高校科研经费管理问题及策略探究

党的二十大报告指出，“科技是第一生产力、人才是第一资源、创新是第一动力。”这极大地激发了科研人员的科研活力和创新动力。高校作为培养人才、服务社会和文化传承的重要场所，也是科学研究不可或缺的孕育基地。国家科技领域“放管服”改革不断深化，Y高校科研活动硕果累累，但科研人员将大量时间和精力投入科研活动，没有充裕时间学习烦琐并实时更新的财务制度，而被科研经费中各种财务管理问题束缚。因此，Y高校科研经费财务管理改革成为一项重要任务。一、Y高校科研经费管理的主要特点（一）完善管理制度，创造良好的科研活动条件2016年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》；2021年，国务院办公厅印发《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》，这些政策提出了进一步改革科研经费管理举措的要求[1]。Y高校贯彻规范管理科研经费的文件精神，陆续修订了科研经费的管理办法，包括《Y高校经费管理办法》《Y高校差旅费管理办法》《Y高校中短途出差城市间交通费补助实施细则》《Y高校科研项目间接费用管理办法》《Y高校部分科研项目经费试点“包干制”实施细则（试行）》等，使科研经费使用有理有据[2]。（二）加强预算管理，规范预算编制与调整流程建立预算制度、规范预算管理、提升预算观念是科研经费使用效益最优化的重大保障。Y高校在保障预算编制规范性的同时，遵循科研活动自身规律，由项目申请人先行编制预算，直接费用按需编制，纵向课题间接费用原则上按规定比例的上限足额编制，无具体规定的采用分段超额累退比例法计算；横向课题则按合同契约管理原则[3]。预算调整可根据项目需求，按照先备案审批后调整的原则，提交预算调整方案，填写经费预算调整申请表，经项目负责人签字后交由科研处负责人和财务处负责人审核，同意后由预算管理科人员进行预算调整[4]。（三）运用信息化手段，切实解决科研经费“报销难”问题Y高校不断探索报销模式的过程中，采用信息化手段解决报销难问题取得了显著成果。Y高校采购了用友财务报账系统和手机App，将报销数据同步到财务公众号，并由两名技术工程师驻点，随时解决系统适配业务问题[5]。所有报销流程中的问题可联系科研人员线上修改，做到线上报销、线上审批、线上支付的信息化模式。财务处还将科研经费报销所有模块操作流程录制为小视频，在QQ财务群、微信公众号和办公自动化（OfficeAutomation,OA）软件上推广，提供“小白式”教程，让科研人员按需提取，极大地减少科研人员时间精力耗费，切实帮助科研人员解决经费报销难题。（四）专业化服务，采取专人对接科研业务办法为了让科研人员切实享受无忧服务，Y高校在各个岗位安排专人对接业务。资金人员收到科研经费入账后，联系对应项目负责人确认，项目负责人携带合同等材料原件确认收入，负责开票的专员按照文件规定开票处理纳税业务，项目负责人完成这些流程后即可前往科研部门填表登记备案领取纸质经费本并盖章，再持经费本到财务部门盖章后连同其他材料交到预算管理科，由专人登录系统录入预算信息生成指标，按部就班完成每个步骤后即可使用经费，实现整个科研业务的专人“一站式服务”。二、Y高校科研经费管理中存在的问题（一）政策宣传不到位，财务制度执行受阻碍随着国家治理体系和治理能力的不断提升，一系列对科研人员减负和激励的政策陆续出台，Y高校对这些政策文件均会及时转发或参照修订现有管理制度，但各部门将政策发布在部门网站或工作群后便置之不理，也不会确认科研人员是否熟知相关政策，甚至发布前未认真研读政策内容，接到文件的负责人也是直接转发，导致科研人员不重视或完全不知情[6]。长此以往，各部门对政策的宣传和理解都不到位，对科研项目材料的审核也是直接签字同意，科研人员报销经费时被告知存在手续不全、合同不规范、发票不合规等问题时，就会质疑财务人员有意阻挠，致使财务制度不能正常实施。（二）预算编制不科学，预算调整过于随意科研工作具备瞬间灵感性和多元性等特点，科研人员按需求合理编制预算，但编制预算的过程中财务人员未参与。科研处作为项目管理部门，负责管理项目立项、中期检查和结题验收，财务处负责科研经费管理，两者专业背景不同，工作方面存在一定的片面性。大部分科研人员认为编制预算的目的是立项，不重视预算的编制是否科学，缺乏财务观念和风险意识。科研人员可以按需调整预算，但预算调整太过随意，只要经费不足就调整预算，审核人员也只是形式审核后就签字同意，以致科研人员越来越忽视预算编制的科学性，随意调整预算。（三）部门之间缺乏沟通，导致信息不对称科研活动丰富多样、过程复杂，需要多部门协调配合，但Y高校存在因部门之间缺乏沟通导致科研人员被“踢皮球”的情况。例如，财务部门按文件要求科研项目结题前留存20%的经费，但科研项目管理部门未告知哪些科研项目属于特殊情况。科研人员购买的一些物品超过固定资产单价标准1000元时，按照用途作为耗材报销，但资产管理部门从单价、使用时间和金额等属性鉴定，将其归类为设备并建档入库，财务人员在经费报销环节要同时参考物品单价、用途和资产管理部门鉴定结果，此时参照标准就会出现分歧。