董事会会议管理制度

董事会会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为保证董事会会议的规范化、高效化，依据《公司法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本董事会会议管理制度。

第二条适用范围：本管理制度适用于公司董事会会议的组织、召开、表决、纪要整理及落实等全过程。

第三条会议性质：董事会是公司最高决策机构，负责决定公司的重大事项，监督公司的经营管理。

第四条会议原则：

1.会议应坚持民主集中制原则，充分发挥董事的独立意见。

2.会议应遵循保密原则，与会人员对会议内容负有保密义务。

3.会议应注重实效，提高决策质量和效率。

第五条会议频次：董事会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每季度至少召开一次，临时会议根据需要召开。

第六条会议通知：召开董事会会议，应当提前十日书面通知全体董事，并附上会议议题及有关资料。

第七条参会人员：

1.董事会会议由全体董事出席。

2.公司监事、高级管理人员及有关人员可列席会议，必要时可邀请外部专家参加。

3.与会人员应按时参加董事会会议，因故不能出席的，应提前向董事长请假。

第八条表决方式：董事会会议表决采用记名投票方式，每位董事有一票表决权。

第九条制度修订：本管理制度的修订，需经董事会三分之二以上董事表决通过。

第十条制度生效：本管理制度自董事会表决通过之日起生效，原管理制度同时废止。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

1.董事会秘书负责组织会议筹备工作，确定会议时间、地点、议程等。

2.董事长或总经理可指定相关人员准备会议议题及背景资料，并于会议召开前十天提交给董事会秘书。

3.董事会秘书应及时将会议通知、会议议程及议题相关资料发送给全体董事。

第二条会议签到：

1.与会人员应在会议开始前十五分钟到达会场，并签到确认。

2.会议签到表由董事会秘书负责保管，并在会议结束后归档。

第三条会议议程：

1.会议主持人按照议程顺序组织讨论。

2.会议议题应限定在议程范围内，如有紧急事项需要讨论，需经会议主持人及董事会半数以上董事同意。

第四条议题讨论：

1.与会董事对议题进行充分讨论，可提出询问、意见及建议。

2.会议主持人应确保每位董事有充足的时间发表意见，保障讨论的充分性和公平性。

第五条表决与决策：

1.会议主持人根据讨论情况，适时提出表决建议。

2.表决采用记名投票方式，与会董事对每个议题进行投票表决。

3.表决结果由董事会秘书记录，并由会议主持人当场宣布。

4.决策事项需经董事会半数以上董事同意方可通过。

第六条会议记录：

1.董事会秘书负责记录会议过程及表决结果。

2.会议记录应真实、完整地反映会议讨论内容、表决结果及董事意见。

3.会议记录需经与会董事签字确认，并由董事会秘书在会议结束后五个工作日内整理成会议纪要。

第七条会议总结：

1.会议主持人应对会议成果进行总结，明确后续工作要求和责任分配。

2.董事会秘书负责将会议纪要分发给全体董事，并按照规定进行跟踪落实。

第八条会议延期与取消：

1.如遇特殊情况，会议主持人可决定延期或取消会议，并通知董事会秘书及全体董事。

2.延期或取消的会议，应重新安排时间和议程，并按照规定程序通知全体董事。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条纪要整理与发布：

1.董事会秘书应在会议结束后五个工作日内完成会议纪要的整理工作。

2.会议纪要应准确记录会议的讨论内容、决策结果及责任分配。

3.董事会秘书将会议纪要发送给全体董事，并抄送公司监事及相关部门。

第二条纪要审批：

1.会议纪要需经董事长审核批准。

2.董事长应在收到会议纪要后的三个工作日内完成审批工作。

3.审批通过的会议纪要，由董事会秘书负责公布。

第三条任务分配与跟进：

1.董事会秘书根据会议纪要内容，明确各事项的责任人和完成期限。

2.责任部门或责任人应按照会议纪要要求，制定具体实施方案，并按时推进。

3.董事会秘书定期跟踪事项进展，及时向董事长报告，确保决策落实。

第四条进度汇报：

1.责任部门或责任人应定期向董事会秘书汇报事项执行进度。

2.董事会秘书汇总进度信息，并在下一次董事会会议上汇报。

3.对于执行中出现的问题和困难，应及时向董事会报告，寻求解决方案。

第五条督促与问责：

1.董事会应对事项执行情况进行督促，确保决策得到有效落实。

2.对于未按期完成或执行不力的部门和个人，董事会可进行问责，并根据情况采取相应措施。

第六条档案管理：

1.董事会秘书负责将审批通过的会议纪要归档保存。

2.会议纪要及相关文件应按照公司档案管理规定进行保管，确保资料的安全、完整和可追溯。

第七条信息保密：

1.与会人员及相关部门应严格遵守会议纪要的保密要求。

2.董事会秘书应加强对会议纪要的管理，防止信息泄露。

第八条改进与优化：

1.董事会可根据会议纪要跟踪落实情况，对决策流程和会议管理制度进行持续改进和优化。

2.定期对会议纪要的落实情况进行评估，以提高决策质量和执行效率。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订：

1.董事会秘书负责会议室的预订工作，确保会议时间、地点合理安排。

2.预订会议室时，应考虑会议规模、设备需求等因素，选择合适的会议室。

3.会议室预订需提前至少三个工作日，以便做好会议准备工作。

第二条会议室布置：

1.会议室布置应满足会议需求，包括座位安排、投影设备、音响设备等。

2.董事会秘书负责检查会议室设备设施，确保会议期间正常使用。

3.会议前半小时，相关人员应对会议室进行最后检查，确保环境整洁、设备正常运行。

第三条会议室使用规范：

1.与会人员应遵守会议室使用规范，保持安静、整洁。

2.会议期间，不得在会议室吸烟、进食。

3.爱护会议室设施，如有损坏，应及时报修。

第四条会议室设备管理：

1.会议室设备由专人负责维护，确保设备处于良好状态。

2.会议结束后，与会人员应将设备恢复至初始状态，并关闭电源。

3.定期对会议室设备进行检查、保养，确保会议顺利进行。

第五条会议室安全与保密：

1.会议室应配置必要的安全设施，如灭火器、监控设备等。

2.会议室入口处应设置门禁系统，严格控制进出人员。

3.会议期间，严禁未经授权的人员进入会议室。

第六条会议服务：

1.董事会秘书应提前为与会人员准备充足的会议材料、文具等。

2.会议期间，提供适量的茶水、点心等服务。

3.会议结束后，及时清理会议室，确保场地整洁。

第七条会议室预约冲突处理：

1.如发生会议室预约冲突，董事会秘书应协调相关部门，合理调整会议时间或地点。

2.在确保董事会会议优先级的前提下，兼顾其他部门的需求。

第八条持续改进：

1.定期收集与会人员对会议室管理及服务的意见和建议。

2.根据反馈，不断优化会议室管理规定，提高会议体验。

第五章附则

第一条适用范围：本管理制度适用于公司董事会会议，其他级别会议可参照执行。

第二条解释权：本管理制度的最终解释权归公司董事会所有。