工程技术资料管理工作标准

工程技术资料管理工作标准1工作主要属性表1工作主要属性表工作名称工程技术资料管理适用范围■商业建设项目■资本代建项目■政府建设项目■管理咨询项目管控等级■项目□区域□本部□按权限节点验证岗位工程管理部经理验证方式□共同完成□会议评审□流程签署■资料验证■现场检查前置节点（条件）/最晚开始时间/紧后节点（工作）/最晚结束时间/执行岗位工程管理部2工作成果要求按国家规范、符合项目所在地建设主管部门要求及绿城管理集团相关要求，及时完成工程建设全过程（从立项到竣工验收）中所有相关的文件、技术资料、质量记录管理。3管理要求3.1工程管理部资料员负责项目公司施工技术资料文件收集、整理、归档工作。所有来往文件均由工程管理部资料员进行收发，工程管理部经理签发。工程管理部拟文发其他部门或单位的联系函、指令等文件均由资料员统一编号后签发，所有发文电子档、文本档各一份存档。3.2工程管理部工程分管人员负责所负责工程标段施工管理资料文件的日常管理工作，并及时报送资料员进行整理归档。3.3在招投标阶段，应将施工技术资料管理要求列入招标文件、施工合同中；工程开工前，资料员应将施工技术资料管理要求（时间要求见附录A）以书面形式通知施工单位和监理单位，并将施工技术资料整理交纳情况作为工程款支付的重要依据。3.4收文传阅：所有收文经工程管理部经理审阅后传相关工程师进行传阅登记并进行处理。3.5归档文件查阅：归档文件查阅应进行查阅登记，未经工程管理部经理批准，不能复印和自行保存。借出查阅的文件要在要求时间内归还，销除查阅登记。3.6文件签发流程跟进：涉及签证类、材料计划类、材料报价类及分包工程验收类需多方人员多部门共同签发的文件资料，资料员必须跟踪文件签发状况，及时传递资料并分发登记。3.7图纸、变更、工具书及合同查阅：图纸、变更、工具书及合同类文件查阅需在资料员处登记，并及时归还相关资料，做销除登记。3.8须向施工单位传达绿城管理集团对来往的文件要求，并在管理过程进行督促，有权拒收不符合以下规定的文件：a）所有送至监理、工程管理部的文件须电脑打印，并经项目经理签字和单位盖章；b）所有送至监理、工程管理部的文件须分类、编号，以便查寻和归档；c）所有送至监理、工程管理部的文件须保证整洁；d）施工单位文件发送与接收必须授权专人负责，并以书面形式告知监理及工程管理部；e）施工单位文件发送与接收要及时，须记录备案，收发人员必须签收，严禁以任何理由拒收；f）由施工单位发包的劳务、单项分包单位的文件，监理、工程管理部不予接收（项目部指定分包除外）。4各阶段工作要求4.1施工准备阶段工程资料管理4.1.1建立工程资料管理体系4.1.1.1 学习绿城管理集团各项企业标准及资料管理相关规定。4.1.1.2建立工程资料分类框架图/表（先按标段、再按专业划分）及相应的文件夹/资料盒，明确档案盒题名。4.1.1.3 建立收发文台账、合同台账等各类文件台帐。4.1.2招投标资料管理4.1.2.1 收集监理、施工单位的供方考察、背景调查及招标资料，督促各分管人员做好供方评价工作，具体供方评价工作按照施工供方管理标准及其他专业公司有关规定执行（若投标单位已为绿城管理集团合格供方，则无需评价）。4.1.2.2 收集各专业投标入围单位名单、招标文件，并检查是否已按审批权限完成审批，督促专业分管人员落实审批意见。4.1.2.3 收集开标记录（包括各单位的投标保证金收条和参标人员的身份认证材料）。4.1.2.4 收集询标纪要。4.1.2.5收集决标报告，并核实是否已按审批权限报批。4.1.2.6督促各专业分管人员起草合同，并按审批权限报批；对签订好的合同进行编号、发放、建立合同台帐，统计工程款支付情况。