公办室管理制度

公办室管理制度员工仪容着装和工牌佩戴管理制度（一）目的为提升员工精神面貌，树立微铭科技股份有限公司良好的对外形象，特制定该制度。（二）本制度适用于微铭科技股份有限公司全体员工。（三）公司全体人员在工作时间内必须佩戴员工牌，以作身份识别之用。应当佩戴在想不正前方明显位置，不得随意挂在其它部位，或放入胸前口袋中。人事部有权抽验员工牌佩戴情况，如有发现未佩戴者，第一次作警告处理，超过三次处罚30元；并记录参与绩效考核。公司全体员工必须严格执行着装规范。每周一、周三、周五上班时间必须统一着工作服（正装）。仪表仪容仪表应端庄、整洁，不要留长指甲。头发要保持清洁，梳理整齐，严禁怪异发型和怪异颜色。男员工发不过耳，不得留胡须。女员工上班提倡化淡妆，体现清洁健康的形象，饰物的佩戴应得当，不得浓妆艳抹，不提倡用香味浓烈的香水，不涂艳丽的指甲油。衬衫领口、袖口要保持清洁。出席重要场合必须符合着装要求，大方且文雅得体。上班前不得喝酒或吃有异味的饰物，口腔保持清洁。二、门禁授权、领用及钥匙管理制度（一）目的为了保障公司财产安全和员工人身及财物安全,防止公司财产流失，特制定本规定。（二）范围本制度适用于公司全体员工。（三）门禁卡管理1、门禁卡授权和领用由内务部统一负责。2、门禁卡仅限本人使用，不得外借他人。3、员工离职时须交回门禁卡后人事部方可办理调离手续。4、外派员工可保留本人门禁卡。5、门禁卡在使用期间如丢失或折损无法继续使用，需补办者，应支付新卡的成本费。6、门禁卡在使用期间不慎遗失，请及时到行政人事部办理挂失手续；否则，如他人冒用该卡片而造成损失，卡片持有者应承担全部责任。7、门禁卡在使用期间若出现无故消磁或不能使用者，内务部在核实情况后，将予以免费更换。（四）门禁卡授权领用流程：新员工：部门主管提出申请及理由——内务部审核——制卡——通知新员工领卡丢失卡：丢失人申请补办门禁卡——内务部审核，查明原因——门禁卡终端挂失——门禁卡终端授权——制卡——通知领用人领卡门禁卡注销（员工离职或辞职）：内务部申请门禁卡注销——内务部主管审核——门禁卡终端注销该卡门禁卡收回（员工离职或辞职）：人事负责收回门禁卡并交于内务部主管——内务部主管审核——门禁卡终端注销该卡公司每位员工配有一张门禁卡。（五）钥匙管理办法公司钥匙由内务部统筹管理、复制，各部门钥匙由部门负责人管理。如因公需使用钥匙，得向内务部说明使用目的，用毕后应立即归还。部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。离职时应将钥匙缴交内务部负责人。钥匙遗失时，应立即向内务部报备。非经内务部同意登记不得复制。不能任意借予外人使用。5、所有公用部门和部门钥匙均统一备份在内务部办公室留存各一套。a）内务部做好各类钥匙的分类登记管理，并使用指定位置进行保管，非紧急情况下严禁使用，确因工作需要使用的，必须登记使用时间、使用人员及使用理由和目的。b）如有门卫保安要按职权正式确使用公用钥匙，对其他部门的钥匙必须指定专人负责管理和保管，非紧急情况下严禁使用。如系紧急情况的必须登记使用时间、使用人员及使用理由和目的。三、公司电子邮箱运行管理制度（一）目的为了加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱日常使用，保证邮箱系统的正常运行，进一步提高我公司的信息化工作水平，特制定本规定。（二）准则公司日常对外对内的、和公司正常业务有关联的电子邮件的往来一律采用公司统一规定的电子邮箱，邮件签名需采用统一标准格式。（三）公司邮箱1.公司所有用于对外业务的邮箱的密码管理统一由行政部负责，采用一对一管理，使用人不得泄露密码，密码无意透露后，应立即通知行政修改密码，行政部应定期更换密码并及时通知使用人。2.不得利用电子邮箱危害公司安全，泄露公司的秘密。3.为了保证办公电脑及信箱系统的正常、稳定的使用，对于信箱中的垃圾邮件不可以打开查看，要及时删除。4.未经公司同意，不得将公司的电子邮件及其附件对外公布。