物业管理行政人事作业规范

重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-1作业规范行政人事部岗位设置图版本：A修改状态：0签发人：第1页共1页签发日期编制采购专员副经理采购主管司机库管员文员资料内勤员培训专员行政人事专员行政人事主管经理助理经理采购专员副经理采购主管司机库管员文员资料内勤员培训专员行政人事专员行政人事主管经理助理经理重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-2作业规范行政人事部主要职能版本：A修改状态:0第1页共1页1.针对公司的经营管理目标和发展规划，提出合理的机构设置和职位配置方案，制定人力资源开发和管理计划。2.负责实施员工的招聘、培训、转正、考核和人员调配等工作，并建立人事档案。3.健全公司内部管理规章制度和岗位职责，制定工作标准和职业道德规范，监督检查实际执行情况。4.对员工、业主、住户以及相关方意识与技能的培训进行有效策划、实施和管理。5.跟踪公司的质量方针和目标适时实施人力资源管理。（含建立公司人才资源档案）。6.以公司名义向内向外发送的文件的起草和文印。7.安排各种会议，编写会议纪要、决议、领导讲话等材料。负责处理日常行政事务，协调各部门的关系，督促、检查各项决策、决议的实施，反馈有关信息。8.外部文件资料（含开发商移交的技术档案资料）的完整收集和保存及档案管理。9.公共关系事务的处理。10.法律事务的处理。11.本部日常管理工作台，以及电脑、局域网、清洁卫生的管理。12.公司各部门对公司的相关合同进行评审。13.有关部门按程序进行供主评定，负责在合格供方名单规定的单位中采购物资/服务（含重要设备的关键备品配件）。14.公司车辆、后勤、保密、安全等方面的管理，保证公司日常经营活动的需要。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-3作业规范行政人事部质量目标版本：A修改状态:0第1页共1页根据公司2003年质量目标，结合本部门实际工作制订2003年行政人事部质量目标：1.公司各项行政管理工作实现PDCA循环率100%2.员工培训覆盖率/合格率100%3.业主/租客培训覆盖率/培训合格率≥80%4.内外文件起草合格率≥90%5.内外部文件资料收集完整率及保存完好率≥95%6.公司本部清洁卫生日检查合格率100%7.公司公共/法律关系事务处理及时率/满意率≥90%8.完成公司领导交办事务的成功率/及时率100%9.合同评审率100%10.内外关系信息传递准确率/及时率100%重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-4作业规范行政人事部工作职责版本：A修改状态:0第1页共1页1.负责公司总部来电、来访、来信等日常行政接待工作。2.负责草拟公司行政公文（如通知、请示、决议等）和各类文件的打印工作。3.负责公司行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及文件档案资料的立卷归档工作。4.负责公司各类书籍报刊的购置、分类、保管、借阅、管理工作。5.负责公司行政印鉴及各服务中心印章管理工作。6.负责公司总部各部门及各服务中心的协调工作，落实上传下达任务。7.负责公司与万怡公司及其下属各分公司、楼盘项目部，行政人事主管部门及其它相关业务单位的沟通、联络、协调工作。8.负责办理公司各种业务招待活动。9.负责公司车辆的调度使用和维修工作。10.负责公司各部门/各服务中心所有物资的库存、调度及分配工作。11.负责公司各部门/各服务中心固定资产的建账、登记、领用等管理工作。12.负责公司行政人事部布局规划及办公环境、办公秩序的管理与维护工作。13.负责公司内部文体娱乐活动和其它各种对外活动的策划组织及安排工作。14.负责公司工商营业执照、资质证书等各种证件的管理及年审工作。15.负责公司行政人事部办公设施设备（计算机、复印机、油印机、传真机、饮水机、办公桌椅、空调机、文件柜等）的管理、维护、保养。16.负责协助各服务中心与市物价局、地房局、市公安局相关部门、物业服务中心业务联系及沟通工作。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-5作业规范行政人事部经理岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部经理岗位职责1.直接对总经理助理负责。2.按PDCA循环的方式对行政人事部工作实施管理并指导其员工的工作。3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。4.负责主持初审公司各项管理规章制度并监督实施。5.负责牵头对分包方、供方进行评价。6.负责办理公司工商营业执照、资质证书等各种证件的年审及变更工作7.主持合同评审。8.负责采购计划的审核。9.负责组织对文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供应管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄28岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-6作业规范行政人事部经理助理岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部经理助理岗位职责1.直接对行政人事部经理负责。2.按PDCA循环的方式协助行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。4.负责初审公司各项管理规章制度并监督实施。5.负责采购计划的初审。6.负责协助行政人事部经理组织对文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-7作业规范行政人事部副经理岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部副经理岗位职责1.直接对行政人事部经理负责。2.按PDCA循环的方式行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。4.负责协助经理对分包方、供方进行评价。并作好相关记录。5.负责初审公司各项管理规章制度并监督实施。6.负责采购计划的初审。7.负责管理职工食堂和员工宿舍。8.管理车辆和车辆的调度9.负责协助行政人事部经理组织对文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-8作业规范采购主管岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页采购主管岗位职责1.对行政人事部经理负责。2.负责对分包方、供方进行评价。3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购计划的编制。4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。5.负责按采购控制程序对质量目标实现情况的统计并将统计结果及时传递到品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，公司质量管理体系相关作业程序和作业规范。2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理的能力。3.具有一定的社会关系，并能及时根据公司的实际情况建立供方关系的能力。4.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作经验，年龄25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-9作业规范采购专员理岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页采购专员岗位职责1.对采购主管负责。2.负责对分包方、供方进行评价。3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购计划的编制。4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，公司质量管理体系相关作业程序和作业规范。