推行电子发票对企业财务管理的影响

电子发票的功能、内容与纸质发票相同，但二者有着不同的载体，纸质发票是实物，而电子发票是虚拟存在的事物，以数据的形式存储在服务器中，其电子化和依托于网络传递的属性，增加了电子发票在企业财务管理中推行的风险。在电子发票全面推行的背景下，企业应正确对待电子发票的积极影响，并正视电子发票的消极影响，深挖财务管理在电子发票推行中存在的不足，及时化解财务管理风险，消除管理隐患，发挥电子发票的积极效用，助力企业财务管理水平与财务信息化水平的提升。一、推行电子发票对企业财务管理的积极影响（一）发票管理全流程电子化，提升管理效率纸质发票管理的流程多，管理工作内容繁杂，企业使用发票需要经过申领、领取、开票、打印、邮寄交付等流程，且发票开具受到地域与权限等多方面的限制。受票方在接收到发票后，需要经过查验真伪、审核、入账、归类、编号、入档等管理流程，管理的环节多、链条长，管理成本和风险较高。在企业财务管理中推行电子发票后，可实现发票整个生命周期各个环节的电子化管理，从发票领购开始至入库归档结束，整个流程都可实现信息化、电子化、自动化。例如，在发票开具环节，可直接使用全国统一的电子发票服务平台开具。现代企业已经实现财务管理的信息化，企业内外部信息共享程度较高，将企业内部的财税系统、企业资源计划（EnterpriseResourcePlanning,ERP）系统等与电子发票平台建立数据接口，可实现财税数据实时共享，搭建企业的开票协同平台，可实现电子发票自动化开具、自动化交付；在发票接收环节，接收方在电子发票平台上自动接收归集发票，并利用自身的结算系统完成发票查验、报账提请等操作，精简发票管理中间环节，提升企业财务管理信息化水平。（二）纳税申报流程自动化，有效规避纳税申报风险在电子发票未推行之前，企业财务人员主要使用Excel进行计税核算，人工取数，核对的工作量较大，存在手动操作失误的情况，纳税申报工作效率较低。在企业纳税申报工作中，财务人员还面临着税务政策更迭速度快、税务规则多等问题，进一步增加了企业纳税申报的风险，而且纳税申报表采用手工填制，存在一定的错填、漏填风险。从大中型企业方面来看，纳税申报的业务量大、流程繁杂、纳税主体分散，有计税、核算、填制、税收规则及政策解读等环节[1]，任何一个环节出现问题，均会给企业带来税务风险。并且，纳税申报流程复杂，企业投入的人力和时间成本较高。而应用电子发票可实现纳税申报全流程、全环节、全要素自动化，将人工纳税申报操作失误率降至最低，同步提升纳税申报的质量与效率。比如，运用企业的财税信息系统集中、统一管理与存储电子发票，实时显示发票状态，随时查阅票面信息可保证财税信息数据的准确性、真实性与完整性，为计税、纳税申报提供良好的数据支撑。在纳税申报环节，纳税申报系统为财务人员提供全面的、最新的税务规则、税务政策信息，及时提醒逾期、遗漏申报，系统会根据申报任务和提前设置的规则自动填制纳税申报表，经过财务人员检查、修正后即可提交。（三）电子发票支持企业决策，提升企业财务分析水平电子发票会记录企业运营过程中重要且关键的数据信息。在推行电子发票后，企业财务管理人员可采用大数据技术、人工智能技术等，对电子发票上的数据进行价值挖掘，为企业决策提供实时、动态、精准的财务分析支持。一是客户画像。集中收集存储企业客户的销项发票，汇总客户购买企业产品或服务的金额、频次、数量、价格等，通过数据分析可精准掌握客户的需求和特征，开展精准营销。另外，企业还可利用发票上的数据信息，如采购活动获取的发票，与发票相对应收款信息进行关联分析，获取客户的付款行为、信用情况等信息。二是供应商画像。