行政主管高效工作手册-岗位高效工作手册系列

1+1岗位高效工作手册系列

行政主管高效工作手册

目录

1.行政主管岗位说明书

2.总经理秘书岗位说明书

3.行政助理岗位说明书

4.前台接待岗位说明书

5.岗位工作计划表

6.差旅费报销单

7.会议记录表

8.定期报表发送记录

9.商务表格使用说明书

10.文件督办回告单

11.接待工作投诉处理日报表

12.会议议程表

13.会议决议实施监控表

14.会议成效分析表

15.外出申请单

16.人员、车辆出入证

17.物品出厂凭证

18.派车申请单

19.派车单

20.产品企划调查分析表

21.企划表

22.企划实施表

23.员工工资登记表

24.员工工资调整表

25.印章使用申请表

26.电子文件归档流程图

27.归档文件整理流程图（纸质文件）

28.归档文件目录的格式（纸质文件）

29.档案盒格式

30.受控文件表格清单样板

31.文件更改申请表

32.制度文件评价、完善与反馈表

33.违反制度奖惩表

34.文件评价、完善与反馈报告

35.收文与发文流程图

36.文件处理单

37.文件签收单

38.文件收发登记表

39.文件发放登记单

40.文件分发单

41.文件分发/回收登记表

42.文件报废审批单

43.文件报废记录表

44.文件管理归档范围和保管期限表

45.公文写作流程图

46.企业提案申请表

47.提案效果报告表

48.提案改善评分表

49.提案奖励办法表

50.员工礼仪守则

51.办公室环境管理规定

52.迎接来宾的礼仪流程图

53.送行来宾的礼仪流程图

54.企业新闻发布会活动管理说明

55.员工满意度调查表

56.员工培训需求调查表

57.员工培训反馈调查表

58.生活物资采购申请单

59.生活物资入库登记表

60.后勤物资采购审核表

61.清洁卫生检查单

62.宿舍分配申请表

63.员工住宿登记表

64.企业资产登记卡

65.企业固定资产登记表

66.交通事故报告表

67.交通事故受害者情况报告表

68.交通事故调查表

69.交通事故登记表

70.交通事故损失物品报告表

71.设备设施故障修理申请表

72.设备设施故障修理回馈单

73.机器设备故障记录表

74.修护工作记录表

75.设备维护工作安排表

76.生产设备检定表

77.生产设备作业指导书

78.生产设备日常维护表

79.生产设备履历表

80.仪器设备履历表

81.设备验收报表

82.设备清单

83.设备保养卡

84.报废设备登记表

85.保安交接班登记表

86.保安人员日报表

87.车辆出入登记表

88.员工外出登记表

89.物品放行条

90.访客登记表

91.消防检查季（年）巡登记表

92.消防工程维修单

93.消防维修排故报告单

94.消防产品选用登记表

95.消防巡检表

96.消防设备安全检查表

97.突发事件记录表

98.事故隐患整改通知表

99.工资调整申请书

100.员工工资表

101.员工离职移交手续清单

102.招聘计划表

103.求职人员登记表

104.面试表

105.复试表

106.新员工培训计划表

107.员工培训签到表

108.试用员工考核表

109.老员工培训计划表

110.员工绩效评估申诉表

111.员工投诉调查表

112.出勤登记表

113.员工考勤登记表

114.工时记录表

1.行政主管岗位说明书

职位名行政主职位代所属部行政部

赛管码门

职系职等职直属上行政经理

级级

薪金标填写日核准人

港期

负责制订和监督实施各项行政管理制度；负责按年度预

职位概算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控

要制行政开支；及时处理好日常行政事务；为公司其他部门做

好辅助工作。

岗请根据公司实际情况制定。

位

职

责

教育背景