2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理的能力。3.有一定社会关系，并能及时根据公司的实际情况建立供方关系的能力。3.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作经验，年龄25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-10作业规范行政人事主管岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事主管岗位职责1.对行政人事部经理负责。2.负责公司对外联系事务。3.与政府相关职能主管部门保持联系，及时了解当地物业管理行业动态及相关政策，并将所获取的信息及时向行政人事部经理报告4.负责公司规章制度和对外文件起草等和公司部行政人事事务的处理。5.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。6.负责协助行政人事部经理主持初审公司各项管理规章制度并监督实施.。7.负责对分包方、供方进行评价。8.审核公司刊物。9.负责对社区服务活动方案的审定。10.协助行政人事部经理组织对公司文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供应管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.具有一定的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。4.具有很强的沟通能力，能处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专及以上学历，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-11作业规范行政人事专员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事专员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按PDCA循环的方式，对公司人力资源实施动态管理。3.负责根据员工的招聘、录用等，并建立动态管理。4.负责牵头策划组织对相关方实施考核、验证，并保存记录。5.与各部门、各服务中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好协调工作。6.及时传达公司内部各种文件、通知，落实好上传下达任务。7.并将统计资料和数据及时传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，深刻领悟人力资源管理对于本公司兴衰存忘的重要作用，能熟练掌握人力资源管理技能的能力。2.具有对人力资源实施管理的能力。3.具有对员工考核过程按ISO9001：2000标准要求进行策划的能力。4.具有较强的组织和协调能力，确保培训的有效实施。5.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，具有三年以上相关工作经验；年龄25岁至35岁之间，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-12作业规范培训专员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页培训专员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按PDCA循环的方式，对公司人力资源实施动态管理。3.负责员工意识及技能方面的培训策划、组织、实施和验证。4.负责牵头策划组织对相关方实施培训、考核、验证与演练，并保存培训/演练记录。5.与各部门、各服务中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好协调工作。6.并将统计资料和数据及时传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，深刻领悟人力资源管理对于本公司兴衰存忘的重要作用，熟练掌握人力资源管理技能，熟悉员工培训程序、业主/租客培训程序。2.具有对员工培训和业主/租客培训过程按ISO9001：2000标准要求进行策划的能力。3.具有较强的组织和协调能力，确保培训的有效实施。4.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，具有三年以上相关工作经验；年龄25岁至35岁之间，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-13作业规范文员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页文员岗位职责1.负责公司总部各部门各类文件的打字（印）工作，并做好记录。2.3.负责公司总台的长途电话、传真机、总台电脑使用管理，做好使用记录。4.5.负责公司各种会议会前准备工作（如预订会议室、通知与会人员）。6.负责公司中高层例会、部门例会的会议记录分发至各有关部门。7.负责公司总部计算机（除财务专用外）、复印机、传真机的关机管理，联系维修，定期保养及及时更换墨粉、复印纸等工作。8.负责公司总部行政人事部报刊书籍的装订、接收、分类管理工作。9.负责公司总部各部门/各服务中心文件资料的复印、油印工作，并做好登记。10.负责按时开启、关闭公司总部行政人事部所有门窗（帘）、空调机及饮水机。11.负责公司总部行政人事部员工饮用水的订购及更换。12.负责给公司重要来访客人端茶送水，保持总台接待物品摆放整齐。13.负责定期更改和打印公司通讯录。14.负责公司总部打孔机、装订机的管理和使用。15.负责公司总部人员考勤登记工作。16.完成上级领导交办的其他工作。入职要求1.熟悉办公室的工作，接受过专业的礼仪礼貌知识培训，对物业管理方面的知识有一定的了解。2.具有较强的计算机操作技能，能熟练的应用办公软件进行文字表格处理。3.具有良好的语言表达能力，应变能力，亲和力强。4.其它要求：物业管理、文秘专业等相关专业大专以上学历，有一年以上相关工作经验，工作态度认真、不卑不亢、踏实肯干，年龄最好在21岁至26岁之间，女性为宜。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-14作业规范资料内勤岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页资料内勤员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责公司行政人事部各类行政公文（除人事任免）的草拟、送审、登记、保存、归档工作。3.负责公司外来文件（特指政府部门、上级公司、同级项目部）的收集、传阅、呈批、催办、保存、归档工作。4.负责公司总部行政人事部各类专业书籍、业务资料的分类、整理及借阅登记按期催还工作。5.负责接收登记公司内部（各部门/各服务中心）来函，及时分送各相关领导和部门处理并负责催办，最后分类整理归档。6.负责公司各部门/各服务中心各种合同协议送审、分发、归档、保存整理工作。7.负责公司工商资料、各类资质证书等机密资料的登记、归档、保管工作。8.负责公司总部行政人事部所有台式计算机、手提电脑、打印机、复印机、空调机等使用说明书、保修（维修）卡、驱动光盘等资料的登记、分类、整理、归档及借用管理工作。9.负责对公司各种活动图片、相（影）片、图表收集、分类、整理归档工作。10..负责装订公司各类文件资料。11.负责指导各部门/服务中心资料内勤员进行资料和档案管理工作。12.每月20日定期对公司所有档案集中系统整理、盘查一次。13.遵守公司保密制度，不散布、传播在工作中接触的公司资料、决策等属保密的事项。14.负责参与公司拟接管物业的标书或物业方案的策划和制作。15.完成上级领导交办的其他工作。入职要求1.了解职ISO9001：2000内容，熟悉公司各部门职责及工作程序，热爱物业管理内勤工作，熟悉文件资料控制程序，熟悉档案管理工作及相关的法律法规。2.具有文印能力，档案收集、分整、归档、整理和保管的能力，实施各种物业相关中介服务的能力。3.具备一定的计算机操作技能，会使用常用的办公软件。4.