企业在经营过程中，与众多供应商建立了长期稳定的合作，积累了大量的进项发票，发票中记录了企业采购交易数据，通过对发票上交易数量、金额、单价、货物、时间等数据信息的汇总分析，可以评价供应商的合同履约情况，分析一段时间内供应货物价格的波动，以及供应商供货的质量等。财务管理人员可利用进项发票对供应商进行精准的画像，打造供应商数据信息库，建立多元化的数据分析模型，以发票数据赋能企业财务分析和数字化管理。三是员工报销管理。发票是员工报销的重要凭证，而运用电子发票可实现员工报销的线上审核、报销发票的集中存储与管理。通过采集报销发票上的业务信息、费用信息，细化分析企业的费用支出，能够可视化、多维度呈现费用结构[2]，为企业财务精简成本提供依据，达到进一步优化费用结构的目的。或者是通过对员工报销行为的分析，确定企业报销制度执行情况，及时发现异常发票，确保报销发票真实合规。员工整个报销行为和报销过程在信息化系统中全程留痕，方便日后的信息数据追溯，落实报销责任，进而形成规范化、标准化的财务报销流程。二、推行电子发票对企业财务管理的消极影响（一）推行电子发票风险高，财务识别真伪难度大电子发票对企业财务管理产生积极正面影响的同时，在应用实践中也呈现出多种问题，成为企业财务管理中的隐患。一是企业在长时间使用纸质发票的过程中逐渐形成自身的发票管理模式，在推行电子发票的初期仍然采用传统的管理模式，如将电子发票打印后入账归档。二是电子发票为电子凭证，可以随意复制、打印，财务人员在审核电子发票时无法确定发票是否被打印过或是被重复使用过。在电子发票流转过程中，一旦监督不到位，就会引发恶意重复使用的风险。三是电子发票上的信息易被窜改。采用图像处理软件就可对电子发票上的数据信息进行更改，更改后人眼识别真伪的难度大，被窜改的电子发票如果通过报销入账归档，对于企业财务管理来说无疑是埋下了一颗定时炸弹。（二）电子发票对信息化水平要求高，财务电子档案管理难度大企业推行电子发票的效果与企业财务信息化水平密切相关，在推行电子发票的过程中，企业信息化基础设施、财务信息化人才、信息化制度等方面的不足会增加推行电子发票后财务管理的风险。如部分企业财务信息化水平较低，财税系统与电子发票服务平台未能实现对接，使得信息化系统的集成度不够，难以发挥出电子发票的各项优势，未能实现电子发票管理各环节流程自动化。部分企业仍然坚守传统纸质发票的报销、入账、归档方式[3]，使电子发票在企业财务发票管理中的应用流于形式，对财务管理未产生实质性影响。或者是财务人员对电子发票推行的认识和了解深度不够，致使电子发票档案管理制度落实不到位，从而将使用电子发票的纸质打印件作为原件归档，忽略了电子发票原件归档的要求。此外，电子发票档案管理需要企业建立完善的电子会计档案管理机制，对财务人员素质、能力提出了新的要求，但部分财务人员在会计信息技术方面存在短板，如对会计大数据分析与处理技术、流程自动化、电子会计档案等方面知识的了解较少。（三）电子发票推行面临诸多威胁，财务安全管理体系有待建立电子发票依托于互联网、计算机、信息化平台运行，在流转、存储、管理操作等环节均面临着一定的信息安全风险，如丢失、被窜改及信息数据失真等，对企业财务管理的影响不可谓不深远。企业在推行电子发票的过程中面临着网络信息安全的风险隐患，如常见的网络攻击、网络扫描、监听、入侵、病毒、木马等，以及在电子发票传递中，还面临着截获、中断、被窜改、伪造等威胁，这些都是电子发票推行中的堵点与痛点。电子发票在物理环境方面也面临着一定的安全风险，如突然断电、断网，以及计算机、服务器等发生故障，致使数据信息丢失，或者人为非主观故意的操作失误、人为恶意攻击、系统及软件本身存在漏洞等，这些均是电子发票推行中的风险点。