公司客户接待管理制度

第1页共9页接待管理制度1、目的为了规范公司各项接待管理工作，特制订本制度。2、范围本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核销。3、接待参观3．1接待要求公司各类接待由公司行政部负责统筹安排,其他部门未经许可一律不得私自安排接待(包含住宿、就餐、旅游、参观等)。3.2接待程序3.2.1、贵宾、团体：包括社会名流以及国内外大型企业的负责人、学校或社会团体等。基本程序为：公司行政部接到来访、参观通知→行政部请示公司相关负责人同意并签署意见后迅速办理→行政部拟定接待方案或接待指南报行政主管审核、行政总监审批→行政部指定专人将方案或指南发放给相关责任人、部门和单位→行政部统筹、协调做好接待准备工作→相关人员按既定方案完成接待任务（安排讲解、会务、进餐、住宿、旅游等）→送客人离开。3.2.2、客商：包括商家代表、新客户及与公司有业务往来的相关人员。基本程序：公司行政部接到来访参观通知→行政部拟定接待方案报行政主管审核、总监审批→行政部指定专人将方案发放给相关责任人、部门和单位→行政部统筹、协调做好接待准备工作→按既定方案完成接待任务（安排讲解、会务、进餐、住宿、旅游等）→送客人离开。3.2.3、遇到临时性和紧急性接待任务，由公司行政部及时通知相关责任人、部门及单位做好各项准备工作，按要求完成接待任务。4、接待用餐4．1、用餐地点4.1.1、各级领导、各类参观考察团等到公司考察、调研，接待用餐原则上必须安排在公司食堂。4.1.2、上级领导或重要来宾如需在外进餐，必须经分管副总或总经理审批。否则，由此产生的费用一律由经办人承担，且财务部不予报销。4.2、审批程序4.2.1、公务接待：由各相关部门填写“接待申请单”，报行政部部长审批同意后，安排用餐。4.2.2、若需在其他餐馆安排进餐，执行以下流程：相关部门提出申请→行政部部长审批→行政主管统筹安排用餐并做好用餐登记。4.3、相关要求4.3.1、1、各级领导、各类参观考察团等到公司考察、调研，接待用餐安排在公司办公楼食堂。

2、元以下标准客餐（含元）部门负责人审批，元以上标准客餐（含元）须报行政部负责人审批，元以上标准客餐（含元）须报副总审批。公司内部所有接待用餐一律实行“接待申请单制”（审批程序必须符合本制度相关规定），标准原则上按元/人予以安排。4.3.2、如来访客人、用餐人数等发生变化或需取消预订用餐，公司预订用餐部门负责人或该部门工作人员须及时告知行政主管，由行政主管根据实际情况做出合理调整或及时与宾馆沟通取消预订用餐。如因沟通不及时，导致接待安排不周或造成人为浪费，由订餐部门负责人承担一切责任和损失；因统筹协调不到位，造成接待工作失误或人为浪费，由行政主管承担一切责任和损失。4.3.3、用餐结束后，用餐部门负责人或经办人须认真核实菜品、酒水消费情况，并在进餐单上据实签字（要求字迹工整、易识别，注明接待事由，签姓名及手机号码），行政主管审核确认。4.3.4、行政主管和参与接待的工作人员要加强对接待酒水的管理，对未使用或剩余酒水须及时清点、盘存、归库，避免造成浪费。4.3.5、任何部门或个人不准以公司或部门名义私自在外签约协议酒店或其他餐馆订餐，否则由此产生的费用一律由订餐人承担，财务部不予报销相关费用。4.3.6、签约协议酒店对未按程序申请用餐的部门或个人给予挂帐处理的，其费用一律由签约协议酒店或其他餐馆自行承担，财务部不予结算相关费用。4.4、费用结算4.4.1、在公司的签约协议酒店接待客人用餐，由签约酒店财务部按月整理、汇总公司进餐消费清单，并据实开具消费发票（“接待申请单”附后），经公司行政主管签字确认，报行政总监核实、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理审批后，财务部方能结算费用。