其它要求：物业管理、行政管理、法律等相关专业大专以上学历；接受过主管部门正规的物业管理培训，取得国家建设部颁发的物业管理上岗证；具有两年以上相关工作经验，年龄在23岁至30岁之间，身心健康，性别不限。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-15作业规范库管员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页库管员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责公司总部行政人事部所有物品、工具、材料的验收、入库登记并做好实物账的登记工作，负责各服务中心物资物品的调拨管理工作。3.严格按照物品领用制度进行办公用品、材料、其它物品的发放、回收并做好登记工作。4.物品出入库、调拨要及时登记，做到入账及时，入库单、出库单、调拨单等单据当日清理。5.掌握物品库存动态，负责物品申购计划；6.负责日常的仓库检查及每月月底各服务中心的盘点工作，并编制月度报表报送公司财务部；7.做好专用工具的借用、归还、登记工作，严禁私自借用工具及用品。8.负责仓库环境清洁卫生及安全消防管理工作；9.完成上级领导交办的其他工作。入职要求1.对ISO9001：2000的内容有一定的了解。2.有一定财务知识和计算机操作能力，具备仓库物资管理能力，熟悉财务盘点、物品盘存的相关流程。3.其它要求：行政管理、财经等相关专业中专以上学历，半年以上物质、仓库管理工作经验，为人诚实，作风正派，年龄在23岁至30岁之间。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-16作业规范司机岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页司机岗位职责1.负责公司的公务用车。2.服从调度分配，根据要求执行出车任务。3.负责车辆的日常维护和保养，注意保持车辆整洁。4.努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发现不安全因素，及时排除。5.加强安全意识，自觉遵守交通规则，保证行车安全。6.配合主管部门做好车辆的维修保养和年审工作。7.严格执行车辆管理规定，节约用油，降低能量消耗。8.下班后按指定地点停放车辆保管，严禁公车私用。9.完成公司领导交办的其他工作。入职要求1.熟悉各种机动车辆的驾驶技能、交通规则以及重庆交通地形。2.熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发现不安全因素，及时排除。3.其它要求：经过驾驶培训，取得相应车辆驾驶证，三年以上机动车驾龄，高中以上学历，年龄最好在23岁至40岁之间。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-17作业规范接待来访管理规定版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的明确公司行政人事部接待来访制度，树立企业良好形象，提高服务质量。2.适用范围适用于公司总部行政人事部总台接待工作。3.职责公司行政人事部负责来人来访接待工作。4.工作规定 4.1保持接待区域的整洁及待客用品（纸杯、茶叶）齐全。4.2工作期间要穿着工作制服或职业装，仪态端庄，保持良好的精神面貌。4.3来访人进入行政人事部，接待人员应点头示意或起立，以表示尊重。尽量少让客人久等，否则，应诚恳表示歉意。4.4及时、准确地记录来访者姓名、单位及来访意图，能解决的问题及时解决。自己不能解决的，应向来访者解释清楚或说明找哪个部门解决，杜绝说“不知道”。4.5有关人员不在，应礼貌地代为约定时间；如有重要事情，应在“接待记录表”内登记，并及时联系有关人员。4.6给客人指示方向或作介绍时，不要用一只手指指点点，应手臂伸直，手指自然并拢，掌心向上，身体前倾、眼睛兼顾对方并指示目标。4.7接待人员不得擅离岗位；如遇特殊情况离岗，必须请其他同事替换。4.8行政人事部接待的礼貌语言和礼貌动作：4.8.1客人进门说：您好、请坐、请喝茶、您请看。4.8.2客人走时说：谢谢、对不起、这是我应该做的、您慢走、再见。4.9迎接重要客人时，相应的领导、人员要出门等候，不能坐在室内静候。4.10他人相互交谈时，不要随便去旁听或随意插话。若须打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下可以吗？”得到允许后再插话。4.11客人在过道或楼梯间，工作人员不能从客人中间穿过，应先道一声“对不起，请让一下”，待对方移步后再从侧面通过。4.12送客时，应等客人站起来后同时起身，亲切道别。客人伸手之后再握别。4.13对一般的客人送到门口，等待客人提出“留步”后方可说：“原谅不远送，欢迎您再来。”返身进门时关门要轻，不能重重一扣。对于重要客人，领导或长辈，应扶送上车，待到车子启动，面带微笑挥手道别，目送车子远去4.14接听来电时，应使用礼貌用语，如所找的有关人员在场，应及时通知；如有关人员不在，重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-17作业规范接待来访管理规定版本：A修改状态:0第2页共2页可在“接待记录表”内登记主要内容，并负责跟进。5.质量记录5.1接待记录表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-18作业规范传真复印打印油印管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的为规范传真、复印、打印、油印工作制度，明确工作内容，提高工作效率。2.适用范围适用于公司行政人事部传真、复印、打印、油印工作管理。3.职责3.1行政人事部经理负责监督指导工作。3.2行政人事部文员负责传真、复印、打印、油印工作。4.工作规定4.1受控文件与机密文件资料，必须持有其领导签字的申请单及行政人事部审批的手续，方可复印、油印。4.2公司员工复印、油印、传真材料，须办理登记手续、审批手续并妥善保存备查。4.3严格控制复印和传真数量，非必要材料不予复印和传真。数量多，宜油印的材料不复印。4.4行政人事部不承接外单位及私人委托的打印、复印、油印传真文件。4.5打印机、复印机、油印机和传真机由专人保管，定期维修和保养。无关人员未经许可不得操作。4.6打字、复印室系机要重地，非工作人员未经许可不得入内。4.7除总经理批准的电话外，其它电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需填写“长途电话登记表”。5.质量记录5.1接收传真登记表5.2发送传真登记表5.3受控文件复印申请表5.4复印油印记录表5.5长途电话登记表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-19作业规范行政人事部文书处理管理规定版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的为使公文处理规范化、制度化和科学化，以提高公文处理的效率和质量。2.适用范围公司行政人事部的文书管理工作。3.职责行政人事部资料内勤员负责公司公文处理的管理工作。4.工作规定4.1公文处理4.1.公文处理主要包括；公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。4.1.2公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密。4.1.3公文种类：通知、通报、报告、请示、函、会议记录等。4.2公文格式4.2.1发文机关标识在公文正上方；4.2.2发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺序号、按顺序标识下方，如“万怡渝能字[2003]第001号”；4.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写；4.2.4公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置。4.2.5成文日期，一般以领导签发或会议通知的日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日。