办公室业务介绍

办公室业务介绍局办公室7/10/20241办公室的日常工作（一）内务1、本局文件、综合性材料的起草、撰写、印发；2、办文及收（发）文管理；3、工作督查：区领导、局领导交办事项、监察网转办事项、本局重大任务、全年工作责任制、季度工作、局长办公会工作任务等；4、办会：局长办公会、局务会、全局大会、局领导参加的各种会议等；5、本局规范化建设、管理制度修订完善；7/10/20242办公室的日常工作6、信息工作：信息编写及报送；电子政务网、家园网、人力资源信息系统的更新维护等；7、信访、维稳、安全生产工作；8、保密工作（机要件收发）；9、计生工作；10、各类统计工作；11、政府口科级（以下）干部出国（境）审查。7/10/20243办公室的日常工作（二）党建工作1、日常党务工作：支委会、支部大会、党费收缴及管理，组织关系接转等；2、各种专项工作：每年党员主题活动、民主评议党员、民主生活会、党风廉政建设等。7/10/20244办公室的日常工作（三）后勤保障及服务1、固定资产购置、管理；2、日常办公用品购置、管理；3、报纸订阅、分发；4、节假日值班安排、安全检查；5、会务（预订会议室及茶水、水果等）6、办公场所公共卫生；7、花草。7/10/20245办公室的日常工作（四）财务管理1、年度经费预算、决算；2、每月项目支出申报；3、报账凭证整理、报批；4、日常帐务处理；5、工资发放；6、个人所得税申报缴纳；7、个人社保及统筹医疗保险办理。7/10/20246办公室的日常工作（五）车辆管理

1、用车管理：车辆年检、保险、各种出入证件办理、日常业务用车登记及使用等；2、车辆维护：车辆维护保养、检修等；3、接待任务：车辆接送，订房、订餐；4、集体活动的车辆安排，外出的路线、住宿、餐饮安排联系。

（六）领导交办事项7/10/20247◆办文●公文办理好坏，对内，直接关系到机关工作的运转效率；对外，代表着机关的一种形象，体现了机关的工作水平。●办文的过程实际上也是办公室与领导、业务科室以及其他部门之间沟通协调的一个过程。

7/10/20248办公室在公文处理方面

的主要工作任务●筛选登记●提出拟办意见●呈报分送●协调交办●督促催办●统一归口管理7/10/20249办文流程

▲对外收文

包括每周一、三、五15：30－16：30到收发室收发文和平时区委（政府）办和各部门直接送文两种。为了提高工作效率，各部门送来专项的请示由各业务科室直接受理，比如要求增加编制的请示直接由编制科受理，要求申请职务任免的请示直接由公务员科受理,并依序向分管领导和主要领导呈报。

另外，对一些直接送达的公文，最好请送件人在签收本上签名并确认收文时间，以避免日后引发办文时间长短的争拗。7/10/202410●登记

由办公室统一登记编号，以便查阅和管理。●拟办

办公室根据来文单位、公文内容和要求，拟办意见呈分管领导、主要领导批示。●交办按照领导批示，由办公室将公文转至业务科室办理；涉及交办多项任务的，由办公室将任务分解后再报领导审批，印发给各业务科室。7/10/202411●督办（催办）

根据公文要求或者领导批示，督促承办科室在规定的时间内完成工作任务。●办理意见反馈

一般由承办科室将办理意见回馈至局领导和发文部门。几个科室分别提出意见的，由办公室汇总后报局领导。

●归档

文件办理完毕，业务科室退件至办公室，由办公室做好清理存档工作。

7/10/202412▲对外发文●草拟文稿由各业务科室任务承办人员草拟公文，按照权限报科室负责人、分管领导和主要领导审核批示。●复核涉及以局（办）名义对外发文的，业务科室需送办公室登记编号，由办公室对文件格式、有无错别字等方面把关。●印发一般由业务科室自行印发，办公室提供协助。

文件下发前须由业务科室再次核对，防止出现任何差错。7/10/202413

发文时，对一些重要的、时间要求较急的文件（会议通知），或者需直接送达对方的公文，务必带上签收本，请收件人签名并确认收文时间，以免漏发和确保不会对是否收到文件产生争议。7/10/202414需要注意的几点事项

1、遵循准确、及时、保密的原则。业务科室收到各类文件后，一定要及时处理，不要积压。限期文件，必须在规定日期前办结。如有特殊原因需要延长时提前向分管领导请示，并告知向办公室。急件随到随办。涉密文件要注意保密。

2、在承办公文过程中，要保持文件的完整，相关文件和附件不得散失。如区委（政府）办办文科转来的办理件，一般有区领导的相关批示，并要求在反馈时将原件退回。特别是信访件，一旦丢失，将会造成比较严重的后果。7/10/2024153、注意办文过程中的沟通与协调。一般文件都会留有联系人和联系电话，在文件所列事项不明确、承办人对政策和文意理解不太拿的准、涉及多个部门联合办文时，事前的沟通和协调很有必要。

