文秘工作规范

文秘工作规范（试行）目录第一章文秘工作岗位职责 2一、收文 2二、内部文献运转 2三、核稿 2四、发文 2五、机要互换 2六、档案管理 2第二章文秘工作流程 2一、局机关公文解决基本流程 2、收文解决流程 2（一）信件解决流程 2（二）文献解决流程 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2（ 2（二）行文规则审核 2（三）公文内容审核 2二、差错项目登记 2三、送局领导签发 2四、接受文献室退回的文献 2五、发文编号 2六、拟定纸质文献印制数量 2七、主办司局校对 2八、文秘处对发文进行复核 2九、用印 2十、纸质文献封发 2十一、电子文献分发 2第五章印章管理 2第六章签报管理 2一、合用范围 2二、格式 2三、运转规定 2第七章档案管理 2一、归档 2二、已归档文献整理 2三、档案库房管理 2四、档案借阅查询 2五、档案移交 2六、档案销毁 2第八章机要互换 2一、局机关内部文献互换管理 2二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理 2三、文秘处与外单位进行文献互换 2四、直接取送信件 2五、文献信件交接凭单的管理 2六、机要车辆管理 2附件1：国务院机构简称 2附件2：税务机构简称 2附件3：国家税务总局机构中英文对照表 2附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围 2附件5：会签意见模版 2附件6：签报解决单样式 2附件7：签报正文首页模版 2附件8：办文说明模版 2附件9：国家税务总局印章使用申请单 2附件10：特快专递申请单 2

文秘工作规范（试行）第一章文秘工作岗位职责办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文解决和档案管理制度，并组织、指导工作的贯彻；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实行局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。文秘处工作分收文、内部文献运转、核稿、发文、机要互换、档案管理6个岗位，具体职责如下：一、收文（一）对中央国家机关机要文献互换站（以下简称互换站）、北京市邮政局（以下简称邮局）、北京市机要局（以下简称机要局）和有关单位直送我局的各类信件、文献进行审核、签收、登记和急件催办。（二）对收到的纸质文献进行扫描。（三）对涉及一个司局业务的文献，分送该司局办理。（四）对征求意见、会签和涉及两个以上司局业务的文献填写收文解决单，报办公厅领导拟办后，分送相关司局。（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理。二、内部文献运转（一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文献室（以下简称文献室），由文献室呈局领导。（二）对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文献室。（三）接受文献室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委。（四）接受文献室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送相关司局。三、核稿（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿，从行文规则、公文格式和公文内容等方面进行审核把关。报办公厅领导审核后，送内部文献运转岗。（二）对上述文稿差错情况进行登记，并按月草拟公文差错情况通报。（三）负责公文核校管理。四、发文（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文献进行编号后送文印中心排版。同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文献制作条码电子版送文印中心。（二）对办公厅文印中心已印制的纸质文献、已排版的电子文献进行分发。底稿退主办单位。对主送国务院、国务院办公厅的文献经文印中心排版后的电子文献发送国务院办公厅（目前此项工作由办公厅督查处负责）。（三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文献进行分发。对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发。（四）保管税务总局印章。对已印制的文献盖印；对经局领导或办公厅领导审批的《国家税务总局印章使用申请单》所列明材料盖印。为税务总局与有关单位联合发文的印制，取送印模。五、机要互换（一）负责到互换站取送信件。负责通过机要局、邮局的信件发送，并准时进行费用审核。按照中办、国办、局领导、办公厅领导的规定取送文献。（二）负责非工作时间内的机要文献取送值班工作。（三）负责智能文献互换系统的管理。（四）负责机要车辆管理。