科研事业单位人力资源节约型资产信息动态管理研究

[摘要]为提高科研事业单位固定资产管理绩效，解决标签动态信息频繁更替问题，降低人力资源管理成本，文章通过分析科研事业单位固定资产管理现状，剖析主要问题。基于二维码和射频RFID等信息化技术，对固定资产存放单元进行分区处理，提出一种标签数据动态管理新模式，从标签内容、二维码技术、RFID技术等方面阐释该模式的具体应用方式和难点。该模式能够在原信息化基础上，解决标签频繁更换耗时耗力问题，提高管理效率，降低人力资源成本。[关键词]科研事业单位；固定资产管理；信息化；标签一、科研事业单位固定资产管理现状科研事业单位的主体任务为基础科学研究、研究生培养和博士后再培养[1]。特殊的任务性质决定了科研事业单位重视科研人员和科研工作条件。在办公场所，科研工作条件方面更侧重于科研人员的满意度，对于射频信号传输方面则没有限制。为满足科研工作需求，单位为科研人员提供了必要的办公设备和科研设备，给予了科研人员很大的资产调配自由度。因此，固定资产存在流动性极强、设备数量大、移动性强、使用周期长等问题，导致管理难度较大[2-4]。固定资产管理只是科研事业单位综合管理的很小一部分，投入的人力、财力成本不足，管理过程容易出现账目信息与实物动态信息不符以及人为不重视导致的管理混乱问题[5]。然则，一旦投入较多的人力成本用于固定资产后期运维等非主体任务方向，其产出效益和成本情况就不被单位接受，在财务主管部门要求下，管理标准和要求不能降低。上述问题导致信息数据无法通畅流转，管理者无法得到动态的管理数据，固定资产无法得到充分调配使用，甚至出现资产流失却无法察觉的情况，影响科研和教学主体业务发展[6]。固定资产管理系统广泛应用于企事业单位，同时也产生了系统信息与实物更新速度不一致等系列问题。固定资产信息在系统内变更后，打印的实物标签内容无法随系统自动改变，仍需要大量人工操作进行打印、查找和替换实物标签。同时，固定资产管理系统一般不能兼顾所有打印、扫描等配套管理设备。例如，从系统导出的数据并不能直接与打印机联机实时打印，需要人工转换格式。这些过程伴生的问题会导致信息化的效率优势不能充分发挥甚至降低[7]。基于以上现状，文章综合利用两种标签信息技术，从标签管理信息数据处理的角度进行管理模式简化探索，为解决标签重复替换耗时耗力、人为不重视导致资产频繁流动、动态管理不完善、系统操作复杂等信息化伴生问题提供参考。二、单元动态管理模式（一）模式基礎和目标账实相符是固定资产管理的基本要求。同时，管理模式应将单位的人力、财力投入控制在合理范围内，减少管理过程的人工重复性操作，提高效率。预期实现：标签避免频繁制作替换，延长标签信息有效使用时间，从而降低耗材使用成本和运维人力成本；固定资产信息在系统内随实际位置变化实现动态变化，并联网实现动态查询、报警追踪、显示结果等功能。（二）实施方法及分析1.标签内容精简固定资产标签一般采用耐腐蚀、黏性强、耐水、耐旱、耐寒等综合性能较高的材质制成，成本高于普通标签[8]，通过表面打印或者信号写入标签芯片等方式存储固定资产信息[9]。采用在标签表面打印数据的方式，如果出现打印信息与系统信息不符的情况，则标签作废；采用信号写入标签芯片的方式，则对写入芯片的字数和符号有一定限制。为减少固定资产信息发生变化而导致标签需要更换的人工操作，建议将标签内容设为固定且唯一辨识的固定资产信息（例如资产编号），而不是位置、责任人等经常变化的固定资产信息。为让使用者直观地获取资产信息，单位可能要求资产存放位置、责任人和责任人所在部门等信息必须在标签上直观打印。同时，为方便资产清查，这些强制要求显示的信息也是核对账实的重要依据。这种情况下，由于低成本标签无法像显示器一样同步显示修改后的信息，因此无法通过简化标签内容来提高效率。在单位没有要求标签表面必须直观显示位置、责任人等容易动态变化的信息时，可以在标签上隐形存储这些动态信息，比如通过二维码、RFID等技术存储这些数据[10]。采用这种方法，在资产清查时，既可以实现数据的快速收集，也可避免标签的频繁更换工作[11]。为让使用者能够实时查询到固定资产详细内容，使用者在读取标签信息时，可联网打开系统平台并发送唯一标识ID查询和显示数据库的固定资产信息。2.QR二维码标签打印技术应用在固定资产清查、信息变更等情况下，需要快读标签信息并录到计算机中处理。采用QR二维码技术，可将固定资产信息生成二维码并在标签上打印[12]。使用扫码枪、手机等设备可批量快速读取和收集二维码信息。