房地产石家庄分公司档案管理制度样本

档案管理制度石家庄远洋城房地产开发档案是过去工作和历史情况统计，它能够为工作提供备查依据。档案是历史真凭实证，是第一手参考材料。档案是企业文化关键部分，是企业成功金桥。为了加强档案管理，特制订本制度，请各部门实施。1.0档案基础程序包含档案搜集，整理，签定，保管，销毁，统计，检索，编号，利用，这九道工序是档案工作整体。她们之间相对独立，但又相互制约。2.0归档范围：企业多种含有保留价值文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等全部必需立卷、归档。具体分类：2.1办公文件包含企业多种请示和批复文件、多种申请文件（如：用印申请文件）、企业对外发文（企业发出各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等含有保留价值文件2.2证件性文书资料：包含法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、计划许可证、预售许可证、企业和产品取得各类荣誉牌匾和证书，证书、证实等。2.3法规性文件：包含上级频发、需企业实施，或由企业发行多种标准、规章制度等。2.4企业重大决议：包含由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成文件和会议材料会议统计等。2.5计划性文件：包含企业总体计划或计划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等2.6总结性文件:包含企业年度和月度工作总结、下属部门年度和月度工作总结、单向性工作总结调查汇报等2.7指示性文件：包含企业各类计划指标、技术指标、营销指标等和企业各类任命工作指示等。2.8凭证性文件：包含企业各部门上报在日常活动中形成原始统计和凭证、如财产情况房屋销售、协议书、协议书、意向书等原始统计和文本。2.9汇报性文字资料：包含企业上报各级主管部门文件资料和相关统计表，和企业领导在外部公共场所讲话，汇报或公布各类文书资料。2.10声像制品资料：包含企业及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，和在外学习，考察时或外部门提供，以声像形式统计下来多种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。2.11题赠性资料：包含上级领导和外协友好部门或个人提供题词书画，工艺制作等。2.12工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程完工验收文件，完工图等从立项到完工含有保留价值全过程系统资料。2.13会计档案：相关会计工作方针、政策、制度、预算、计划、总结、汇报、协议和往来文书全部应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核实专业材料可由会计部门自行归档。2.13人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。3.0企业设置档案管理员，档案管理员职责：确保企业及各部门原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案管理人员要严格实施企业档案管理要求，认真细致地做好档案保管和利用工作，充足发挥档案资料作用。逐步实现档案管理现代化、科学化。4.0档案搜集，就是把分散，和散失到其它部门各类档案资料，按相关要求，有计划地分别集中起来。其搜集关键方法是归档，即把企业活动中产生有保留价值各类材料，由办公室及企业下属部门和个人定时协同档案进行整理，立卷，归档。各部门在要求归档时间，把整理审定完成档案资料，进行归档。4.1移交档案要填写档案移交清单（见附件2），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。归档文件资料必需完整，真实，正确。4.2企业各类证照、批文在颁发之日起移交总裁办。企业章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总裁办。协议协议应在签署之日移交总裁办。凡已办理完成含有保留价值多种文件资料，均应在3日内递交总裁办立卷归档，对于一些专门文件，或驻地分散在外部分业务部门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可依据实际情况合适延长。5.0文件质量要求5.1字迹清楚、图物相符、图样清楚，图表整齐，签字手续完备。请示和批复，印本和底稿，正文和附件必需立在一起。5.2永久、长久保留文件不应用易褪色书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，严禁用圆珠笔或铅笔。5.3复印、打印文件及照片字迹、线条和影像清楚及牢靠程度应符合设备标定质量。5.4录音、录像资料应确保载体有效性。声像档案摄录必需具体统计事由，时间，地点，关键人物，背景，摄录者，归档声像资料必需是原版，原件，清楚，完整。5.5各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必需有原件，并保持其完好无损6.0机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。6.1绝密档案包含：企业经营发展中经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议、战略性合作协议及金额在100万元以上重大协议。6.2机密档案包含：财务资料；企业关键会议纪要；企业经营情况；人事档案、薪资性档案、劳动协议；技术资料；金额在10万-100万元协议。6.3秘密档案包含：关键项目资料；项目协议协议。7.0档案保留期限除政府相关法令或本企业其它规章制度特定者外，一律根据下列要求办理：7.1永久保留：企业章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；企业证照；各级批文；印鉴；企业年度经营计划；企业年度经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产全部权状及其它债权凭证；人事资料；大型活动图片、音像资料；其它核定须永久保留文书。7.2十五年保留：会计凭证；其它经核定须十五年保留文书。(其它财务档案保留期限按国家相关要求实施)7.3五年保留：期满或解除协议协议；完结后项目方案；其它经核定须保留五年文书。7.4十二个月保留：部门工作计划及工作总结；完结后部门请求汇报；8.0档案借阅8.1档案关键供本企业利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经企业领导同意，方可查阅。8.2各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围档案资料。如需查阅非本部门关键文件和有密级档案，须经企业领导或原形成档案部门同意，方可借阅。8.3档案借阅者应负责档案完整和完全，不得私自影印，复制，翻印，不得私自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。8.4对珍贵或易损档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印，照片，重印副本，摘录等方法。复制件应仔细校对，和原告无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必需，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。8.5档案通常不得借出，如有特殊情况，能够短期借阅，最多为5天，但必需办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要立即催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要立即追查，并汇报主管部门立即处理。8.6档案管理员和借阅利用档案人员要树立高度政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。8.7企业在职员作人员调离本企业时，需按要求整理已形成文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后，才能调离。8.8

有下列行为之一,据情节轻重,给（）处理,若组成犯罪依法追究刑事责任:(1)

毁损,丢失或私自销毁企业档案

(2)

私自向外界提供,抄摘企业档案

(3)

涂改,伪造档案

(4)

未立即上报归档者

9.0档案清理。9.1档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀。定时通风、防潮。9.2对破损档案立即进行修补。10.0档案销毁10.1企业任何个人或部门非经许可不得销毁企业档案资料。10.2对超出保留期限档案，由档案管理员登记造册，经相关领导和档案形成部门共同判定，按要求销毁。10.3经同意销毁档案，可单独存放六个月，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误损。10.4销毁文件必需在指定地点进行，并指定专员监销，严禁将文件作为它用，或做废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。销毁册应永久保留。石家庄远洋城房地产开发4月9日印发附件1档案调阅单填表日期：类别调阅部门调阅人档案内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至月日，计日复印张数/份数