涉外秘书实务 第1-9章 课件

涉外秘书实务杨剑宇教授第一章办公室管理第一节办公室的种类第二节

办公室的布置第三节

办公室的美化第一节办公室的种类

一、办公室的布局〔一〕封闭式布局〔也称小办公室〕1、传统小办公室

2、格子间小办公室〔二〕开放式布局〔也称大办公室〕 1、传统大办公室 2、改进型大办公室 3、新型大办公室二、涉外秘书的办公室 1、一室型

2、两室型

3、三室型

4、位于上司办公桌旁第二节

办公室的布置

一、办公室布置要领二、涉外秘书办公桌的选择 1、标准写字台 2、手枪型办公桌3、多功能工作台三、办公室的管理〔一〕办公家具的布置〔二〕办公室的整理〔三〕日常办公室物品的管理第三节办公室的美化一、办公室环境的科学标准〔一〕光线和色彩〔二〕声音〔三〕温度和湿度〔四〕空气二、办公室环境的美化思考题：1。什么是格子间小办公室？2。什么是传统大办公室？有何优点？3。涉外秘书的办公室有哪些种类？4。办公室的布置有哪些要领？5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？第一节接打的要领第二节处理打给上司的第三节用英语接打第一节接打的要领一、礼貌1、微笑接听2、开头的礼貌语3、照应4、中断时5、接错或打错时6、对方冲动时7、结束通话时的礼节二、准确 1、记录 --------------------------------------------------------------------------------------------------- ＸＸ公司记录表 ------------------ 时间：年月日时分 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 单位：姓名：号码： --------------------------------------------------------------------------------------------------- 来电内容： 1、 2、 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 处理情况：１、请交 处理 --------------２、请回电---------------３、约于再来--------------- ４、其他------------------------------

接话人： ---------------------------------------------------------------------------------------------------2、内容清楚3、通话突出重点4、语音适中三、高效

1、马上接听 2、一次打出 3、为对方考虑第二节处理打给上司的

一、 挡驾二、上司正在开会、外出时的三、其他本卷须知 1、保密 2、别不懂装懂 3、常用的国际种类 号码，也称叫号〔StationCall〕 指名，也称叫人〔PersonalCall〕 对方付费〔CollectCall〕

第三节用英语接打

一，接答1，接答熟人打来的2，接答陌生人打来的3，转接4，安排约见的二、上司不在或为上司挡驾的

三，记录和留言1，留言2，记录或留言表格式

四，国际1，PersonaltoPersonalCall〔叫人、指名通话〕2，StationtoStationCall〔号码、叫号〕3，CollectCall〔对方付费〕

思考题：1。接打有哪些要领？2。结束通话时用哪些礼貌语？3。如何为上司挡驾？4。国际长途有哪几种？5。同学间试用英语接打。第三章

处理邮件

Incomingmail

&Outgoingmail

第一节

收到邮件的处理第二节

发出邮件的处理

第三节

电子邮件的处理第一节

收到邮件的处理一、收受邮件二、邮件的初步分类

1、两分法 2、七分法

3、五分法三、拆阅邮件 1、拆阅信件的权限 2、信件的开拆 3、信件拆开后的检查 “Enc〞(enclosure,附件的缩写式〕 “Rec〞(received,收到的缩写式) “Enc.missing〞〔附件缺少〕 4、拆错信件的处理 Sorry,openedbymistake四、邮件登记

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MAILREGISTER

------------------------DATEFROM/DESCRIPTIONDISPOSITIONDATEOFFOLLOW—UP

------------------------

TODATE------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

五、邮件的分发邮件的分发〔sendingthemail〕 1、再次分类2、邮件摘要表--------------------------------------------------------------------------------MAILDIGEST-----------------------------------------------------------------------------------------------DATEFROMSUMMARYACTIONTAKEN

--------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------

3、邮件转送单

MAILROUTINGFORM----------------------------------------------------------------------------------------

Date_______________________________________To_________________________________________From_______________________________________________Foryourinformation:returntome.________Foryourinformation:

donotreturntome.________Readandmakeanappointmenttodiscussthiswithme.________Pleasesupplymewiththeinformationneededforthereply.________Pleaseanswerandsendmeacopy.________Pleaseindicateyourcomments.

