2021年度办公室实务第版八章练习

办公室实务第精编版八章练习

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第七章练习

一、单项选取题

1、文员做会议记录时，可

以在会议记录中（）o

A、加入自己主观意见

B、不记录议题

C、与发言人用词不一致

但意思完全一致

D、对所做内容做评论

2、如下哪一种类型适合自

由谈话，或是收集创意会

议。（）

A、口字型B、教师

2

型c、桌型D、

U字型

3、上司决定参加某个会议

时，文员不应当（）

A、只在便签上写好会议

名称

B、除了送来资料外，也

必要收集其她上司有必要

资料

'C、如果第一次前去公司

外地点，要先理解场地状

况和交通所耗费时间

D、和上司先充分沟通,

3

避免在会议进行中链式以

电话联系不便

4、会议中有时有人会规定

把她发言一段不做记录解

决，这时文员应（）

A、不理睬

B、不征求主持人意见，

停止笔录

C、征求主持人意见，停

止笔录，不关录音机

D、征求主持人意见，停

止笔录，关录音机

5、文员进行会议筹划和准

4

备时，不应当做是（）

A、文员按照上司批示,

应事先调查时间安排对参

加者与否以便

B、什么日期、时间召开

会议应要考虑议题紧急限

度

C、会议场合选取，要依

照会议时间长短、耗费多

少做决定

D、文秘人员必要配合会

议议程，详细检查各项工

作

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6、有时应上司规定，文

员参加会见或会谈，如下

哪些内容不是文员任务

()

A、准备资料

B、刊登意见

C、现场服务

D、会见或会谈记录

二、判断题

1、代表会议依法定期召

开，与会代表必要达到法

定人数方位有效，因而文

6

员应仔细核对出席人数。

（）

2、如果会议氛围紧张,

且对上司立场不利时，文

员可借奉茶为名，态度和

蔼，轻柔缓慢地端出茶点,

以消除紧张氛围。（)

3、会议租用设备，文员

必要保证宾馆（或其她供

应者）把所需用设备都送

过来，并在会议开始前有

足够时间布置好，这些设

备应由文员详细操作和负

责。（）

4、如果上司不准备参加

某个会议，应及时将会议

告知废弃，以免干扰其她

事情（）o

5、代表会议依法定期召

开，与会代表必要达到人

数方位有效，因而文员应

仔细核对出席人数。（）

三、简答题

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1、提高会议效率可以有那

些做法?

2、文员所作完整会议记录

应当涉及那些事项?

3、简要阐明会议纪要有什

么作用，有哪两种形式?

如K设计题

1、康桥宾馆位于我市

南京西路45号，是个中型

宾馆，有会议室、餐饮、

停车场等，某公司准备在

11月15日上导9：00主

12：00召开全厂中层干部

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大会，讨论次年产品发展

和销售筹划，地点就在康

桥宾馆12楼会议室。这次

会议由总经理办公室负责

安排。办公室主任让小付

拟一种会议告知。她应当

考虑哪些问题？

2、某个下雨天，在利达

公司内召开新产品推介会

结束了。公司大型会议室

有各种会议用品，室外有

接待处，公司还租了汽车

接送宾客，为圆满结束这

次会议，办公室人员在会

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后应当做些什么工作？

3、文秘人员如何主持会

议？应注意哪些细节？

4、科达公司召开

中层干部扩大会议，参

加人员为总经理、副总

经理各职能部门正

副经理、办公室正副主

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任和职工代表等，共46

人，会议文秘人员和其

她服务人员4人，会议

时间为5小时。参加会

议人员月平均工资为

2400元，其她收入600

元，假设一种月工作30

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天、一天工作8小时o

会议后勤费用开支有:

文献材料费200元，饮

料费100元，因会议紧

张安排午餐，餐费每人

10元。请计算会议成

本。(P166)

