DB3707T 112-2024潍坊市退役士兵人事档案管理服务规范

ICS03.080.99CCSA203707ServicespecificationforpersonnelfilemanagementofretiredsoldiersinWeifaIDB3707/T112—2024前言 2规范性引用文件 3术语和定义 4管理要求 5档案审核 6档案收集 7档案整理 8档案保管 9档案利用 10档案转递 11档案数字化 附录A（资料性）登记表（簿）格式 附录B（规范性）退役士兵人事档案目录 附录C（规范性）档案清理整理复制验收登记表 附录D（规范性）退役士兵人事档案移交申请表 附录E（规范性）退役士兵人事档案转递通知单 参考文献 DB3707/T112—2024本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由潍坊市退役军人事务局提出。本文件由潍坊市退役军人事务局归口。本文件起草单位：潍坊市退役军人服务中心、潍坊市人才发展集团有限公司。本文件主要起草人：李晓强、马骋、李许燕、刘子传、刘超、王榕。1DB3707/T112—2024潍坊市退役士兵人事档案管理服务规范本文件规定了退役士兵人事档案管理机构和人员要求、档案交接审核、档案材料收集鉴别归档、档案整理、档案保管、档案利用服务、档案转递、档案数字化等内容。本文件适用于指导退役士兵（由政府安排工作的除外）人事档案管理服务工作的开展。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T33870干部人事档案数字化技术规范DA/T18档案著录规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T68档案服务外包工作规范JGJ25档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1退役士兵retiredsoldiers从中国人民解放军依法退出现役的军士和义务兵。本文件中退役士兵包含逐月领取退役金退役军士、自主就业退役士兵、分散供养退役军人、自谋职业退役士兵以及灵活就业退役士兵和视为放弃安排工作待遇退役士兵、视为放弃安置待遇退役士兵等。3.2退役士兵人事档案personnelfilesofretiredsoldiers在退役士兵服役、安置、学习、就业等方面形成的，反映退役士兵个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作实绩、遵纪守法、家庭状况、社会关系以及安置、优抚、社保认定等情况的历史记录材料。4管理要求4.1退役士兵人事档案管理应遵循以下原则：2DB3707/T112—2024a)依规依法、全面从严；b)分类归集、属地管理；c)循序渐进、应转尽转；d)真实准确、完整规范；e)方便利用、安全保密。4.2退役军人事务主管部门负责牵头本辖区内安置的退役士兵人事档案工作。包括但不限于：a)协调会同教育、财政、人力资源社会保障以及军队相关部门在各自职责范围内做好退役士兵人事档案管理利用工作；b)研究制定退役士兵人事档案实施办法，加强日常监督指导，建立退役士兵人事档案管理工作考评机制，促进退役士兵人事档案管理工作质量提升；c)负责接收移交本辖区内安置的退役士兵人事档案，并按规定对档案材料进行审核。4.3县市区退役军人服务中心在所属退役军人事务主管部门指导下，负责本辖区内安置的退役士兵人事档案的日常管理利用工作。包括但不限于：a)负责《山东省退役军人人事档案管理办法》实施前，存放在乡（镇、街道）、人民武装部、公共就业和人才服务机构，以及授权管理流动人员人事档案机构等单位的退役士兵人事档案的有序转接；b)负责退役士兵人事档案的收集、整理、保管等日常管理工作；c)提供退役士兵人事档案查借阅等利用服务工作；d)按照相关技术标准对退役士兵人事档案进行数字化，建立信息数据库；e)负责档案库房建设管理。4.4应配备专职人员负责退役士兵人事档案的管理。专职人员应符合以下要求：a)政治可靠、遵纪守法、责任心强；b)具备相应学历及档案管理专业知识；c)熟悉人力资源和社会保障政策法规；d)掌握计算机基本知识，并能熟练操作。5档案审核5.1审核范围安置地退役军人事务部门负责组织审核管理范围内的退役士兵人事档案，包括退役后部队直接移交的、存放在其他机构转接的以及本人自行保管移交的，确保退役士兵基本信息齐全完整。