万达公司会议管理制度

万达公司会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范万达公司会议的召开、流程、记录及跟踪落实，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量和执行力度。制定和执行会议管理制度应遵循以下原则：

1.高效决策：会议应围绕明确目标，注重实效，减少冗余讨论。

2.公开透明：会议内容、流程及决策结果应对相关人员公开，保障员工知情权。

3.及时反馈：会议决策后，需及时跟踪落实并给予反馈。

4.责任明确：会议中各角色职责分明，确保会议决策的执行有专人负责。

第二条适用范围

本制度适用于万达公司所有层级、类型的大小会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

第三条会议类别

根据会议的性质和目的，会议可分为以下类别：

1.定期会议：如按周、月、季度召开的例会。

2.临时会议：针对突发事件或特定议题召开的会议。

3.专题会议：针对某一专项议题进行的深入讨论和研究。

4.紧急会议：在紧急情况下为迅速决策而召集的会议。

第四条参与人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议目标的实现。

2.与会人员：参与会议讨论，提供意见或建议，执行会议决策。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，确保记录准确无误。

第五条制度效力

本制度自颁布之日起生效，万达公司全体员工均应严格遵守。对于违反会议管理制度的行为，将依据万达公司员工行为规范及相关规定予以处理。

第二章会议流程

第六条会议筹备

1.会议主持人或指定人员应根据会议目的和议题提前准备会议议程，明确会议目标、讨论重点和预计时长。

2.发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等，并提前至少两天通知与会人员。

3.会议主持人需确保会议资料齐全，包括议题相关文件、数据报告、会议纪要模板等。

第七条会议召开

1.会议开始时，主持人应简要介绍会议主题和目标，确保每位与会人员明确会议的重点。

2.按照会议议程逐项进行讨论，主持人应引导讨论，避免偏题，并控制好时间分配。

3.与会人员应积极参与讨论，提出建设性意见，尊重他人发言，避免无谓的争论。

第八条会议决策

1.对于需要决策的议题，主持人应引导与会人员达成共识，形成明确的决策结果。

2.重要的决策应由与会人员共同签字确认，以确保决策的正式性和执行力。

3.对于未能当场形成决议的议题，应明确后续的决策流程和时间表。

第九条会议记录

1.记录人应详细记录会议的讨论内容、决策结果、责任分配等信息。

2.会议纪要应清晰、准确、完整，确保能够反映会议的真实情况。

3.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给主持人审核。

第十条会议结束

1.主持人应在会议结束前进行总结，明确下一步行动计划和责任分配。

2.主持人应确认与会人员对会议纪要的准确性和完整性无异议，方可宣布会议结束。

第十一条会议后续

1.会议纪要经主持人审核后，应及时发送给所有与会人员，并抄送相关利益相关者。

2.与会人员应按照会议决策和责任分配执行任务，并及时向主持人或指定负责人汇报进度。

3.对于重大决策的实施，应设立跟踪机制，确保决策的落地和效果的评估。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十二条纪要发布与确认

1.会议纪要由记录人整理完成后，应提交给主持人审核。主持人应在24小时内完成审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要应及时通过公司内部通讯系统或邮件发布给所有与会人员及相关执行人员。

3.与会人员应在收到会议纪要后24小时内确认内容，如有异议或补充，应及时提出并协商解决。

第十三条任务分配与执行

1.会议纪要中明确的任务和责任分配，各责任人员应按照既定要求和时间表执行。

2.各责任人员应在执行过程中定期向上级或项目协调人报告进展情况，确保任务进展透明。

3.对于执行过程中出现的问题或困难，应及时沟通并寻求解决方案。

第十四条跟踪与监督

1.主持人或指定负责人应定期对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策落实到位。

2.通过建立跟踪表格、定期检查或项目进度会议等方式，对任务完成情况进行评估。

3.对于未能按期完成的任务，应分析原因，制定补救措施，并重新设定完成时间。

第十五条效果评估与反馈

1.会议决策执行结束后，应进行效果评估，以验证决策的有效性和实施成果。

2.根据评估结果，对执行过程中存在的问题进行总结，提出改进措施，为今后的决策提供参考。

3.将评估结果和改进建议反馈给相关人员和团队，促进持续改进和效率提升。

第十六条档案管理

1.会议纪要作为公司重要的决策档案，应由专人负责归档管理，确保资料的安全和可追溯性。

2.会议纪要的查阅权限应按照公司保密规定执行，确保信息安全。

3.对于涉及公司机密或个人隐私的内容，应严格按照相关法律法规和公司政策进行保密管理。

第四章会议室管理规定

第十七条预订与使用

1.会议室的使用需提前预订，预订时应明确会议时间、参与人数、所需设备等。

2.会议室预订采用先到先得的原则，优先满足公司内部重要会议和定期会议的需求。

3.预订人应确保会议结束后，会议室恢复原状，设备归位，如有损坏应及时报修。

第十八条设施与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，包括但不限于投影仪、白板、音响设备等。

2.定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备处于良好状态，不影响会议进行。

3.对于会议室的任何损坏或故障，应及时报告给行政部门或指定管理人员处理。

第十九条环境与布置

1.会议室应保持整洁、安静、舒适，室内温度、光线适宜，为与会人员提供良好的会议环境。

2.根据会议性质和需要，适当布置会议室，包括座位安排、资料摆放等。

3.会议室应设有紧急疏散图和消防设备，确保会议安全。

第二十条保密与安全

1.会议室应设有保密措施，确保会议内容不被泄露。

2.会议期间，未经允许不得录音、录像或拍照。

3.会议结束后，应确保所有敏感资料和设备安全归档或妥善保管。

第二十一条违反规定的处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。

2.造成的设备损坏或遗失，责任人需按公司规定承担相应的赔偿责任。

3.行政部门应定期对会议室管理规定进行宣传和提醒，提高员工的遵守意识。

第二十二条管理与改进

1.行政部门应负责会议室的管理工作，包括预订、维护、保洁等。

2.定期收集与会人员对会议室设施和服务的反馈，不断改进管理水平，提升会议体验。

3.鼓励员工提出会议室管理改进的建议，对于合理化建议应予以采纳并实施。

第五章附则

第二十三条制度修订

本制度可根据公司发展需要和实际情况适时进行修订。修订过程应充分征求各部门和员工的意见，确