采购招标会务筹备记录

采购招标会务筹备记录合同编号：__________甲方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________乙方：__________地址：__________联系人：__________联系电话：__________鉴于甲方需筹备采购招标会务，现经双方友好协商，就甲方委托乙方提供采购招标会务筹备服务事宜达成如下协议：一、筹备服务内容（1）会务策划：根据甲方需求，制定会务策划方案，包括会议主题、议程安排、场地选择、活动流程等；（2）邀请嘉宾：协助甲方邀请招标方、供应商、行业专家等相关嘉宾参会；（3）宣传推广：制定宣传方案，包括制作宣传海报、发布新闻稿、搭建会议官网等；（4）报名注册：设置报名渠道，收集参会人员信息，提供参会证件制作等服务；（5）场地布置：根据会务策划方案，负责会议场地的布置工作，包括舞台搭建、灯光音响、背景板等；（6）现场协调：负责会议现场的协调工作，确保会议顺利进行；二、筹备服务时间2.1乙方自合同签订之日起，至采购招标会务结束之日止，提供上述筹备服务。三、筹备服务费用3.1双方确认，乙方提供采购招标会务筹备服务的费用为人民币____元（大写：____________________元整），乙方开具正规发票。3.2甲方应按照本合同约定支付服务费用。费用支付方式如下：（1）合同签订后____个工作日内，甲方支付乙方服务费用的50%；（2）会务结束后，甲方支付乙方服务费用的剩余50%。四、甲方权利义务4.1甲方应向乙方提供采购招标会务所需的资料、信息等，以便乙方更好地为甲方提供服务。4.2甲方应对乙方提供的筹备服务给予充分的支持与配合，确保会议的顺利进行。4.3甲方应按照本合同约定支付乙方服务费用。五、乙方权利义务5.1乙方应按照本合同约定，为甲方提供专业的采购招标会务筹备服务。5.2乙方应确保会议现场的顺利进行，并对会议过程中的安全问题负责。5.3乙方不得泄露甲方提供的保密信息，除非依法应当向行政机关、司法机关提供的情况。六、违约责任6.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任，向对方支付违约金，并赔偿损失。6.2若乙方未按照本合同约定的时间、质量完成筹备服务，甲方有权要求乙方支付逾期违约金，具体金额双方协商确定。七、争议解决7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同一式两份，甲、乙双方各执一份。8.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至采购招标会务结束之日止。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________授权代表（签名）：__________授权代表（签名）：__________签订日期：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方营业执照复印件2.乙方营业执照复印件3.授权代表身份证复印件4.会议策划方案5.宣传海报设计稿6.会议官网7.报名注册名单8.会议场地布置方案二、违约行为及认定：1.甲方未按约定时间支付服务费用，视为违约。2.乙方未按约定时间、质量完成筹备服务，视为违约。3.甲方未向乙方提供所需的资料、信息，导致乙方无法按时完成筹备服务，视为违约。4.乙方泄露甲方提供的保密信息，视为违约。三、法律名词及解释：1.合同：双方或多方当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2.会务策划：为会议制定主题、议程安排、场地选择、活动流程等方案。3.邀请嘉宾：协助甲方邀请招标方、供应商、行业专家等相关嘉宾参会。4.宣传推广：通过制作宣传海报、发布新闻稿、搭建会议官网等方式，扩大会议影响力。5.报名注册：设置报名渠道，收集参会人员信息，提供参会证件制作等服务。6.场地布置：根据会务策划方案，负责会议场地的布置工作，包括舞台搭建、灯光音响、背景板等。7.违约金：一方违约时，向对方支付的赔偿金。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.甲方延迟支付服务费用：乙方可以与甲方沟通，催促其按时支付，必要时可依法申请支付令。2.乙方延迟完成筹备服务：乙方应加大人力、物力投入，确保按时完成；如无法按时完成，应提前与甲方沟通，寻求延期或调整筹备方案。3.甲方未提供所需资料、信息：乙方应与甲方积极沟通，说明所需资料的重要性，争取甲方配合提供。4.乙方泄露保密信息：乙方应加强信息安全意识，签订保密协议