4.1.3监理及检测设备资料收集4.1.3.1 收集总监、总监代表及其他驻场监理人员名单及对应资质证书，并填写《施工现场监理人员登记表》。4.1.3.2 收集监理单位进场检测设备清单及对应的鉴定证书，并填写《监理单位检测设备证明文件检查表》。4.1.4开工准备阶段工程资料管理4.1.4.1 协助项目公司工程管理部经理及部门其他人员建立现场管理制度。4.1.4.2 督促监理单位及时上报《监理规划/监理细则》，提交至工程管理部相关人员及工程分管领导审批，并将审批意见及时落实至监理单位。4.1.4.3归档经报批后的总包和分包单位的《施工总进度计划》。4.1.4.4收集各专业《施工组织设计/专项施工方案》（要求监理先行审核通过），并传递审批；督促分管人员及时上报重要工程施工方案，及时将审批后的施工方案发送相关单位。4.1.4.5 归档经报批后的《工程施工总体进度计划》。4.1.4.6图纸会审后，督促各专业分管人员形成会审纪要，收集后发放、备案。4.1.4.7 协助项目公司工程管理部经理召开第一次工地会议后，督促监理单位形成会议纪要，并收集备案。4.1.4.8收集各专业设计交底和施工技术交底记录。4.1.4.9 负责各专业图纸收发，并做好图纸发放记录。4.1.4.10督促监理单位审核开工条件，签发开工令，并收集备案。4.1.4.11收集临时工程资料。4.2施工阶段工程资料管理4.2.1协助部门工作管理4.2.1.1 协助项目公司工程管理部经理召开每周部门例会。4.2.1.2组织每周半小时学习，学习内容包括企业文化、专业技能、绿城管理集团制度等，会后形成学习记录，存档备查，对工程管理部大课及专项培训课，使用培训评估表进行培训效果的反馈。4.2.1.3 督促各分管人员每周、每月进行工作总结和计划编制，报项目公司工程管理部经理审核。4.2.1.4 督促分管人员对项目公司合格供方进行过程跟踪和最后效果验证。4.2.2施工过程工程资料管理4.2.2.1收集每周/月的报告、纪要等文件a） 提醒分管人员完成《每周品质巡查报告》，与例会纪要一同报产品中心工程管理部；b） 提醒分管人员及项目公司工程管理部经理每月及时（收到后5天内）做好《监理月报》回复工作；c） 提醒分管人员及项目公司工程管理部经理及时（收到后5天内）审核施工单位进度计划，并及时将审批后的进度计划回复至相关单位；d） 督促监理单位及时上报每周监理例会纪要（会后24小时内形成），对监理上报的例会纪要，须三方会签盖章。4.2.2.2推动工程管理部通知单、工程联系单及监理工程师通知单的流转a） 指导各分管人员填写《工程管理部通知单》并督促通知事宜的后续落实工作。《工程管理部通知单》应由分管人员、部门负责签字，由资料员统一编号后，发送至相关单位；如需整改，则应督促相关单位及时回复，并将整改回复单附于通知单后面交分管人员验证整改结果；b） 对工程管理部发放的《工程联系单》进行统一编号，发放前检查签字、审批流程是否齐全，督促施工单位对联系单内容在规定日期内进行反馈，提醒分管人员进行最终的结果验证；c） 对于施工单位上报的联系单，要督促各分管人员在规定期限内进行审批，如涉及费用则按《工程变更控制工作规程》相关规定进行审批，并收集《工程变更单》、《工程变更审批单》等资料；d） 及时归档监理单位上报的监理工程师通知单，并及时收集相应的通知回复单。4.2.2.3督促材料设备的资料管理a） 督促分管人员及时填写《设备进场验收记录》；b） 协同分管人员收集主要材料的进场验收报告和记录、相关的合格证明材料，并存档。4.2.2.4过程检查、验收记录文件a） 桩基施工时及时收集分管人员填写的《桩基施工记录表》；b） 督促各分管人员按工程实际进度及时填写相