市民中心会议室管理制度

市民中心会议室管理制度第一章总则

一、为了加强市民中心会议室的管理，确保会议的效率和质量，根据市政府相关文件精神，特制定本制度。

二、本制度适用于市民中心所有会议室的预订、使用、管理及维护工作。

三、会议室的管理遵循“统一领导、分级管理、统筹安排、资源共享”的原则，确保会议室资源得到合理、高效的利用。

四、市民中心各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室秩序，确保会议的顺利进行。

五、会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护和保洁工作，保证会议室设施设备完好，为会议提供良好的环境。

六、会议室使用实行预约制度，各部门应提前向会议室管理部门提出申请，经批准后方可使用。

七、本制度中所涉及到的会议类型包括：日常工作例会、专题研讨会、汇报会、培训会、座谈会等。

八、会议室使用遵循以下优先级原则：

1.市政府及上级部门安排的会议；

2.市民中心全体人员大会；

3.中心各部门重要会议；

4.其他临时性会议。

九、违反本制度规定，造成会议室设施损坏、秩序混乱等不良影响的，将追究相关人员责任。

十、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，市民中心办公室有权予以解释和补充。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人需提前明确会议主题、目标、议程、参会人员、会议时间等，并向会议室管理部门提交会议申请。

2.会议室管理部门收到申请后，根据会议室使用优先级原则进行统筹安排，并在1个工作日内回复申请部门。

3.申请部门在获得会议室使用确认后，应提前通知参会人员，确保会议通知的及时性和准确性。

二、会议召开

1.会议开始前，会议室管理部门应确保会议室环境整洁，设施设备正常运行。

2.会议主持人需提前到场，检查会议资料、设备等准备工作，并引导参会人员就座。

3.会议开始时，会议主持人应宣布会议主题、议程和会议纪律，确保会议有序进行。

4.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，禁止随意离场、喧哗等行为。

三、会议记录

1.会议应指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论要点、结论和行动计划等。

2.会议记录应真实、准确、完整，记录完毕后需经会议主持人审核确认。

3.会议记录应在会议结束后1个工作日内整理完毕，并发送至参会人员及相关部门。

四、会议决策

1.会议形成的决策需明确责任人、完成时限和验收标准。

2.会议决策应按照市民中心决策程序予以执行，如有需要，可提请市政府及上级部门审批。

3.决策执行过程中，责任人需定期向会议主持人汇报进展情况，确保决策落实。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应组织对本次会议的效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供借鉴。

2.会议室管理部门应收集会议反馈意见，及时改进会议室管理和服务工作。

六、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议资料应按照档案管理规定进行归档，确保资料的完整性、安全性。

2.会议资料的保管期限根据档案管理规定执行，如有特殊要求，可适当调整。

3.会议资料的查阅、借阅应遵循相关规定，确保资料的安全和保密。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人负责编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果等。

2.会议纪要编制完毕后，应提交给会议主持人审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.审核通过的会议纪要应在会议结束后2个工作日内，通过电子邮件、内部通讯系统等方式发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的行动计划和决策，相关部门和责任人应严格按照要求和时限执行。

2.会议纪要的执行情况应作为日常工作的一部分，由责任人和相关部门定期汇报进展。

3.会议室管理部门应对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保各项决策落到实处。

三、会议纪要的反馈与评估

1.责任人和相关部门在执行会议纪要过程中，如遇到问题或困难，应及时反馈给会议主持人，寻求解决方案。

2.会议主持人应定期组织会议纪要执行情况的评估，对执行不力的部门和个人进行督促和指导。

3.评估结果应作为部门和个人绩效考核的依据之一，促进会议决策的落实。

四、会议纪要的更新与归档

1.随着会议纪要执行情况的更新，会议记录人应及时对纪要内容进行修订，确保纪要的实时性和有效性。

2.修订后的会议纪要应再次提交会议主持人审核，并重新发布给相关人员。

3.会议纪要的最终版应在决策执行完毕后，按照档案管理规定进行归档，以备日后查询和审计。

五、会议纪要的公开与透明

1.会议纪要的内容应根据市民中心的信息公开政策，适度向内部员工公开，提高决策的透明度。

2.对于涉及敏感信息或需保密的内容，应严格按照保密规定执行，确保信息安全。

3.公开的会议纪要应通过适当的渠道和方式进行，便于员工了解会议决策和执行情况。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交书面申请，包括会议主题、时间、参会人数等信息。

2.会议室管理部门根据预订申请及会议室使用优先级原则，合理安排会议室，并在1个工作日内回复申请部门。

3.申请部门在获得会议室预订确认后，如需取消或更改预订，应至少提前1个工作日通知会议室管理部门。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟归还。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施设备，遵守会议纪律，保持会议室整洁。

3.严禁在会议室吸烟、进食，禁止携带易燃、易爆、有毒等危险物品进入会议室。

三、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查和维护会议室设施设备，确保其正常运行。

2.会议室内应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，并定期进行保养。

3.使用会议室设施设备时，应遵循操作规程，如有故障或损坏，应及时报告会议室管理部门。

四、会议室环境卫生

1.会议室管理部门负责会议室的日常保洁工作，确保会议室环境整洁、卫生。

2.会议结束后，申请部门应负责清理会议室内垃圾，恢复桌椅摆放原状。

3.会议室管理部门定期对会议室进行深度清洁和消毒，保证会议室空气质量。

五、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议期间的消防安全、人员安全等。

2.会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3.会议室使用期间，应确保紧急出口畅通，禁止堆放杂物。

六、会议室服务与反馈

1.会议室管理部门应提供优质的服务，包括会议设施设备支持、会场布置等。

2.申请部门有权对会议室的服务质量提出意见和建议，会议室管理部门应认真听取并及时改进。

3.定期对会议室服务进行满意度调查，提高会议室管理水平和服务质量。

第五章附则

一、本制度的解释权归市