3.5信息管理 课件

模块三办公室事务管理做管理工作的人信息不通，就是鼻子不通，耳目不灵。——邓小平把一件简单的事做好就是不简单，把每一件平凡的事做好就是不平凡。

——张瑞敏成功的人总是有高效合理的时间管理。

——希鲁姆.w.史密斯职场名言办公环境管理接待工作办公事务管理办公资源管理信息管理目录CONTENTS办公室事务管理综合实训信息管理05学习目标1101了解信息工作的重要性，养成日常收集信息的习惯。02掌握信息搜集、筛选、分类、传递和存储的工作方法。03能够对信息进行整理与分析，为上司决策提供参考意见，履行参谋职能。案例导入[案例讨论]1．你对案例1《王智的顺利就业》怎么看？你认为她成功就业的原因是什么？2．你如何评价案例2中的“网痴”林秘书？案例1：王智的顺利就业案例2：“网痴”林秘书[知识平台]秘书是领导的参谋和助手，为领导提供决策参考意见是秘书的职责。秘书给领导提供参考意见前必须对所决策之事有所了解，即需要事前对该问题的相关信息有所了解，运用调查、问卷等信息收集方法收集有用信息。信息管理（informationManagement，IM）是对信息资源和信息活动的管理，包括信息收集、筛选、整理、分类、传输和储存六个过程。一、信息收集熟悉信息来源03选择信息收集渠道0204明确信息收集范围01选择信息收集方法观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、购买法、交换法。明确收集信息的要求05信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步，也是关键的一步。信息收集工作的好坏，直接关系到整个信息工作的质量。二、信息筛选学会辨别信息真伪02信息筛选是对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择。筛选工作做得好与坏、粗与细，对于推动其他信息工作环节的有效运行，对于提高信息的层次、质量、效益起着关键的作用。如果忽视信息的筛选，造成信息真伪互杂，不仅无助于辅助决策，甚至会使企业领导的决策出现失误。了解信息筛选原则01三、信息整理信息综合处理的方法02信息初加工01对筛选后的信息进行初步加工，形成初级信息或基础性信息。整理信息初加工的方法信息初加工形式具体方法制作信息本在浏览纸质材料时，发现里面有感兴趣的东西，就用红铅笔在底下画上波浪线，复印或者把它剪下来，贴在信息本上。如果材料本身还有价值，不应随便剪坏，可以把其中所需要的内容复印下来。而通过电脑搜索到的信息，则根据其价值选择是否打印，如打印下来，则也把它贴到信息本上。其次，还可采用摘记的方法把核心信息摘抄下来。另外，也可采用制作卡片等形式把信息保存下来。信息提要将大量纷繁的信息材料提炼出若干条重要信息，摘出要点，一方面供综合处理和深度加工选用，另一方面以各种形式迅速报送领导，使领导及时得到最新信息。摘抄时要注意摘抄准确、内容简要。记住，无论哪种信息资料，都要注明其来源和日期。标记重点由于秘书从报纸杂志上收集的情报内容都是一整篇的，而老板看时并不一定都会那么仔细，在忙的时候，甚至用眼睛扫一下标题就过去了。所以秘书现在的责任就是把重要内容用记号笔画上重点线，以引起他的注意。说明和注释对于那些篇幅较长的文章，特别是国外杂志上与本公司有关的最新报道，一定要在文章旁边加几行提纲挈领的说明文字，遇到一些新名词和英文缩写，要加以必要的注释。记录会议上上司或有关人士的发言、指示、建议或意见都是很有代表性的，秘书要将这些东西记录下来，加以分析整理，就可以提炼出有价值的信息。四、信息分类35信息分类的要求03选择信息分类的方法02信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。熟悉信息内容01五、信息传输35信息传递的要求03选择信息传递的方式02把整理好的信息传给相关人员，是发挥信息作用的第一步。04明确传递内容01确认信息传递质量观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、购买法、交换法。六、信息储存35对信息进行排列03对信息进行编码02对于确定有存储价值的信息，秘书在对它分类后，还要进行正确地保存，做到系统有序，便于查找和利用，确保存储信息不受损坏、不失密。04对信息进行登记01对信息进行存储观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、购买法、交换法。定期进行日常维护05相关链接做好信息工作要争做“五种人”一是做一个具有敏锐观察能力的人。二是做一个精于归纳和提炼的人。三是做一个手勤、嘴勤、脚勤的勤奋人。四是做一个深入分析思考的人。五是做一个心态正常的健康人。阅读材料39通过市场调查把握市场方向一、市场调查奇招迭出1.免费电话2.住进客户家3.半日游逛4.经理拣纸条5.建立信息网络二、市场调查的具体因素技能训练34通过调查及上网搜索等方式，了解我国秘书专业及秘书职业的历史现状及未来的发展情况。以小组为团队，每组制作一份调研报告；派1名代表登台演讲