采购管理制度

文件名称采购管理制度编号版次YRSR/WI-12-2010拟制部门采购部审核人批准人修订发布时间2010年3月1日受控状态1.0总则1.1为规范物资采购行为，降低采购成本，确保公司各项物资按时供应，特制定本制度。1.2原辅材料、包材、促销品、宣传品、零配件、劳保用品、固定资产等物资采购的商务谈判由采购部统一组织实施；2.0采购申请管理2.1生产用原辅材料、包材申购由采购部根据产品月生产计划制订《月原材料需求计划与安全库存表》经总经理审批。2.2各部门添置大宗办公用品时,需填写《物资采购申请表》交行总经理批准。2.3零配件、劳保用品申购由生产部填写《物资采购申请表》经副总经理审批。2.4固定资产申购由使用部门填写《物资采购申请表》经总经理审批。2.5《物资采购申请表》必须按要求填写完整。3.0供应商准入与评审管理3.1原辅材料、包材、外协粉采购必须在通过准入程序的合格供应商中进行，原辅材料、包材供应商的准入必须严格执行供应商准入程序，其他物资在采购前，同样必须严格审查供应商资质。3.2严格执行供应商评审程序，对评审不合格的供应商予以淘汰，停止供货。4.0采购定价管理4.1采购招标比价前，必须了解市场行情，写出市场行情调查报告，收集三家以上同行企业的书面报价资料。4.2严格执行招标比价制度，每项物资的采购必须有三家及以上供应商参与投标或比价。4.3根据采购物资的实际情况，由采购部组织成立招标工作小组。原辅材料、包材招标工作小组由采购部、生产部、研发办组成；固定资产招标工作小组由采购部、生产部、研发办组成；其他物资的采购招标工作小组根据需要由采购部组织成立招标工作小组。招标工作小组成员可根据实际情况进行调整。4.4随时对每种采购物资的主要成本异动行情跟踪分析，并于每季度出主要采购物资价格分析报告，建立采购物资成本分析档案。5.0采购合同管理5.1单次采购价值高于1万元时,必须签订采购合同。5.2严格执行《经济合同管理制度》，《合同审批单》需招标小组成员或参与谈判人员签字；原辅材料、包材采购合同需生产部审签；固定资产采购合同需总经理审签；其他物资采购合同根据实际情况需相关部门审签5.3合同执行过程中,对物资价格因市场行情发生变化进行调整时,应制订《价格审批单》报分管负责人、总经理审批。6.0采购计划管理6.1上年末，采购部根据《年度生产计划》拟订《年度采购计划》，经分管负责人审批后，规划和组织年度采购工作。6.2每月28日前，采购部根据计划配送部下达的月生产计划，以及5天≤库存材料可使用天数≤30天的原则（特殊情况除外），制订《月原材料需求计划与安全库存表》，报总经理审批后实施采购。6.3财务部于每月25日对库存进行盘点；采购员的月度绩效工资与《月原材料需求计划与安全库存表》执行情况挂钩。6.4如遇包材改版，采购部应在第一时间将相关信息通知供应商做好准备；并于新版包材到位前的40天对供应商和公司的旧版包材进行盘点，根据盘点人确认的盘点数，结合新版包材到位时间，确定最后一次旧版包材订单数量。每次改版时，因采购原因所造成的各品项旧版包材损失不得超过10000元，否则，对相关责任人予以处罚。6.5随时跟踪临原材料的保质期，对离过期三个月的原材料必须及时做出处理，严防过期报废造成损失，否则，对相关责任人予以处罚6.6采购部应与生产部、品控部、研发办、仓库保持紧密沟通，严防因沟通不到位造成工作失误。7.0物料调拨管理7.1采购部根据生产日库存情况、生产计划、货物运输周期,及时调拨货物。7.2仓管员必须凭送货者持有供应部开具的《送货通知单》或《订货通知单》或《调拨单》收货。7.3采购部应将供应商的来料和调拨情况进行登记与统计，每月27日与各原材料保管员就原材料调拨与入库进行核对并及时纠错。8.0发票审核管理8.1采购发票由财务部统一收取并审核后,及时入账。8.2发票经手人应对发票妥善保管,凡因保管不善造成丢失或损坏给公司造成损失,由当事人负责。9.0物料质量管理9.1采购部严格按照质管部制定的质量标准采购。对检验不合格的，采购部在接到《质量信息反馈单》后，及时按采购合同约定予以处理；原则上予以退货，特殊情况需降价或作其他处理的需报总经理批准。供应商档案管理9.2在供货供应商均须建立档案。9.3档案按大宗原料、辅助材料、包材、其它分类；9.4供应商档案应包括如下资料：9.4.19.4.29.4.39.4.49.4.59.4.69.4.79.4.89.4.99.4.109.4.119.5供应部对档案应安排专人保管，档案保管员因故更换时需办理移交手续，相关人员需翻阅档案时须经保管员同意，非相关人员翻阅档案须经供应部部长同意。9.6档案保管员应经常与相关供应商保持联系，随时了解供应商的有关情况变化，及时更新或补齐相关资料。9.7对临时供货的供应