某集团公司电子商务采购平台规划方案

某集团有限公司电子商务采购平台规划方案2023年03月19日

目录1 概述 11.1 项目背景 11.2 建设目的 11.3 建设内容 22 电子商务采购平台概述 42.1 总体功能框架 42.2 电子采购应用层面说明 52.3 电子采购平台架构 72.4 电子采购平台建设环节 83 电子商务采购平台功能设计 93.1 电子商务采购门户网站 93.2 电子商务采购管理系统 103.2.1 系统管理 103.2.2 供应商管理 113.2.3 采购计划管理 133.2.4 采购目录管理 143.2.5 公开竞价 143.2.6 询价采购 153.2.7 综合竞价 153.2.8 协议管理 153.2.9 订单管理 173.2.10 交货管理 183.2.11 发票管理 184 项目总体规划与时间进度安排 194.1 整体规划 194.2 时间进度安排表 20概述项目背景随着互联网的迅猛发展，电子商务成为网络经济时代的核心商业模式，以成定局。这对公司传统采购模式带来重大冲击和挑战，进而引发公司采购思绪的剧烈改变。集团公司运用先进的互联网技术，通过实现电子采购将是解决和优化集团公司采购管理问题的一个有效手段，电子化采购管理的新课题已展现眼前，它的具体内容是：实现阳光采购，规范集团采购操作，简化流程，依法采购，促进采购工作的廉洁和高效。搭建集团公司电子化采购环境，实现公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购及其他采购方式等多种公司采购方式。通过采购全过程的网上作业，如网上申报、审核、发布采购公告、招标、投标、询价、监管等信息均通过电子化平台进行解决，在提高采购效率的同时，实现交易过程的公开、公正、便捷、透明，从源头上遏制腐败。实现集团公司采购工作的全方位管理，实现电子化的供应商管理、协议管理、采购协同办公集成一体的采购管理信息化工作平台。实现采购信息的集中式管理，形成集中规模采购，并通过记录分析有效的控制预算和辅助决策。实现集团总部对下级采购单位的监督和指导，实现整个集团公司内部的统一管理、形成多级采购的管理体系。建设目的本方案研究了公司采购采用的多种方式，涉及公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等其他采购方式，并对现有各类公司采购平台进行分析和思考。结合集团公司实际采购管理工作和实现多种采购方式的需要。我们建议，以信息发布和招投标管理为核心，建设一个基于互联网应用的综合性公司级采购工作平台——电子商务采购平台。集团公司电子商务采购平台的重要内容涉及：建设电子商务采购门户网站，重要是信息发布及采购商、供应商进入后台的入口，力求简洁，方便各类用户使用。涉及最新公告、采购信息、中包结果、求购信息发布、工业品超市、供应商秀场、政策法规及服务中心。电子采购平台，重要分为采购商、供应商的会员制管理。涉及采购员发起询价、竞价、招标信息；供应商参与询价、竞价；采购员实现智能化比价议价；订单管理及退货管理；商品交易、结算记录；征询、投诉及评价记录；资料维护以及对供应商提供的资料进行审核。集团公司电子商务采购平台的重要建设目的为：建设廉洁、高效的互联网公司采购工作平台。规范和优化公司采购操作，简化流程，依法采购。实现网上采购项目审批，实现项目网上申报、审核。实现电子化招投标，计算机评标，评标专家管理。体现招投标工作的公开、公正、科学性。搭建电子商务采购环境。实现公开招标、邀请招标、询价采购、竞价采购、协议/定点采购、在线谈判等多种采购方式。实现电子化的采购管理，构建电子化采购、电子化招投标、供应商管理、采购协同办公集成一体的采购业务信息化工作平台。通过采购数据的集中式管理，实现集中采购、规模采购，实现采购数据的记录与分析为公司采购决策提供支持。实现上下级采购管理数据和信息的交互，满足上级部门对下级单位采购监管工作的需要。建设内容集团公司电子采购平台是集采购信息、采购订单管理、供应商管理等为一体的电子管理平台。