办公用品采购、办公费用日常管理规定

办公用品采购、办公费用日常管理规定

第一条、规定目的

为了节约开支，降低消耗，提高办公效率，规范公司办公用品采购、领用行为,

特制定本规则。

第二条、使用及适用范围

1、本制度规定了办公用品的采购、验收、领用等工作，规范了办公费用的管

理标准及范围，控制、审批的管理流程。

2、本制度适用于公司各职能总部及下属分公司。

第三条、定义

1、办公用品是指公司员工办公使用的低值易耗品，单个价格在500元以下的

物品。

办公用品分类：

⑴、个人使用的零星办公用品包括：笔、笔芯、订书针、订书机、回形针、

信纸、信封、橡皮擦、N次贴等。

⑵、公用办公用品包括：打印纸、墨盒、硒鼓、色带、计算器、档案袋、凭

证打印纸、三层、四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格等。

2、办公设备指公司或部门公用的办公类设备，如空调机、复印机、打印机、

扫描仪、传真机、摄像机、投影仪、照相机、电视机、保险柜、资料柜、饮水机、

电话机等。其他办公设备指电脑、优盘等，同时包括公司非建筑类展示板及组合

宣传板等。

第四条、职责

1、办公用品供货商由运营总部负责招标，确定定点（不少于二家），签订购销

合同。办公设备、办公用品由公司运营总部统一账面管理，各下属分公司运营部

自行组织实施的日常管理，公司行政助理负责具体监察。其他办公设备由领用人

保管。运营总部行政助理负责公司办公用品的采购及发放工作及核算。

2、财务总部、运营总部负责确定费用指标，并按费用指标进行检查、考核。

3、各使用部门负责在额度内提供每月需求计划。

第五条、要求

（一）、办公设备、办公用品

一、采购

1、办公用品：

⑴、每月1日，公司各职能总部文员根据本月办公用品的实际需求填写^^公

用品采购计划》经部门总经理批准后提交至公司运营总部。

（2）、运营总部预审后汇总当月公司办公用品采购计划，于每月3-5日统一安

排采购。

2、非常规用品的采购应由使用部门提出申请，填写《固定资产请购单》,预

算内报运营总部、财务部联审，预算外再报总裁审核批准后，再由运营总部行政助

理统一安排采购。

3、办公书籍由各使用部门按计划采购。

4、员工采购需求可在每月28日前告知所在部门相关管理人员，汇总上报运营

总部。

5、如因特殊情况，工作急需物品可先行采购后再按规定报销。

二、领用

1、各职能部门应按《办公用品采购计划》的品种和数量到运营总部填写《办公

用品领用登记簿》后领用；

2、员工应按经批准的《固定资产请购单》，在填写《固定资产交接证》后领用；

对于贵重的设备，公司与员工签订《设备领用协议》。

3、如超出部门采购计划领用，应经部门领导签字，运营总部审核后方可领用。

4、公司每月集中领用办公用品时间为每月5日、6日（遇节假日顺延）。

5、员工个人平时领用时间为每周二、四下午2:30-4:30。

6、新到岗员工在报到之日领取办公用品。

7、其他时间如急用可根据实际情况领用。

三、维护管理

1、办公设备与办公用品，运营总部指定专人管理、建账和领用发放。

2、运营总部行政助理定期检查办公用品的库存量，对日常必须品、不易采购品

或用量大者应酌量库存，以备不时之需。

3、运营总部有权检查各职能总部办公用品的使用情况，如发现浪费可对有关人

员进行处罚。

四、缴回处理

1、领用各类物品的人员，均由行政助理或其指定人员建卡、登记；员工离职

前必须归还所领用的全部办公用品（低值易耗品除外），并由行政助理签字后方可

办理离职手续。

2、所缴回的旧品，行政助理应归类入库，酌情处理。

3、滞用品之处理

运营总部行政助理每隔半年检查物品的明细，将超过六个月未曾领用过的物

品提报处理。

（二）、办公费用

一、控制流程

1、个人使用的零星办公用品。公司各职能总部、下属分公司，运营

总部、运营部具体经办人在定额标准内填报需求计划，报部门主管领导审

批后，再到定点供应商领取或通知定点供应商按订单送货，各部门不得擅

自采购，否则财务部门不予报账。

2、运营总部、运营每月与定点供应商核对无误后，到财务总部财务

部办理报账、结算手续。

