办公室管理笔记7

办公室管理笔记7办公室管理单选办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题有共同利益的话题。传真机传送以下哪种文件尤其有优势？手工制作的图表和手工签名档文件传真机的使用哪一项是不对的随时随地可向对方发送。当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应查证消息的可靠性。电子文档存储归档时，应该TIFF、JPG格式图片的电子文档可以直接存储，有特殊压缩参数的需要备注说明。关于握手的礼仪，下面说法错误的是为了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手相握。会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应征求主持人意见，停止笔录，关录音机。将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是骑边章。接受忠告的正确反应是切勿感情用事。领导人签名章是将领导人员的亲笔签名制成的印章，下列相关说法错误的是？领导人签名章一般由领导人随身携带。若上司拒绝接见来访者，文秘人员在接待时，下列哪个做法欠妥？简洁明了地告诉对方上司不愿接见。上司决定参加某个会议时，文员不应该只在便笺上写好会议名称。社交场合很讲究次序礼仪，一般以右为尊。文秘人员打出业务电话时，下列哪项是正确的？首先自报家门文秘人员接听电话时，应该接到电话应首先把己方的基本信息告知对方，如公司名称、本人身份等文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？注意安排好上司的饮食。文秘人员在差旅结束后，应该整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销结算事宜。文秘人员在将信访信件拆封时，应该避免下列哪些做法？拆开信件后要将来信信纸装订起来，信封则可以丢弃。文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、归档时间和归档要求。文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？可以按照文员自己的习惯进行工作。文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要。文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力。文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己。文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见。文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在左上角文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是姓名、部门、地址、国名。文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会。文员如果误拆了非本公司的信，应该在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去。文员协助举行宴会时，不用考虑有无休息室。文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是下级单位报送的报告，统计报表等。文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应请教对方文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？初次写信，或有过激言行的。文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方。文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃。文员做会议记录时，可以在会议记录中与发言者用词不一致但意思完全一致。无纸化办公过程中，应该对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动。一般而言，文秘人员是特定上司的直属员工，其业务具有从属性，从属性意味着文秘人员照料好上司，能够使得上司专心工作，提高工作效率。一般而言，在办公室里，离入口最远的位置是上座。以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用按通讯者特征立卷。以下餐巾的使用方法正确用来擦嘴唇嘴角。以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰。以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？各自只能当面递送，寄去是不礼貌的。以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？由过程先说。以下关于文员在差旅预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明。以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？按私人公务标准分拣。以下哪些不是办公室事务管理的特征？决策性。以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？制造。以下哪些接打电话的行为是不正确的？受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击。以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？圆桌型。以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可。以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？让员工们随意领取办公用品。以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？标准的零用现金单据有一个签名。以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内。以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话。邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？爱好。为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查……小万错在哪里？应该采取什么措施？问题一:会议通知缺少主题(议题)；时间上缺少从几点到几点；请哪些人出席不明确；发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释；如本人不在,应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席。问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待；小万没有认真校对材料；最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论。文员邓小姐第一天上班……处理邮件是否正确？为什么？（1）不应该直接把信堆到桌上，并一边打电话一边签字，而应该当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目；如有污损还应该当面指出，以分清责任；（2）不应随意打开所有的信，而应按照一定的标准进行分类，允许拆封的信件应按正确的方式拆封，并规整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门；（3）对于误拆的信件，不应看信的内容，应马上重新封口，信封上要写上“误拆”，并签上姓名，当面交给对方并道歉；（4）交给上司的信件不能混合，要按重要程度从上至下堆叠；（5）寄至国外的信件，信封的打印应该按国外习惯，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。文员小曹…这样做对不对？错在哪里？应该怎么办？(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。文员小胡正在办公室忙着…….问题1234（1）小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守诺言。（2）正确，接待技巧符合文员要求。（3）文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪。（4）即使不能引见给上司，同样应礼貌待人。（5）这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作。（6）不能有求必应，应区别情况，或引见或挡驾。（7）为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。小李受上司委托…..举止是否合乎礼仪？为什么？应该怎么做？(1)主人和客人之间,应该主人先伸手;（2)在替客人拿行李前应征求同意:"我替你拿可以吗"(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司机开车,汽车的位次礼仪是"右为上,左为下;后为上,前为下";（5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(6)客人公司的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等是不合适的话题;(7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气,风土人情,新闻等;新加坡利达公司……陈小姐犯了5个错分别是什么？电话礼仪还有哪些错？五个错：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)。电话礼仪方面：（1）接电话时没有自报家门；(2)不等对方说完，就“啪”挂上电话。其他简答办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1．首先简要说明此种方法：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。简要阐述社交话题的选择原则。合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。简要说明电子文件归档的基本方法。1、将应归档的最终版本的文件存入磁、光介质上。2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻入磁、光介质上。3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁、光介质上。4、采用“双套制”归档，即同时保存电子文件及其纸质形式。举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出相关要点,并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。答：1.根据参加宴会的人选地点，定档次2.发请帖3.确定参加人员，订餐4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。5.到时间正式进行。文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题，如有应尽快给予解决，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。答：为了提高会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。1、会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目标2、确定会议议题：会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。3、确定与会人员4、确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。5、会中控制有效控制会议的议题和进程6、会后跟踪：会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门，应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？1、提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。2、私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。3、财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。4、其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。怎样处理上司不在时的邮件？1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？应尽可能的向对方表达上司不能接见的理由，一面来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。1、上司正在开会时——“让您久等，抱歉。他正在开紧急会议，无法离开，可不可以让代理人与您先谈？”2、上司繁忙时——“真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”3、上司即将外出——“对不起，某某（上司）已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言，我叫XX，是他的秘书。”然后将留言记录