各单位通过ERP辅料备件管理系统，将申报采购信息提交给电子采购平台；通过电子采购平台进行信息公布，进行询价、议价、竞价、招投标管理，形成采购订单；采购订单及供货信息反馈给ERP辅料备件管理系统，各单位在ERP中办理收料、结算等手续，同时反馈给电子采购平台。此项电子商务采购平台建设重要系统及功能模块涉及：电子商务采购门户网站最新公告：重要是网站的信息、新闻、政策发布及公告。采购信息：各单位（会员采购方）需采购的信息显示。中标结果：通过电子采购平台通过竞价、招标后的信息公布。求购信息发布：非会员采购方的求购信息发布。工业品超市：由各会员供应商根据商品类别显示各商品信息。供应商秀场：由各会员供应商根据供应商显示其所有商品信息。政策法规及服务规则电子商务采购管理系统系统管理组织结构管理采购目录管理采购权限管理采购产品维护供应商管理供应商注册供应商审核店铺管理采购商管理采购商注册采购商审核商品管理采购实行计划管理询价采购管理竞价反拍综合竞价订单管理订单发布订单跟踪库存管理库存导入交货管理退货管理协议管理协议生成协议查询结算管理交易记录结算记录评价记录电子商务采购平台概述总体功能框架本方案根据集团公司采购的业务操作和管理需要，结合当前招投标管理、采购管理的实际操作及管理模式，对集团公司在采购项目审批、网上采购、网上招投标、评标管理、评标专家管理、采购管理等整个采购流程下的总体业务功能结构与实现模式进行了初步规划。集团公司电子采购平台重要业务功能结构图如下：电子采购应用层面说明根据集团公司电子采购平台实际需求和实行的真实意图，本方案建议：在实现集团公司多种电子采购方式的基础上，实现采购、招投标、评标和评标专家管理、采购业务管理信息化的同时，更重要的是要整合、共享采购资源、优化供需信息交互渠道，从而实现“阳光采购、规范采购”，进一步体现“公开、公正、透明、廉洁”的公司采购工作环境。这也是电子采购平台真正建设意义的所在和其使用价值的体现。电子采购平台的作用重要体现在招投标、采购、采购管理三个层面：第一层：招投标层面本方案根据集团公司采购工作实际需要和集团公司电子采购平台的建设规定，建议建立招投标管理平台，涉及网上招投标系统、CA电子署名、现场视频开标、评标管理系统、专家管理系统，实现无纸采购和阳光采购，实现招投标工作“公平、公正、公开”的原则。第二层：采购层面集团公司系统内采购单、物资种类和供应商数量庞大，因此供应来源复杂，物资采购无法达成最抱负化状态（即实现最合理的采购价格）。要达成物资采购价格最优化，丰富供货渠道，信息集中共享是形成规模采购、集中采购的第一步。本方案根据集团公司采购工作实际需要和集团公司电子采购平台的建设规定，建议对采购需求数据进行集中式管理和记录，实现对同类物资采购订单的集中采购，以减少采购成本。详见下图所示：第三层：管理层面公司采购工作在体现“依法采购、透明服务、规范操作、廉洁高效”服务宗旨的同时，需要对采购业务操作进行管理和数据信息的记录与分析；一方面运用信息化手段，科学的进行采购业务操作和管理，实现减少工作人员劳动强度，提高工作效率，减少劳动成本，提高公司采购工作业务管理能力的目的。另一方面，通过对公司采购业务数据的集中式管理，运用信息化技术进行数据记录和分析，更好的协助公司相关部门实现对采购业务决策和采购预算的有效控制，提高公司采购资金使用效益。本方案全面的考虑了公司采购工作的管理难度和工作强度，以支持决策、提高管理能力、减少劳动强度、提高工作效率为出发点，将建设网上采购项目审批、供应商管理、协议管理、采购办公协同、采购信息记录、综合分析系统等，实现电子化的采购管理，为更好地稳步推动公司采购工作提供了有效的手段和工具。电子采购平台架构为实现集团公司采购业务管理和信息化的实际需求，我们建议建立统一的电子采购平台，并实现“一个系统、二级管理、多层应用”。一个系统：电子采购平台实现纵向和横向一体化，实现信息纵向贯通、横向集成；二级管理：建设集团公司总部、下属公司及子公司两级电子采购系统，实现分级管理，共享数据资源；总部和各下属分部可独立使用和对下级的监督管理。