5.未经公司同意，不得发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。四、公司电话运行管理制度（一）目的为了进一步规范服务标准，起立良好的企业形象；为保证公司通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，特制定员工电话使用制度。（二）适用范围本制度适用于微铭科技股份有限公司全体员工。（三）拨打电话打电话的时候尽量简捷。电话交谈持续时间不宜过长，事情说清楚就可以了，一般以3-5分钟为宜。通话之前应核对对方或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出通话要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。拨打电话先说明自己是谁，公务电话要同时报出你的公司及部门名称，然后再提一下对方的名称；应说明拨打电话的内容，且用语应礼貌、规范、简洁、扼要。不准用公司电话拨打私人电话。（四）接听电话标准用语公司前台服务人员的同意用语：“您好！微铭科技，有什么可以帮到您？”直接面对外部客户的部门的同意用语：“你好！微铭科技股份有限公司**部门，我是***。”面对公司内部职能部门统一用语：“您好！**部门，我是***。”接听电话时，不允许说一些低级的词语或一些不礼貌的语句；不准用粗鲁的语气叫人，应先说出职位（总经理、经理、主任、主管、小姐、先生）。接听电话规范接听电话时应保持端正的姿态，不得吃东西、喝水、嚼口香糖等，不得出现一些影响正常交谈的动作。在接听电话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时应答，给对方以积极的反馈；通话不清楚或听不明白时，要马上告诉对方。接听到客户的电话避免客户在电话中等候的处理原则：①告知客户预估时间（一分钟之内的），让客户选择等待或稍后回复；②如估计时间可能超过一分钟，让客户留下电话，稍后给回复；最好不要让客户在电话中等待的时间超过一分钟。（五）代接和转接电话原则上接到不属于自己分管的业务电话，最好不要擅自做主回答问题，让对方选择留下姓名和联系方式，转给处理该项业务的同事，请他给客户回电话，解决问题。如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速找人。如果不放下话筒喊距离较近的人，可用手轻捂话筒或按保留按钮，然后再呼喊接话人。转电话的规范：不要让顾客等太久；假如要让顾客等待，一定要先致歉，告诉对方要等多久，提供选择；假如处理需时间，可以建议选择“在回电”或其他；在转接之前先记录下来电者的电话；假如等候的时间过长，每20秒再问是否还要继续等待；转接过去时：“谢谢您的等待”。如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。（六）接听投诉电话在处理顾客投诉时，以倾听顾客抱怨的方式来稳定顾客情绪；并尽快将电话转接到有经验的主管或经理来处理。（七）结束语谈话结束，表示谢意（“感谢您的致电，再见。”、“谢谢，再见。”），等待对方先挂电话。五、公司电脑使用规定为加强公司网络的使用管理，防止发生违规和泄密事件，确保办公网络安全畅通，根据国家有关网络信息服务相关法规制定本规定。

1、连入网络的电脑系统口令和帐号必须由个人保管、使用，不得泄露给无关人员。

2、企业邮箱的使用目的是工作交流沟通、传送工作信息以及企业文化传播，员工不得使用公司电子邮箱在工作时间从事私人活动，如聊天，发送与工作无关的邮件。

3、工作时间禁止下载与工作无关的各类软件，禁止在线看电影、打游戏、听音乐等行为。

4、爱护公司计算机设备，保密公司的一切商业数据，严禁公司信息数据人为外泄。

5、电脑由公司统一配置，严禁未经同意使用非本职岗位的电脑，严禁让外人使用公司电脑。

6、必须遵守国家的有关法规和行政