5秘书办事篇课件

秘书办事篇第一章创造良好的工作环境一、办公环境的内容:

办公环境主要包括硬环境和软环境

1、硬环境：绿化环境；空气环境；光线环境；声音环境。

2、软环境：工作场所人际环境；接待人员个人素质；二、优化办公设备的基本要求

1、合理布局：根据工作需要和工作职能布局、保障公共空间和私人空间的独立

2、优化设备：光源；办公桌；办公椅；隔音玻璃；隔音板；百叶窗；档案柜；屏风；空调；电脑、传真机、复印机等办公设备。三、整理办公桌

办公桌必备物品：电话、电脑、参考书、文具用品盒、文件夹、办公桌抽屉。

整理办公桌的技巧：1、将不常用的东西转移到其他地方；2、清理过期的文件；3、注意电脑显示器；4、充分利用办公空间；5、清理旧的阅读资料。四、设备规范保养的基本要求1、严格遵守基本维护保养规范2、排除常见设备干扰合理放置办公室设备及物品电脑是办公室空间里的重要办公设备，一般应有独立的存放空间；设备资料应放置在既方便他人工作，又不妨碍自己工作的地方；

经常使用的物品放置在容易拿到的地方；

内部共用的常用物品放在位置明显的地方。意外事故或紧急情况中人身财产损失的控制安全工作是秘书工作的第一要务1、采取有效措施，控制事物蔓延；2、迅速、准确地向相关人员汇报危险发生的情况；3、迅速、准确的进行事后汇报。第二章如何管理上司时间管理技巧1、要事第一；2、以最终的结果来开始行动；3、学会说“不”；4、学会对付不速之客；5、减少冗长的会议；6、办公桌上的“5S”运动：整理、整顿、清扫、清洁、修养。工作计划的拟制1、整理：学会分类2、排序：时间管理矩阵图Ⅰ.重要紧迫Ⅱ.重要不紧迫Ⅲ.不重要紧迫Ⅳ.不重要不紧迫计划管理工作一、制定目标与计划1、确定目标2、制定计划二、任务展开，组织实施三、设置控制点，纠正偏差1、阶段性成果2、工作日记安排约见的原则区分轻重缓急；准备充分；准时赴约约见方法：电话、信函、拜访或会议、会晤中确定约会事务的原则1、配合上司的时间表；2、分辨轻重缓急；3、分析约会；4、酌留弹性；5、适当保密；6、内外兼顾；细心安排有方法：时间、细节、日程表约会变更：己方变更、对方变更旅行事物的安排与管理旅行准备（与上司一同出差）出差事务（上司出差秘书留守）公司事务（上司返回需处理的事项）掌握为上司挡驾的不同方法和技巧电话挡驾（一般事项秘书代为转告；重要事项向上司请示，由上司决定）接待挡驾（没有预约都要挡驾：秘书亲自接待，问明来意；听取求见人意见，将情况做记录书面向上司反映；无理取闹坚决下逐客令）书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上司阅读；要求解决困难和问题的，将信件转有关部门处理；要求违反原则办理私事的向上司汇报以书信方式予以挡驾）第三章会管理日常事务值班工作的主要任务与要求1、办理上司交办的事项；2、上传下达，沟通内外；3、认真处理来函、来电；4、负责接待工作；5、掌握上司的外出活动；6、协调处理安全保卫工作。值班安排表的制作值班内容的记录值班日志、请示汇报、来人登记、记录制度（接待记录制度、电话记录制度）值班事务处理方法与技巧1、做好公务接洽工作；2、值夜班时汇报情况的技巧；3、突发事件、紧急情况的处置。印信管理1、印章的种类2、印章的样式印章的刻制、启用印章的管理与使用要求介绍信的管理和使用成本控制的含义：所谓成本控制，是企业根据一定时期预先建立的成本管理目标，由成本控制主体在其职权范围内，在生产耗费发生以前和成本控制过程中，对各种影响成本的因素和条件采取的一系列预防和调节措施，以保证成本管理目标实现的管理行为.

