CSD全方位业务拓展方案(A+计划)行政管理计划

行政管理計畫CSD全方位業務拓展方案(A+計畫)目錄壹、行政管理與A+計畫緣起與宗旨．02

貳、行政管理之發展架構．．．．．05

參、行政管理之推動步驟．．．．．06

肆、行政管理組織團隊分工．．．．08

伍、行政管理A+詳細計畫．．．．．17

陸、結語

．．．．．．．．．．．．381壹、行政管理與A+計畫緣起與宗旨

(一)依董事長於「CSD全方位業務拓展方案

(A+計畫)」之指示處理。

(二)董事長7/25A+計畫研討營時指示：配合

中心之轉型與提升中心必須建構一個優

質的工作環境，讓同仁發揮所長，全力

投入，使中心成為一個精實有力的專業

輔導顧問團隊。2一、計畫依據二、行政管理動機理由(一)

A+計畫之推行，主要在於擴展中心的自主業務、整理

中心的現有產品，並積極培訓中心的人才，使中心的

自立業務能有突破性之發展。

(二)為了使各組的業務能有效、順利的進行，中心必要有

良好的相關辦法，留任優秀的人才，並使其發揮潛能，

同時提供優質的資訊作業環境，和相關的週邊措施，以

提升人員的戰鬥能力。

(三)為了因應經營環境的變化，CSD在業務拓展、產品技術

、人才培訓等各方面均必須有所突破。相對的，在各種

制度、辦法及各種支援、服務的作法亦必須革新與創新

，並且予以合理化和制度化，以發揮最大的支援、服務

能量。

(四)行政管理組成立的動機理由，即在於積極有效完成上

述的服務。3三、行政管理之宗旨(一)行政管理之宗旨，主要在於提供A+計畫其他各組於行政

管理方面之各項支援與服務，使各組之業務能順利推展

，達成A+計畫之目標。

(二)行政管理組除了要滿足「A+計畫」之需求外，為了中心

的營運基礎更為穩固，必須檢視現有的各項作法，以精

益求精的精神，進行必要的改革，以助於中心的轉型和

提升。

(三)行政管理之主要宗旨，簡言之為：

提供高品質的行政服務及

高效率的業務支援

使中心成為優質的專業輔導顧問團隊。

4貳、行政管理之發展架構

CSD行政管理提供高品質的行政服務及高效率的業務支援企劃面人力資源面資訊面財務面總務面重要任務願景達成願景的五大構面制訂/修訂A+計畫及CSD所需之完善制度

建立公平、合理的薪資考核、獎勵機制

進行人力資源之開發、管理及發展建構e化的資訊作業環境提供即時的經營、財務資訊提供明亮、舒適、安全的辦公場所5參、行政管理之推動步驟同仁意見上級指示擬定執行項目需求蒐集作法修訂作法研擬上簽核定執行檢討同仁提供修正意見專家諮詢標竿學習同仁意見上級協助6行政管理推動步驟說明