多层应用：构建支持集团公司总部、下属公司及子公司、各相关业务部门、供应商等的多层应用，形成分层管理，统一监控的应用和管理工作平台。集团公司电子采购平台拓扑图如下：电子采购平台建设环节根据集团公司物资采购的特点，我们建议采用如下环节建立统一的电子采购平台：建立集团公司系统内统一的物资采购管理体系，考虑到物资采购流程的复杂性，可以先对招投标采购进行规范。建立集团公司系统内统一的物资采购目录，作为建立一体化电子采购平台的基础。一方面建立最宜于规范的招投标管理电子化平台，然后向其他采购方式延伸，最终实现所有采购业务的电子化操作和管理。

电子商务采购平台功能设计电子商务采购门户网站电子商务采购门户网站，重要是信息发布及采购商、供应商进入后台的入口，力求简洁，方便各类用户使用。涉及最新公告、采购信息、中包结果、求购信息发布、工业品超市、供应商秀场、政策法规及服务中心。在此，门户网站将实现栏目和功能如下表：网站栏目栏目简述信息来源采购首页展示各栏目板块最新信息，提供各栏目板块链接入口、快速通道、常用功能如：最新公告、采购信息、求购信息、工业品超市、活跃商家、友情链接等。来自各个栏目板块最新公告重要是网站的信息、新闻、政策发布及公告采购管理机构采购信息发布采购公告，预中标、中标公告。公布最新供应商信息、最新供应商折扣排名、最新成交价格信息等采购管理机构在线交易实现协议采购/定点采购、跟标采购、询价采购、在线竞价、在线谈判等采购方式各级集团下属公司及子公司采购管理机构工业品超市由各会员供应商根据商品类别显示各商品信息。采购管理机构供应商秀场建立供应商信息，产品价格等信息维护。采购管理机构政策法规发布采购工作相关政府、集团公司相关法规，政策采购管理机构服务中心发布供应商服务计划等资料，供会员下载，提供投诉与建议服务。采购管理机构电子商务采购管理系统系统管理系统可以完全的实现系统内部组织结构管理、工作流管理、消息管理、信息发布设定等功能。组织结构管理模块重要为该采购管理信息平台提供用户工作权限的管理，涉及采购用户和供应商用户，以及用户的独立权限管理服务。实现方式是通过组织机构设立、职务设立及用户设立组合加以实现。部门机构设立系统可以任意搭建树形结构的组织机构。部门可以任意添加。部门可以增长、删除、修改。每一个用户必须从属于一个部门，并具有这个部门的权限。职务设立系统提供了职务设定，当为一个用户赋予了某一个职务，则这个用户具有该职务的所有权限。可以定制多种职务名称，并且菜单操作权限可以绑定一个或者多个职务。权限设立本系统中权限指菜单，假如某个主体拥有某个权限，则该主体就可以看到这个菜单，并可以操作这个菜单所相应的功能。权限的设定可以按照部门、职务、用户来赋予。当菜单的操作权限赋予了某一个部门，则属于该部门的所有用户均可以操作该菜单。当菜单的操作权限赋予了某一个职务，则属于这个职务的所有用户均可以操作该菜单。当菜单的权限赋予了某一个用户，则该用户可以操作该菜单。当一个菜单既赋予了一个部门，又赋予了一个职务，则只有属于该部门，并且属于该职务的人员才可以操作该菜单。菜单的权限赋予方式分为“屏蔽”和“非屏蔽”两种，当设立了屏蔽，则只有该用户（职务、权限）可以独立具有此功能，其他用户假如没有明确赋予该菜单操作权限的用户（职务、权限），将不可以操作此菜单。管理员可以建立相关的用户权限，可以通过部门、职务与用户组三项匹配实现用户的项目操作权限和业务管理权限。用户设立管理员可以建立各部门用户帐号，并可以随时修改他们的密码及其它相关信息。建立用户时，需要填写用户基本信息，如姓名、电话、邮箱等；用户可以修改其基本信息，如电话、密码等。同时管理员需要赋予用户职务，职务则关联权限。供应商管理供应商管理是物资供应链中的重要环节。建立资料详实、功能齐全的供应商信息库具有重要意义。对供应商资源实现共享，有效缩短采购过程，将采购人力资源从繁重的供应商数据管理中解放出来。“供应商管理模块”以实现供应商管理为目的，围绕供应商管理的实际管理流程进行设计。