《信息化项目变更工作规范》

1T/NMPA006—2024信息化项目变更工作规范本文件规定了信息化项目在设计和实施过程中的变更管理的各项工作要求及流程，文件包含了信息化项目的变更分类与识别、变更工作程序、变更沟通与协调、变更控制、变更文档管理及变更风险控制等六个主要环节。本文件适用于所有新建、扩建、改建的信息化项目中的变更工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T19668（所有部分）信息技术服务监理3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1需求变更Demandchange在项目实施过程中,与原始需求不同的新增、修改或删除。3.2进度变更Progresschange在项目实施过程中，由于各种原因导致的实际进度与计划进度之间的差异。3.3成本变更Costchange项目的实际成本超过或低于预算的成本。3.4合同变更changeofcontract在合同订立后，因各种原因需要对合同的某些条款进行修改或调整的行为。3.5变更请求changerequest提出对信息化项目进行变更的需求或建议。3.6变更实施Changeimplementation对通过审核的变更请求进行实际操作和执行的过程。3.7项目干系人ProjectStakeholder是指在项目管理中，与项目有直接或间接关系，其利益可能受到项目正面或负面影响，或者能够影响项目的任何组织或个人。4项目变更原则2T/NMPA006—2024监理方对可能发生的变更要保持预控能力，应有应对措施。对建设单位提出具体变更内容建议，同时对承建单位提出明确变更要求，在处理变更时应遵循以下几个原则：4.1快速响应原则在接到变更申请之后，要快速按照变更处理程序进行变更处理，下达是否可以进行变更的通知。4.2三方确认原则信息化项目的任何变更都要得到建设单位、监理单位和承建单位书面的确认，并且要在接到变更通知单之后才能进行，严禁擅自变更，在任何一方或者两方同意下做出变更而造成的损失应该由变更方承担。4.3目标明确原则信息化项目变更时应提前明确变更目标。4.4防止范围扩大原则对信息化项目变更范围要有明确的界定，而且建设单位、监理单位和承建单位书面对变更范围的理解上应一致。4.5风险及效果评估原则信息化项目变更时要评估变更的风险，制定变更风险处理措施，并对变更实施过程进行监控，对变更实施效果进行评估，如果发现异常情况，要及时中止变更，并对变更重新进行评估。4.6变更幅度最小化原则信息化项目做出项目变更时，应力求对目标、预算、进度、质量等因素造成最小影响。5变更分类与识别5.1变更分类根据项目特点，将信息化项目的变更分为需求变更、进度变更、成本变更、合同变更等类型。5.2变更识别项目团队成员应密切关注项目进展，及时发现并记录潜在或已发生的变更。6变更工作程序6.1提出变更申请变更申请方提出变更要求或建议，并提交书面变更申请。变更申请主要包括以下内容:a.变更内容及范围；b.变更原因及依据；c.变更方案；d.变更后的效果；e.变更引起的合同总价增加或减少；f.变更引起的合同工期提前或缩短；g.为审查所提交的附件及计算资料等。项目变更申请应在预计可能变更的时间之前14天提出。在特殊情况下，项目变更申请可不受时间的6.2变更的初审3T/NMPA006—2024项目监理方应收集与项目变更有关的资料，明确界定项目变更的目标，再根据变更信息评估变更的必要性、合理性、可行性和风险。对于无必要的变更，驳回申请，并给出意见；对于有必要的变更，可以进一步进行变更分析。评价项目变更必要性、合理性、可行性和风险时应考虑以下内容:a.是否会影响工作范围、成本、工作质量和时间进度;b.是否会对项目准备选用的设备或耗材产生影响，性能是否有保证，投资变化情况;c.是否会影响信息系统开发设计过程中的功能性和适用性，是否影响系统的整体架构设计;d.是否会影响项目的投资回报率和净现值；e.项目变更是否合理，必要时须有论证，变更内容较大、复杂时应外聘专家成立变更管理委员会论证变更内容合理、合规性。6.3确定变更方法信息化项目的任何变更都要得到三方(建设单位、监理单位和承建单位)进行协商和讨论，根据变更分析的结果，确定最优变更方案。做出项目变更时，力求在尽可能小的变动幅度内对引起变更的主要因素进行微调。6.4下达变更通知书并实施变更下达变更通知书，并把变更实施方案告知相关人员，实施变更。6.5监控变更实施变更过程中按照实施方案和变更计划，执行变更操作。项目变更过程中，建设单位、监理单位要记录变更过程，建设单位、监理单位和承建单位掌握变更信息，及时发现变更引起的超过估计的后果，根据实际情况及时调整变更计划，以便及时控制和处理。