3、公用办公用品，公司各职能总部、下属分公司，每月底在费用标

准内填报需求计划，经部门主管公司领导审批后报商务部按采购流程执行，

各取能部门、下属分公司于次月按上报计划去库房领用。

4、公司各职能部、下属分公司在使用打印纸时，上报副总裁以上领

导的材料和存档的文档才可用打印纸双面打印，报部门主管领导审批的材

料一律使用废纸打印。

5、公司各职能部、下属分公司一律使用办公用品领用表（分公用性、

个人使用），办公用品仍然使用材料领用单发料的，财务总部不予核账，后

果自负（见附表二、附表三）。

二、办公用品使用标准

1、个人使用的零星办公用品实行定额控制，其标准定额如下:公司

副总及其以上领导不限,公司级一般管理人员X元/月，主管级人员X元/

月，经理级人员XX元/月，总监级人员XX元/月，级别按公司下发的红

头任命文件为准。

2、公用性办公用品使用标准见附表一。

三、奖罚规定

1、财务总部每月检查办公用品使用情况并予以通报。

2、办公用品领用表各部门一律在运营总部领取，由运营总部每月5

日对上月领用情况核算后报财务总部审核。

3、超支或节约的，按超支额或节约额的50%在季末终了后10日内

兑现。超支的，其兑现额由单位第一负责人落实责任人，并于兑现结果公

布后5日内报财务总部，否则，由单位第一负责人承担。

第六条、工作记录

以下纸面记录由运营总部保存2年：

《办公用品采购计划》、《固定资产请购单》、《办公用品领用登记簿》、

《固定资产交接证》、《设备领用协议》。

第七条、附加说明

本文件由运营总部起草，并负责解释和管理。

2015年办公用品计划指标

附表一：

序号部门指标备注

1运营总部

2财务总部

3投资总部

4人力资源总部

5合计

附表二

年个人使用的零星办公用品领用表

总级人经理级人一般人员人

1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月

名称

数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额

铅笔

圆珠笔

圆珠笔芯

签字笔

签字笔芯

订书机

订书针

回形针

信纸

信封

橡皮擦

N次贴

实际合计

包干标准

节、超额

财务总部审核:运营总部审核:部门填表人:

附表三

年部门公用性办公用品使用标准领用表

标准元/月

1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月

名称

数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额

打印纸

墨盒

硒鼓

色带

计算器

档案袋

凭证打印纸

三层打印纸

四层打印纸

晒图纸

实际合计

节、超额

财务总部会计审核:仓库保管员：部门填表人:

新员工办公用品配备标准（经理级以上）

序号品名单位数量单价（元）金额（元）备注

1书立个2

2笔筒个1

3胶棒个1

4水性笔支2

5订书器个1

6订书钉盒1

7橡皮块1

8铅笔支1

9垃圾筒个1

10告示贴个1

11回形针盒1

12笔记本本1

13水性笔蕊支2

14大头针盒1

15名片册册1

16

17

18

19

20

合计

部门：部门领导（签字）:

申领人（签字）:审核人（签字）：

新员工办公用品领用表（经理级以下）

序号品单位数量单价（元）金额（元）备注

1书立个2

2笔筒个1

3胶棒个1

4水性笔支2

5橡皮块1

6铅笔支1

7垃圾筒个1

8告示贴个1

9回形针盒1

10笔记本本1

11水性笔蕊支2

12大头针盒1

13削笔刀个1

14

15

16

17

18

19

20

合计

部门：部门领导（签字）:

申领人（签字）:审核人（签字）：

2015年一月采购计划部门：

序号品数量单价序号品数量单价

1A3复印10双夹

常纸

规2A4复印11大笔记

办纸本

公3铅笔12告示帖

用4水性笔芯13软抄本

品5橡皮14水性笔

6双面胶15抽杆文

件夹

7透明胶16口曲纸

8钉书钉17资料盒

9大头针18条扣袋

序号品名型号数量