文件的编号和格式管理办法2篇

文件的编号和格式管理办法目的实现公司行文的规范化、标准化。责任部门管理处办公室文件的编号以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：**（管）字[年份]序号**（请）字[年份]序号**（报）字[年份]序号**（办）字[年份]序号**（函）字[年份]序号**（会）字[年份]序号文号说明1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件。2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。“报告”中不应夹带请示批示的事项。4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。6、“会”字：管理处内部的会议纪要。序号说明序号在文件正式成文后由办公室配发。序号以不同的文种分类编排。当年份变动后，序号重头开始不连续。文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。版头：“上海***物业管理处”。字体为1号黑书加粗。（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。分隔线的线型为直线，粗细为0.5磅。如属管理性文件（即（管）字类）则：在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：“版本号X”，下行为：“修改码Y”。右边末尾为“共X页”。字体与发文字号相同5号宋体。（见附见《公文格式（一）》）在后续页张中版头分隔线居整版的1/8篇幅，左边顶格分两行，上行为“上海***物管处”，下行为“发文字号”。字体为5号宋体。中间居中为“文件标题”，字体为三号黑体加粗（如标题一行不够写则合理分拆为二行）。右边末尾分二行，上行为“版本号：X，修改码：Y”，下行为“共X页第Y页”，字体为5号宋体。行文部分标题：标题中除书名号外一般不用标点符号。字体为小二号黑体加粗，与分隔线间距一行。主送机关：应顶格写，与标题分隔一行。正文部分：无论每段开头是否有序码都要空两格，回行顶格。落款（发文机关）和日期一般在正文后第五行，靠右打印。文件如有附件，须紧跟正文，位于正文和落款之间。文尾部分：即抄送机关。正文、附件，文尾部分均用四号宋体。行文注意事项层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字：一般序数、量数应当使用阿拉伯数码。公文用印：必须加盖公章、用印须骑年压月。文件发布后，如需改版，则应对“版本号”进行调整，如需修改（对各别条款略作修正），则应对“修改码”进行调整。“版本号”次序为：A、B、C……Z；“修改号”次序为：0、1、2……9。页码1/4XX生物工程有限公司颁发部门：质量管理部标题：文件编号、版本号编制程序颁发日期：年月日编号及修订号：SMP-WJ01-02生效日期：年月日编写人：审核人：批准人：编写日期：年月日审核日期：年月日批准日期：年月日分发部门：公司各部门标准管理程序1目的制订文件的系统编号、版本号，以便于识别、控制及追踪。2适用范围适用于本公司内所有文件。3职责公司文件起草、修订负责文件的编号、版本号。4程序内容4.1文件的编号格式：文件类别+分类代号+文件序号4.1.1文件类别按文件性质分为三类，用英文缩写表示。即： 标准管理程序： SMP 标准操作规程： SOP 专用技术标准： QS4.1.2分类代号分类代号的组成，文件分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写+用2位数字代表的细分类别的顺序号。4.1.3文件序号用两位数字表示。4.2文件版本号格式4.2.4文件版本号代表文件的变更情况，以便对文件的任何变更进行记录追踪，用一个字母“B”加两位数字表示。例如：B00—表示该程序为新起草的程序。B01—表示该程序为第一次修订后的版本。B02—表示该程序为第二次修订后的版本。文件版本号：B00页码：2/4以此类推。4.3各类文件分类名称、文件分类代号、细分的顺序号4.3.1标准管理程序(SMP)序号文件分类名称文件分类代号备注1机构与人员JGRY01～0401：岗位职责02：人员培训03：人员健康04：人员聘用2厂房、设施、设备管理SB013物料管理WL014卫生管理WS015验证管理YZ016文件管理WJ017生产管理SC018质量管理ZL01～0201：实验室管理02：质量保证9销售管理XS0110用户投诉与不良反应管理TB11自检ZJ4.3.2技术标准(QS)类别序号文件分类名称文件分类代号备注1工艺规程GY012原料质量标准YL013辅料质量标准FL014成品质量标准CP015工艺用水质量标准GYYS6包装材料质量标准BZ017验证文件YZ01-0501公用系统设备验证文件02关键设备验证文件03关键设备清洁验证04生产工艺验证文件05检验方法的验证文件版本号：B00页码：3/44.3.3标准操作规程（SOP）。序号文件分类名称文件分类代号备注1设备标准操作规程SB01～0401公用设备标准操作规程02提取设备标准操作规程03生产监控仪器标准操作规程04实验检验仪器标准操作规程2卫生管理WS01-0301人员、物料、器具等卫生管理制度02公用系统设备及厂房设施清洁程序03前处理、提取车间设备清洁程序3生产岗位操作规程GX0101提取车间4质量标准操作规程ZL01-0701原料标准操作规程02辅料检验标准操作规程03包装材料检验标准操作规程04成品检验标准操作规程05工艺用水检验标准操作规程06质量检验方法标准操作规程07取样标准操作规程4.3.4举例SMP-ZL02-16：此文件编号代表标准管理程序中质量管理第二类16号新颁布文件。SOP-SC01-03：此文件编号代表标准操作规程中生产标准操作规程第一类03号新颁布文件。4.4记录的编号格式：R+文件分类代号+表格序号4.4.1分类代号分类代号的组成，表格分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写。4.4.2记录的序号用两位数字表示。4.4.3记录的版本号同4.2.4项。4.4.4各类记录表格分类代号、细分的顺序号：文件版本号：B00页码：4/4序号R分类代号表格序号备注1人员RY01~2厂房、设施、设备管理类SB01~3物料管理类WL01~4卫生管理类WS01~5验证管理类YZ01~6生产管理类SC01~7文件管理类WJ01~8质量管理类QA01~9QC01~10销售管理类XS01~11用户投诉与不良反应管理类TB01~4.4.4举例R-WL-01：此表格编号代表物料管理类序号为01的记录表格。4.5批生产记录的编号格式