另外特别要提醒的是，需要以区委（政府）名义发文时（代拟稿），尤其要事先跟局办公室和区委（政府）办的办文科进行事前沟通，严格按照要求来办理，避免做无用功和耽误办文时间。

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4、做到认真负责。承办人在草拟文件呈批时，呈批表上遵循“谁拟稿、谁签名”的原则，以示负责。

5、及时跟件。领导工作忙，经常要参加一些会议，对于呈批的件特别是急件，一定要亲自跟踪，做好解释说明工作。

6、注意办理意见反馈。就是要及时向领导或有关部门反馈办理意见。7/10/202417◆工作督查

督查工作是对领导重大决策、部署的实施情况进行督促、检查。从狭义上讲，就是对领导指示或具体交办事项的催办落实。

督查具有监督、推动、控制、反馈的作用。在实现“决策、贯彻、反馈”的闭环效应方面起到重要作用。

督查工作的最终目的就是改进作风，推动工作取得成效。7/10/202418督查工作重在强势推进，够威够狠。

——市委督查室张志彪主任一是要充满刚性，保持逼进的压力和硬度；二是要既办妥事也问责人，真正“釜底抽薪”；三是要自觉强化延伸服务，主动当好领导参谋；四是要善于组织协调，形成解决矛盾的合力。7/10/202419我局目前的工作督查方式●《督查通报》（每季度一次）下来要增加的督查方式●电子政务网“内部工作督查”（日常）●机关作风考评（每季度一次）7/10/202420◆会务工作●会议类型

1、全体会议、局务会议、局长办公会、党支部会议、支委会等定期召开的会议；

2、学习讨论会、工作协调会等专项会议；

3、由我局主办的一些全区性的会议。7/10/202421●会前准备1、拟定会议议题、时间、地点、人数，制定会议组织预案；2、会议申报、审批；（报区领导、上政务表等）

3、制发会议通知，落实参会人员；

4、会议文件及用品准备；5、会场布置。7/10/202422●会间工作1、会议签到，分发会议文件和材料；2、会议记录；

3、安排录像、摄影；

4、维持会场秩序，处理临时交办事项；5、会间后勤服务。7/10/202423●会后落实1、回收会议文件和材料；2、撰写印发会议纪要；

3、编写会议通讯简报、报送信息稿件；

4、跟踪落实会议议定事项。7/10/202424◆出国（境）审批管理

根据《关于进一步加强规范出国（境）审批制度的通知》（罗组通〔2007〕22号）精神，按审批权限分工，对区政府系统处以下机关工作人员出国（境）进行审查审批。

7/10/202425▲因公出国（境）审批程序

填写《因公出国人员审查表》或《深圳市因公赴港澳人员审查表》,连同出国（境）任务审批件、任务通知书、组团人员名单原件及复印件＝＝＞区委（政府）办秘书科＝＝＞报区领导同意＝＝＞区人事局办公室审查

＝＝＞局分管领导签字同意＝＝＞

办公室开出《罗湖区人事局因公出国（境）人员审查批件》，在相关表格加盖“政审专用章”

＝＝＞登记备案＝＝＞交回区委（政府）办公室秘书科

7/10/202426▲因私出国（境）审批程序填写《因私出国人员审查表》或《深圳市居民往来港澳地区申请表》,连同身份证复印件

＝＝＞区人事局办公室审查

＝＝＞局分管领导签字同意＝＝＞办公室在相关表格加盖“政审专用章”

＝＝＞登记备案＝＝＞交回申报人员7/10/202427◆财务管理

财务管理主要根据我们局的有关制度规定执行。办公室财务工作主要包括：年度预算决算、费用支出初审和报批、日常报帐和本局人员工资核算、固定资产和办公用品的购置及管理、我局收费项目的台帐建立和管理。7/10/202428●业务费用支出程序1、经手人粘贴有关票据并填写报帐单；2、报分管领导审核签名；

3、办公室核实支出事由及金额；

4、按权限分别报局长或分管领导审批；

5、核算中心报帐，付还个人垫付费用。7/10/202429●日常报帐中几点需提醒注意的事项1、取发票时注意是否盖有发票专用章并注意核验真假；2、商品销售类发票须附有电脑小票；3、外出学习、会议、培训类的费用支出须有领导批示的通知（文件），培训表须有培训机构盖章；7/10/2024304、经手人在每张票据的背面和报销单的正面经办人处签名。5、一千元以上的支出不能用现金支付，需用支票或直接拿回帐号由财务转帐办理；6、办公用品500元以上须计入固定资产，固定资产报废处理由办公室统一向区财政局国资科申报，不能自行处理。7/10/202431◆办公室“一对一”服务落实责任到人，即办公室每人对应一个领导、一个科室，主要负责相关的后勤服务及协调工作。庆雄：对应编制科、登记办。亚桥：对应