退役士兵退役时由部队移交地方的档案，应由安置地退役军人事务部门在对档案材料进行审核后予以接收，并于1个月内整理归档。5.2审核重点退役士兵人事档案重点审核以下内容：a)入伍材料；b)党（团）员材料；c)军衔、职务晋升（调整）材料；d)学历、专业技术职务材料；e)伤残评定材料；f)退出现役材料；3DB3707/T112—2024g)安置去向材料；h)奖励惩处材料；i)生活待遇材料；j)考核考察材料；k)结婚材料；l)独生子女材料；m)其他需要审核的档案材料。5.3有关处理5.3.1入伍批准、义务兵注册、军士退役时本衔级注册相关证表缺失时，应提供中央军委政治工作部统一制发的《士兵档案材料证明信》。5.3.2在档案审核过程中，军地双方应加强沟通，在各自职责范围内为对方审档核查提供便利和协助。5.3.3对档案材料蓄意作假伪造的，由军队按照有关规定认定和处理后进行移交。5.3.4对退役士兵弄虚作假骗取安置待遇的，由县级以上退役军人事务部门和相关部门取消相关待遇。5.3.5在审核退役士兵人事档案时，安置地退役军人事务部门发现相关材料缺失、损毁的，应按照档案来源原则，及时向军队相关部门、原档案管理机构反馈，军队相关部门和原档案管理机构按照有关规定补充完善后，再予以移交。6档案收集6.1收集要求6.1.1退役士兵移交地方后新产生的人事档案材料，应由安置地退役军人事务部门根据档案管理相关规定，及时收集归档。安置地退役军人事务部门应加强与退役士兵本人、军队相关部门及原存档机构的联系，遵循真实、全面、及时、规范的原则，主要收集本文件6.2列出的范围内的材料，并根据档案管理相关规定，不断充实完善档案内容。6.1.2收集归档材料应为办理完毕的正式材料，完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完6.1.3归档材料宜为原件，证书、证件等特殊情况需用复印件归档的，应一并审核原件，由材料制作单位注明复印时间并加盖公章后归档。6.1.4注意维护档案材料历史原貌，不应在档案材料上更改、加盖校对章，确需更正的重要内容应形成书面说明，与原始材料一并存档审查。6.2收集范围退役士兵人事档案收集范围包括以下方面：a)党（团）员材料；b)职务晋升（调整）、退休、辞职、辞退等材料；c)学历、专业技术职务材料；d)伤病残评定材料；e)工资、待遇材料；f)其他需要归档材料。6.3收集渠道4DB3707/T112—2024退役士兵人事档案收集包括以下渠道：a)通过用人单位收集考核、晋升、调整工资级别、专业技术职务、离退休等材料；b)通过各级教育部门收集学历、学位、学衔、学习成绩、在校表现等方面的材料；c)通过业务部门和科技管理部门收集业务成绩、技术发明、成果鉴定等材料；d)通过纪律监察部门、司法部门、行政监察部门、公安部门收集个人违法乱纪所受的党内外处分、刑事判决书、个人检查以及撤销处分、平反决定等材料；e)向退役士兵本人和其他有关单位收集按规定应予归档的人事材料。6.4收集方式退役士兵人事档案收集包括以下方式：a)定向收集，应根据退役士兵个人经历和社会实践活动的实际情况，向经常产生人事档案材料的单位和部门实行定向收集；b)定时收集，应根据形成材料部门的工作活动规律和人事档案的产生特点，定时收集新产生的人事档案材料；c)追踪收集，应根据现有档案或掌握的线索进行追踪收集，将一次事件或一项活动中形成的与当事人有关的人事材料收集齐全。6.5材料鉴别6.5.1对符合归档材料范围及要求的材料，应在《退役士兵人事档案归档材料登记表（簿）》（参见附录A表A.1）上登记。6.5.2对不属于归档范围的材料，应退回本人或材料形成单位。6.5.3对不符合鉴别要求的材料，应告知材料形成单位重新制作或补办手续。7档案整理7.1整理要求7.1.1应按照分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求整理档案。7.1.2整理退役士兵人事档案时，不应私自涂改、抽取或伪造档案材料，不应擅自处理或销毁档案材料。7.1.3档案工作人员必须认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》等有关规定，严格遵守安全保密制度，严防丢失档案资料、泄漏档案内容，确保档案安全。