德克士会议管理制度

德克士会议管理制度德克士会议管理制度

第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范德克士公司（以下简称“公司”）会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和执行力。制定本制度遵循以下原则：

-高效有序：合理安排会议议程，严格控制会议时间；

-民主集中：充分发扬民主，确保参会人员充分发表意见，同时实行集中决策；

-责权明确：明确会议各环节责任人，确保会议决策的贯彻落实；

-保密原则：会议内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密规定。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、各层级会议的组织、召开、纪要、落实及会议室管理等工作。

第三条会议类型

根据会议性质和目的，公司会议分为以下几类：

-定期会议：如周例会、月度例会、年度总结会等；

-专题会议：针对特定议题召开的会议；

-临时会议：因紧急事项或突发事件临时召开的会议。

第四条参会人员

会议的参会人员包括：

-必须参加的人员：会议召集人、议题负责人及相关人员；

-邀请参加的人员：根据会议议题需要，邀请相关部门或人员参加；

-列席人员：根据需要，可邀请相关人员列席。

第五条会议通知

会议通知应明确以下内容：

-会议主题、时间、地点；

-参会人员；

-会议议程；

-需要准备的资料及提交时间；

-会议召集人及联系方式。

第六条会议纪律

参会人员应严格遵守以下纪律：

-按时参加会议，如有特殊情况提前请假；

-会议期间保持手机静音或振动，如有紧急事项，请在会场外处理；

-会议内容涉及公司机密，不得泄露；

-尊重他人，不随意打断发言；

-会议结束后，及时反馈会议纪要。

第七条制度修订

本制度根据公司业务发展需要，定期进行修订。修订程序如下：

-提交修订方案；

-报请公司领导审批；

-公布修订后的制度。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主题确定：根据公司业务发展需求，明确会议主题，确保会议目标清晰、具体。

2.会议议程制定：由会议召集人负责制定会议议程，包括议题、时间安排、发言人等，并于会议召开前至少3个工作日发送给参会人员。

3.会议资料准备：议题负责人需提前准备好相关资料，并于会议召开前至少2个工作日提交给会议召集人。

4.会议通知发放：会议召集人负责发放会议通知，确保参会人员收到并了解会议相关信息。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到场签到，会议召集人负责记录参会人员情况。

2.会议主持人：由会议召集人或指定人员担任，负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

3.议题讨论：议题负责人对议题进行详细阐述，参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，引导参会人员形成决策，明确责任人和完成时间。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议纪要，内容包括会议主题、议程、参会人员、讨论情况、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，记录人需在1个工作日内整理完成会议纪要，并发送给会议召集人审核。

3.会议纪要发布：会议纪要经审核无误后，由会议召集人发布给参会人员，确保相关人员了解会议决策内容。

四、会议跟踪与落实

1.责任人执行：根据会议决策，责任人需按照约定时间推进相关工作，并及时向会议召集人汇报进展情况。

2.会议召集人监督：会议召集人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策落实到位。

3.进度反馈：会议召集人定期向公司领导汇报会议决策执行情况，对存在的问题及时调整和解决。

五、会议总结

1.会议效果评估：会议结束后，会议召集人组织对会议效果进行评估，了解参会人员对会议的满意度及改进建议。

2.会议经验总结：根据会议效果评估结果，总结经验教训，为今后会议的召开提供借鉴。

3.不断优化改进：针对会议存在的问题，制定相应措施，持续优化会议流程，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

会议纪要完成后，需经过会议召集人审核批准。审核无误后，会议纪要应在会议结束后的两个工作日内由会议召集人正式发布。发布渠道包括但不限于公司内部邮件系统、企业通讯软件等，确保所有相关人员能够及时接收到会议纪要内容。

二、责任人与执行期限

会议纪要中明确的各项决策和任务，应指定具体责任人，并明确执行期限。责任人需在会议纪要发布后立即行动，按照既定的时间和目标推进工作。

三、跟踪监督机制

1.责任人应定期向会议召集人汇报工作进展，确保决策执行的透明性和及时性。

2.会议召集人应建立跟踪监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查，及时发现并解决问题。

3.对于重大决策或关键任务，可设立专项小组或指派专人负责跟踪，确保工作顺利进行。

四、执行结果反馈

1.责任人完成工作任务后，需在规定时间内向会议召集人提交执行结果报告。

2.会议召集人应评估执行结果，对于未达到预期效果的情况，需分析原因，并提出改进措施。

3.执行结果和改进措施应记录在案，作为后续会议的参考。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以便于未来查询和追溯。

2.会议纪要的查阅权限应适当设置，确保公司内部相关人员能够在需要时查阅到相关内容。

六、持续改进与优化

1.定期收集会议纪要执行过程中的反馈信息，识别存在的问题和不足。

2.根据反馈信息，对会议纪要的跟踪落实流程进行持续改进和优化，提升工作效率和决策执行力。

3.定期组织培训，提升责任人和相关人员对会议纪要跟踪落实的认识和能力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前至少一个工作日向行政部门提交会议室申请。

2.申请内容包括会议主题、参会人数、会议时间、所需设备等，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门收到申请后，应及时回复确认，如遇冲突需协调解决。

二、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境整洁。

2.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，确保会议室整齐有序。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不大声喧哗，不随意走动。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，发现异常情况及时报修。

3.非授权人员不得随意触碰会议室设备，以免造成损坏。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并确保参会人员了解消防设施的使用方法。

3.会议期间，应确保会议室门口畅通，便于紧急情况下的人员疏散。

五、会议室卫生与保洁

1.会议室应保持干净整洁，行政部门负责安排定期保洁。

2.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得遗留在会议室内。

3.遇有污损，应及时通知行政部门进行清洁处理。

六、会议室资源优化配置

1.行政部门应根据公司会议需求，合理规划会议室布局和设备配置。

2.定期收集会议反馈，针对会议室使用过程中存在的问题，进行优化调整。

3.提高会议室利用率，减少资源浪费，为公司创造良好的会议环境。

第五章附则