大学会议管理办法

大学会议管理办法第一章总则

一、目的与依据

为确保大学会议的有序、高效进行，提高决策效能，规范会议管理，依据《中华人民共和国高等教育法》、《高校内部管理规定》以及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于大学内各类会议的组织、召开、记录及跟踪落实等工作。

三、基本原则

1.会议应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性、合理性。

2.会议应注重实效，减少形式主义，严格控制会议数量、规模和时长。

3.会议组织应遵循保密原则，确保会议内容的安全。

四、会议类别

1.学校层面会议：全校性工作会议、专题会议等。

2.部门层面会议：各部门内部工作会议、部门间协调会议等。

3.系统性会议：如学术会议、研讨会等。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应确保会议的顺利进行。

2.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议通知、会议材料准备、会场布置等。

3.参会人员应按时参加，遵守会议纪律，积极参与讨论。

六、会议决策

1.会议决策应充分听取与会人员意见，确保决策的民主性、科学性。

2.会议决策结果应明确、具体，形成会议纪要，并按照规定程序进行审批、发布。

3.会议决策的实施应加强跟踪落实，确保决策的执行力。

七、本办法的解释权归大学校长办公会。

八、本办法自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应根据本办法，制定具体的实施细则。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等，必要时需提前向相关部门报备。

3.发送会议通知：通过邮件、电话等方式，提前通知参会人员，确保参会人员了解会议相关信息。

4.准备会议材料：整理与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员，以便于会前预习。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标，宣布会议纪律。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人依次进行发言，其他参会人员可就发言内容进行提问或讨论。

4.会议决策：针对会议议题，充分讨论，形成决策意见，并进行表决。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要整理：会后，及时整理会议纪要，明确责任人和完成时限，确保会议决策的落实。

3.会议纪要审批：会议纪要经会议主持人审批后，分发给相关部门和人员。

四、会议总结与反馈

1.会议总结：会议结束后，主持人对会议成果进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.参会人员反馈：参会人员就会议组织、会议内容等方面提出建议和意见，会务组负责收集、整理。

3.改进措施：根据参会人员的反馈，对会议组织和管理进行持续改进。

五、会议资料的归档与保管

1.会后，将会议纪要、会议材料等相关资料进行归档，确保资料的安全和完整性。

2.按照规定期限，对会议资料进行保管，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经主持人审批通过后，应及时以书面形式发布，并确保传达到所有相关部门和人员。

2.会议纪要的发布应采取适当方式，如内部邮件、公告板等，确保相关人员能够及时查阅。

二、责任分解与任务分配

1.根据会议纪要的内容，明确各项决策的责任人和完成时限，将任务分解到具体单位和个人。

2.对于重大决策和复杂任务，应制定详细的执行计划，明确阶段性目标和检查节点。

三、执行情况的监督与检查

1.设立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期或不定期的检查。

2.责任单位或个人应按时报告执行进度和存在的问题，确保决策的顺利实施。

四、问题反馈与协调解决

1.在执行过程中遇到的问题，应及时反馈给会议组织者或主持人，以便于及时协调解决。

2.对于重大问题，应召开专题会议进行研究，确保问题得到有效解决。

五、会议纪要执行结果的评估与反馈

1.对会议纪要的执行结果进行评估，包括任务完成情况、目标达成情况等。

2.将评估结果反馈给相关部门和人员，对执行效果进行总结，为今后的工作提供借鉴。

六、改进措施与持续优化

1.根据会议纪要执行过程中发现的问题和不足，制定相应的改进措施，完善会议管理制度。

2.持续优化会议纪要的跟踪落实机制，提高决策执行效率和效果。

七、激励机制

1.对会议决策执行过程中表现突出的单位和个人给予表彰和奖励，激发工作积极性。

2.建立健全激励机制，鼓励各部门和人员积极参与会议决策的执行和落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门或单位需提前向会务管理部门提交会议室预订申请。

2.会务管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议时间、地点，并通知预订部门或单位。

3.预订部门或单位应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知会务管理部门。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保舒适、实用的会议环境。

2.会务组负责会议室的清洁、通风、照明等工作，并检查会议设施设备是否正常运行。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责管理和维护，确保设备状态良好，满足会议需求。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，如有故障或损坏，应及时报修。

四、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意走动，不接打电话，确保会议的顺利进行。

2.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室整洁。

五、会议室安全保障

1.会务管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施完好。

2.会议期间，参会人员应了解会场安全设施位置及使用方法，提高安全意识。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据实际需求进行调整，确保会议的正常召开。

2.会务管理部门应及时公布会议室开放时间，方便各部门或单位预订使用。

七、违规处理

1.对违反会议室管理规定的单位和个人，会务管理部门有权进行制止，并视情节给予通报批评、罚款等处理。

2.对造成会议室设施设备损坏的，应照价赔偿，并追究相关责任人的责任。

第五章附则