7.2整理程序7.2.1分类退役士兵人事档案包含十三类材料：a)第一类：入伍材料；b)第二类：党（团）员材料；c)第三类：军衔、职务晋升（调整）材料；d)第四类：学历、专业技术职务材料；e)第五类：伤残评定材料；f)第六类：退出现役材料；5DB3707/T112—2024g)第七类：安置去向材料；h)第八类：奖励惩处材料；i)第九类：生活待遇材料；j)第十类：考核考察材料；k)第十一类：结婚材料；l)第十二类：独生子女材料；m)第十三类：其他材料。7.2.2排序退役士兵人事档案按本文件7.2.1所示顺序排列，每一类按材料内容的形成时间及主次关系来进行排列，具体排列方法有以下两种：a)时间排序法，即按材料形成时间先后排列；b)内容排序法，即按材料的内容以及材料间的内在联系排序，主要的、重要的材料放在前面。7.2.3编目7.2.3.1编号7.2.3.2包括大类号、顺序号及页号，编制方法如下：a)类号、顺序号及页号，一律用铅笔编写，每份材料的右上角编写类号、顺序号，如3-1表示第三类的第一份材料；b)页码，每份材料独自编页码，每单面为一页，凡有填写项目的，不论是否填了内容，均应计页，标注在材料正面右下角或背面左下角的空白位置。7.2.3.3目录7.2.3.3.1目录内容包括序号、材料名称、材料形成时间、页数和备注，采用国际标准A4纸型（见附录B）：a)序号，即填写大类号、顺序号；b)材料名称，根据每份材料题目（标题）填写，无题目的应拟定，题目过长可适当简化；c)形成时间，宜填写材料落款标明的最后时间；d)页数，按编好的页数如实填写。7.2.3.3.2具体要求包括：a)按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐类逐份地进行填写；b)目录内容全部为机打，字体为楷体12号字不加粗，打印要工整，内容准确清楚，目录打印完成后，应检查核对，做到准确无误；c)打印目录时，每类目录之后，须留出两个空格，供补充档案材料时使用。7.2.4修整7.2.4.1修整内容包括：a)拆除大头针、曲别针、订书针等易氧化（生锈）金属品；b)对一些纸张不规则、破损、折皱、卷角的材料予以修整、加工；c)将材料按顺序排列整齐，尽量要求两边齐，至少确保左齐下齐。7.2.4.2修整方法包括：a)裱糊法，小于A4纸型（297mm*210mm）的需裱糊，衬纸一律用A4纸；b)折叠法，纸张较大，则可以按A4纸型大小予以折叠。6DB3707/T112—20247.2.5装订7.2.5.1装订要求包括：a)档案材料应装订成卷，装订后的档案目录应在卷首，材料排列顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，将原档案袋规范折叠，与装订后的纸质档案一同装盒；b)统一使用规定的标准档案盒，档案盒侧签须书写档案人的姓名、档案号，书写字体为楷体不加粗26号字，档案盒正面姓名签须书写档案人姓名，书写字体为楷体加粗26号字，书写姓名不应用同音字或不规范的简化字。7.2.5.2具体做法包括：a)将目录与材料核对无误；b)把全卷材料理齐，档案材料应做到两面整齐，以左边和下边两面为齐；c)材料左边应留有25mm的装订边，按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm；档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。7.2.6验收入库退役士兵人事档案整理装订成卷后，应进行认真细致的检查，经两次审核合格后，初审、复审人员分别在《档案清理整理复制验收登记表》（见附录C）上签字确认。8档案保管8.1档案库房及设施设备应符合JGJ25的要求。8.2档案保管相关制度8.2.1建立档案出入库登记制度，档案利用出库时应登记，利用结束后当天入库保存。8.2.2建立定期盘库制度，定期将档案实物与档案名册、档案信息数据库进行核对，发现问题及时解8.2.3建立定期整理制度，每两年集中整理一次，整理时替换下的旧档案目录不应销毁，须作为文书资料立卷保存。8.2.4建立档案工作交接制度，档案工作人员更换时，须对档案库房进行盘点，办好交接手续。8.2.5建立保管使用回避制度，档案工作人员不应保管、接触本人及与其有夫妻、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的人员档案，相关档案应由所在单位指定专人保管。8.2.6建立档案安全管理制度，档案库房钥匙一般配备两套，分别由专职和兼职档案工作人员负责保管，不应转借他人，其他人员不应接触、保管。档案管理人员应做到人离灯灭、关窗、落锁，严禁在库房及整理室吸烟，消除火灾隐患。