公文的起草和审批签发4.3.1公文起草的基本要求是：a)重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短、结构要严谨，层次要分明；b)拟稿人必须用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或红笔书写；c)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。4.3.2公文的审批签发程序为：行文稿先由行文部门负责人审核签名，再送行政人事部核稿，不属急件，一般不得将文稿重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-19作业规范行政人事部文书处理管理规定版本：A修改状态:0第2页共2页呈送领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。“请求”、“报告”和对外行文由公司总经理签发，一般例行事务性公文，由分管领导签发，最后由行政人事部编号签字并交打字室打印、其它各部门均不得直接安排打字员打印。4.4公文处理4.4.1公文处理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。4.4.2登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，以便今后回收和销毁。4.5分发公文4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部资料员签收、登记并及时分送；4.5.2根据公文性质和内容，由行政人事部经理提出处理意见，送领导阅示，或根据需要交有关业务部门办理；4.5.3凡需业务部门经办的公文，由行政人事部负责催办，并将落实结果报告主管领导。4.6承办公文是指接受下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等，承办请示的公文，凡属本公司权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示、可直接送领导审阅后批复、时限不得超过三天，承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-20作业规范行政人事部书籍管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范书籍管理工作，使书籍管理工作有序。2.适用范围适用公司所购书籍的管理工作。3.职责3.1行政人事部经理负责对书籍管理工作的检查指导。3.2行政人事部资料内勤员负责对书籍编号、归类、登记、保管、借阅等管理工作。4.0工作规定4.1书籍的日常管理工作由资料内勤员负责，行政人事部经理负责监管。4.2资料内勤员将所有书籍进行编号，然后登记在“书籍目录”中，内容包括：编号、书目名称、类别、册数、单价、购买时间、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。4.3资料内勤员按编号顺序将书籍依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、防腐蚀防虫蛀、防火、防盗工作。4.4资料内勤员每月对书籍进行一次清点，每季度将清点结果记录在“书籍目录”内报行政人事部经理审核参阅。4.5行政人事部每月底末将“书籍目录”提供给各个部门，供各部门选择借阅。4.6书籍出库一律办理借阅手续，否则不准出库。4.7借阅人员到资料内勤员处查阅“书籍目录”，按需要选择书籍，每一次一般不得超过两本，并在“公司资料文件/借阅登记表”中签名并注明借阅时间。4.8书籍借阅一般不超过15天，超过15天的需要办理续借手续(己被预约借阅的书籍除外)。4.9借阅人发现欲借阅的书籍已被他人借走，可向资料内勤员预约借阅。4.10书籍借阅工作必须经资料内勤员办理，同事之间不可相互转借。4.11借阅人应爱惜公司财产，在书籍中勾画、涂改、撕毁、损坏或因不慎丢失书籍，照价赔偿。4.12借阅人应在归还日期前主动将书籍归还行政人事部。经行政人事部两次催交不还的，视为丢失，由行政人事部将扣款项目报财务部，在员工当月工资内按书籍原价的两倍价款予以扣除。4.13借阅人将书籍归还，资料内勤员应注销借阅人签名。5.质量记录5.1书籍目录5.2行政人事部资料文件/书籍借阅登记表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-21作业规范办公用品使用管理规定版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的为明确员工领用办公用品制度，节约办公用品成本。2.适用范围公司总部行政人事部领用办公用品的管理工作。3.职责3.1行政人事部经理负责对办公用品领用管理工作的监督检查。3.2库管员负责办公用品领用管理工作。4.工作规定4.1办公用品供应采取集中管理、分部门申请、定期供应、尽量选配实用、低中档价格用品的原则。4.2办公用品的使用应本着节约实用的原则，各部门/各服务中心要按实际工作需要申报，不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，避免浪费和虚报。4.3库管员要经常深入各部门/各服务中心，了解办公用品使用情况，做出合理规定，保障供给。4.4办公用品定义：办公用品主要包括各种文具、清洁用具等。办公用品的发放由行政人事部具体负责实施。4.5办公用品的申请领用..4.5.重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-21作业规范办公用品使用管理规定版本：A修改状态:0第2页共2页5.质量记录5.1.物品领用登记表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-22作业规范公司物资物品盘点管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范公司所购物资物品的清查、盘点工作，掌握物资物品分配动态。2.适用范围适用于对公司物资物品的盘点工作。3.职责行政人事部库管员负责对公司物资物品的盘点。4.0工作规定4.1行政人事部物资物品盘点4.1.1每月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。4.1.2盘点对象为库存的办公用品、日用品、服装等物品。4.1.3库管员根据本月出入库单、调拨单等单据核对库存物资物品的数量。4.1.4将库存物资物品区分为物料用品、低值易耗品及固定资产，制作月盘点表，一式贰份，交财务一份，自备一份。4.2各部门/服务中心物资物品的盘点4.2.1库管员每月定时应到各服务中心清点库存的办公用品、工程用品、保洁用品和服装等物资物品。4.2.2库管员应会同各服务中心库管员共同清点。4.2.3各物资物品的数量清点完毕，行政人事部库管员与服务中心库管员应在盘点表上签字确认。4.2.4库管员自留一份，以核对下月各服务中心采购申请单。5.质量记录5.1入库单5.2出库单5.3盘点报告表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-23作业规范公司仓库管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范仓库管理制度，确保仓库物品完好。2.适用范围适用于公司办公用品、工装的仓库管理。3.职责行政人事部库管员负责入库物资物品的验收、出入库和调拨工作。4.工作规定4.1入库4.1.1对公司采购部采买的物料，库管员根据各部门/服务中心“采购申请”的要求对采购部采购回的物品会同相关人员按常用物料检验标准进行验证。4.1.2验收无误，办理入库手续，并填写“入库单”。4.2标识、贮存和防护：4.2.1入库物品分类摆放，进行标识工作，并登记实物保管帐。仓库实行规范管理，明确设立“合格区”、“待检区”、“不合格区”，并有相应标识牌。4.2.3经检验合格入库的物料放入“合格区”；已进库但还未检验的物料放入“待检区”；不合格物品放入“不合格区”库管员应经常对库房进行清扫，保持库房内干净、整洁。4.3出库4.3.1库管员按“先进先出”的原则发放物资物品，紧急情况下可先行发放，但事后必须补办出库手续，出库时应填写“出库单”。4.4调拨：4.4.1库管员按各服务中心交上的“采购申请单”内采购回的物资物品，填写调拨单，并交各服务中心仓库理管员进行核对签收。