4.4.2、由行政部行政主管负责安排客人在签约酒店、宾馆进餐的，根据实际消费情况，每季度（或半年）由行政主管到各酒店核对消费清单，并按合同协议条款审核确认后据实开具餐饮发票，报行政总监核实、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理审批后，财务部方能结算费用。4.4.3、各部门按照分管副总指示，在各签约协议酒店接待客人进餐的，由经办人据实开具餐饮发票，经分管副总签字、副总经理（财务）审核、总经理审批后，财务部方能结算费用。5、接待住宿5.1、住宿地点5.1.1、各级领导、各类参观考察团等到公司考察、调研，接待住宿原则上必须安排在公司的签约协议酒店。5.1.2、上级领导或重要来宾等需在签约协议酒店、宾馆住宿的，必须经公司分管副总或总经理审批同意。否则，由此产生的费用一律由经办人承担，财务部不予报销住宿费用。5.2、审批程序5.2.1、公务接待：由行政部行政主管填写“接待申请单”，报行政总监审批同意后，再统筹安排住宿。5.2.2、部门接待：由部门工作人员向行政部行政主管提出申请，并按要求填写“接待申请单”，报部门负责人审核（超过三天须分管副总审批同意），再由行政部统筹安排住宿。5.3、相关要求5.3.1、公司内部所有接待住宿一律实行“接待申请单制”（审批程序必须符合本制度相关规定），如遇特殊情况无法提前到接待办填写“接待住宿单”，须由部门负责人口头向行政部行政主管提出住宿申请，入住后须在一个工作日内补办相关手续。5.3.2、客人住宿安排标准：按2人/间予以分配，安排普标。如有特殊情况需提高标准的，须报公司分管副总或总经理批准。5.3.3、如来访客人、住宿人数等发生变化或需取消预订住宿，预订住宿部门负责人或该部门工作人员须及时告知行政主管，由行政主管根据实际情况合理调整或及时与宾馆沟通取消预订住宿。如因沟通不及时，导致接待安排不周或造成浪费，由预订住宿部门负责人承担一切责任和损失；因统筹协调不到位，造成接待工作失误或人为浪费，由行政主管承担一切责任和损失。5.3.4、住宿结束后，负责接待的部门负责人或经办人须认真核实房型、房号、住宿时间及房间物品消费情况，并在住宿单上据实签字（要求字迹工整、易识别，注明接待事由签姓名及手机号码），行政主管审核确认。5.3.5、任何部门或个人不准以公司或部门名义私自在公司签约酒店或其他宾馆订房间，否则所发生的费用一律由经办人承担，财务部不予报销相关费用。5.3.6、公司签约酒店或其他宾馆对未按程序申请住宿的部门或个人给予挂帐处理的，其费用一律由签约酒店或其他宾馆自行承担，财务部不予结算相关费用。5.3.7、客户来公司办理业务需安排住宿时，老客户本人按元/天/间支付房费（普标），首次来公司的新客户由公司承担住宿费用，行政部按本制度规定的接待流程予以安排。5.4、费用结算5.4.1、在公司签约酒店或宾馆用餐、住宿的，由签约酒店财务部按月整理、汇总公司用餐、住宿消费清单，并据实开具消费发票（“接待申请单”附后），经行政主管签字确认，报行政总监核实、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理审批后，财务部方能结算费用。5.4.2、各部门按照分管副总指示，在签约酒店接待客人用餐、住宿的，由经办人据实开具住宿发票，经分管副总签字、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理审批后，财务部方能结算费用。