六、档案管理（一）负责局内各单位文献整理归档的指导、监督；接受局内各单位已整理归档的档案。（二）负责电子公文的标引、归档；对纸质档案进行电子化；负责电子档案数据的管理。（三）对库房档案进行整理、排列。（四）负责档案库房的平常管理。（五）负责纸质档案、电子档案的查阅、借出、复印。（六）负责《国家税务总局公报》、《中华人民共和国税收法规公告》、《国务院公报》的编辑或文献提供工作。（七）负责对全国税务系统档案工作进行业务指导。第二章文秘工作流程一、局机关公文解决基本流程收文登记(办公厅文秘处)收文拟办收文登记(办公厅文秘处)收文拟办(办公厅领导)收文交办（司局领导）起草公文和办文说明(工作人员)核稿(司局综合处)起草公文和办文说明(工作人员)核稿(司局综合处)审核修改(处领导)核稿(办公厅文秘处)局内会签核稿(办公厅文秘处)局内会签(相关单位)审核修改(司局领导)发文编号(办公厅文秘处)签发（局领导）审核发文编号(办公厅文秘处)签发（局领导）审核(办公厅领导)印制、电子归档（办公厅文印中心、文秘处）校对（拟稿人员）排版印制、电子归档（办公厅文印中心、文秘处）校对（拟稿人员）排版(办公厅文印中心)送办公厅归档(司局综合处)退司局管理送办公厅归档(司局综合处)退司局管理(办公厅文秘处)用印、封发(办公厅文秘处)、收文解决流程（一）信件解决流程签收(收信人)信封审核签收(收信人)信封审核(收信人)登记(收信人)急信催办(收信人)急信催办(收信人)投箱(收信人)（二）文献解决流程登记(收文人)扫描登记(收文人)扫描(收文人)收文审核(收文人)厅领导拟办(厅领导)投箱厅领导拟办(厅领导)投箱(收文人)打印解决单(收文人)急件催办急件催办(收文人)审核(厅领导)核稿审核(厅领导)核稿(核稿人员)接受登记(核稿人员)签发(局领导)送文献室签发(局领导)送文献室(运转人员)差错登记(核稿人员)接受文献室文献(运转人员)发文编号接受文献室文献(运转人员)发文编号(发文人员)送排版(发文人员)纸质分发(发文人员)用印纸质分发(发文人员)用印(发文人员)发文复核(复核人员)跟踪管理(发文人员)电子分发跟踪管理(发文人员)电子分发(发文人员)底稿退回(发文人员)审核修改(处领导)起草审核修改(处领导)起草(工作人员)登记(司局综合处)局内会签(相关单位)登记局内会签(相关单位)登记(办公厅文秘处)审核修改(司局领导)接受文献室文献(办公厅文秘处)送文献室接受文献室文献(办公厅文秘处)送文献室(办公厅文秘处)审批(局领导)送办公厅归档(司局综合处)送办公厅归档(司局综合处)退司局办理(办公厅文秘处)收集整理(司局综合处)收集整理(司局综合处)誊录目录(司局综合处)盖归档章(司局综合处)装盒移交(司局综合处)排列上架(档案人员)拟定保管期限排列上架(档案人员)拟定保管期限(档案人员)核对签收(档案人员)审核(处领导)审核审核(处领导)审核(司领导)提出申请(工作人员)收回档案(档案人员)提供档案收回档案(档案人员)提供档案(档案人员)审批(厅领导)审核(厅领导)审批审核(厅领导)审批(局领导)提交目录(档案人员)送档案馆/销毁送档案馆/销毁(档案人员)填写封面(发文人员)登记填写封面(发文人员)登记(机要人员)装信封(发文人员)送互换站、机要局、邮局送互换站、机要局、邮局(机要人员)各单位送办公厅核稿的文献，应当齐全完整，手续完备。纸质文献加贴条码，并在本单位进行发文登记时录入条码号后，送501室，投入核稿箱；电子文献发送到公文解决系统“核稿”部门。对于特急文献，在投箱时，应当告知核稿人员及时取出；必要时，应当由办文单位派人按照文献解决程序进行跟踪办理。目前对办文背景、过程、依据、理由等情况进行说明的签报，改为“办文说明”（模版见附件8）。（1.公文密级。公文的密级分为绝密、机密和秘密三个等级。尽也许根据公文的内容规定为“长期”或拟定保密的最佳期限，如“秘密★6个月”、“机密★5年”、“绝密★长期”。不拟定具体保密期限的，保密期限一般为绝密30年，机密2023，秘密2023。公文起草时，如引用标有密级公文的标题、文号或内容，必须按原公文的密级标注密级；回复标有密级的来文时，必须按来文的密级标注密级。2.公文紧急限度。公文的紧急限度分特急、急件两种。特急件、急件，要随到随办；其他文献要在1个工作日内完毕核稿工作。公文的紧急限度应当根据文献的内容标注，不能随意标注。3.发文字号。局机关公文的发文字号有令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函6种。取消“国税明电”字号。发文字号根据公文内容拟定，具体合用范围如下：（１）令发布税收规章。（２）国税发对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作；制订工作制度；提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对综合性税收收入及重要工作的完毕情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设立、变动；转发上级机关的重要文献；与平级机关或有关组织的联合发文；其他有关重要事项的告知。