烟草会议管理制度

烟草会议管理制度第一章总则

为确保烟草公司会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策品质和工作执行力，特制定本会议管理制度。

一、目的与原则

本制度旨在明确会议的召开程序、参会人员职责、会议纪要的整理与落实等事项，坚持高效、务实、节俭的原则，促进信息沟通，统一决策思想，确保公司各项工作顺利开展。

二、适用范围

本制度适用于烟草公司各类会议，包括但不限于公司董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议，如项目协调会、紧急情况应对会等。

四、组织架构

1.会议召集人：负责召集并主持会议，对会议的召开及决议的执行负责。

2.会议秘书：负责会议的组织、通知、纪要整理等工作。

3.参会人员：按照会议通知要求参加会议，积极参与讨论，对会议决议的执行负责。

五、会议纪律

1.会议时间：参会人员应按时参加会议，如有特殊情况需提前向会议召集人请假。

2.会议保密：会议内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容。

3.会议秩序：参会人员应保持会议秩序，关闭手机或调至静音，不得随意离场。

六、本制度的解释权归烟草公司董事会所有。

（注：本文仅提供了第一章总则的内容，如需后续章节的内容，请按照相同格式和要求进行补充。）

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议召集人应根据公司工作需要，提前确定会议议题，并通知相关部门或人员准备相关材料。

2.发送会议通知：会议秘书应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员等内容。

3.会议资料准备：会议秘书负责收集与会议议题相关的资料，整理会议议程，并于会议召开前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，会议秘书负责组织参会人员进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人发言：会议召集人宣布会议开始，并对会议主题、目的进行简要说明。

3.议题讨论：按照会议议程，依次对每个议题进行讨论。议题提出人负责对议题进行详细阐述，参会人员充分发表意见，会议召集人引导讨论方向，确保讨论充分、深入。

4.形成决议：会议召集人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决议。

三、会议纪要

1.纪要整理：会议秘书负责对会议内容进行记录，整理形成会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决议等。

2.纪要审批：会议纪要需经会议召集人审批后，方能正式发布。

3.纪要发放：会议纪要应及时发放给参会人员，确保相关人员了解会议内容。

四、会议总结

1.决议执行：会议结束后，各部门或人员应按照会议决议，积极推进工作，确保决策落实。

2.会议效果评估：会议召集人可定期对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，以不断提高会议质量。

（注：本文第二章内容已按照要求展开详细论述，如需后续章节的内容，请参照相同格式和要求进行补充。）

第三章会议纪要的跟踪落实

一、责任分配

1.决策任务分配：会议纪要中应明确各项决策的具体执行责任部门或个人，确保每个任务都有明确的责任主体。

2.跟踪责任人：会议召集人应指定专人负责对会议纪要中决策事项的跟踪落实情况，确保决议得到有效执行。

二、执行时间表

1.制定执行计划：责任部门或个人应根据会议纪要中的决议内容，制定详细的执行计划和时间表。

2.时间表审批：执行计划和时间表需提交给会议召集人审批，确保计划的合理性和可行性。

三、进度报告

1.定期报告：责任部门或个人应按照执行计划和时间表，定期向会议召集人报告决议执行进度。

2.异常情况处理：如执行过程中遇到问题或困难，应及时向会议召集人报告，并寻求解决方案。

四、监督与评估

1.监督检查：会议召集人或指定专人应定期对决议执行情况进行监督检查，确保决策落实到位。

2.效果评估：决议执行完成后，应对执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，为改进工作提供依据。

五、反馈与改进

1.反馈机制：建立有效的反馈机制，鼓励参会人员和执行部门提供会议纪要执行过程中的意见和建议。

2.改进措施：根据反馈信息，及时调整和完善会议管理制度，提高会议决策的执行力和效果。

六、责任追究

1.落实不到位处理：对于会议纪要中明确的责任事项，如责任部门或个人未按期完成或执行不力，应视情况追究责任。

2.激励机制：对于执行效果良好的部门或个人，应给予适当奖励，激励全体员工积极参与会议决策的执行和落实。

（注：本文第三章内容已按照要求展开详细论述，如需后续章节的内容，请参照相同格式和要求进行补充。）

第四章会议室管理规定

一、预订与使用

1.预订流程：会议室使用需提前预订，由会议秘书负责统一管理。预订时应提供会议时间、参会人数等信息。

2.使用原则：会议室使用应遵循高效、节约原则，优先保障公司重要会议和紧急会议需求。

二、设施与管理

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等。

2.设施维护：会议秘书负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，如有故障及时报修。

三、环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持整洁、安静、舒适，室内温度、湿度适宜。

2.卫生管理：会议结束后，会议秘书负责督促清理会议室，确保卫生状况良好。

四、安全与保密

1.安全措施：会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.保密要求：会议涉及公司机密内容时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议信息。

五、会议服务

1.会议接待：会议秘书负责安排会议接待工作，包括参会人员签到、引导等。

2.会议保障：会议期间，会议秘书应确保会议室设施、茶水等服务到位，保障会议顺利进行。

六、违规处理

1.违规使用：对未经预订、擅自使用会议室的行为，应予以制止，并视情况给予相应处罚。

2.设施损坏：对故意损坏会议室设施的行为，应追究当事人责任，并照价赔偿。

（注：本文第四章内容已按照要求展开详细论述，如需后续章节的内容，请参照相同格式和要求进行补充。）

第五章附则

一、本制度的修订与废止

1.本制度的修订和废止由烟草公司董事会负责，根据公司发展需要和实际情况进行。

2.修订后的制度应及时通知全体员工，确保相关人员了解和