4.5物资盘存：4.5.1库管员每月底汇总出入库、调拨物料的数量、单价及结存数量，并作出实物盘点表，一式二份，交公司财务部一份，自留一份。4.5.2库管员依据结存数量，做出下月采购计划。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态：0签发人：第1页共4页签发日期编制1.目的规范公司物资采购、公司各种车辆及电脑网络系统的管理，确保公司物资采购来自合格供方，各种车辆及电脑网络系统运行正常。2.适用范围公司所有物品采购、材料、车辆、电脑等固定资产或流动资产的管理。3.职责3.1库管员负责按库存物资状况和物品质量监控情况核对各部门于每月底提交的《采购申请表》，并及时将核对、增删后的《采购申请表》交上级主管或总经理审批。同时做好公司材料库房的入库、保管、发放等工作。3.2公司采购专员负责按批准后的《采购申请表》及时采购相应的物资，并负责实施合格供方的适时增删。3.3工程管理部经理负责审批与工程相关的各种工具、材料物资的领用和零星急用物资的采购，并负责监督、管理。3.4行政人事部经理负责审批办公室物资的领用、车辆安排以及本规定执行情况的监督。3.5总经理负责审批车辆重大维修、保险办理以及重大事故的解决方案。3.6各部门经理或其指定的电脑操作员负责本部门所有电脑、网络设备的管理。行政人事部负责公司所有电脑的系统的维护、管理和相关人员的电脑知识的培训。4.管理规定4.1计划内采购申请每月25—30日，各服务中心、各部门填写《采购申请表》交库管员按库存物资状况和物品质量情况及时核对、增删，并报上级主管或总经理审批。经过审批后，由采购专员负责在每月10日以前采购入库。然后将《采购申请表》交库作为领用物质的依据。4.1.2计划外采购申请1)、服务中心在工程维修或施工中急需用的特殊或零星计划外物资，经库管员签字确认公司库房无存货，应填写《采购申请表》，其总价在100元以内，可由工程管理部经理直接购买，经库管员验证、登记后投入使用。2)、如总价在100元及以上的急用物资，应该由需用部门经理电话告知分管领导或总经理，征得同意后，由采购专员及时采购，办理验证入库手续，方可通知需用部门领出。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态:0第2页共4页3)、若因客观原因，采购需要时间较长，采购专员应及时向物资需用部门反映情况。需用部门协助采购、提供采购信息或选用替代物品，并及时通知因此受到影响的业主或客户，向其说明原因。4.2材料库房管理库房内保管物品要分类摆放，编号上架，建立物品保管卡片。4.2.3各保管处，各部门材料领用人根据《采购申请表》所列计划，分类填写《实物出库单》，必须有工程管理部经理签字认可，方能发放。否则，一切后果由库管员承担。4.2.4各服务中心，各部门无特殊情况，办公用品采取一个月一次领取。办公用品类物资的领用必须有行政人事部经理签字认可，并如实登记后，方可发放。否则，一切后果由库管员承担。.6库房应每月清库一次，做可到帐、卡、物相符合，并严格实施防火、防盗、防爆、防潮、防霉等防护措施。由行政人事部负责抽查。4.2.7各楼盘工程管理主管负责对每次领用的工程维修材料及时填入《材料领用台帐》，暂时未使用的材料存入本组材料柜。同时，将派工单及时交回服务中心负责人。各服务中心负责人负责对派工单所列的材料使用情况建立《材料使用台帐》。库管员负责对各楼盘材料，物质的领、用、库存情况进行随机抽查核对。每月25—28日，各服务中心将本月《物质耗用汇总表》交库管员进行核对汇总。并如实清退各工程组暂未使用的物质。4.2.8每月末，由库管员编制公司总的本月物质领用汇总表、领用物品总帐、库存状况、合格供方所提供物品使用质量状况等分别交财务部建帐和行政人事部审查，筛选合格供方。4.3车辆管理4.3.1一切业务用车由行政人事部安排和管理，驾驶员不得私自出车。4.3.2公司车辆由指定司机驾驶，换人驾驶必须经过行政人事部经理同意。各种车原则上不外借，确需外借，须车况良好，并征得行政人事部经理的同意，并由车辆指定司机驾驶。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态:0第3页共4页4.3.3公司车辆的使用、维护、保养、清洁、送修、加油、办理保险费、养路费、年检、随车工具及车辆证件等由指定的司机负责。4.3.4如遇到下列特殊情况，司机可直接出车，但事后应及时向行政人事部经理说明原因。1)工程设备维护抢修、故障排除、事故处理、救灾抢险是急需用车。2)员工抢救业主或业主以外受伤、危险、重病情等急需用车。4.3.5每次出车驾驶员必须填写《出车记录表》，写明出车事由、用车人、往返区域（含公里数）、批准人等，以便月底检查、考核。4.3.6公司车辆的维修、保养、年审等预计金额超过200元的，必须先填写书面报告（包括维修项目、维修地点、预计费用等），经总经理批准后由专职司机负责实施。4.3.7公司车辆，每天必须回公司车库统一停放，未经批准不得在外过夜停放。4.3.8司机应严格遵守交通规则，牢固树立安全第一的思想。严禁酒后开车、过度疲劳开车，严禁“三超一越”（超车、超速、超载、越红线驾驶），防止事故发生，维护车辆的完整、完好。如因驾驶员违规造成的赔款、罚款，由驾驶员自行负责。4.4电脑网络管理4.4.1电脑、网络的所有设备属于公司财产，仅限于公司日常管理工作，任何人不得私自开启计算机处理个人的事务或随意上网，更不允许玩电脑游戏。否则，发现一次处以20元以上的罚款。4.4.2公司电脑设备实行专机专用制。每台电脑、网络设备在领用前均由行政人事部对其配置进行全面登记注册，建立台帐，并将电脑贴上封条。由使用人在行政人事部《电脑、网络设备台帐》上签字认可后方可使用，并负责日常管理。发现人为损坏或丢失，由负责人根据情节轻重，承担相应赔偿责任。4.4.3电脑、网络设备在正常使用中出现问题或需要维护、维修，由使用人书面向行政人事部提请报修。维修时如电脑、网络设备及配件被确认无法修复，其变更后的配置应重新登记，并由使用人签字认可。.5因工作需要，增购电脑或网络设备，由需要部门将增购原因和电脑配置的大致要求书面重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-24作业规范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态:0第4页共4页报告行政人事部，由行政人事部在公司各部门现有设备中予以调配。无法调配时，经总经理批准后由行政人事部购买，并登记、建帐，由使用人签字领用。5.质量记录5.1采购申请表5.2出车登记表5.3电脑、网络设备台帐重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-25作业规范行政人事部工作检查考核管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的2.适用范围适用于行政人事部本部门各岗位员工。3.职责行政人事部经理负责对相关人员进行检查指导工作。4.工作规定4.1行政人事部经理对各岗位的工作检查包括周检及单项检查，每次检查应填写“工作检查记录表”。4.2行政人事部经理每周检查各岗位的工作，并及时了解本部门的工作动态。4.3行政人事部经理进行单项检查时，应将检查中发现的问题及时告知各岗位员工。4.4检查方法可采用查阅质量记录、提问、观察、向其它部门人员了解情况等方法；检查方法还应包括检查的数量，每次检查应注意对检查内容做循环安排。4.5单项检查为不定期抽检。4.6行政人事部经理应每月对行政人事部各岗位员工进行一次评分考核，考核依据为各岗位工作标准，填写《员工工作考核评分表》。4.7行政人事部应每年对公司员工进行一次平次综合评分考核，考核依据为员工每月工作考试得分，并详细填写《员工年度考核评分汇总表》。4.8对每年度工作成绩突出的员工，可推荐进行年度优秀员工评选,被提名评选年度优秀员工的人员需填写《优秀员工推荐审批表》经逐级审批后，才能参加评选。5.质量记录5.1工作检查记录表5.2员工工作考核评分表5.3员工年度考核评分汇总表5.4优秀员工推荐审批表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-26作业规范行政人事部接待人员工作标准版本：A修改状态:0第1页共2页1.0目的树立企业形象，提高员工素质。2.0适用范围适用公司行政人事部各项接待工作。3.0职责行政人事部主管负责对接待人员工作进行监督检查。4.0工作规定4.1接听电话标准：4.1.1所有电话，在铃响3声之内接答。4.1.2拿起电话后，先说“你好，重庆万怡渝能物业管理有限公司”，语气亲切柔和。.