（３）国税函向下级机关部署局部的、阶段性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对具体税种收入和一般性税收工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文献；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复。（４）国税任字按照干部管理权限，任免干部行政职务。（５）国税办发代表税务总局向下级税务机关布置平常事务性的工作；发布局机关内部合用的各类制度规定；通报局机关内部的有关情况。（６）国税办函代表税务总局向平级单位的有关部门或其他单位行文，通报有关情况，商洽事宜；代表税务总局向上级机关的有关部门内设机构报送有关情况，提出意见和建议；代表税务总局向下级机关征求意见；代表税务总局下发各类会议、培训告知；代表税务总局向有关单位发出邀请；代表税务总局向有关单位提供证明。4.公文标题。公文标题应当简明扼要。一般由发文机关、事由和文种三个部分组成。标题有三种格式：（1）完整式标题，由发文机关、事由和文种构成。（2）省略式标题，由事由和文种组成，一般在上行文和联合行文中使用，或由发文机关和文种组成，一般在联合行文中使用。（3）复式标题，事由部分由批转、转发、发布的文献原标题构成，是标题上套标题的形式，常用于转发、批转文，发布和印发规范性文献。（4）特殊标题，对内容十分重要，时限紧迫，或有所补充的公文，在标题中加“重要”、“紧急”、“补充”等字样，表白公文的性质，引起受文者注意。5.主送机关和抄送机关的标注规定如下：（1）主、抄送机关应当使用全称或规范化的简称。在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称，不得将国家税务局、地方税务局简称为国税局、地税局或国税、地税局，或者国、地税局。（2）若主送或抄送部分地区税务机关时，国税局排列在前，地税局排列在后；国税局（地税局）之间，按行政区划顺序对主、抄送机关进行排列。统一表述为××省（区、市）国家税务局或地方税务局。（3）主送全国地方税务局的发文，涉及西藏自治区、宁夏回族自治区国家税务局业务的，主送单位应有“西藏、宁夏自治区国家税务局”。（4）主送或抄送机关数量多，不发的机关少时，可以在“各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局”后注明“（不发××、××）”，如（不发西藏、大连）。（5）主送机关中同时有各地税务机关和局内相关单位的，局内相关单位排列在后。（6）抄送机关涉及不同级别单位时，按上级机关、平级机关、下级机关顺序排列；同级机关按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团队、民主党派的顺序排列。（7）主、抄送机关中并列关系的单位序列之间用逗号，一个单位组合序列当中各组成单位之间用顿号，最后一个主送机关后用冒号，最后一个抄送机关后用句号。（8）国务院领导规定给本人行文的，主送应当为领导同志个人。6.公文主题词。主送国务院、国务院办公厅的文献，按照国务院公文主题表的规定标注主题词。其他文献，不标注主题词。7.公文附件。公文有附件的，要在附件栏标注序号和标题并注意：（1）印发规章、办法等公文或转发公文时，正文标题已经标明所印发或转发公文标题时，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。规章、办法等有附件的，作为公文正文附件。（2）附件只发给部分主、抄送单位时，填写时应注明“（不发××单位）”或者“（只发××单位）”字样。（3）附件分缮的，附件标题相同时，文献中印制附件标题；附件标题不同的，印制“附件分缮”。（4）为避免混乱，附件中的附件不填在“附件栏”中，应写在所附附件的后面；为了区分两个层次的附件，在附件后面的附件只注明“附”。（5）标注附件名称不加书名号。8.公文附注。公文附注是指在正文中不宜说明的其他事项，如“此件可公开发布”、“此件不得翻印”、“此件不得公开发布”、“对下只发电子文献”等等。附注的位置，居左空两字，标注在成文日期下两行，版记之上。附注内容应当用圆括号标注。9.会议、培训告知格式。述（二）行文规则审核行文规则是文献从拟制到发布必须遵循的规则和制度。行文必须做到以下几点：1.行文必须确有必要，注重效用。（1）对可发可不发的公文，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺少可操作性的公文，一律不得发文。（2）凡会议上已经部署的工作，不再行文部署。（3）贯彻上级文献精神，没有实质性贯彻意见，可不再发文献，应采用翻印的形式下发。（4）适宜公开见报或在内部刊物上登载的典型经验和各级各类工作会、座谈会、专业会、专业会议纪要等，不发正式文献。2.在规定的职权范围内行文。要根据从属关系和工作需要，在职权范围内行文。超越职权范围的，应当会签有关单位或与其他单位联合行文。（1）局机关各司局起草的公文，涉及税收政策、征管制度的规范性公文，应当会签法规司；涉及调整税收征管业务流程的公文，应当会签征管司；涉及计算机软件调整或修改的公文，应当会签信息中心；涉及调整机构、人员、编制的公文，应当会签人事司；涉及财务支出事项的公文，应当会签财务司；涉及税收计划记录的，应当会签计统司。