6.6变更效果评估在变更实施结束后，要对变更效果进行分析和评估，确保变更达到预期目标，并对变更过程进行总结并形成项目经验，确保项目后续有序进行。整个变更控制流程如下图：7变更沟通与协调4T/NMPA006—20247.1变更沟通建设单位、监理单位和承建单位应定期沟通变更情况。必要时召开专题会议，与项目协作单位通报变更进展和存在的问题，确保变更信息的及时传递和共享项目信息。7.2变更协作对项目相关协作单位保持沟通，协调解决变更过程中可能出现的问题，确保变更工作的顺利进行。8变更控制变更管理虽然遵循一致的工作过程，但需要针对不同类型的变更，明确其控制要求。8.1变更申请的控制8.1.1变更申请提交的前提：a.项目基准健全；b.变更处理的流程事先共识；c.提交的变更申请应当确保覆盖所有变更操作。8.1.2监理单位要严格按照合同文件审查变更申请，并出具审查意见。8.2变更实施的控制8.2.1对需求变更的控制主要包括：a.明确需求变更流程：建立明确的需求变更流程，包括变更申请、评估、审批等环节，确保所有变更都经过合理的审查和决策。b.设定需求变更基准：在项目初期，明确项目的需求基准，并规定在何种情况下允许进行需求变更。c.加强沟通与协作：加强与项目干系人的沟通与协作，确保业务需求和技术实现的充分对接，减少因沟通不畅导致的需求变更。8.2.2对进度变更的控制主要包括：a.判断项目进度的当前状态；b.对造成进度变化的因素施加影响；c.查明进度是否已经改变；d.在实际变化出现时对其进行管理。8.2.3成本变更的控制主要包括：a.对造成费用基准变更的因素施加影响；b.保证潜在的费用超支不超过授权的项目阶段资金和总体资金；c.监督费用绩效，找出并记录所有费用基准的偏差；d.防止错误的、不恰当的或未批准的变更被纳入费用或资源使用报告中；e.采取措施，将预期的费用超支控制在可接受的范围内；f.查找项目费用控制正、负偏差的原因。例如，若对费用偏差采取不适当的应对措施，就可能造成质量或进度问题，或在项目后期产生无法接受的巨大风险等。8.2.4对合同变更的控制8.2.4.1合同变更的条件a.双方当事人确实自愿协商同意，并且不因此而损害国家利益和社会公共利益的；b.由于不可抗力致使项目合同的全部义务不能履行；5T/NMPA006—2024c.由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同，且在被允许的推迟履行期限内仍未履行；d.项目合同的变更给另一方当事人造成损失的，除依法可以免责的以外，应由责任方负责赔偿；e.采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十；f.项目投资规模未超出概算批复、建设目标不变，项目主要建设内容确需调整且资金调整数额不超过概算总投资15%，并符合下列情形之一的，可以由项目建设单位调整，同时向项目审批部门备案：根据党中央、国务院部署，确需改变建设内容的；确需对原项目技术方案进行完善优化的；根据所建政务信息化项目业务发展需要，在已批复项目建设规划的框架下调整相关建设内容及进度的。8.2.4.2合同变更主要包括a.建设单位或承建单位提出的项目变更，应编制变更文件，提交总监理工程师，由总监理工程师组织审查。b.监理应了解项目变更的实际情况，收集相关资料或信息。c.总监理工程师应根据实际情况，参考变更文件及其他有关资料，按照项目合同的有关条款，指定监理工程师完成下列工作后，对项目变更的费用和工期做出评估:确定项目变更范围及其实施难度;确定项目变更内容的工作量；确定项目变更的单价或总价。d.监理应就项目变更费用及工期的评估情况与建设单位、承建单位进行协调。e.项目变更内容经建设单位、承建单位同意后进行签认。f.监理应根据项目变更单监督承建单位实施。g.总监理工程师签发项目变更单之前，承建单位不得实施项目变更。h.监理应根据项目变更文件监督承建单位实施。i.监理应及时协调合同纠纷，公平地调查分析，提出解决建议。9变更文档管理9.1文档编制记录变更申请、审批、评估、计划、变更方案、论证记录、监控记录及效果评估等全过程的文档资料。9.2文档更新根据变更实施情况和效果评估结果，及时更新项目文档，保障项目文档的实时性、完整性及准确性。9.3文档归档按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》对变更文档进行整理、归档，确保项目资料的完整性和可追溯性。10变更风险控制10.1风险识别在变更过程中识别潜在的风险因素，包括质量风险、技术风险、进度风险、成本风险等，及时识别并采取相应的措施。10.2风险控制制定相应的风险应对措施和预案，对可能出现的风险进行预测和防范，确保变更过程的安全和稳定。6T/NMPA006—2024（资料性）表A.1工程变更单致建设单位）由于原因，兹提出），