Comments：----------------------------------------------------------------------------------------

4、邮件传阅单

-------------------------------------------------------------------------MAILROUTINGSLIP_____________________________DATE:12/15--------------------------------------------------------------------------

SEQUENCESENTTO

DATESENTON--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------RETURNTO:--------------------------------------------------------------------------

第二节

发出邮件的处理

一、打印信封

1、英文信封的种类 2、姓名、地址的打印法

3、邮寄标记的打印 邮寄标记〔MAILNOTATION〕常见的有： ConfidentialMail〔机要邮件〕、 InsuredMail〔保价邮件)、 RegisteredMail〔挂号邮件)、 PersonalMail〔私人邮件〕等。4、本卷须知

二、装封前的检查 1、地址 2、邮寄标记 3、签名签名区(Signatureblock) 4、附件 5、日期 6、抄送标记CC〞〔CARBONCOPY，“副本〞的缩写〕三、信件的装封

第三节电子邮件的处理

一。流行的新通讯方式二。电子邮件的处理〔一〕按轻重缓急处理〔二〕仔细斟酌“抄送〞、“密件抄送〞、“转发〞1。是否要“抄送〞2.“抄送〞的先后顺序3.密件抄送4.谨慎转发三、编写电子邮件的要领〔一〕标题〔二〕合体的称谓〔三〕内容〔四〕结束语〔五〕注意礼貌四、收发的操作〔一〕机的主要功能〔二〕发出〔三〕接收〔四〕电脑收发思考题：1。五分法是什么？2.哪些邮件秘书不宜开拆？3。英文大号信封应怎样打印？4。编写电子邮件有何要领？5.如何用电脑收发？思考题：1、五分法是什么？2、哪些邮件秘书不宜开拆？3、英文大号信封应怎样打印？4、编写电子邮件有何要领？5、如何用电脑收发？第四章

印章管理第一节

印章的作用和种类、式样第二节

印章的产生和使用第三节

印章的停用、销毁和介绍信管理第一节

印章的作用和种类、式样

一、印章的作用

1、权威作用 2、凭证作用二、印章的种类 1、正式印章 2、专用印章 3、套印章 4、钢印 5、万次印 6、手章 7、名章 8、戳记〔3〕省部级印〔4〕县级印〔5〕区、乡、镇印〔6〕企事业单位印〔7〕秘书部门印〔8〕外资企业印

第二节

印章的产生和使用一、印章的刻制、颁发和启用

1、印章的刻制 2、印章的颁发 3、印章的启用 4、印章的保管二、印章的使用

1、检查上司批准用印的签字2、审阅用印内容3、登记--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

用

印

登

记

簿月/日

编号

内容摘要

批准人用印单位

承办人

监印人用印数留存材料归存处所

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------4、盖印齐年盖月

落款章

更正章

证见章

骑缝章

骑边章

弥封章

封存章5、整理留存材料齐年盖月四、用印本卷须知1、不在空白凭证上盖印2、在办公室用印第三节

印章的停用、销毁和介绍信管理一、印章的停用和销毁

1、印章的停用 2、印章的存档和销毁二、介绍信管理1、介绍信的种类存根介绍信专用介绍信普通介绍信 2、介绍信使用本卷须知三、如何鉴别假印章思考题：1。我国的印章有哪些主要种类？2。什么是齐年盖月？3。介绍信有几类？4。什么是骑边章？5。你们学校或单位的印章应该是怎样的？-第五章

上司工作日程安排

第一节 编制工作方案表第二节安排约见第三节 安排涉外约见举例第一节

上司工作日程安排一。工作方案表的种类及编制〔一〕工作方案表的种类纵向----年度方案，季度方案，月方案，周方案及每天的日程安排；横向----大型会议的日程安排，商业旅行的日程安排、专题活动的安排等。常见的日程安排，由近到远可以分为五类:

工作日程表周工作方案表月工作方案表

年度工作方案表

单项重要工作事项方案表〔二〕如何编制工作方案表1。准备工作2。编制和检查二。编制日程表和周工作方案表

〔一〕编制工作日程表〔一〕编制工作日程表1。工作日程表格式----------------------------------------------------------------------------------------------6月10日〔星期一〕------------------------上午9：30----11：30经理例会

下午2：00----3：00约见XX公司总经理

3：20----4：00约见XXX

4：30赴XX机场迎接美国XX公司副总裁

---------------------------------------------------------------------------------------------

2。英文工作日程表格式_____________________________________

ScheduleSheetForMrBrown

Oct,10,2006,Tuesday-----------------------------------------------------------------------------------A.m.8;00Meetthenewstaff

8;30----10;30Planningsession.