成本控制的主要内容1、合理使用办公文具；2、正确使用办公设备；3、利用网络办公。接打电话流程接听电话的礼仪规范；处理好电话投诉；处理好点好咨询；如何传电话。邮件的处理1、邮件的收进2、邮件的发出3、邮件信息系统第四章迎接八方来客接待工作物质准备与心理准备的主要内容1、物质准备：必备接待用品的准备；辅助用品的准备；良好环境的保持。2、心理准备：诚恳、尊重、公平、风度、效率。接待工作的原则诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、检省节约、保守秘密接待工作的基本环节1、迎客：站立迎接，礼貌招呼；亲切询问，恰当应对；热情有度，举止规范；2、待客：行走引导；进入房门注意事项；安排座位；准备茶水。3、送客：起立相送；握手告别；“下次再来”；目送离去。接待工作计划的制定1、了解来访者的基本情况；2、拟定接待计划：制定接待方针；确定接待规格；安排接待日程；明确接待形式；拟定接待人员名单；准备接待经费开支。开展接待工作的内容1、填写来宾情况表，拟定接待计划，报领导批示；2、根据来宾情况，安排食宿、交通；3、根据来访的目的，组织参观、学习、游览、娱乐等活动；4、根据情况、安排领导看望来宾；5、视来宾身份及来访意义，安排新闻单位采访报道；6、预定返程车、船票或飞机票；7、安排好对来访者的迎送工作；8、做好接待经费的结算工作；9、做好接待工作的总结评估工作。接待工作的注意事项：1、不要过分热情；2、不可冷漠尴尬；3、不可小节无礼4、不可人走茶凉接待咨询工作的流程和内容1、为来访者提供本单位的有关情况；2、认真听、记意见要求；3、妥善处理或解决来访者的要求和意见。国际交往中应遵循的礼仪原则注重教养；用语礼貌；尊重习俗；尊重隐私；女士优先；不卑不亢。接待外宾的工作程序1、做好准备工作2、迎接来宾3、认真招待4、热情送别第五章会管理信息秘书信息管理工作的主要内容与基本要求1、主要内容：收集信息；整理信息；筛选信息；利用信息。2、基本要求：及时、准确、充分、适用、经济。信息收集获取的途径与方法1、报纸杂志；2、内部资料。信息筛选分类的方法1、捕捉各方面信息；2、分辨处理信息；3、力求广闻博见。信息整理与保存的内容与方法1、主要内容：属于共用的资料；秘书人员个人专用资料。2、整理保存的方法：迅速处理、妥善存放、及时销毁。信息保密的要点1、要克服高人一筹的优越心理；2、要经得起诱惑；3、上司要求保密的事一定要保密；4、秘书人员要善于只听不传。第六章会安排活动与应酬商务应酬的具体内容及必要条件1、个人应酬：喜事；丧事。2、工作应酬。3、必要条件：注意礼仪服饰；讲究谈吐礼貌；严守国家经济机密；廉洁奉公、不谋私利。商务应酬前准备工作的内容与要求收集相关资料；确定接待方式；明确注意事项。宴请应酬的基本内容：宴会服饰、赴宴入座、用餐、饮酒、宴会规矩、宴请中的仪态。出席文艺演出活动的应酬要求1、按时到达，准时入场；2、保持场内安静；3、衣着也要有讲究；4、为演员表演礼貌地鼓掌；5、演出完后献花表示感谢。各类商务活动的准备、组织与实施技巧1、庆典活动2、展览活动3、股东年会4、商务洽谈会5、签字仪式6、新闻发布会沟通方式与技巧沟通的方式：与上司沟通、与同事沟通、部门间沟通沟通的技巧：学会借力；学会拒绝；说服他人；实现有效沟通应遵循的原则1、与上司沟通的原则：尊重上司；听从指挥；多出主意；讲究沟通技巧。2、与同时沟通的原则：工作中互相尊重；物质往来一清二楚；生活中互相关心；不背后议论同事；出现失误或误会，应主动道歉说明。