8.3档案存放方式8.3.1档案装具的排放及编号应满足以下要求：a)档案装具的排放应整齐一致、横竖成行，应符合相关国家规定，做到避光通风，不应紧靠墙壁；b)所有档案装具应按统一顺序依次进行排列编号，每一列按从左到右顺序，每一柜按照从上到下顺序，采用阿拉伯数字统一编号。7DB3707/T112—20248.3.2档案的排架及存放应满足以下要求：a)档案的存放方式应按柜和格编号顺序存放，同一格内从左至右顺序排放，同一柜内从上到下顺序排放；b)死亡人员档案应分开保管，并在《死亡人员档案登记表（簿）》（参见附录A表A.2）上登记。9档案利用9.1档案查借阅9.1.1查借阅服务要求9.1.1.1应为符合相关规定的单位或个人提供档案查借阅服务。9.1.1.2查借阅人不应涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不应泄露或擅自向外公布档案内容。9.1.1.3查借阅人不应擅自复制、拍摄档案内容。需要从档案中取证的，应说明理由，经审核同意后复制或拍摄。9.1.1.4只准查阅部分内容的，不应翻阅全部档案，阅后经管档人员检验，当面归还。9.1.1.5退役士兵人事档案一般不予外借，因纪检监察等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，限期归还；归还时应利用数字档案逐卷逐页进行核对，没有建立数字档案的，借出前应通过拍照、扫描等方式留存副本，以便档案归还时检查核对。9.1.2查借阅范围有下列用途之一的，经批准后可以查借阅退役士兵人事档案：a)办理人事变动、政治审查、组织处理、工资待遇、退休等组织人事工作；b)学历提升、专业技术职务评定等；c)办理社会保险、公证；d)办理案件；e)经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动等；f)其他需查借阅退役士兵人事档案的事由。9.1.3查借阅程序包括：a)管档人员应审核查借阅单位或个人的查借阅审批材料，查借阅事由、查借阅人身份及单位介绍信等有关证明材料；b)应根据需要确定提供的档案材料，并在《退役士兵人事档案查借阅登记表（簿）》（参见附录A表A.3）上登记；c)提供查阅服务时，应将档案交查阅人在阅档室查阅，如需摘录档案内容的，应审核摘录档案内容，与原文核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章；d)提供借阅服务时，应告知借阅人归还期限，原则上应当天归还，逾期使用者办理续借手续；e)应检查核对归还档案，核对无误并在《退役士兵人事档案查借阅登记表（簿）》（参见附录A表A.3）上填写归还时间后入库保存。9.2档案复印8DB3707/T112—2024管档人员应审核复印事由、经办人身份及单位介绍信等有关证明材料；并在《退役士兵人事档案复印登记表（簿）》（参见附录A表A.4）上登记；复印件上应注明复印用途及日期，并加盖保管单位公章。9.3其他相关服务应提供档案政策咨询、信息查询等与档案工作相关的服务。10档案转递10.1基本要求10.1.1退役士兵人事档案应随着管理权限的变化及时转递，退役士兵考录至机关、团体及企事业单位的，其档案转递至具有档案保管权限的所在单位人事部门管理。10.1.2转递时应通过机要交通转递或派专人送达，严禁本人自行携带。10.1.3转递的退役士兵人事档案，材料应齐全，不应扣留材料。10.2档案转入10.2.1退役士兵人事档案由其他单位转入时，接收单位收到档案后，填写《退役士兵人事档案接收登记表（簿）》（参见附录A表A.5）。10.2.2退役士兵因特殊情况由本人自行保管的人事档案，实行一事一批，按照个人申请、县级审批的程序办理。根据个人意愿，可交由安置地退役军人事务部门管理。具体按照如下程序办理：a)由退役士兵本人向安置地县级退役军人事务部门提出书面申请，如实填写《退役士兵人事档案移交申请表》（见附录D），并对其人事档案材料的真实性作出承诺，申请书和申请表须由本人亲笔签名；b)安置地县级退役军人事务部门与申请人共同启封其人事档案（已启封的须由申请人书面说明原因并按规定进行复印，供后续审核使用，人事档案复印件须由本人签字确认，由安置地县级退役军人事务部门与申请人当面密封其人事档案，双方签字后加盖公章暂存；c)安置地县级退役军人事务部门委托所属退役军人服务中心根据人事档案复印件信息商有关部门仅对申请人退役军人身份信息进行核实，申请人属于退役军人的，县级退役军人事务部门及时作出审批，按规定存放其人事档案，不属于退役军人的，不予批准，并书面向申请人说明理由、通知取档。