该模块建立了多个管理功能以实现对供应商基本数据、质量认证数据、产品鉴定数据、中标情况数据、中标履约情况、售后服务数据、质量运营数据、重大问题跟踪数据、供应商评估数据的集中式管理，并对供应商进行综合评估，为决策提供辅助依据。该模块按各个职能层面设立用户权限进行数据维护、数据审核，从而协助用户实现全面的供应商管理信息化。供应商管理重要功能如下：1、供应商审核审核流程如下：提交注册申请等待邮件验证注册成功签署交易协议完善公司信息通过审核等待接洽考察合格供应商认证2、供应商基本资料管理供应商基本资料涉及以下内容：供应商注册，供应商获取登陆供应商库的资格和账号、密码（供应商可以进行自主维护基本信息，只有通过审核的信息才会被供应商库正式公布，并可浏览和查询。）基本信息，涉及公司名称，注册资本、法人信息，公司财务帐号，开户银行，联系方式等信息资质和证书，即供应商拥有的各类资质文献和证书供应商质量保证体系建设情况公司产品目录、重要规格型号产品月生产能力、年生产能力3、供应商动态信息管理供应商动态信息，根据信息种类不同，可以公司采购工作人员填写和发布。也可以由供应商自行填写，然后由公司采购部门进行审核后发布。供应商动态信息具体涉及以下内容：中标信息管理履约信息管理监造信息管理4、供应商评估招投标管理部门可以根据供应商的基本资料和动态信息，对供应商进行综合评估。综合评估可以根据实际管理需要，采用百分制，也可以采用优、良、合格、差等分类制。5、供应商信息综合查询功能供应商基本资料查询可以针对具体供货厂商，查看厂家基本信息、资质文献（如单位营业执照扫描件，单位机构号码扫描件等），公司生产产品信息，产品生产能力信息等。供应商动态信息查询可以根据供应商、项目、产品、时间等不同的查询参数，对供应商质量信息、中标信息、供货信息、履约信息、售后服务信息等动态信息进行查询。供应商信息横向对比可对多个供应商相关信息对比显示，如比较多个供应商的售后服务情况、产能情况，直观反映供应商之间的差异。采购计划管理集团公司采购工作过程中涉及的采购项目计划申请、审批可通过互联网进行在线的操作。各级采购计划部门提出采购项目申请后，由各级公司审批部门进行审批；通过审批的项目被列入采购作业，执行各种形式的采购。系统支持灵活制定审批工作流，并支持审批的自动流转和审批提醒、催办功能。重要功能如下：采购任务合并和生成根据采购任务在线生成采购申请/任务。系统自动流转接受审批。审批权限设定可以按照不同的采购金额大小或特殊采购物品分类管理办法，设立不同相关人员的审批权限（灵活制定是审批工作流）。审批网上审批：实现互联网审批及审批作业自动提醒功能。用户登录系统后，即可得知审批作业的提醒信息。采用操作简朴的审批操作即可完毕审批工作。生成采购计划通过流转审批后生成采购计划。选择采购方式发布查看历史审批保存审批历史记录、审批意见和多次修改记录。采购目录管理提供电子商务网站网上采购平台采购目录的维护和管理，使物资供需双方可自行发布产品需求信息、产品报价信息等。物资需求方通过完整的采购目录可以寻找到合适的供应商，获取最新的产品信息，协助取得新鲜的货源。重要功能规范如下：目录管理提供产品目录的建立和维护功能。方便供应商家、公司目录制作人员、专业目录提供者、电子商务网站物资交易市场人员建立和维护目录。（该目录与电子商务网物资市场，产品目录及信息产生关联）产品信息录入和维护提供产品信息录入和维护功能。电子商务网站的权限用户可以建立产品数据和信息（如，根据目录归类建立产品信息、价格信息、物资数量、成交价格等）。多种、灵活搜索功能提供按物资类别、产品名称、发布时间、价格等多样的搜索功能。在线采购属于公司集团采购中心及下属成员，具有采购管理权限的的用户，寻找到货源和供应商后，可以进行在线询价、招标邀请等新一轮采购业务操作。公开竞价供应商就采购组织发布的竞价规定在规定的时间内进行公开或密封竞价，由系统自动进行核价，选出报价最低的供应商。根据选择竞价对象的不同，可分为定向与非定向公开竞价流程如下：询价采购采购组织与供应商就询价单展开一对一或一对多的多次洽谈，并可对采购物料进行数量或供应商的拆分，通过往复沟通比价的方式，充足掌握价格、供应数量、交货期等信息，达成双方认可的最终协议价格。