（四）线上报销流程烦琐，各个报账平台无法联合信息化技术的运用，很大程度改善了科研经费报销模式，但线上报销需要固定审批流程，每个审核节点均可退回填报人修改，金额超限还需校领导审批，整个审批流程不仅烦琐，还耗时长。上传附件的要求也过于苛刻，外文版面费需附上外文报销说明，打印费超过2000元需附上说明和图片，科研人员调研出差超5天需要附上方案、纸质单据，审核时还存在口径不一、材料多次退回而导致科研人员“跑断腿”的情况。科研项目管理系统、报销平台、劳务系统等均无法融合，每套系统一个账号密码由不同部门管理，每套系统的管理模式也大不相同[7]。（五）缺乏专业的科研财务助理团队“放管服”改革下，科研经费体量增大，对财务人员要求更严格，对使用经费的科研人员要求也越来越高，需要掌握专业的法规、金融、税收等财务知识，还需熟练运用各个经费管理系统。但Y高校大部分科研团队都未配备专业的财务助理，也未参与财务培训，即使学习过一些财务知识，也不足以应对复杂的报销流程；若由学生助理独自报销，由于学生助理毫无基础，办理流程耗费大量的时间和精力，结果还需科研人员重复办理。因此，在缺乏专业的科研财务助理的情况下，Y高校科研人员被迫在繁忙的科研业务中挤出时间来办理财务报账。三、Y高校科研经费管理改革措施（一）加大科研经费管理政策宣传推广力度，增强科研人员的财务意识加强政策推广，落实文件精神，让科研人员切实享受政策红利、规范报销行为、树立财务意识。政策的推广，应注重向科研人员解读政策主要内容和文件精神，还要强调政策的刚性原则不可触犯，树立正确的经费管理观和风险意识[8]。财务管理部门可在部门网站、QQ群和微信群等发布最新文件要求，并公告提醒文件主要内容，及时答疑并回访；可将政策内容做成通俗易懂的经费使用小手册分发；财务部门要定期到二级学院调研，与科研人员面对面交流学习，解决其线上报销、票据上传、材料粘贴等实际问题；定期组织新政策培训，宣传科研经费管理政策，讲解报销流程实际操作等。其他科研经费管理的相关部门也需建立专门的模块，实时更新网站新政策，发布新动态，强化政策推广。（二）完善科研预算编制与调整制度，规范科研人员合理自主权科研项目经费预算作为项目立项、中期检查和结题验收的重要依据，只有完善经费预算的科学编制与调整制度机制，才能促进科研经费预算规范有序地执行，进一步规范科研人员经费使用自主权。科研人员需要树立预算管理理念，充分理解科研经费的国有属性，摒弃“科研经费是自己的，想怎么用就怎么用”的错误观念，遵从科研经费的财务管理制度[9]。在科研项目立项前期，需由财务人员指导预算编制，并协助科研人员分析项目预算的科学性、合理性和可行性，为其讲解预算明细科目的含义，提高科研人员对科研预算重要意义的理解程度。在经费使用期间，科研项目管理部门和财务部门要联合把控经费调整的合理性，查实预算调整的真实缘由，确立预算调整的合理比例，如材料费调整为差旅费的比例不能超过10%、调整为劳务费的比例不能超过15%。适度合理的预算调整能够给予科研人员的一定的自主权，张弛有度、放管结合。（三）加强科研经费相关部门沟通协调，明确各自职责科研项目相关部门需具备全局意识，从大局出发，加强部门间的沟通协调，统一政策精神，传播协同文化，各司其职。例如，科研项目管理部门在立项后与项目负责人确定经费的留存比例后，对每个项目结题前经费留存的问题应与财务部门沟通协调一致，并在经费册封面标注清楚备查，还可以定期开展交流研讨会，相互分享项目管理和经费管理中存在的矛盾点，并探讨解决的方案，出现未知的情况时及时与另一个部门沟通，确保两个部门之间的信息对称，提升经费业务办理效率。另外，对于科研人员购买的单价超过固定资产标准的物品，财务部门和资产管理部门可以联合制定应对特殊情形的管理办法，实行分级管理，确定以物品用途属性为主要衡量标准的细则，由资产管理部门鉴定属性，确认为特殊情形物品后再由财务部门按单价报销，但应确定一个单价标准，超过标准应作为固定资产入账。（四）简化线上报销流程，推进各个业务平台融合为了让科研人员从痛苦的报账工作中解脱出来，应将不必要的信息和附件等形式化要求予以删减，简化线上报销流程，这是Y高校的工作重点之一。例如，将自行填写的项目改为可选或自动生成，避免人工输入易出错，职称和工作单位可选，报销的总金额和出差人数等自动汇总；将所上传附件的格式固定，减少因格式不符或者不兼容而无法打开的麻烦；电子发票上传后自动识别和查验，以便查询真伪和避免重复使用；各种费用报销说明放宽条件，非必要无须书面特别说明和拍照证实，给予科研人员适度自主权；推广科研项目经费“包干制”，由科研人员自主负责经费使用，财务人员审核票据的合法性、合规性[10]。另外，将现行分离的科研经费管理系统、报账系统、绩效系统、劳务云表系统和支付系统等各大平台统一归入一个登录端口，实现业财融合，实时更新审核状态和支付情况，实现报销业务一键查询。（五）培养专业的财务助理队伍，提高科研经费使用效率专业的财务助理可作为科研和财务的桥梁，熟知财务制度并高效解决科研项目组遇到的财务难题。Y高校可以制定科研财务助理的管理办法，每个项目配备一名财务助理，课题组自行选聘，对象可以是学生、退休教职工、合同工或校外第三方机构人员等；由财务处和商学院定期负责培训，培训内容为现行的财务管理制度和法规、科研经费使用管理守则、实际经费报销的操作流