10.2.3退役士兵本人自行保管的人事档案，移交后应另册管理。退役士兵根据审核交接后的人事档案提出相关待遇申请等事项的，安置地县级退役军人事务部门应当按照一事一审的原则，与军地有关部门对相应档案材料另行审核。10.3档案转出档案接收单位发出调档函至转出单位；转出单位同意后，按本文件5.2的审核重点整理档案材料，并填写《退役士兵人事档案转出登记表（簿）》（参见附录A表A.6）；转出单位填写《退役士兵人事档案转递通知单》（见附录E），安排档案移交；接收单位收到档案后，出具档案转递回执至转出单位。11档案数字化11.1基本要求9DB3707/T112—202411.1.1对退役士兵人事档案进行著录加工及数字化，应符合DA/T18、DA/T31、GB/T33870的要求。11.1.2对于《山东省退役军人人事档案管理办法》实施后新接收的退役士兵人事档案，应在接收档案后6个月内完成数字化工作。11.1.3对于《山东省退役军人人事档案管理办法》实施后从各部门按规定接收的历年退役士兵人事档案，由退役军人事务部门指导所属退役军人服务保障机构按要求完成人事档案数字化工作。11.1.4采取外包方式开展数字化加工的，严格限定服务范围，严格审核服务提供方的信息安全保障能力和业务资质，应遵循DA/T68的规定。11.2数字化加工安全11.2.1退役士兵人事档案移交加工时，应清点、核对，办理交接手续。正在数字化加工的档案应专人专柜保管，每天入柜保存，不应在工位上留存过夜，加工完毕的档案应及时归还入库。11.2.2数字化加工过程应建立流程单，流程单包括档案号、工序、经手人、时间等，流程单应与档案实体同步流转。11.2.3应开展档案数字化专项保密教育，加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训。11.2.4档案资料的数字化加工场所应安装监控设备，并派专人全程监管。涉密的档案资料数字化工作应在专门场所进行。11.2.5存储退役士兵电子档案的信息系统应有完善的后台管理机制，支持查阅、复制、打印等操作记录可追踪。11.2.6加强对电子档案的安全防护，严格区分退役士兵电子档案涉密与非密，并定期进行检查。11.3退役士兵人事档案管理系统11.3.1建设原则应符合实用性、规范性、安全性原则。11.3.2建设内容退役士兵人事档案管理系统建设内容包括但不限于：a)系统建设：包括基本信息、电子档案等模块；b)档案信息的服务：通过信息化建设实现退役士兵人事档案服务利用；c)数据库备份与维护：根据档案数据情况，定期对数据库进行备份。11.3.3功能需求11.3.3.1基本功能：系统设置功能、权限功能、档案日常管理功能、服务利用功能、数据统计分析功能等。11.3.3.2拓宽功能：除基本功能之外根据用户需要设置的新功能。如信息对接功能、数据共享功能、为日常业务工作开展提供数据支撑等。DB3707/T112—2024附录B（资料性）附录C登记表（簿）格式A.1退役士兵人事档案归档材料登记表（簿）见表A.1。表A.1退役士兵人事档案归档材料登记表（簿）A.2死亡人员档案登记表（簿）见表A.2。表A.2死亡人员档案登记表（簿）A.3退役士兵人事档案查借阅登记表（簿）见表A.3。表A.3退役士兵人事档案查借阅登记表（簿）A.4退役士兵人事档案复印登记表（簿）见表A.4。表A.4退役士兵人事档案复印登记表（簿）DB3707/T112—2024A.5退役士兵人事档案接收登记表（簿）见表A.5。表A.5退役士兵人事档案接收登记表（簿）A.6退役士兵人事档案转出登记表（簿）见表A.6。表A.6退役士兵人事档案转出登记表（簿）DB3707/T112—2024附录E（规范性）附录F退役士兵人事档案目录F.1退役士兵人事档案目录见表B.1。表B.1退役士兵人事档案目录年月日一二三四五六DB3707/T112—2024表B.1退役士兵人事档案目录（续）年月日七八九十十一DB3707/T112—2024附录H（规范性）附录I档案清理整理复制验收登记表I.1档案清理整理复制验收登记表见表C.1。表C.1档案清理整理复制验收登记表档案人姓名：工作单位：年月日DB3707/T112—2024附录K（规范性）附录L退役士兵人事档案移交申请表L.1退役士兵人事档案移交申请表见表D.