与传统纸质统计方式相比，采用QR二维码和扫码设备相结合批量读取信息的方式极大提高了管理效率，但也产生一些操作性问题，容易出现二维码信息读取后乱码，扫码设备不支持中文数据扫描，实时读取信息错行等情况，导致扫码数据不够准确，需要进一步人工核对；当固定资产的多个信息字段需要合并存储在同一个二维码中时，还需用分隔符合并字段；扫码设备读取的信息一般还需要人工进行字段分割数据处理，核对扫码的数据是否齐全、准确，这要求管理人员有一定编程能力；此外，采用QR二维码存储固定资产动态信息的方式，并不能避免因信息变更导致的标签需要替换的问题。为解决以上问题，可使用“链接+ID+其他信息”的内容样式写入QR二维码。在手机、计算机等用户端扫码后，用户端自动打开链接进入系统。同时，系统通过GET方式获取ID并根据ID自动查询和呈现对应固定资产信息。系统还可授权登录者在手持用户端自主发起资产信息变更。固定资产数据存储在服务器内，避免了因信息变更导致的标签人工更换操作；扫码设备直接读取二维码信息进行资产清查时，对获取到ID在系统内匹配后，可快速记录该固定资产是否已被清查，从而排重筛漏快速得到清查的进展和结果。基于ID自动获取固定资产信息的方式，适用于统一更换标签的情形。统一更换标签会导致实际操作者需要重新打印和操作，大量的数据操作在急剧增加工作量的同时，也会产生很多数据错误。为避免以上情况发生，可采用网页编程的方式，也可以直接基于现有标签二维码信息，直接进行数据分割和模糊检索，根据数据信息优先等级进行分布检索确认。该方式能避免现有二维码标签需要重新设计内容和更换的问题，降低人力成本和标签成本，但对编程要求较高。3.RFID标签打印技术应用类似QR二维码技术，RFID技术也可以实现非接触的机器自动识别。相比之下，通过调节射频频率，RFID技术可实现更大距离范围读取标签信号。使用RFID标签代替普通固定资产标签，理论上可实现实时判断固定资产实物是否存在，这对实现固定资产动态位置的管理起到了关键作用。具体实施时，在每个固定资产上粘贴RFID标签，写入加密固定资产信息，并通过天线、馈线、读取器与联网系统进行信息动态处理。将资产移动到存放单元距离或区域后，系统将自动追踪报告、变更位置信息，从而实现动态监管，解决人工监管不到位的问题。单位内对射频信号没有限制的区域可采用RFID标签进行资产监管。考虑到教学科研单位固定资产一般以教室、办公室等房间为基本存放单元。基于存放单元的固定资产RFID标签技术在读取标签信号方面可采用不同的方式。一是在每个存放单元固定资产移动必经之路安装RFID标签读取相关装置（含天线、馈线和读取器等），读取器网络连接服务器。二是在每个存放单元内，根据有效读取距离安装天线，信号通过馈线统一反馈到读取器。读取器通过网络与服务器连接。目前，RFID标签信号在3—10米以上距离写入仍存在难度且可擦写标签成本较高，不建议采用标签实时写入数据的模式。在RFID标签内一次性写入固定资产唯一标识信息即可实现动态追踪，额外写入其他信息需要增加人工维护成本。此外，射频信号遇到金属或尺寸较大的物品遮挡时，信号强度衰减较快。实际部署时应增强天线信号或替换功能更强的RFID标签以减少误差。同时，部署读取器时需要考虑美观效果，很难做到部署均匀，建议部署于隐蔽位置，通过强度检测将信号强度控制在有效范围即可。在成本方面，基于RFID技术的动态管理模式使用的标签单价远高于常用标签单价，配置设备（天线、读取器等）成本也会随存放单元的数量而增加。在降低成本方面，可行方式主要有以下两种。一是降低标签替换频率，发挥标签使用寿命长的优势。理论上RFID标签物理使用寿命一般可达十几年。二是读取器（读写器）成本远高于天线。读取器可设置多个输入端口，可通过合并多个存储单元、一个读取器多连接一些天线的方式减少读取器个数，从而降低成本。4.网络及系统编程技术应用网络及系统编程可将标签信息动态存储于服务器内，并在线实时显示和变更数据。通过将存放单元的位置标识与读取器在系统内绑定的方式（例如“房间A101与读取器1绑定”），当固定资产跨存放单元移动时，由于获取信号的读取器发生了变更，系统获取到信号时将自动变更“存放位置”信息，从而实现位置追踪。通过将“链接+ID+其他信息”作为QR二维码内容的方式，实现系统与实物标签关联。扫码后系统根据获取的ID进行查询、反馈、显示和变更数据。同时，扫描设备直接扫码读取内容中包含的“ID+其他信息”，可用于固定资产清查和统计。清查时，系统自动获取查询次数，配合实际扫描统计数据，实现最终数据的排重筛漏。通过在走廊、大门等资产移动必经路段安装读取器，在系统中绑定位置信息，实现移动路径追踪。当设备离开大楼或存放在信号未覆盖位置时，可根据系统提示确定追踪路径和时间，配合监控进行溯源查找。此外，系统应配置固定资产采购、验收、信息变更、报废、损失遗失报告、出院、到位