《信息与文献 电子办公环境中文件管理原则与功能要求 第3部分业务系统中文件管理指南与功能要求GBT 34840.3-2017》详细解读

《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第3部分:业务系统中文件管理指南与功能要求GB/T34840.3-2017》详细解读contents目录1范围2规范性引用文件3术语和定义4指南4.1概述4.2为机构保存业务流程与活动的证据4.3明确业务系统范畴与文件管理要求contents目录4.4确定业务系统中事件、事务处理及决策所需证据4.5功能要求的使用4.6实体关系模型5功能要求5.1概述5.2生成附有背景信息的文件5.3管理和维护文件5.4支持导入、导出和互操作contents目录5.5根据要求保存与处置文件附录A(资料性附录)术语表附录B(资料性附录)将所有文件管理要素融入整个系统开发生命周期参考文献011范围010203业务系统中电子文件管理的原则和方法。业务系统实施或改进时，满足电子文件管理要求的指南。确定业务系统功能要求的框架。1范围022规范性引用文件2规范性引用文件引用国内外相关标准和规范，确保文件管理的专业性和通用性。01涉及电子文件管理的基础术语、定义和概念，以及文件生命周期管理的要求。02参照了国际标准化组织（ISO）的相关标准，以及我国现有的电子文件管理标准和规范。03033术语和定义01定义指机构为实现业务目标而采用的一系列相关信息技术的组合，包括硬件、软件、网络、数据等组成部分。3术语和定义02功能业务系统支持机构的日常运营，处理业务数据，并提供决策支持。03分类业务系统可根据其功能和应用领域进行分类，如企业管理系统、政府办公系统等。044指南统一文件命名规则，便于检索和管理。提供文件分类和命名规范确保文件安全，防止数据丢失。指导文件存储和备份策略确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。明确文件管理目标和原则4指南054.1概述电子化办公趋势随着信息技术的快速发展，电子化办公已成为趋势，文件管理电子化也日益普及。规范管理需求为确保电子办公环境中文件管理的规范性、高效性和安全性，需要制定相应的管理原则和功能要求。国际接轨与国际标准接轨，提升我国在全球电子文件管理领域的地位和影响力。4.1概述064.2为机构保存业务流程与活动的证据4.2为机构保存业务流程与活动的证据确保业务活动的连续性和可追溯性通过保存业务流程与活动的证据，机构能够确保业务活动的连续性和可追溯性，从而满足法律、法规和行业标准的要求。这有助于机构在面临审计、诉讼或纠纷时提供有力的支持。促进业务流程优化和改进通过对保存的业务流程与活动证据进行分析，机构可以发现流程中存在的问题和瓶颈，进而进行针对性的优化和改进。这有助于提高业务效率和质量，增强机构的竞争力。保障机构信息安全保存业务流程与活动的证据也是机构信息安全的重要组成部分。通过对这些证据的监控和分析，机构可以及时发现潜在的安全威胁和漏洞，并采取有效的措施进行防范和应对。这有助于保障机构信息资产的安全性和完整性。074.3明确业务系统范畴与文件管理要求业务系统是指用于处理机构内部业务活动、事务处理和决策支持的信息系统。其范畴包括但不限于企业资源规划系统（ERP）、客户关系管理系统（CRM）、供应链管理系统（SCM）等。业务系统定义与范畴在业务系统中，文件管理是关键环节，它涉及到业务流程中产生的各类文件、数据和记录的收集、整理、保存、利用和处置。良好的文件管理能够确保业务活动的连续性和可追溯性，提高工作效率，降低风险。文件管理在业务系统中的作用4.3明确业务系统范畴与文件管理要求084.4确定业务系统中事件、事务处理及决策所需证据记录系统中所有用户活动的日志，包括登录、操作、退出等信息，以确保事件的完整追溯。活动日志在关键时间点对系统数据进行快照保存，以便在事件发生时能够提供数据状态的证明。数据快照采用电子签名技术对关键操作进行认证，确保操作的真实性和不可否认性。电子签名4.4确定业务系统中事件、事务处理及决策所需证据010203094.5功能要求的使用使用数字签名、时间戳等技术，确保文件的真实性和完整性。采用可靠的技术手段记录文件的创建、修改和删除等操作，以便追溯和验证文件的真实性。建立审计跟踪机制通过比对原始文件与备份文件，确保文件内容未被篡改。定期进行文件验证4.5功能要求的使用104.6实体关系模型实体定义在业务系统中，实体通常指的是具有特定属性和行为的对象，如人员、组织、事件等。