3、与客户沟通的原则：树立“客户就是上帝”的观念；坚持双向沟通互利互惠的原则；了解客户需求，争取客户信任。第七章会管理文档文档的分类方法1、按文档的载体可以分为：电子文档和纸面文档。2、按照文档对应的工作性质分类：技术文档、业务文档和行政文档。3、按照事件的发展过程分类：开发文档等。4、按文档功能进行分类：培训资料、技术资料、物料管理、人事管理、考勤管理、流程规范等。文档分类的要求信息存储方法，用现有文档系统存储信息的技巧：1、电子文档的保存方法：主要是利用磁盘备份。光盘刻录、备份存入服务器等方法来实现。2、纸面文档的保存方法：使用文件袋或文件夹分类保存。文档的检索方法，从现有文档系统获取信息的技巧1、按照事件主题进行检索；2、按部门、机构进行检索；3、按区域进行检索；4、作者检索法；5、时间检索法；6、文号检索法。文档分装、销毁及保密的内容与方法1、分装：测脊标签；文件目录表模板；文件分类标识表；文件夹；文件袋。2、销毁：定期核对；销毁文件的类型及注意事项；销毁的条件；销毁的方式。3、文件的保密：保密文档的管理；保密文档的传递；版权及知识产权信息的保密；对外合作文档的保密。第八章提高调研能力，成为领导“高参”秘书调研的具体内容1、基本情况调查；2、专题性调查；3、经验性调查；4、突发事件或事故调查。调研课题选择的具体要求1、寻找信息线索，确定调查研究的课题；2、根据领导意图确定调查研究的课题；3、根据中心工作的需要确定调查研究课题；4、根据工作人员反映确定调查研究课题。各种不同的调研方式与方法：1、调研方式：普遍调查法、典型调查法、抽样调查法、实地调查法、个别调查法、召开调查会法、现场调查法；2、调研方法：座谈会、民意测验、个别采访、问卷调查、实地考察、专家论证、网络调查、文献法、电话调查、经常性调查、临时性调查、社区调查。调研程序和步骤1、调研前的准备：明确调查研究的任务；认真学习有关方针、政策等；注意研究已有情况，阅读已掌握的资料；根据调查的任务，确立调查的对象、类型和方式；规定调查的时间和地点；制定调查研究计划；拟定调查提纲。2、调查工作的实施：调查资料的搜集；调查材料的记录；调查材料的整理。3、调查的研究：调查过程中的研究；调查吼的研究；撰写调查报告。市场调研的流程1、确定市场调研的必要性；2、定义问题；3、确定调研目标；4、确定调研设计方案；5、确定信息的类型和来源；6、确定收集资料的方式；7、问卷设计；8、确定抽样法案级样本容量；9、收集资料；10、资料分析；11、撰写最终调研报告并演示。市场预测的方法与要求要从大处着眼；要从小处着手；要换位推想；关联推想。如何成为优秀的秘书

秘书职业化--从取得领导信赖开始

能文能武--脚踏实地胸怀全局

默契--心有灵犀一点通

适应--一切以上司为中心

职业素质--职业发展的CPU

忠诚--秘书的职业生命

诚实--聪明莫被聪明误

谦逊--职业发展的护身符

职业态度--骏马无须扬鞭自奋蹄

热情--冷漠如同麻风病

主动--无须扬鞭自奋蹄

认真--细节决定优劣

职业道德--职业发展的一米黄色安全线

保密--人事是秘中之秘

守法--首先做合格的公民

守信--言必行行必果

职业技能--注重细节稳妥高效

综合能力--经验与智慧的结晶

办公室管理--为上司创造良好决策环境

接打电话--让上司对外沟通更加顺畅

职业知识--领导身边的“百科全书”

社会常识--工作直觉的邻居

制造话题--天南地北包罗万象

自我积累--海绵吸水集腋成裘