来往信函接收，发放传真标准：4.2.1接收公司各种来往信函，应当天分发至各相关领导或人员处。4.2.2收到传真件后，将传真内容登记在“接收传真登记表4.2.3传真件发送完毕后，应确认传真件是否准确、清晰地传到对方，并将传真内容记录在“4.3来访接待标准：.公文文件资料转呈、发放管理标准：4.4.1需上传下达的公文文件，应当天传达，并在“公文文件发放转呈登记表”内做详尽记录，要求接收人签字。4.4.2各部门/服务中心需领取的文件资料，应在三日内发放完毕，并在“部门/服务中心领取资料文件登记表”内做详尽记录，要求领取人签字。4.5复印机、油印机管理标准4.5.1正确使用复印机、油印机。4.5.2节约纸张，每次复印或油印时作废的纸张不得超过5张。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-26作业规范行政人事部接待人员工作标准版本：A修改状态:0第2页共2页4.5.3非必要材料不予复印。4.5.4数量多的资料，不复印。4.5.5每次复印、油印文件应在“复印油印记录表”中做详尽记录。4.5.6对复印机、油印机应每周进行清洁、保养，并及时添加墨粉、油墨及更换配件。4.6打印文件管理标准4.6.1正确使用电脑及打印机的详细程序，并按有关操作说明书的指导进行操作。4.6.2打印前应对文件进行校对，每次打印文件应做到及时、准确。4.6.3打印文件应按相应的规范、标准格式打印。4.7内务管理标准.2每天接收的报刊应当天装订、分类。4.75.0质量记录5.1公文文件发放转呈登记表5.2部门/服务中心领取资料文件登记表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-27作业规范资料内勤员岗位工作标准版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的规范各类文件的系统管理，提高工作效率和质量。2.适用范围公司行政人事部文件管理各项工作。3.职责行政人事部经理负责对文件管理工作进行监督检查。4.工作规定4.1各类文件管理标准4.1.1外来文件：外来文件分为：区政府各部门发文、市政府各部门发文、及各服务中心外来文件。收到外来文件送至相关部门领导看阅后，按时间顺序分类编号。按编号依次入档。清楚编写文件目录。4.1.2内部文件：内部文件分为：总公司发文、公司内部运作制度、公司内部发文、行政人事部内部发文、行政人事部上报文件、各服务中心内部文件，会议记录。各部门发文分类登记归档，各服务中心上报的文件应在10分钟内分送相关领导及部门处理，最后分类、编号、登记归档。4.1.3合同协议：合同协议分为：公司对外协议（工程、商务）、公司对外协议（服装）、公司对外协议（经营部）、各服务中心对外协议。合同协议按其性质分类，有关各服务中心的合同协议分别归入相应部门档案，编号、登记入档。4.2工商资料、各类资质证书管理标准：4.2.1将公司的工商资料、资质证书分别建档。4.2.2清楚编写文件目录。4.3各种书籍、投标书及物业管理方案管理标准4.3.1购回的书籍应当日编号，在“书籍目录”中做详尽记录，并按编号顺序依次放好。4.3.2资料内勤员应每个月对书籍清点一次。4.3.3各种投标书及物业管理方案应记录名称、份数和入档时间。4.4其它资料管理标准重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-27作业规范资料内勤员岗位工作标准版本：A修改状态:0第2页共2页4.4.1电脑、打印机、复印机、油印机、空调、吸尘器等使用说明书资料分类放置。4.4.2做好分类记录。4.5借阅文件资料管理4.5.1资料内勤员应在“公司资料文件/书籍借阅登记表”中对借阅的书籍、投标书、物业管理方案、各种文件资料及其他资料做详尽记录。4.5.2资料内勤员有告知借阅人各项注意的义务。4.5.3借阅重要文件资料时，资料内勤员应凭总经理的批准签字，方可借出。4.5.4借阅人未主动归还书籍、投标书、物业管理方案、各种文件资料及其他资料的资料内勤员应在借阅期满之日向借阅人催还或办理续借手续。4.5.5借阅人归还各类书籍或其它文件资料，资料内勤员应在归还时注销借阅人签名。5.质量记录5.1档案材料目录表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-28作业规范库管员岗位工作标准版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的为规范仓库管理工作制度，使各种物资物品调配有序。2.适用范围公司行政人事部库管员。3.职责行政人事部主任负责对库管员工作进行监督检查。4.工作规定4.1物品仓库保持清洁，各类物品摆放整齐，标识清晰。4.2每次购回的物品、工具、材料应当天与采购员共同验收数量及规格。4.3购回的物品、工具、材料应当天入库，填写入库单。4.4配合采购员将各服务中心所需的物品、工具、材料分类整理并包装好。4.5当日填写调拨单，并交给采购员。4.6要求采购员送货后，将调拨单交给各服务中心库管员进行核对验收，并要求其填好调拨单第二、四联。4.7库管员凭返回的调拨单分类入账。4.8行政人事部人员需领用物品、工具、材料时，库管员应在其领用时写好出库单，并入账。4.9每月底应在28日前做完各项物品、工具、材料的清点工作，并将月盘点表及各种单据同时交于财务。4.10每月24日至26日应到各服务中心清点各种物品、工具、材料，清点报告交财务一份，采购部一份，自存一份。4.11每月账物应相符，发现问题应在三日内查明。4.12每年底结清本年物品清点后，应在第二年一月十日前建好新账。4.13库管员应每周对仓库清理一次，保持仓库清洁。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-29作业规范司机岗位工作标准版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的为明确司机的工作制度，加强司机工作的规范性。2.适用范围行政人事部司机各项工作。3.职责行政人事部主任负责对司机工作的检查监督。4.工作规定4.1敬业守业，服从分配，尽职尽责做好本职工作。4.2树立良好的职业道德，严格遵守交通规则，不准违章行车、超速行驶、强行超车，严禁酒后开车。4.3严守纪律，准时到达预定开车地点，不准擅自改变行车路线。4.4正常情况下每半个月清洗车辆1次。4.5按要求维修保养车辆，保证正常出车，发现不安全因素，一天内排除。4.6认真遵守公司规章制度，严禁公车私用。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-30作业规范文书资料发放登记管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范公司公文、资料的分发、登记管理制度。2.适用范围适用于公司文书资料发放管理工作。3.职责行政人事部接待人员负责公司文书资料的分发、登记管理工作。4.工作规定4.1公文的发放登记4.1.1由高层领导部门签发的公文，应凭总经理、4.2文件资料的发放登记4.5.相关记录5.1文件审批表重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-31作业规范公司档案管理规定版本：A修改状态:0第1页共5页1.目的规范档案的编号、分类、整理及借阅工作。2.适用范围适用于公司各类档案的管理。3.职责3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。3.2行政人事部经理监督管理的实施工作。3.3行政人事部资料内勤员负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。4.工作规定4.1档案的编号4.1.1公司编号为公司英文缩写；4.1.2部门编号：a)行政人事部编号为：BG；b)客户服务部编号为：KH；c)企划部编号为：QH；d)物业管理部编号为：WG；e)协管部编号为：XG；f)经营发展部编号为：JY；g)卖场服务中心编号为：MC；h)品质管理部编号为：PZ；i)工程管理部编号为：GC；4.1.3年份编号：引用年份—2000、2001、2002……。4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。