7作法修訂

在上簽之前，召開說明會或email各同仁提供意見，並做必要之修訂。

修訂完成之執行計畫書步驟作業重點說明作業產出擬定執行項目

依上級之指示及同仁之需求，擬定應執行之工作項目。

執行項目表需求蒐集

蒐集同仁對執行項目(如資訊、人力資源、總務…等)之需求。

請上級給予指示。

需求彙整表作法研擬

針對應執行的工作項目，請教專家、同仁或向標竿單位學習或請示上級，以研訂作法之計畫細則。

執行計畫書上簽核定

上簽呈請上級核定。

核定之簽呈執行

依核定之作法、計畫執行。

執行紀錄檢討

於執行後進行定期或不定期之檢討

檢討報告/會議紀錄註：上級之指示須遵照辦理，同仁之意見必須尊重，

二者有相左時，必須進行充分之溝通協調。

肆、行政管理組織團隊分工一、運作發展組織

(一)行政管理之範疇

本中心之行政管理業務非常廣泛，除了業務單

位外，其餘的財務、人事、企劃…等皆屬之，其範

疇如下：

1.企劃：辦法修訂制定、顧客服務中心、部門績效、

董監事會

2.人力資源：人事管理、人力資源發展

3.資訊：資訊系統建置及維護

4.財務、會計：財會之運作及分析

5.總務：採購、文書、法務、庶務、秘書、總機、

司機8

行政管理組召集人總幹事財務會計分組資訊分組人力資源分組企劃分組總務分組顧問(二)組織

為了執行有關行政管理之所有業務，特成立組織運作

之：9

(三)人力配置

以上組織人力配置，除包含業務服務之所有同仁外，

尚安排顧問協助之。分組別財務會計分組人力資源分組資訊分組分組組長莊美芳黃郁媛林蔚峰組員吳麗瓊、鄭瓊珍、李愛瓊、陳雅梅莊玉婕簡志怡、劉秋雄、吳宜萱顧問陳其龍電商部企劃分組吳宗憲陳其龍總務分組姜欣伶趙志明、古玉萍、劉麗蘭、高清玉、范安登召集人：廖本盛總幹事：吳宗憲10

二、組織工作職掌

(一)召集人、總幹事及分組組長之職掌

1.召集人

˙綜理行政管理組之工作

˙召集並主持小組會議

˙審核各分組計畫，並定期追蹤與檢討。

˙各分組之分工與協調

˙執行或分派上級之交辦事項

˙定期向上級報告執行概況

˙行政管理組業務之精進探討

11

2.總幹事

˙負責小組會議之籌備與紀錄

˙跟催各分組之業務進度

˙相關行政工作之辦理

˙執行召集人交辦事項

3.分組組長

˙擬定分組業務之執行計畫

˙查核並掌控計畫進度

˙定期擬報工作進度

˙執行召集人交辦事項

˙分組業務之精進與研究12

(二)各分組之職掌組別工作職掌企劃人力資源中心/部門年度營運目標規劃管理部門績效管理及績效評核獎酬作業相關制度制定、修訂顧客服務中心運作—顧客滿意度調查董監事會資料彙總、紀錄、會後公文、法院作業處理主管會議召開、資料彙總、紀錄、決議事項追蹤人員招募作業、國防役申請作業薪資及獎金發放、所得稅作業人事費報核作業新進員工教育訓練及試用考核辦理考核及基本職級晉升辦理訓練辦理及紀錄勞、健、團保相關作業外聘專家/講師/助理之資料建檔13

(二)各分組之職掌─續資訊組別年度資訊資源需求改善規劃年度員工資訊教育訓練中心行政管理e化開發中心km系統建置E-learnning/e-tranning製作新系統/工具導入評估主機系統與網路管理資訊設備管理內外網站管理與維護資訊資源儲備與維護危機處理機制制定資訊安全機制制定工作職掌14

(二)各分組之職掌─續計畫、專案預算、合約之審查與核備。憑證之審核、成本控制與管理。會計傳票開立、輸入、核對、列印作業。會計報表、明細分類帳依計畫別列印、核對、整理、歸檔。計畫別會計報表之編製。所得稅申報、扣繳作業。營業稅申報作業。財務報表之編製。年度預、決算書之編製。資金及票據管理。財務會計組別工作職掌15

(二)各分組之職掌─續採購作業之執行文書作業之執行及管理庶務工作之宣導及執行、法務作業之協助秘書業務之執行、總機接待作業之執行公務車支援總務組別工作執掌16伍、行政管理A+詳細計畫一、行政管理目標

行政管理組之工作目標，除了首先需滿足A+計畫於業務之需求外，尚須以CSD整體需求為考量，積極建立良好的軟硬體基楚制度或措施，使CSD能長期永續經營，具體言之，主要之目標如下：

1.制/修訂A+計畫所需的相關辦法

2.建立公平合理的薪資、考核及獎勵機制

3.構建ｅ化的資訊作業環境。

4.提供即時的經營、財務資訊

5.提供明亮、舒適、安全的辦公場所17二、重點工作

針對5大目標，擬定重點工作如下，合計10項182.建立公平、合理的薪資、考核、獎勵機制度2-1訂定完整的獎勵機制2-2建立合理、公平之薪資、考核制度企劃分組人力資源分組1.同仁對中心薪資、