11;00---12:00MeetingwithMR.Smith.

P.m12;15HavelunchwithMR.Smith

14;00—15;30Lookattheexhibition.

17;15MeettheManagingDirectorofSTPattheairport3。涉外秘书向上司介绍次日工作日程〔二〕编制每周工作方案表1。编制程序------------------------------------------------------------------------------------------------------- 一周工作计划表 〔2021年3月6日-------3月10日〕--------------------------------------星期日期时间地点内容人员---------------------------------------------------------------------------------------------------------一 3．6上午9：00公司会议室经理例会 正、副总经理-------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00XX商厦参加该商厦周年庆典李副总经理--------------------------------------------------------------------------------------------------------二3．7上午9：00公司会客室约见XX公司总经理王总经理-------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00会议室销售工作会议 张副总经理--------------------------------------------------------------------------------------------------------三3．8上午9：00XX宾馆与XX公司谈判王总经理---------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00公司会客室约见XX大学副校长李副总经理--------------------------------------------------------------------------------------------------------四 3．9上午9：00第一分公司检查工作张副总经理---------------------------------------------------------------------------------------------------------下午2：00公司会客室约见XX报记者李副总经理---------------------------------------------------------------------------------------------------------五3．10上午9：00XX宾馆出席签字仪式 王总经理--------------------------------------------------------------------------------------------------------2。周方案表本卷须知三。编制月度和年度工作方案表〔一〕月度工作方案表〔二〕年度工作方案表四。办公辅助手段的运用秘书工作日志上司工作日志第二节

安排约见

一、约见的分类 1、公务约见

2、正式约见

3、非正式约见

4、对等约见

5、不对等约见二、约见的轻重缓急安排三、不宜安排约见的时间四，安排约见本卷须知五、取消约见第三节安排涉外约见举例一，安排与上司的约见1。商定约见2。约见日程表二。安排下属经理间的约见三。改变约见

〔一〕客方改变约见〔二〕我方改变约见思考题：1。每周工作方案表如何编制？2。哪些约见者宜优先安排？3。取消约见要注意什么？

4、某外资企业工作时间为上午8:00---12:00、下午2:00----6:00。总经理明天有七场约见,每场30分钟,其中A、B、C、D为重要约见,E、F、G为次要约见,G同时是内部约见。

请排出约见表。5。用上述案例，排出一份英语约见日程表

第六章 上司商务旅行安排

第一节制定商务旅行方案一、商务旅行方案的主要内容商务旅行方案主要包括以下内容：1、时间2、地点3、交通工具4、具体事项5、备注二、制定商务旅行日程表1。中文商务旅行日程表---------------------------------------------------------------------------旅行日程表------------------XX总经理行程安排上海至北京2021年8月6日-----8月8日----------------------------------------------------------------------------8月6日星期二上午7：00自家赴浦东国际机场〔公司派车送赴〕。8：40乘Mu5143次班机离沪赴北京。10：20抵达北京〔XXX接机〕，住XX宾馆606房间〔已预先定房〕。12：00与XX总经理共进午餐〔在宾馆〕。下午15：30与XX总经理在公司会议室洽谈〔需用的1、2、3号文件在您公文包中〕。18：00与XX总经理在公司共进晚餐。------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8月7日星期三上午9：30赴XX公司与XXX董事长洽谈〔需用的4、5号文件在您公文包中〕。11：30与XXX董事长共进午餐〔在该公司〕下午15：00拜访XXX先生〔由XX先生陪同，礼品在你手提箱内〕。18：00在宾馆用餐--------------------------------------------------------------------8月8日星期四上午8：50乘CA1501次班机离开北京〔机票已预定，由XX小姐事先送交您〕。10：25抵达上海浦东国际机场〔XX接机〕。-------------------------------------------------------------------------------2。英文商务旅行日程表3。征求上司意见4。列出会见日程表