4.1.5档案编号举例：※※—※※—※※※—※※※档案编号类别编号部门/服务中心编号物业管理公司编号重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-31作业规范公司档案管理规定版本：A修改状态:0第2页共5页4.2档案的分类必须按档案分类项目进行档案的整理和归档。4.2.1区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：a)行政、人事类；b)财务类；c)公共事务类；d)保洁类；e)园林绿化类；f)工程维修类；g)经营类；品质类；客户服务档案4.2.2全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性，我们采用组织机构——问题分类法，如：——收文类——合同类a)行政人事部———员工人事档案——图纸类——后勤类———收文类b)财务部———————发文类———报表类———账册类———凭证类———合同类重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-31作业规范公司档案管理规定版本：A修改状态:0第3页共5页——工程图纸类——合同类——收文类c）服务中心—————发文类——业主档案类——维修类——投诉类——回访类——有偿服务与多种经营类——计划总结类4.3立卷与编制目录4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成卷。资料内勤员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：a)根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸；b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：——公司行政人事部收文：※※※-B·R-收文；——公司财务部报表：※※※-C·W-报表；——物业服务中心管理组业主档案：※※※-※※※-G·L-业主档案。c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放在相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2编制目录：a)资料员在档案盒内首页位置准备活页“档案目录”；b)每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在“档案目录”（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注项目）中，以便查阅。4.3.3正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可根据材料与类目的密切程度进行归类。4.4档案的保管期限4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种，确定档案材料的保管年限。一般档案重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-31作业规范公司档案管理规定版本：A修改状态:0第4页共5页分为永久保管、长期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下等）。4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。4.5档案的保管4.5.1档案保管的工作任务是：a)便于查阅；b)保证档案的安全；c)防止档案的损坏；d)采取修复技术、延长档案寿命。4.5.2档案的保管程序：a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给资料内勤员；b)资料内勤员将该资料登记在“档案目录”中，归入相应案卷并统一编号；c)资料内勤员定期将“档案目录”输入电脑，以便查询；d)档案原则上保管原件。4.5.3档案应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。发现异常或被盗，丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。4.5.4各部门/服务中心代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向行政人事部移交，实行统一管理。4.5.5档案工作应统一领导，分级管理。公司行政人事部负责公司的主体档案，对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作。4.5.6公司行政人事部应保存的基本材料有：会议记录、上下行文、政府文件、工作计划、总结、报告、规章制度、物业管理委托合同、物业管理各项分承包合同、协议。4.6档案的密级4.6.1a)绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案，公司重大经营、管理、决策形成的档案，财务类档案及其它属绝密的档案；b)机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文件（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其它属机密的档案；c)普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。4.7档案的查询权限重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-31作业规范公司档案管理规定版本：A修改状态:0第5页共5页4.7.1总经理可查阅公司所有的档案。4.7.2副总经理可查阅分管部门工作的档案。4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。4.8档案的查阅/借阅/复制4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在“文件查阅/借阅/复制登记表”中登记。查阅/借阅/复制档案须认真办理登记手续，保证按时归档。4.8.2档案管理人员审核其查（借）阅资格：a)权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；b)权限外的，资料员开具“档案借阅/复制审批表”给查阅人办理审批手续：属部门（财务类外）的档案，由部门负责人审批；属服务中心的档案，由服务中心经理审批；属公司的档案，由分管副总经理审批；财务类的档案由总经理审批。4.9在档案归还日期前，资料内勤员应督促借阅人将档案完好交还档案室。4.10须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。4.11档案的销毁4.11.1超过保管期限的，由资料内勤员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报行政人事部主任审批。4.11.2行政人事部主任审核无误，后报分管副总经理审批。4.11.3总经理审批同意后由行政人事部、人力资源部指定3名监销人员（行政人事部主任、人力资源部经理、资料内勤员）将超过保存期限的档案销毁。4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-32作业规范办公室管理规定版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制1.目的为加强公司管理，创造良好的工作环境，树立和维护良好的公司形象。2.适用范围适用于公司各本部及各服务中心办公场所的管理和控制。3.职责3.1行政人事部经理或服务中心责任人负责监督实施4.办公室管理规定4.1员工在办公室应保持衣冠整洁，严禁在办公场所内乱丢垃圾、纸屑等，严禁随地吐痰，用餐完后，请将饭盒等杂物置洗手间垃圾桶内，保持清洁良好的办公环境。4.2严禁涂画、污损桌面、墙面等，以免破坏办公场所的整洁，影响观瞻。4.3办公区域内禁止吸烟。4.4在工作区内严禁高声喧哗，禁止追逐打闹；讲话力求文明、礼貌，不得污言秽语，讲话声量以不影响他人工作为原则。4.5下班后应将办公桌上物品摆放整齐，保持桌面整洁，办公椅推入台面下，树立整洁有序的工作风格。员工的办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。