獎勵之認同感目標重點工作負責組別KPI1.制/修訂A+

計畫所的相關辦法1-1訂定師徒制及技術分級制度企劃分組1.修訂辦法完成數2.同仁對新制度的了解度、認同度。二、重點工作─續194.提供即時，正確的經營財務資訊4-1提供財務報表及財務分析財務分組即時提供正確的財務資訊件數。目標重點工作負責組別KPI3.建構

e化的資訊作業環境3-1建置e化的行政管理系統3-2建置KM系統3-3滿足A+計畫之需求3-4建置CSD員工入口網站資訊分組1.e化完成件數5.提供明亮、舒適安全的辦公場所5-1建立明亮舒適美化的辦公環境5-2訂定CSD安全衛生規範總務分組制度推行後，全體同仁對辦公環境滿意度。三、執行流程10項重點工作的執行流程，有部分是相同或相類似的，可予以合併，茲歸納如下：重點工作1-1訂定師徒制及技術分級制度1-2訂定完整的獎勵機制2-1建立合理、公平之薪資、考核制度3-1建置e化的行政管理系統3-2建置KM系統3-3滿足A+計畫之需求3-4建置CSD員工入口網站4-1提供財務報表及財務分析5-1建立明亮舒適美化的辦公環境5-2訂定CSD安全衛生規範流程A