第二节预订机票或车票

一。预订机票二。秘书如何预订机票1。预订机票举例2。确认预订机票3、更改订票4。取消订票第三节预订宾馆一。预订宾馆的途径二。如何用订房1。用国际长途订房2。用国内长途订房3。本市订房4。预订团体房三。如何写信订房1。订房信2。订房复信

第四节

商务旅行其他事宜办理

一、准备物品1、文件资料2、旅费3、代办托运4.旅行用品二。涉外秘书在国外随从商务旅行的事务1。办理宾馆入住手续2。办理旅馆结帐手续3。在国外问路三、上司出差期间秘书的工作四、上司归来后秘书的工作五、寄函致谢思考题：1。商务旅行方案的主要内容有哪些？2。如何预订国内机票？3。如何预订国内宾馆房间？4。上司出差期间和归来后，秘书要做哪些工作？5。试写一封英语感谢函，答谢接待了上司的公司。第七章 办理出入境事宜

第一节

出国手续一、递呈出国申请书

申请书内容

不准出国的几种人二、办理护照〔一〕护照的作用〔二〕护照的种类外交护照公务护照因公普通护照因私普通护照〔三〕外交、公务护照的办理〔四〕普通护照的办理〔五〕电子护照及其办理〔六〕护照的报失和补办〔七〕不予签发我国护照

四、办理黄皮书1、什么是黄皮书2、怎样办理黄皮书五、办理出境登记卡1、

出境登记卡的作用2、出境登记卡的内容3、出境登记卡的种类

第二节

出国准备事宜

一、订购机票机票的种类正式票

优待票

特殊票一等票

经济票

公务票单程

来回程

环行

环球

分支旅行

断路旅行

二、了解航空交通知识飞机种类

航空公司

航线三、其他准备事宜

第三节

办理出境检查

一、边防检查二、海关检查 结关：将自己携带的全部行李连同申报表一起交海关检查。三、平安检查四、检疫五、办理登机手续思考题：1。我国护照有哪几种？2。什么是电子护照？3。什么是签证？4。边防检查查什么？5。出国前除了物质外还必须做什么准备？第八章接待来宾第一节接待要领一、热情有礼二、交换名片的礼节〔一〕名片的样式和种类 1、我国大陆流行的名片 2、外国人的名片 3、我国港台地区的名片〔二〕名片的作用表示祝贺时，在名片右下角写上P.F,(PourFelicitation),左上角写上对方姓名。表示感谢时，在名片右下角写上P.P.R.(PourRemerciement).表示恭贺新禧-----P.F.N.A.(PourFeliciterLeNouvelAn)作为介绍时-------P.P.(PourPresentation)表示辞行时-------P.P.C.(PourPrendreConge)表示吊唁时-------P.C.(PourCondoleance)〔三〕接受名片和递送名片1、接受名片2、递送名片〔四〕名片的整理三、来客登记----------------------------------------------------------------来客登记簿------------------日期到达时间来访者姓名职务 单位〔〕被访者姓名 备注 ------------------------------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------------------------------------------------------

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四、善于记住来客姓名

第二节

接待有约而来者一、招呼来客二、引导第三节

接待无约而来者一、分流二、婉言拒绝1、婉言拒绝的对答2、挡驾的技巧3、上司工作时秘书拒客方法三、会客中又来新客四、帮助上司中止会客第四节

接待重要宾客一、确定规格二、迎接1、迎宾2、介绍

3、握手4、献花三、陪同乘车四、本卷须知五、送别事宜思考题：1。秘书接待的要领是什么？2。如何接待有约而来者？3。如何接待无约而来者？4。陪车的座次怎么安排？5。什么是接待中的对等对口？

第九章协助上司处理社交事宜

第一节

邀请与答复

一、传统的邀请与答复方式1。邀请--------------------------------------------------------------请柬

-----------先生：

谨定于______年__月__日〔星期__〕__午___时__分，

为__________________，假座________宾馆〔_______路

______号〕，举行________活动。

恭候光临___________敬约年月