♦秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。

培训经历

♦受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织和财务会计

基本知识等方面的培训。

任经验

职♦3年以上行政管理工作经验。

资技能技巧

格♦较强的管理能力。

♦良好的中英文写作、口语和阅读能力。

♦熟练使用办公软件。

♦熟练使用操作办公自动化设备。

态度

♦做事客观、严谨负责、踏实、敬业。

♦工作细致认真，谨慎细心、责任心强。

♦具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

工作场所

♦办公室

环境状况

♦舒适

危险性

基本无危险

间接下

直属下级

级

转轮岗

晋升方向

位

2.总经理秘书岗位说明书

职位名总经理秘职位代所属部行政部

称书码门

职系职等职直属上行政主管

级级

薪金标填写日核准人

准期

负责文件的汇签和收发管理；协助总经理处理日常行政

职务概

事务，包括会议、接待、活动、报销单的整理等工作；负责

M

总经理和各部门主管的联络工作；整理总经理的相关文件。

请根据公司实际情况制定。

e.XI

r任

工作关直属下

与各部门联系密切无

系级

3.行政助理岗位说明书

职位名行政助职位代所属部行政部

称理码门

职系职等职直属上行政主管

级级

薪金标填写日核准人

准期

制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规

职务概

范、合理；合理安排车辆调度；督导员工日常行为；管理办

况

公区域和日常行政事务。

＜债请根据公司实际情况制定。

r位

工作关直属下

各相关部门无

系级

4.前台接待岗位说明书

职位名前台接职位代所属部行政部

祢待码门

职系职等职直属上行政主管

级级

薪金标填写日核准人

准期

职务概礼貌热情地接转电话；接待来访客户；预订票务；邮件

况快递；订水；完成部门经理安排的打字、复印等工作。

岗

位请根据公司实际情况制定。

亍

明

工作关各部门员工、来访客户、直属下

无

系供应商级

5.岗位工作计划表

制表日期：年月

日

工作编岗位名称员工人数制表人姓名检查人姓名

工作

内容

概要

正常班（实际工作____小时）工作程序和方法说明：

工作时间加班（约_____小时）

轮班制（）

单独作业共同作业

（____人）

工作种类

连续作业间断作业

（____人）

公司内外（%）高空（%）

工作地点室内外（％）地上（%）

车上（%）水上（%）

其他

机器设备：

工作资源

其他：

附加说明：

6.差旅费报销单

出差人：部门：年月

日

出差

地点交通膳杂住宿其他

日期杂费合计说明

费费费费用

月日起止

口人民币口美元应付

费用预支

万千佰拾元角分（支）

总计旅费

整金额

收款

会计核准审核

签字

7.会议记录表

会议名称

时间

地点

出席人

缺席人

主持人

记录人

会议发言记录:

主持人（签名）记录人（签名）

8.定期报表发送记录

类别：财务会计

类别

报告提出份

报表名称日月年呈送部门

时间数

报报报

??隔日或翌

现金收支副总

月1

表经理

1日

??副

营业报告

隔月初日2自存总

表

经

理

??副

总总经

损益表隔月153自存

经理

理

???????

9.商务表格使用说明书

机密等级：填写日期:年月

日

表格名称表格编号联数

传递流程

各联作用说

明

□月报表□日报表□记录表口联络表口分析表

表格性质

口定期报表口不定期报表口记录卡

使用单位

资料保存

印刷数量使用年数

期限

资料来源

及填表说明

表格审核过

程

异常表示方

法

10.文件督办回告单

密级:

领导批

示

（承办部门名称）第页

11.接待工作投诉处理日报表

上午值班

下午值班人值班情况

人值班情况

姓名记录人

值班人姓名

口迟到口早退口

缺勤

接待

企业各业务部门行政部门

流程

客户签名

意见

处理情签名

况记录

（包括

改善情

况及所

遇的困

难）

联络备注

事项

预定备注

事宜

上级备注

指示

主管备注

意见

员工传

阅签名

经理部门主管填报人

12.会议议程表

时间月日时分地点

出席者

姓名

缺席者

姓名及

原因

会议安排

时分至时

第一项：宣布会议开始

分

时分至时

第二项：领导致词

分

时分至时

第三项：说明议题、议案

分

时分至时

第四项：补充说明、报告

分

时分至时

第五项：讨论问题

分

时分至时

第六项：其他

分

时分至时

会间休息10分钟

分

时分至时

第七项：决议事项确认

分

时分至时

第八项：第二次讨论事项确认

分

时分至时

第九项：司仪（主席）散会致词

分

时分至时

第十项：会议结束

分

确认事宜

备注

13.会议决议实施监控表

决议事项

执行负责

部门实施目标及期限成果评价

人

每月执行情况监控

进度监进度监

月实施目标月实施目标

控控

17

28

39

410

511

612

14.会议成效分析表

部门：日期：年月日

成效检查问题效果分析

会议是否按照预期计划进

行？

会议的目的及议题是否彻

底？

会场或设备是否适合、有

效？

必要的资料是否齐全？

会议是否按议程安排进

行？

会议是否按预定时间散

会？

全体人员是否了解主题？

开始时，是否简要地叙述

了议题的重点？

开会时的气氛是否很热

烈？

会议讨论时,是否有偏离

议题的论点?

是否有很多生动且具有建

设性的发言？

参加人员是否有所抱怨？

［记录事

项］

15.外出申请单

部门外出时间

申请人姓计划返回

名时间

目的地外出理由（说明办理事项）联系方式

审批人（签字）

时间：

年月日

16.人员、车辆出入证

年月日

随车人

姓名车型车号

数

车辆入厂重量

事由

出入出厂重量

说明

情况载货重量

记事栏

载货种类及品名

口载货车

车辆辆

口空车

入厂时间核

发

保卫

出入出

人员

记录出厂时间入

签字

凭

条

洽谈或者

外来人员

经办人签

入厂去向

字

经理主管经办人

17.物品出厂凭证

编号年月日

兹有先生（女土）

货运或携带（装运）下列物品请检查无误后请给予放行。

物品名称单位数量

签放部门：

门卫室

签放人：

18.派车申请单

申请日期：年月日

申请人及职单位主管

申请单位

称签章

事由及前

往地点

搭车人

联系电话共人

数

申请用车自年月日时分起

时间至年月日时分止

备注

19.派车单

年月

日

年月日

申请单位需车时间

时分

年月曰

需车类型预计返回

时分

需车事由地点载物品名及规格数量

年月日时

分出厂守卫签

出入时间

年月日时

分入厂

主管：科长：申请人:

20.产品企划调查分析表

公司产

品现状

描述

公司产

同行业类似产品的发公司产品的市场占消费者需求调

品优势

展情况有率查

分析

公司产

品劣势

分析

改进建

议及方

案

21.企划表

企划表（一）

（企划名称）

提出单位：日期：

年月日

企划

要点

提示

企划内

容

执行方费用及资

执行人完成期限任务方法

法源

问题

注意事

项

对策

附件资

料

提出人（签字）日期：年月日

企划表（二）

X义X企划书

提出单位提出时间

年月日

本企业主

旨

本企划目

的

背景介绍

及市场调

查

企划内容

步骤

执行计划

条件

费用

时间安排

效果预测

实施障碍

意外对策

实施困难

可替代方

案

成功案

前例

例

提出人（签章）

22.企划实施表

活动项目备注

名称

目的

内容

进程安排

实施要点

预算

承办者

准备

协助

实施过程

—

（各参与

部门）

协助关联

外包关联

结果报告

检讨

23.员工工资登记表

部门：年月日

核定工资

员工实发工

姓名底技术津工龄补职务补工作补

编号资

薪贴贴贴助

合计

审核人（签字）记录人（签字）

24.员工工资调整表

部门年月

日

员底薪技术津贴工作补助合计

工姓

原工调整原工调整原工调整原工调整增加

编名

资后资后资后资后率

号

合计

25.印章使用申请表

部门:年月日

用

即

事

由

用印类别行政（）公司（）领导名章（）

份数

经办人部门负责人

批准人意

见及签字

注：请在“（）”内用“V”注明用印类别

26.电子文件归档流程图

1.II用XL帝理孙IJ

28.归档文件目录的格式（纸质文件）

页

件号责任人文号题名日期备注

归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如下图:

归档文件目录

全宗名称

年??？度

保管期限

机??？构

29.档案盒格式

长310mm、宽220mm、厚度20nlm、30mm>40mm

档案盒封面

全宗名称XX公司行政部

盒脊

全宗号

年度

保管期限

机构

起

止

件

号

盒号

30.受控文件表格清单样板

日期：年月日

序表格名称表格编号使用部保存期保存地

号门限点

1程序文件清单

2作业指导书清单

3受控表格清单

4外来文件清单

5文件分发/回收记录表行政部1年

6文件借阅登记表

7部门受控文件清单

8文件更改记录

9会议记录表

10管理评审计划行政部

11管理评审报告

12纠正与预防措施报告

行政部1年

13内审计划

14内审报告

15内审检查表

16岗位工作入职要求

17招聘员工申请表

行政部1年

18培训计划表

19培训记录

20合同评审表

21联络单

22顾客满意度调查表市场部1年市场部

23顾客满意度调查汇总表

24顾客满意度统计图

25合格供应商一览表

26请购单

27供应商评估报告采购部1年采购部

28供应商品质状况评比表

29供应商交货批次合格表

31.文件更改申请表

编号:保存期限:

更改文件

名

更改内容

更改原因

申

请

经办人

时

间

批

准

批准人

时

间

32.制度文件评价、完善与反馈表

编号：保存期限：永久

制度文件名

称

评价时间评价原因定期不定期

作用与意义

问题与不足

完善措施

反馈内容

33.违反制度奖惩表

记录编号：保存期限:

奖励（）

性质时间

惩罚（）

部门或个人

措施

原因

部门主管意经理室意

见见

34.文件评价、完善与反馈报告

报告单位

文件评价情

况

文件完善情

况

意见与建议

35.收文与发文流程图

37.文件签收单

来文日来文字附件名归档日签收签收日

件数文书组

期号称期者期

38.文件收发登记表

时间：文件名称：经办人：

序号部门通知打印稿电子稿

39.文件发放登记单

部门/分发接收人签名/

文件序号文件编号文件名称

号日期

40.文件分发单

序号文件编号文件名称分发部门负责人签日期

收

41.文件分发/回收登记表

部I］：编号:

文件编版数接收

文件名称回收人备注

号本量人

质量手册1.01

文件控制程序1.01

记录控制程序1.01

人力资源管理控制程序1.01

仪器设备设施管理控制

1.01

程序

与客户有关的过程控制

1.01

程序

设计和开发控制程序1.01

采购控制程序1.01

生产控制程序1.01

产品标识和可追溯性程

1.01

萍

产品防护管理程序1.01

内部质量审核程序1.01

品质检验控制程序1.01

不合格品控制程序1.01

统计技术应用程序1.01

纠正和预防措施控制程

1.01

序

42.文件报废审批单

编号：版本：

份数：

文件名

称

报废原因：

申请人：

日期：

所在部门意见：

签名：

日期：

文件保管部门意见：

签名：

日期：

管理者代表意见：

签名：

日期：

43.文件报废记录表

序号文件号文件名称数量报废日期报废原因处理人备注

44.文件管理归档范围和保管期限表

档类

案H

归档范围保管期限备注

门名

类称

•经营合同、协议

•联营、合作投资方面的文件材

料永久

•股份制方面文件材料永久

•兼并、破产方面形成的文件材永久

料永久

•工商管理执照的申报、登记、永久

审批材料永久或长期

•资产投资经营材料永久

•产权界定材料长期

•计划统计材料短期

•农产品收购、经营、销售计划短期

•原材料、物资供应计划长期

•经营管理活动材料长期

•质量管理、仓库管理材料及统短期

计短期

•产品销售活动记录、销售统计永久或长期

•市场调查、用户反馈有关材料

•其他应归档的文件材料

凭原始记账凭证15年

证

•现金日记账、出纳账25年

•银行存款日记账25年

账•总账15年

簿

•明细账15年

•固定资产明细账报废后保管5

年

报

年度财务报表永久

表

•会计移交清册15年

其

他•会计档案保管清册永久

•会计档案销毁清册永久

誉的

或荣

业绩

工作

企业

映本

•反

奖

杯、

、奖

奖章

状、

、奖

奖旗

牌等

人物

着名

人和

领导

企业

映本

•反

、奖

奖旗

誉的

或荣

业绩

工作

牌

杯、奖

、奖

奖章

状、

实

的各

获得

往中

外交

在对

企业

物•本

档

案永久

礼品

品、

种纪念

事