可见，电子发票推行对于企业财务管理的信息化水平、信息安全管理水平有着较高的要求，而部分企业现有的财务管理信息化基础、网络安全管理机制与措施等无法满足电子发票推行对信息安全的需要，这对于企业财务管理来说无疑是一种挑战。三、企业财务管理中消除推行电子发票产生的负面影响的策略（一）建立多维度审核机制，精准识别异常电子发票电子发票重复报销使用是人员层面出现了问题，首先要做好报销人员的教育培训工作，及时转变报销人员错误的思想认知，同时采用批评教育、奖惩手段，规范报销人员报销行为，从报销的源头杜绝电子发票重复报销现象出现。在报销审核人员层面，可基于电子发票唯一代码的特点，使用Excel表格建立电子发票的报销台账，记录发票代码、报销人、报销时间、经手人等信息，这样在审核电子发票时，于台账中搜寻代码，就可确定电子发票是否重复使用了。具备信息化条件的企业可集成企业财务系统与各业务系统，报销人员在系统上申请报销时，需要输入电子发票的代码，系统自动与数据库中的发票代码进行匹配，确定是唯一代码时报销人方可提交申请。其次，为了防范恶意窜改电子发票现象，可联合采用多种方式查验真伪。例如：对于增值税发票，可在全国增值税查验平台上进行验证；也可使用专门的发票查验小程序进行验证，如使用微信发票小助手，扫描电子发票上的二维码就可完成原件审核、查重登记和查验真伪等。大中型企业需要审核的电子发票数量较大，财务人员无法做到逐张审核，企业可与财务软件开发公司建立合作，根据企业业务特点和发票审核与查验真伪需要，专门开发电子发票管理系统[4]，批量审核与鉴别发票，确保报销发票真实、有效、合规。最后，在报销人报销阶段，不能仅凭一张电子发票就认定报销的合理性，还需要在电子发票的基础上增加辅助凭证的要求，如消费单据、付款凭证等，由报销人自证电子发票的真实性，以免电子发票报销风险发生。（二）做好电子发票推行培训工作，夯实人力与物力基础基于电子发票推行对企业财务人员会计信息技术和企业财务管理信息化提出的新要求，企业需要加强电子发票推行的培训工作，并加大财务管理信息化建设力度。在财务人员层面，针对电子发票档案管理、电子会计档案管理、会计信息技术等进行全面系统的培训，采用继续教育、讲座、远程培训、外出学习交流等方式，补齐财务人员知识与技能短板，提升财务人员电子发票管理能力，尽可能减少电子发票推行对企业财务管理的不良影响。在财务管理信息化建设层面，首先企业需要增加财力、物力和人力上的投入，积极引进会计信息技术，推进业财融合，消除企业内部的信息孤岛，打造综合性的电子发票业财协同平台，实现电子发票管理流程的自动化、数字化和智能化，减少财务人员工作量，提高电子发票管理效率。在信息化软硬件设施方面，应与时俱进，及时更新升级软硬件设施，维持企业财务管理信息化运行的稳定性和技术的先进性，以此夯实企业电子发票推行的人力基础与物力基础。（三）构筑企业网络信息安全防线，保障财务数据信息安全企业应构筑网络信息安全防线，从人员层面、物理环境层面和网络层面防范电子发票信息安全风险。在人员层面，建立严谨的网络信息安全管理制度，规范财务人员的操作行为，压实人员的信息安全责任，避免人员主观故意和非主观故意引发的信息安全问题。在企业信息化基础设施方面，专门设置网络安全管理人员岗位，负责维护、更新、升级信息化系统[5]，及时排除系统故障，维持企业财务信息化系统安全、稳定、可靠运行。在网络安全方面，基于电子发票在传递、存储过程中面临的各项风险，构建主动防御屏障，如采用物理隔离技术，隔离企业内网与外网；采用防护墙技术，防范非法访问与非法入侵；采取异地双机备份措施，实时备份电子