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5、本单位为了推动工作开

展，拟制定近二三年成中

长期工作发展规划，决定

召开某些人员参加工作研

讨会，办公室人员应当如

何准备和开好这次座谈

会？

五、案例分析题

1.波扬公司准备在我市

市中心召开大型新产品订

货会。参加有本单位、外

单位人员。总经理让办公

室负责安排，会上要放映

资料电影，进行产品操作

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演示。而公司没有放映机。

预定会议厅和租借放映机

任务交给了文员刘小姐。

刘小姐翻看了关于资料,

打电话问了某些状况，决

定租借黎明大厦会议厅。

会议召开时间是8月9日上

午十点整，而资料放映时

间是十点十五分。刘小姐

打电话给租赁公司，规定

租赁公司在9日上午九点

四十五分必要准时把放映

机送到黎明大厦会议厅。

会议揭幕前，办公室人员

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去黎明大厦布置会场，成

果发现会议厅接近热闹马

路，噪音很大。9日上午，

人们正在紧张地做着最后

准备工作，刘小姐一看表,

呀，已经九点五十分了，

放映机还没有送到。刘小

姐立即打电话去问，对方

回答机器已送出。眼看着

各地宾客已陆续进场，刘

小姐心急如焚.....突然

外面一阵喧哗，有人在大

声嚷嚷”怎么这个地方连

停车场也没有"

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问题：（1）如果你是刘小

姐，对接下去也许发生各

种状况，应当如何解决？

⑵如果放映机在十点十

分尚未送到，你还应当做

些什么？

⑶从这件事中你得到了

什么教训？

2、公司经理在星期一早上

告诉文员小刘,星期四上

午9：00到11：00召开销

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售员会议，规定小刘告知

关于人员。小刘刚到公司

不久，不太清晰公司有多

少销售员，她到几种业务

部门转了转，大多数人外

出了，也没有遇到销售员。

接下来小刘忙于其她事

情，几乎把告知事忘了。

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始终到星期三下午，

经理问她会议告知了没

有，她才匆忙在公司布告

栏里写了如下告知：“兹定

于星期四上午在会议室召

开销售员会议，会议重要,

请务必出席。”

