浅谈项目建设中的沟通管理

浅谈项目建设中的沟通管理

在项目建设中，我们都遇到过以下这样的情况：用户在验收项目阶段成果时，指出曾经要求的某个功能需求没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组成员，糟糕的是作为项目建设人员你却…无所知;或者程序员在设计评审时描述了他所负责的模块架构，然而软件开发出来后，发现这和用户的理解大相径庭，这些都说明了沟通在项目实施过程中的重要性。在成功的项目中往往感受不到沟通所起的重要作用，在失败项目的痛反思中，却最能看出沟通不畅的危害。当一个项目组付出极大的努力，而所做的作却得不到客户的认可时，是否应该冷静地思考一下双方之间的沟通问题?项目开发中最普遍的现象是一遍一遍地返工，导致项目的成本不断扩大，工期一再延迟，为什么不能一次把事情做好?原因还是沟通不到位。本文以上海铁路局网络安全工程项目为案例，论述在项目实施过程中，有效的沟通管理是项目成功的基础和关键之一。有效沟通要求遵循沟通原则，使用沟通技巧，选择合适的沟通方法，使用沟通工具，高效的会议沟通，适当的赞美和批评，高效的团队建设，良好的冲突管理。1、项目概况上海铁路局网络安全平台于2006年开始建设，整个项目投资1700万元，建设l=期为8个月。该项目是在上海铁路局现有网络上部署安全访问控制点，从而保讧E现有网络向目标方案稳定过渡，并实现全部功能。由于项目涉及范围广，因此对项目沟通管理提出了更高的要求：如何保持铁道部一信息所一各电算站一各车站不同层次人员之间信息的一致性，如何协调项目干系人之间的看法，提高客户满意度，是项目沟通管理的关键。上海铁路局网络安全工程是以TMIS和办公自动化网络为核心，调整网络结构，完善网络访问控制及安全服务功能，建设安全支持性基础设施，奠定能够有限保证网络安全的坚实基础，形成与其他应用子网安全的数据交换，支持并促进各应用系统信息安全建设，支持各应用系统信息实现安全的网络传输和交换。工程涉及上海铁路局机关局域网及蚌埠、南京、上海、杭州四个铁路电算站以及l81个联网车站的软硬件设备购置、软件开发及安装调试。在现有网络上增加部分网络访问控制设施，防火墙、网络动态隔离设备、病毒网关、日志管理软件。在铁路局实现外部服务网、内部服务网和安全生产网的三网分离;在信息汇聚点实现内部服务网和安全生产网的两网分离架构，实现广域网的流量控制和对广域网的保护，建立上海铁路局范围内域名系统和用户目录系统，完善访问控制系统，实现基于数字证书的用户身份认证、授权管理和漫游式单点登陆，建立日志和审计系统。2、沟通管理策略项目具有范同广、时间紧、项目干系人众多等特点。众多的项目干系人对项目沟通管理提出了更高的要求，如何保持内外范围、高低层次不同人员之间信息的一致性，如何协调关键项目干系人之间看法，使之有利于项目的顺利实施是上海铁路局网络安全平台项目沟通管理的关键。针对项目特点，制定了一个较完整的沟通管理策略，包含：沟通计划编制、信息发布、绩效报告和项目干系人管理。2.1编制沟通管理计划，信息发布，确定项目干系人的信息和沟通需求沟通计划编制作为项目沟通管理的第一个过程，其核心是了解项目干系人的需求，制定项目沟通管理计划。虽然所有项目都有交流项目信息的需要，但信息的需求及其传播方式却彼此大相径庭。重要的是对项目干系人的信息需求进行详细的分析、评价、分类，这些信息要求的总合就是项目的沟通需求。根据项目的特点，首先分析了铁道部一信息所一车站的组织结构，根据摸底确定各项目干系人分别对其组织、对项目的影响度，形成“项目干系人影响度分类表”;再进行各干系人信息需求分析确定“项目干系人信息需求表”，确定此表时对关键项目干系人进行了意见征求，目的是划断能否满足其需求并确定合适的信息格式、报送方式。在项目实施过程中，会有很多意想不到的情况发生，这就要求项目组成员在实施沟通管理计划进行信息发布的同时，对突发情况也要做出合理的反应。2.2绩效报告。收集并发布项目绩效信息的动态过程绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。项目干系人通过审查项目绩效报告，可以随时掌握项目的最新动态和进展，分析项目的发展趋势，及时发现项目进展过程中所存在的问题。状况报告描述项目在某一特定时间点所处的项目阶段，从达到范围、时间和成本三项目标上分析项目所处的状态。用量化数据回答“已经花费多少资金?完成某项任务要多久?工作是否如期完成?”等项目状态问题。进展报告描述项目团队在某一特定时间段工作完成情况。项目预测是在历史资料和数据的基础上，预测项目的将来状况与进展，根据当前项目的进展情况，预计完成项目还要多长时问，还要花费多少成本。在上海铁路局网络安全平台项目中，项目建设团队还使用了一种重要的方法一状态评审会议。项目组每周召开状态评审会议来交换重要的项目信息，会议能突出一些重要信息，迫使项目组成员对它们负责，以及对重要的项目问题全面进行面对面地讨论，激励小组成员在自己负责的项目部分上取得进展，便于相关领导及用户及时掌握最新动态和进展，预测发展趋势，制定和采取必要的纠偏措施。2.3通过项目干系人管理。提高客户满意度随着市场竞争的日趋激烈，项同干系人管理在项目中应用的意义和范围逐渐地加深和扩大。项目干系人管理重点是项目客户管理，其核心是提高客户满意度，以客户的全面满意为目标，协调项目内部与客户之间的关系。在网络安全平台项目建设中，建设小组认识到客户管理的重点是预测客户的需求并及时满足客户的需求。如何适应客户不断变化的需求，如何完美实现项目团队和客户之间的无障碍沟通，如何提高客户的忠诚度，是项目组的永恒追求。在项目管理过程中，项目组还特别重视规范的文档管理。主要强调了三点：(1)信息格式规范化。要求制作的文档格式符合项目团队规定的文档模版要求，以统一文档风格。这样就能以相对固定的格式统一语境平台，令沟通更为便捷、准确，防止各人随意发挥，文档百花齐放。(2)确保数据的真实、准确。在上海铁路局网络安全平台项目建设中，即使是一个车站的建设，亦涉及到大量的数据工作，如网络拓扑、IP地址分配、通信线路路径、各设备的型号、类型、接口，系统连接等各部分之间的连接描述，在工作中都需作真实、准确的记载。既提高了技术沟通的准确性，减少冲突，也方便项目新成员学习及El后维护。(3)文档的共宰与学习。文档存在的目的之一在于在团队中快速共享技术经验，避免成员问的重复沟通。如熟悉铁路业务的成员在部中心人员的技术交流后，把交流情况形成统一规范的沟通文档，通过文档的共享，昕有成员都能很快掌握这个问题，避免了重复沟通，达到了共享。项目的整个执行过程中，沟通管理计划的使用解决了项目干系人的各种差异化信息需要，保证了内外范围、高低层次人员信息的一致性，项目内部注重文档化的沟通策略减少了技术和管理方的冲突，