流程如下：综合竞价采购组织编制竞标文献，向多家供应商统一发询，供应商在线递交投标文献，截止时间到后根据事先规定的评议规则，由采购组织内部专家进行评标并选出合格中标者。根据选择竞价对象的不同，可分为定向与非定向。重要特点：采购组织内部专家进行评价，多指标综合评价流程可配置、公开透明协议管理协议管理以实现和满足公司采购工作中，围绕对采购协议的执行和管理的需要；在遵循传统业务流程的基础上，提供有效的协议信息管理，进一步提高公司采购过程中的协议执行管理水平和工作效率，并减少协议管理人员的劳动强度。该模块建立的管理功能有：协议信息建立、协议附件管理、协议执行、协议预警、协议结算、协议履约评价、协议记录等。协议管理重要功能如下：协议信息建立记录协议信息，涉及：协议基本信息，重要涉及：协议编号、协议名称、协议总金额，签订时间、签订地点、项目名称、项目编号、供应商、设备名称、设备型号、设备单价、设备数量、交货时间、交货地点、项目经理、联系电话、联系地址、手机、邮箱等。项目基本信息，重要涉及：项目编号、项目名称、项目类别等。物资清册，重要涉及：物资编号、物资名称、物资型号，单价等。供应商名册，重要涉及：供应商编号、供应名称、法人、联系人、联系电话、联系地址、邮编、手机、邮箱等。协议附件管理可以挂接协议相关附件，涉及：协议文本等相关协议附属文档。协议执行管理由供应商及协议执行参与各方对协议执行的状态进行信息维护，公司采购协议管理人员对协议的执行进行监督、协调、控制。各操作权限按系统分派所得。协议执行情况录入协议执行参与各方对各协议执行状态节点进行打勾及相关信息录入，各状态节点按协议执行流程排列有先后顺序。供应商录入物资实际交货信息，物资接受方录入物资接受/入库信息，财务部门录入结算和发票收取信息，直到协议终结。协议结算系统根据协议金额和财务结算公式，自动核算协议结算金额及相关费用，也可以手工填写实际金额，并生成打印结算单。协议履约评价履约评价不按协议执行情况的先后顺序，在整个协议的执行过程均能对供应商进行评价，并采用打分制度，对各分值进行排序，涉及：是否及时交货、售后服务、产品质量，以得到供应商按各分值排名的排行榜。协议预警设立协议的预警设立，可对所有执行节点进行选择设立预警，可以设定预警时间和预警方式（如：铃声或动态提醒），以表达：提醒用户如在可控时间内此协议的某个执行节点发生预警便需要关注或做出必要动作（如，在线发出催交函，协议联系单。）协议记录功能记录汇总报表分为常规报表和自定义报表两种，每张报表均可打印，可导出至EXCEL。常规报表有以下几种：供应商反馈表协议联系单协议执行半月报费用对照表催交函协议执行情况登记表供应商履约情况情况登记表协议执行情况进度表协议跟进表协议汇总表用户也可以自定义报表：由系统管理员分派各级用户权限，不同部门、岗位、级别的用户拥有不同的记录方式，自定义报表格式可以保存，以便再次选用。订单管理供应商在系统上取得订单信息后，更新订单状态，例如是否接受订单的价格、数量以及交期等采购信息，并与采购人员在线完毕订单确认动作。订单管理功能：编辑订单根据采购需求编制订单内容，如：产品价格，数量，交货期，订单回复有效期等采购信息。订单执行选择供应商并发送订单（包含：物资规格，数量，价格，交货期等）。供应接受订单，并确认回复订单内容。供应商接受订单后，由供应商对订单的执行状态进行信息更新。订单查询和浏览多样的查询订单，浏览订单内容和执行状态（订单接受、出/入货、订单结算、发票动作等）。交货管理供应商登陆电子商务平台后，可看到需要执行项目出货的信息提醒。假如项目较多，可以用采购订单编号或协议编号等进行搜索查找需要执行出货的项目,并更新出货状态。待公司负责收货的验收人员确认出货状态后，由公司物资验收入库人员更新为入货状态，即完毕订单/协议的出/入货动作。重要业务功能：交货供应商更新发出货品状态。入库供应商货品被公司验收后，验收人员更新验收状态。表达协议/订单交货动作结束。搜索和浏览供需双方都