流程C

流程D

流程F

流程E

流程B

流程G

20(一)流程A(辦法制定流程)同仁意見上級指示意見蒐集標竿學習專家諮詢研擬辦法知會全中心主管同仁修改辦法簽核公佈實施檢討YN21(二)流程B(行政管理e化開發執行流程)準備現有作業流程需求蒐集規劃籌組需求制定小組系統分析開發需求訂定與確認時程訂定開發修正測試修改或需求修訂建置啟用22(三)流程C(KM知識庫建置執行流程)籌組需求制定小組準備第一階段建置個人/部門文件資料分享區建置第二階段增加搜尋功能第三階段需求訂定與確認第四階段KM之知識庫網站建置23(四)流程D(配合A+計畫協助有關資訊服務執行流程)24各組需求申請規劃訂定時程測試建置啟用開發修改或需求修訂準備建置A+計畫專區(五)流程E(中心內部資訊入口網站建置執行流程)準備規劃首頁架構及安全機制規劃網站功能項目開發設計建置持續擴增功能25(六)流程F(財務資訊提供流程)財務資料蒐集與整理財務報表製作財務報表分析報告26(七)流程G(建立明亮舒適美化的辦公環境流程)檢討修改辦法主管核定宣導執行研擬建議方案YN27四、作業要項與作業重點(作法)說明重點工作作業要項作業重點說明1-1建立師徒制度及專業人員技術分級辦法1.資料收集外部標竿資料收集內部意見收集2.研擬辦法草案提出辦法草案草案初步檢討3.修訂將辦法知會相關人員,提供意見.4.呈核依據內部簽核程序上簽5.公告實施舉辦說明會，對相關同仁說明並詳述新制之架構及對同仁之影響6.檢討實施後三個月依據執行單位意見作必要的修訂28四、作業要項與作業重點(作法)說明─續重點工作作業要項作業重點說明1-2訂定完整的獎勵制度1.現行制度檢討接單獎金制度檢討經營責任績效獎金制度檢討2.顧問評估將前項之結果產出提供陳其龍顧問作為參考由顧問評估中心制度之合理及公平性3.修訂依顧問之建議修訂相關辦法4.呈核分析辦法修訂後對中心與同仁之預期效益及其他影響尋求上級主管支持5.說明會召開舉辦說明會，對所有同仁聲明並詳述新制之架構及對同仁之影響6.正式施行新制呈報董監事會待通過後正式施行新制29四、作業要項與作業重點(作法)說明─續重點工作作業要項作業重點說明2-1建立合理、公及考核制度1.現行制度檢討內部員工問卷調查外部市場比較2.顧問評估將前項之結果產出提供陳其龍顧問作為參考由顧問評估中心制度之合理及公平性3.修訂依顧問之建議修訂相關辦法4.呈核分析辦法修訂後對中心與同仁之預期效益及其他影響尋求上級主管支持5.說明會召開舉辦說明會，對所有同仁聲明並詳述新制之架構及對同仁之影響6.實施後檢討新制實施後三個月,依實施檢討意見修訂制度30四、作業要項與作業重點(作法)說明─續重點工作作業要項作業重點說明3-1建置e化的行政管理系統1.現有作業流程需求蒐集規劃1.1了解其確定行政各管理作業之現況流程，規劃開發基礎之作業系統。建構資料庫以提供決策管理面e化之所需。1.2第一階段：完成人事與專案管理系統建立e化核心的基本管理功能。申請作業表單化、管控即時化之網路作業e-office、e-service.1.3第二階段：完成財務管理、文書管理系統、財產、圖書建構中心、交辦管理系統、建構中心e-office,e-service。1.4第三階段：完成管理決策系統2.籌組需求制定小組1.1小組成員由各部門指派一員參與，負責蒐集各自部門對於行政管理資訊化之需求提供。1.2小組負彙整需求研討訂定提供資訊組依循開發。3.開發、測試、建置3.1資訊組依據需求開發測試。有問題提需求制定修訂。3.2辦理系統使用教育訓練。31四、作業要項與作業重點(作法)說明─續重點工作作業要項作業重點說明3-2建置KM系統1.第一階段建置個人/部門文件資料第一階段：整理分類個人資料與部門資料。2.分享區建置於中心資訊網建置權限管制個人及部門知識分享區，3.第二階段增加搜尋功能第二階段：加入搜尋功能提供查詢提昇getwhatyouwant的時效.4.籌組需求制定小組小組成員由各部門指派一員參與，負責蒐集各自部門對於知識庫需求提供。5.第三階段需求訂定與確認知識庫內容類別、權限管制、安全需求等。6.第四階段KM制識庫網站建置第四階段：資訊組規劃存放與管理的機制，開發應用的平台或依據需求尋找適用系統平台。32四、作業要項與作業重點(作法)說明─續3-3滿足A+計畫之需求重點工作作業要項作業重點說明1.建置A+計畫專區於中心內部資訊網站規劃建置A+計畫專區。2.各組需求申請各分組提出資訊服務需求。3.規劃訂定時程資訊組依據需求訂定時程、建置。3-4建置CSD員工入口網站1.規劃首頁架構及安全機制規劃首頁架構，作為中心服務員工訊息即時交流統一環境。2.規劃網站功能項目經營層園地、企劃會議、公告欄、知識分享區、個人專區、行政管理服務、資訊服務園地、內部活動與報名、問卷調查、福委會、視訊會議、網路郵局、意見反應、討論區、留言版等功能項目，提供統一入口便利網路作業達到申請便捷、服務快速、訊息正確、互動方便的目的。3.開發設計建置主機系統建置、資料庫建置、網頁程式設計、管理機制建立、功能建置。4.持續擴增功能啟用後持續依據需求急迫姓定期或即時規劃開發33四、作業要項與作業重點(作法)說明─續4-1提供財務報表及財務分析重點工作作業要項作業重點說明1.提供完整可靠之財務資訊每月(季、半年、年)提供經營成果報告：1.資產負債狀況2.收支餘絀狀況3.各計畫經費動支狀況4.應收帳款狀況5.管理費管控狀況6.部門別差旅費支用狀況7.部門別內部人事費支用狀況8.固定資產增減狀況9.政府計畫簽約狀況10.財務報表附註2.提供財務分析適時掌握經營成果並分析目標達成情形及執行過程中優良成果與缺失；對於異常事項或業務落後，提供管理者差異原因說明，以提升及改善作業品質及進度。34四、作業要項與作業重點(作法)說明─續1-1制定5S宣導辦法1-2公佈說明5S宣導1-3實施1-4檢討1.5S宣導2.各項設施定期更新維護2-1確定必須定期更新維護之項目2-2排定