星期四上午30左

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右，有2个销售员到了会

议室，但会议室里没有人

招呼，觉得会议不开了，

坐了一会就走了。9：00左

右有6个销售员来了，什

么资料也没带，其中两个

说，她们已经约好客户在

10：00会面。到了・10点,

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只剩余4位销售员，也谈

不出什么东西，会议草草

结束了，经理很不高兴。

公司一共有12位销售员,

事后去问此外4位，她们

说，主线没有看到告知。

经理对小刘非常不满。请

问，小刘究竟错在哪些地

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方？对的做法应当是如

何？

3、为迎接兄弟单位和上级

部门卫生检查，某局要召

开迎接卫生检查动员大

会，局长要秘书小万写一

份告知。小万一边写一边

想，有些部门领导从来不

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注重卫生问题，如果她们

懂得召开是卫生工作会议

也许自己不来而派其她人

员来了。于是她写了如下

告知：

会议告知

经局领导决定，兹定

于4月2日上午9时在局

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办公大楼会议室召开各部

门负责人会议，会议重要,

请准时出席。

小万将告知下发后不

久，就接到了不少部门电

话询问开什么会议，言谈

中颇有些责怪意思。

问题一：小万错在哪里？

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应当如何写这份会议告

知？

过了几天，局里召开

传达上级精神党员代表大

会，有数百人参加，小万

负责会议材料工作。会议

上，听完报告后，进人小

组讨论。这时却浮现了麻

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烦，不少代表，特别是特

邀代表和列席代表不懂得

参加到哪一组讨论。由于

打印分组小组名单上，主

线没有她们名字。一查底

稿，本来是打印人员翻重

了页，校对也马马虎虎，

没有改正。某些特邀代表

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和列席代表以为是对她们

不尊敬，纷纷离会而去，

会场上浮现了一阵骚乱。

问题二：作为大会组织者,

小万错在哪里？针对这样

紧急状况，她应采用什么

办法？

一、单项选取

1、C2、C3、A4、D5、C6、B

二、判断题

1、对2、对3、错4、错5、对

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三、简答题

1、遵循法律法规、合理制定会议目的、拟定必要与会者、

减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时

间、控制会议经费、分析会议成本。

2、会议名称；会议记录人姓名、盖章；会议开始、结束时

间；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议通

过情形及结论；有关资料；下次会议预定期间。

3、会议既要具备沟通状况、交流经验、统一结识

指引工作作用，可以用于向上级报告会议状况；也可以分发

给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或规定与

会单位共同遵守、执行。

有两种形式：1、决策性会议纪要；2、周知性会议纪要

四、设计题

3（1）会议名称；（2）出席会议者姓名或组织、部门名称；

（3）日期、时间（开始到结束预定期刻）；（4）地点：（详细在几

楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者联系

处、电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电

话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、与否备有餐点、

有否停车场，或当天应备资料等。

2、（1）要替搭车回去人安排车子，（2）在接待处暂时代为保

管衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，牢记

务必传达；（4）检查会场有无物品漏掉，（5）要为参加会议人

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员送行，（6）文秘人员拜别前。要检查烟灰缸、字纸篓有无

易燃东西，如有，则必要加以熄灭。（7）桌、椅早先若有移

动，必要还原;洗海烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃

圾；（8）携带进会场资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门

窗并上锁；（10）告知会场管理单位，会议已经结束。

3、文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲内容做一种

总结构造构思，简略记下发言要点；会议上注意自己表情和

说话语调，并控制发言时间；对发言内容加以引导，提示时

间有限；在会上可分派工作任务，认真倾听其她人意见，不

要当众批评某个人，最后作总结，统一结识；规定与会者记

笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要打印件放进文献夹，

以作查证。

5、（1）座谈会邀请对象必要去是对部门工作熟悉，能独立思

考、又敢于刊登意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以

七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切

配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详

细记录或由文秘人员在不引人注目座位上去做；（6）座谈

会时间不必严格规定，可长可短；（7）会场也可准备些饮

料、茶点，边吃边谈，可使氛围轻松。

五、案例分析题

1、（1）请租赁公司告知送货员联系办法，想办法联系送货员；

（2）如果联系不上送货员，向总经理报告，请示该如何办？

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（3）立即向总经理报告，不得擅自决定调节会议议程；

（4）得到总经理批示，也许把资料放映时间往后推移半个小

时或一小时；

⑸联系新租赁公司加急送一台放映机〈或原租赁公司再送

一台）；

（6）召开大型会议，各种准备工作，涉及音响、电子类装置

应至少提前一天安排；

（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，涉及噪音问

题、停车场等；

⑻不能仅凭电话联系，应实地查看；

（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。

2、答案：1、（1）应当弄清销售员人数和姓名，准备这份名

单；（2）打印好书面告知⑶在三天内，当面发放告知或电

话告知到名单上每个人；（4）告知不能写在布告栏里，也许

不被人注意；（5）告知上应写清会议时间、地点；（6）应详

细写清会议内容，应做好哪些准备；（7）应提前到会议室做

好准备，做好签到工作

3、问题一：会议告知缺少主题（议题），时间上缺少从几点

到几点，请哪些人出席不明确，发放会议告知要交到会议出

席手上，可进行阐明解释。如本人不在，应请代收人签字，

打电话确认与否出席。

问题二：会前准备工作每个细节问题都应认真对待。小万没

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有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以

改正。补救办法可以是：小万快步赶到走在最前面一位带头

离会特邀代表身边，耳语几句，又拿出底稿解释了一翻，作

了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。代表们按本来小组划分

展开了讨论。此办法是其中一种。

第八章练习

一、单项选取题

1、在某些状况下，文员在

安排日程筹划表时也许获

得上司完全信任，取决于

两点：一是掌握足够知识,

理解业务轻重缓急；另一

种是具备（）,理解规

定约会者心理。

A、社交能力

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B、说话技巧

C、听话能力

Dv听写能力

2、如下关于确认上司日程

安排筹划行为中，哪一项

是不适当（）o

A、以电话方式决定面谈

或开会仲要预定筹划，不

再用以书面形式确认

B、上司和文员必要在周

末核对下周行动筹划,4、

天早上核对当天行动筹划

C、如果会议主办者是上

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司，就要确认（至少在举

办日二、三、天前）会议

室

D、会议、面谈所必须文

献及资料，要在前一天就

准备好

3、文员依照上司批示，向

对方规定约会时，如下哪

些做法是错误（

A、如果用写信方式，在

预计对方收到信后，再打

电话确认

B、告知你或上司联系电

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话，以便有变化时可及时

告知

C、对