4.6办公时间员工应坚守工作岗位，需暂时离开时应与同事交代，否则按旷工处理。4.7办公室乃办公重地，不准带闲杂人员入内。接待来访、业务洽谈要在洽谈室内进行。4.8最后离开办公室的员工必须关闭电脑、空调、电灯等用电设备，关锁好门窗，如未加留意而造成的物质损失由当事人承担。4.9员工在工作时间严禁玩电脑游戏，非因工作需要严禁上网浏览及网上聊天。使用电话应力求言简意赅，勿占用时间过长，严禁拨打自动声讯电话，严禁占用电话炒卖股票，因私电话时间每次不准超过3分钟。4.10员工对未经明示事项之处理，应请示上级，遵照指示办理。员工应服从公司管理人员合理的工作编排调配，不得采取不合作态度或拒绝完成所分配的工作，在言行上时刻注意协调和谐，没有协调就不可能有好的效率。4.11对公司的一切公物要倍加爱护，办公设备作为本公司公务使用，员工不得利用其处理私人事宜。外借公司物品、文件、资料、书籍等，必须办理借领手续。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-32作业规范办公室管理规定版本：A修改状态:0第2页共2页4.12员工应保持勤俭节约的习惯，如不需提供对外文件或资料等，应利用可继续使用的纸张打印、复印或书写，并自觉将可二次使用的纸张集中在复印机或传真机旁。4.13员工应保守公司商业秘密，严禁擅自复制、查阅及泄露公司文件及资料，不得携带机密资料外出。公司有权即时解雇外泄公司机密资料的员工，并保留采取法律行为的权利。4.14员工在对外公务过程中不得有任何有损公司形象的言行。4.15公司接待外来人员、开办公会议及员工平时阅览资料时，使用完毕应把书籍、资料等放回原位，并清理杂物，保持整洁。4.16财务部作为财务人员办公及保管财务档案资料的地方，除财务人员及公司高层领导工作需要外，其他人员非工作需要不得入内。外来人员严禁进入财务部。4.17员工要经常留意告示板上的信息，但切勿擅自张贴或更改板上的通知。4.18员工在受到损伤或观察到某些危险情况时，要及时采取有效措施并通知部门负责人。4.19严禁打探其他员工的工资薪酬。4.20请适当引导新员工了解并遵守公司各项规章制度。4.21以上办公室管理规定由行政人事部负责监督执行。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-33作业规范保密管理规定版本：A修改状态：0签发人：第1页共2页签发日期编制1.目的为确保公司保密文件、资料的安全，防止重要业务资料外泄、更改或丢失。2.适用范围适用于公司被列入公司保密范围的文件、资料、档案和涉密的部门或个人。3.职责3.1行政人事部设专人负责保密文件、资料、档案及涉密业务的管理工作，各部室/服务中心确定相应的兼职保密员（一般由各部门经理、服务中心负责人兼任）。4.管理规定4.1公司秘密的范围4.1.1公司的经营方针、发展规划、年度投资计划、项目规划及其实施的进展情况。4.1.2公司研究掌握的市场动态、信息。4.1.3公司内部的重要文件，包括管理方案、内部制度体系、员工手册、质量手册、程序文件、作业规范、经济合同、招投标文件、谈判记录、会议记录、工程资料、财务资料及其它与公司经营活动有关的资料。4.1.4员工的薪酬、福利。4.1.5其它需保密的事宜。4.2员工的保密职责4.2.1严守秘密，不以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司秘密。4.2.2不向其他部门员工窥探、过问非本人工作职责内的公司秘密。4.2.3秘密文件应存放在有保密设施的文件柜内，不得带有秘密性质的文件到无关的场所。4.2.4计算机中的保密文件必须设置口令，并将口令报告部门负责人。4.2.5不在公共场所谈论公司保密事项或交接保密文件。4.2.6保密文件、资料不准私自翻印、复印、拷贝、摘录、借阅和外传。因工作需要翻印、复制时，需经部门负责人批准后办理相关手续，报行政人事部备案。4.2.7凡召开重要会议，与会人员不得随意泄露会议内容，会议记录要集中管理。4.2.8公司的保密文件作废时应及时销毁，不得乱扔乱丢。4.2.9不得将公司的秘密资料作废品、废纸出售。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-33作业规范保密管理规定版本：A修改状态:0第2页共2页4.2.10员工离开办公场所时，必须将文件资料放入抽屉或文件柜中。4.2.11部门负责人对本部门的保密工作负责。4.3对调职、离职员工的保密规定4.3.1调职或离职员工必须将自己保管的保密文件或其它东西，上交部门负责人，切不可随意移交给其他人员。4.3.2调职或离职员工仍应继续承担保守公司秘密的义务，三年内不得利用在本公司所获得的技术成果，所掌握的市场信息、客户资料从事与本公司经营范围相同的工作。4.4保密工作的奖惩4.4.1对于忠于职守，坚持原则，对维护公司秘密做出成绩的，或有效地制止重大泄密事件者，将根据公司奖惩制度的有关规定给予表彰和奖励。4.4.2对于违反公司保密制度或造成泄密事件者，将根据公司奖惩制度，视情节轻重和危害大小给予相应的处罚。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-34作业规范公司员工礼仪行为规范版本：A修改状态：0签发人：第1页共4页签发日期编制1.目的为加强公司精神文明建，增强员工服务意识，树立企业良好形象。2.适用范围适用于公司全体员工日常行为。3.职责3.1各部门、服务中心负责本规范的具体实施，并结合《员工综合绩效考核标准》中“行为规范”的相关内容对所属员工进行考核。3.2本规定由行政人事部、品质管理部负责执行情况的监督检查。4.礼仪行为规范4.1职员必须仪表端庄、整洁。具体要求是：4.1.1头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。4.1.2指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性职员涂指甲油要尽量用淡色。4.1.3胡子：胡子不能太长，应经常修剪。4.1.4口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。4.1.5女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。4.2工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：4.2.1星期一至星期四a.男职员：着衬衫、西装、深色皮鞋，系领带；b.女职员：着有袖衬衫、西装裙或西装裤、有袖套裙，着丝袜皮鞋；4.2.2星期五a.可着与工作场所相适应的轻便服装，但短裤、无袖装、超短裙不在此列;公司另有统一着装要求的，按具体着装规定执行。b.上班时间职员应佩戴工牌；转正后，公司将根据职员所提供的个人资料统一制作工牌及印刷名片。4.2.3注意：1)衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。2)不得肮脏、破损或歪斜松驰。重庆万怡渝能物业管理公司文件名称编号：CWBG-34作业规范公司员工礼仪行为规范版本：A修改状态:0第2页共4页3)鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。4)女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽。5)职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。4.3在公司内职员应保持优雅的姿势和动作。具体要求是：4.3.1站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间;会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。4.3.2坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方;要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。4.3.3公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。4.3.4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的，异性间应先