这些实体在文件管理中扮演着重要角色，是构成文件内容的基本要素。4.6实体关系模型关系建立实体之间通过关系进行连接和交互，形成复杂的网络结构。在文件管理中，需要明确实体之间的关系类型，如隶属关系、协作关系、因果关系等，以便有效地组织和检索文件。模型应用实体关系模型在业务系统中广泛应用于数据建模、信息查询、文件分类等方面。通过构建准确的实体关系模型，可以提高文件管理的效率和准确性，实现文件信息的快速定位和有效利用。115功能要求自动捕获应有明确的文件固化流程，以防止文件被篡改或删除，确保文件的可靠性和长期保存。固化流程捕获范围明确需要捕获的文件类型，包括业务流程中产生的所有重要文件和相关信息。业务系统应能自动捕获所有关键文件和元数据，确保文件完整性和真实性。5功能要求125.1概述5.1概述与其他部分关系本部分是《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求》的第三部分，与第一部分（原则概述）和第二部分（电子文件管理系统的指导原则与功能需求）共同构成电子办公环境中文件管理的完整指导体系。适用范围本部分适用于各类机构在业务系统中进行文件管理，包括但不限于企业、政府、教育、医疗等领域。背景与意义随着电子办公环境的普及，业务系统中的文件管理日益重要。本部分旨在为机构提供业务系统中文件管理的指南与功能要求，以确保文件的真实性、可靠性、可用性和完整性。135.2生成附有背景信息的文件背景信息的重要性：在业务系统中，文件不仅仅是一份简单的数据记录，更是业务流程和活动的重要证据。附有背景信息的文件可以提供更多的上下文，帮助理解和解释文件的内容和目的。如何生成附有背景信息的文件：在业务系统中，可以通过自动化工具或手动方式添加背景信息。例如，可以在文件创建时自动记录创建时间和创建者信息，或者在文件修改时记录修改历史。此外，还可以将相关联的业务流程、法规和政策等信息与文件关联起来，形成完整的文件背景信息。背景信息的范围：背景信息可以包括文件的创建时间、创建者、修改历史、相关联的业务流程、相关法规和政策等。这些信息有助于确定文件的真实性、可靠性和完整性。5.2生成附有背景信息的文件145.3管理和维护文件定期评估与调整定期对文件进行评估，根据业务需求和技术发展及时调整管理策略，确保文件始终满足业务需求。确保文件真实性采取必要措施，如数字签名、时间戳等，确保文件的真实性和完整性，防止文件被篡改或损坏。分类存储与检索建立合理的文件分类体系，便于文件的存储、检索和利用，提高文件管理效率。5.3管理和维护文件155.4支持导入、导出和互操作5.4支持导入、导出和互操作导入功能业务系统应支持从外部来源导入文件，包括但不限于本地存储设备、网络共享位置或其他业务系统。导入过程应确保文件的完整性、可读性和安全性。01导出功能业务系统应提供导出文件的功能，以便用户能够将所需文件导出到指定的位置或格式。导出操作应符合相关法规和标准要求，并确保导出文件的准确性和可用性。02互操作性业务系统应具备良好的互操作性，能够与其他系统或平台进行文件交换和共享。这包括但不限于支持标准的文件格式、提供API接口或遵循通用的数据传输协议等。互操作性有助于提高工作效率，促进信息流通和协作。03165.5根据要求保存与处置文件确定保存期限机构应制定文件管理政策，明确各类文件的保存期限，以确保文件的合法性和可追溯性。安全存储与备份文件应以安全的方式存储，并定期备份以防止数据丢失。同时，应采取措施保护文件免受未经授权的访问和篡改。处置流程与规范对于达到保存期限或无需继续保存的文件，应建立明确的处置流程和规范。这可能包括文件的销毁、归档或转移至其他存储介质等。需确保处置过程符合相关法律法规和机构政策的要求。5.5根据要求保存与处置文件17附录A(资料性附录)术语表功能包括数据采集、处理、存储、检索和传输等功能，支持组织的日常运营和管理。种类如企业资源规划系统(ERP)、客户关系管理系统(CRM)、供应链管理系统(SCM)等。定义指组织内用于处理业务活动、事务和决策的信息系统。附录A(资料性附录)术语表18附录B(资料性附录)将所有文件管理要素融入整个系统开发生命周期确定文件管理需求在系统规划阶段，需明确文件管理的功能需求，包括文件的创建、存储、检索、利用、处置等方面。分析业务流程制定文件管理策略附录B(资料性附录)将所有文件管理要素融入整个系统开发生命周期深入理解组织的业务流程，识别并确定业务过程中涉及的文件类型、