时将会议纪要分发给相关人员。

3.会议参与者应按时参加电话会议，积极参与讨论，遵守会议纪律，保守会议秘密。

五、会议纪律

1.会议参与者应保持电话线路畅通，确保会议音质清晰。

2.会议期间，禁止喧哗、吸烟、接打电话等影响会议秩序的行为。

3.会议主持人有权对违反会议纪律的行为进行制止，并根据情节严重程度，对相关人员进行批评教育或纪律处分。

六、本管理制度的解释权归企业行政管理部门，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、议程、参会人员及时间，并在会议召开前至少三天通知参会人员。

2.会议记录人应提前准备会议所需的相关材料，确保会议内容的全面性和准确性。

3.会议主持人或相关人员应检查电话会议设备，确保会议期间设备正常运行。

二、会议通知

1.会议通知应包含会议主题、议程、参会人员、会议时间、预计持续时间、接入号码等信息。

2.会议通知应通过电子邮件、短信或企业内部通讯系统等方式发送给参会人员。

三、会议召开

1.会议主持人应按时召开会议，宣布会议主题，引导参会人员围绕议程进行讨论。

2.会议主持人应确保会议讨论充分、深入，鼓励参会人员发表意见，但对于偏离主题的发言，可适时引导回到主题。

四、会议议程

1.会议议程应根据会议主题和目标进行合理安排，确保会议内容全面、有序。

2.会议议程应提前发送给参会人员，以便于他们提前准备相关意见和建议。

五、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议讨论内容、参会人员的意见和建议、决策结果等。

2.会议记录应及时整理成会议纪要，并在会议结束后24小时内将会议纪要发送给参会人员。

六、会议决策

1.会议主持人应根据讨论情况，总结并提出决策方案。

2.会议决策应充分征求参会人员的意见，确保决策的民主性和科学性。

3.会议决策结果应在会议纪要中予以明确记录，并由会议主持人负责落实。

七、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对会议讨论情况进行简要总结，强调会议决策和下一步工作安排。

2.会议主持人应询问参会人员是否有其他需要讨论的事项，确保会议内容的完整性。

八、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，并感谢参会人员的参与。

2.会议记录人负责收集会议纪要的反馈意见，并根据需要完善会议纪要。

3.会议结束后，会议记录人应将会议纪要和相关材料归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议讨论的要点、决策结果、责任分配及执行期限。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，并在会议结束后24小时内完成初稿。

3.会议纪要初稿应发送给会议主持人审核，经审核无误后，由会议主持人签字确认。

4.确认后的会议纪要应在48小时内通过电子邮件或企业内部通讯系统发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的任务和决策，相关部门和责任人应严格按照要求和时限执行。

2.会议记录人应定期跟踪会议纪要的执行情况，及时了解并解决执行过程中出现的问题。

3.会议主持人应定期检查会议纪要的执行进度，对未按期完成的任务进行督促。

三、会议纪要的反馈与汇报

1.责任部门和责任人在执行会议纪要任务过程中，应主动向会议主持人或会议记录人反馈进展情况。

2.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行汇报，确保各项工作按计划推进。

3.对于执行过程中出现的重大问题，应及时向会议主持人报告，并寻求解决方案。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为企业重要的信息资料进行归档，以备日后查询和审计。

2.会议纪要的归档应按照企业信息管理的规定进行，确保资料的安全和保密。

3.会议纪要的电子版和纸质版均应保存完整，便于追溯和审计。

五、会议纪要的监督与评估

1.企业应建立会议纪要执行情况的监督机制，对会议纪要的执行情况进行定期评估。

2.通过对会议纪要执行情况的评估，总结经验教训，不断优化会议管理制度，提高企业决策执行力。

3.对于会议纪要执行不力的责任人，应视情况给予相应的批评教育或纪律处分。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者应通过企业内部预订系统提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订者需在会议前至少一天完成预订，以便于行政部门进行会议室安排和设备准备。

3.如有紧急会议需求，预订者应与行政部门沟通协商，尽量满足会议需求。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食等不文明行为。

2.会议室内设备使用应遵循操作规程，如有损坏，应及时报告行政部门进行维修或更换。

3.会议期间，禁止将手机调至响铃状态，以免影响会议进行。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.预订者如需额外设备支持，应在预订时提出，行政部门将尽量满足需求。

3.会议结束后，预订者应确保设备关闭，切断电源，避免浪费资源。

四、会议室清洁与安全

1.会议室内应保持干净整洁，会议结束后，预订者应负责清理垃圾，恢复原状。

2.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施正常。

3.预订者和参会人员应遵守企业安全生产规定，注意会议室内的人身安全。

五、会议室保密措施

1.会议室应采取相应的保密措施，确保会议内容不被泄露。

2.会议室内应配备必要的保密设施，如隔音设备、保密文件柜等。

3.参会人员应遵守企业保密制度，不得擅自携带会议资料外出或泄露会议内容。

六、会议室资源协调

1.行政部门应合理安排会议室资源，提高会议室使用效率。

2.如遇会议室资源紧张，行政部门可根据实际情况调整会议安排，确保重要会议的顺利进行。

3.鼓励预订者错峰开会，减少会议室资源浪费。

第五章附则

1.本管理制度自发布之日起生效，如有修