某某地产地产与物业工作协同及联席会议管理规范

地产控股股份有限公司地产、物业联席会议管理规范（2021版）编码：ZN.KHGX-GF603-2020发布日期：20第6页，共8页地产控股股份有限公司地产、物业联席会议管理规范（2021版）修订记录批准日期修订内容修订审核批准2021/6/15会议管理制度调整为管理规范姚吉钱玲王磊

目录TOC\o"1-1"\h\z\u1.总则 32.会议规则 33.会议要求 94.会议输出 95.附则 106.附件 10总则目的为确保地产、物业间关联业务良好开展及项目关键节点顺利达成，加强各层级地产、物业间沟通频次及效果，保障一线问题早发现、早沟通、早升级、早决策，达成一线及时解决问题、总部及时监测问题的管理效果，促进地产与物业间协同工作有力推进，特制定本管理规范。会议规则联席会分为四类：关键节点会议、例行经营会议、分级联席会议、区域特殊事项专题会四类。关键节点会议会议地图如下：例行经营会议即区域地产月度经营会；分级联席会议具体分为：项目月度联席会、区域月度联席会、区域双月联席扩大会、总部月度联席会。各项会议具体要求如下：关键节点会议2.1.1施工期（项目经营启动至项目交付启动）1、项目经营启动会会议相关要求参照地产总部运营管理中心《项目关键节点决策会议体系V2.0—项目经营启动会》2、规划方案评审会（1）会议时间：拿地后25天内；（2）会议召集及主持：区域地产设计管理部负责人；（3）参会人员：区域地产：设计负责人、工程负责人、成本负责人、客关负责人；区域物业：前介负责人（4）会议地点：区域地产会议室（5）议事范围：a、项目规划设计方案；b、各部门针对性建议。3、施工图纸审查会（1）会议时间：拿地后95天内（2）会议召集及主持：区域地产设计管理部负责人（3）参会人员：区域地产：设计负责人、工程负责人、成本负责人、客关负责人区域物业：前介负责人（4）会议地点：区域地产会议室（5）议事范围：a、项目施工图纸评审；b、各部门针对性建议。2.1.2交付期（项目交付启动至项目正式交付）1、项目交付启动会会议相关要求参照地产总部运营管理中心《项目关键节点决策会议体系V2.0—项目经营启动会》2、项目整改周例会（1）会议时间：每周（2）会议召集及主持：地产项目总（3）参会人员：项目部：项目总、工程负责人、客关负责人区域物业:区域品质工程负责人、项目经理、项目工程负责人；（4）会议地点：项目部会议室；（5）议事范围：a、上周分户查验、承接查验等问题项整改情况；b、物业前介建议落实与反馈情况；c、项目总布置下一阶段物业需配合事项，物业汇报需地产支持事项。3、项目返修启动会（1）会议时间：交付前30天；（2）会议召集及主持：项目地产工程负责人；（3）参会人员：a、项目部：项目总、项目工程负责人、项目成本负责人、项目客关负责人、项目房修负责人、开发配套负责人；b、物业:区域品质工程负责人、项目经理、项目工程负责人、项目客服负责人；（4）会议地点：项目部会议室；（5）议事范围：a、返修原则及返修标准、返修整改计划、施工单位材料准备计划、分工；b、返修联络机制、升级决策机制、奖惩机制及物业园区相关管理规定。4、项目移交专项会（1）会议时间：交付前15天（2）会议召集及主持：地产项目总（3）参会人员：项目部：项目总、项目工程负责人、项目营销负责人、项目客关负责人、项目设计负责人、开发配套负责人；物业:区域品质工程负责人、项目经理、项目工程负责人、项目客服负责人、项目秩序负责人、项目环境负责人；（4）会议地点：项目部会议室（5）议事范围：a、明确项目移交（涵盖政府批文、机电、智能化、园林绿化、设计施工图纸、消防、地库、人防等）的移交目录、移交责任人、移交时间；b、明确业主资料、内部费项流转证明等材料的移交目录、移交责任人、移交时间；c、由项目总对移交中涉及需地产各部门配合事项进行决策。例行经营会议区域地产月度经营会会议召集人邀约后，区域物业负责人确保按时参加。2.3分级联席会2.3.1项目月度联席会（1）会议时间：每月10日前（项目正式交付以后）（2）会议召集及主持：项目物业负责人及客关负责人轮流负责：单月-项目物业负责人，双月-项目客关负责人（3）参会人员：地产：项目总，项目客关负责人、项目工程负责人物业；项目负责人、项目客服负责人、项目工程负责人（4）会议决策点1.承接查验、分户查验争议项决策；2.重大客诉、风险处理方案决策；3.关联业务、关联费用争议项决策；4.其余待决策的重大事项。