6、接待旅游6.1、旅游地点6.1．1、各级领导、各类参观考察团、商家代表、新客户及与公司有业务往来的相关人员等到公司考察、调研等，接待旅游景区原则上只能安排在本市景点。6.1．2、上级领导或重要来宾等需在本市周边其他景区或者本市以外景区参观旅游的，必须经公司总经理审批同意。否则，由此产生的费用一律由经办人承担，财务部不予报销相关费用。6.2审批程序旅游申请一般在“接待方案”或“接待申请单”中一同报公司领导审批，由接待办统筹安排执行。6.3相关要求6.3.1、公司内部所有接待旅游一律实行“接待申请单制”（审批程序必须符合本制度相关规定）。如遇特殊情况无法提前到行政部填写“接待申请单”，须由经办人口头（或电话）向行政部行政主管说明情况，旅游结束后须在一日内补办相关手续。6.3.2、如来访客人、旅游人数等发生变化或需取消预订旅游，经办人或公司陪同人员须及时告知行政部行政主管，由行政主管根据实际情况做出合理调整或及时与旅游公司沟通取消预订旅游。如因沟通不及时，导致接待安排不周或造成人为浪费，由经办人或公司陪同人员承担一切责任和损失；因统筹协调不到位，造成接待工作失误或人为浪费，由行政部行政主管承担一切责任和损失。所有旅游行程必须有经办人或公司陪同人员参与服务和督导。6.3.3、任何部门或个人不准以公司或部门名义私自预定旅游路线，否则由此产生的费用一律由经办人承担，财务部不予报销相关费用。6.3.4、公司签约旅游公司或其他旅游公司对未按程序申请的部门或个人给予挂帐处理的，其费用一律由旅游公司自行承担，财务部不予结算相关费用。7、接待用烟、酒水管理7.1、管理部门公司各类会议、接待、大型活动及外出办事所需的礼品酒、饮料、烟等，全部归口公司行政部统一管理、领用。7.2、客情用酒水管理及审批程序7.2.1、各级领导、各职能部门及社会各界朋友来公司视察、参观、调研等需赠送礼品酒时，由公司分管副总审核、副总经理（财务）审核、分管副总或总经理批准，行政部负责办理并做好出库登记手续。7.2.2、公司各部门人员外出办事，需赠送礼品酒和饮料时，由行政总监审核、分管副总或总经理批准，行政部行政主管负责办理并做好出库登记手续。7.2.3、凡属公司安排用餐，酒水只允许选用一般性酒水（公司副总经理及以上级别领导亲自参与的接待除外）。贵宾来公司视察、参观、调研、检查指导工作以及特殊的会议、活动，根据公司参与接待的领导和客人的需求安排酒水。7.2.4、客情用酒一律由各相关部门提申请，行政部行政主管核准，总监审批后负责办理领用手续，因请假、出差等原因无法亲自到仓库办理领用手续时，经分管副总同意后可委托他人办理。7.2.5、凡是未严格履行审批手续，私自行取酒、饮料等，财务部一律不予结账，费用由经办人全额承担。7.3、请客用烟管理及审批程序7.3.1、公司组织召开的各类会议及内部接待座谈会，一律不提供香烟。7.3.2、特殊性接待或会议用烟，由行政部行政主管统一安排人员购买并指定专人做好用烟登记，建立用烟台帐。审批程序：经办人申请→各分管副总审核。7.3.3、凡是未严格履行审批手续，私自购买接待用烟，财务部一律不予结账，费用由经办人全额承担。7.4、相关要求7.4.1、行政部必须严格按照审批、发放、领用、出入库登记程序管理烟及酒水，领用人必须亲笔签字，经公司相关负责人审批同意后方可发放。7.4.2、客情用品因保管不善造成损失的，由相关责任人全额赔偿。7.4.3、任何部门、个人在参与接待时严禁私自在签约酒店、宾馆、酒店拿烟及酒水等物资，否则，所发生的费用由宾馆或经办人自行承担，公司不予核销相关费用。8、行政部每月对各部门接待费用进行公示，违背本制度相