2.3.2区域月度联席会（1）会议时间：每单月15日前（2）会议召集及主持：区域物业负责人（3）参会人员：地产：客关分管领导、区域客关负责人、区域财务负责人物业：区域负责人、片区负责人、品质工程负责人、财务负责人（4）会议决策点1.项目层面升级的承接查验、分户查验争议项决策；2.项目层面升级的重大客诉、风险处理方案决策；3.项目层面升级的关联业务、关联费用争议项决策；4.其余区域层面待决策的重大事项。2.3.3区域双月联席扩大会（1）会议时间：每双月15日前（2）会议召集及主持：区域客关负责人（3）参会人员地产：区域负责人，客关分管领导，客关、营销、财务、工程负责人物业：区域负责人、片区负责人、品质工程负责人、财务负责人（4）会议决策点1.项目层面升级的承接查验、分户查验争议项决策；2.项目层面升级的重大客诉、风险处理方案决策；3.项目层面升级的关联业务、关联费用争议项决策；4.其余区域层面待决策的重大事项。2.3.4总部月度联席会（1）会议时间：每月25日前（2）会议召集及主持：物业总司品质工程部及客关中心服务管理部轮流负责：单月-物业，双月-客关（3）参会人员：地产总部：客关分管领导、客户价值中心服务管理部、财务负责人物业总司：总经理、品质工程负责人、财务负责人（4）会议决策点1.总部层面重难点问题项决策；2.区域层面升级的争议项决策。2.3.5分级联席会其他要求以下要求适用于项目、区域、总部各级联席会。（1）会议议题：固定议题：1.地产、物业两端与彼此强相关业务管理现状（参考范围：经营情况、团队情况、重要制度公告、行业或地域内重大事件等）2.关联业务执行情况3.关联费用结算进度、争议费项情况4.满意度建设、交付筹备、前介工作开展情况5.安全隐患排查情况及应对方案6.关键指标预警，神秘客等指标评价、风险排查结果通报7.客户价值、品质检查、房修等其他近期关键工作8.专项业务/行动推进情况及排名通报9.需对方协同事项，下阶段重点工作自选议题：1.内部检查情况，配合不力事项或人员通报议题要求：1.固定议题必须在每次会议议题中覆盖（不涉及除外），自选议题可自行增减；2.固定议题会议材料参考主责方：2、6、7--客关，3、4、5--物业，1、8、9--客关、物业分别负责地产、物业端内容。（2）参会人员以上各级联席会内容中参会人员均为固定参会人员，如有涉及其他职能的会议议题，则相关职能须参会，包括不限于：地产端-营销、工程、财务、成本、设计、开发配套，物业端-秩序、环境；以上参会人员仅列明至职能负责人级别，各职能负责人以下级别的参会人员由相应职能负责人自行确定。（3）会议形式区域双月联席会、总部联席会原则上要求现场召开；其余会议形式自行确定，可根据需要采用视频会议、腾讯会议等灵活会议方式。2.4区域特殊事项专题会：（1）会议时间：发生需地产物业协同解决事项（重大客诉等）24小时内；（2）会议召集及主持：区域地产客关负责人及物业负责人；（3）参会人员：区域地产：客关负责人、其他相关职能负责人；区域物业：区域负责人、品质工程负责人、其他相关职能负责人；（4）议事范围：a、沟通特殊事项的当前进展，安排后续协同工作；b、物业区域总汇报需地产支持事项。会议要求举行时间原则要求会议按时进行，遇特殊事项或非工作日，会议召开日期前置。会议时长原则上控制在一小时以内。参会级别原则要求本人参会，如特殊情况下应会人员缺席的，需由本人告知会议发起人进行报备。参会人员如无故缺席视为认同会议相关决议。 会议输出由会议召集人指定专人进行会议记录，形成会议纪要并完成在场人员签确，会议纪要最后须列明应到未到的缺席人员（以制度要求为准）。会议纪要模板详见附件1；各级联席会须形成《会议督办事项表》作为附件附于会议纪要最后，明确会议决议、重点工作、须对方协同事项等内容，每次会议回顾更新（模板详见附件2）；项目联席会会议纪要由会议发起人负责在会议进行后三个工作日内提交至区域客关、区域物业品质工程部备案，区域联席会会议纪要由会议发起人负责在会议进行后三个工作日内提交至地产总部客户价值中心、物业总司品质工程部备案，总部联席会会议纪要经审批后由会议发起人抄送至：地产区域负责人、客关分管领导、相关职能负责人，物业区域负责人、相关职能负责人；会议输出成果未按时提交等同于会议未按时举行，从会议召开及时性、频次、质量等几个维度由总部和区域会议召集方分别对区域和项目联席会召开情况进行月度评价和排名。区域须对各项目联席会召开情况输出评价和排名，在每月区域联席会上通