（2）联合行文的单位必须是“同级”。同级机关之间对有关问题未经协商一致的，不得各自向下行文。联合行文的，主办单位排列在前，编主办单位的文号。（3）涉及外部委职权范围的，必须送外部委会签。（4）局内会签的，会签单位应当认真、及时提出会签意见（模版见附件５）。批准主办单位意见的，应由司领导在会签栏签字；有不批准见的，应当写明具体意见、理由和修改规定，但不对原文稿进行修改。主办单位批准会签单位意见的，应当对文稿进行修改，修改后再次送会签单位签字确认；不批准会签单位意见的，应与会签单位进行协商，经协商仍不能达成一致意见的，应在办文说明中写明相关单位的意见和理由，并提出倾向性意见，报税务总局领导审定。3.税务总局可以与各部委和省政府联合行文；可以与相应的党组织和军队机关联合行文；可以与部级人民团队和具有行政职能的事业单位联合行文。不可以与非部级单位（涉及税务总局所属事业单位和社团组织）联合行文。税务总局办公厅与相关部委办公厅的联合发文，由税务总局主办部门拟写办文说明，经主管局领导审批后，由主办部门负责人签发。4.坚持“党政分开”的原则。税务机关不得向党的组织发布命令、决定、告知，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作，请求指示。5.抄送公文的规则。向上级机关行文不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其他同级机关；转发上级机关、同级机关和不相从属机关的公文，如无补充内容，可不抄送被转发机关。6.国家税务总局令按《税务部门规章制定实行办法》的规定制发。7.“请示”应当一文一事，不多头请示，一般只写一个主送机关。8.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。9.不对个人行文。除上级机关负责人直接交办的事项和答复人大代表、政协委员建议、议案、提案外，不得以机关名义向上级机关负责人和个人行文。（三）公文内容审核1.政策法规审核。行文必须符合党和国家的方针、政策，与相关法律、法规、规章和规定一致，政策规定要明确和切实可行。2.公文文种的使用，要注意以下几个方面：（1）在规定的范围内选用文种。税务机关有12个文种，即命令（令）、决定、公告、通告、告知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要，文种使用不得超过这一范围。（2）根据行文方向选用文种。向上级机关的请示、报告工作或对重要问题提出建议时用“请示”、“报告”或“意见”；同平级机关商洽工作，请求批准有关事项用“函”；向下级机关行文可用“令”、“告知”、“批复”、“通报”、“决定”、“意见”。（3）根据从属关系选用文种。对有从属关系的下级税务机关来文请示有关事项，使用“批复”直接答复；对没有从属关系的平级单位或其他单位来文请求批准有关事项，不能使用“批复”，应当采用“告知”或“函”，可以根据工作需要主送相关税务机关，抄送来文单位。（4）外单位征求我局意见的来文，回复时用“意见”答复。（5）向有关单位请求批准事项、答复有关单位询问事项、向外单位征询有关事项、与有关单位商洽工作、向有关单位报送工作进展情况使用“函”。3.结构层顺序数。公文中的结构层顺序数，第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。4.公文、外文引用要注意：（1）引用公文应先引标题，后引发文字号，发文字号在公文的标题后用圆括号注明。文中多次引用同一份文献，有文号的，下次可直接引用文号；无文号的，第一次引用时可在文献名称后面加括号注明简称。（2）引用外文时，应当注明中文含义。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。5.公文中年、月、日写法如下：（1）文献标题和内容中的年、月、日、时都要使用阿拉伯数字，不能用汉字书写。成文日期要使用汉字书写。（2）公文中日期的表述应当完整，不能将“2023年”写成“2023”。（3）公文中日期一般应写明具体的年、月、日，在连续性的表述中，年度、月份相同时，可以省略年度或者年度和月份。（4）要慎重使用“前年”、“去年”、“明年”、“上月”、“昨天”、“上一年”、“前5年”等词语。在使用时，要考虑时间前后关系，要特别注意起草文献时间与成文时间之间的关系。（5）表述“年代”，应将所属世纪写出。“上世纪九十年代”应为“20世纪90年代”。6.数字用法。公文中的数字（涉及正负数、分数、小数、比例、约数等），除部分结构层顺序数和词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数值范围表述要规范，如“小煤矿资源回采率只有10-15%”，对的表述为“小煤矿资源回采率只有10%-15%”。7.公文中的称谓书写规定如下：（1）文献中机构名称一般使用全称，假如使用简称，必须是规范化的简称。国务院内设机构、税务机构的简称和有关机构称谓的使用规定参见附件1和附件2，不得自己随意概括。（2）公文中使用非规范化的简称，应当先用全称，再用括号注明简称。简称中必须保存关键词或语素，如《著作权集体管理条例（草案）》后面可注明“（以下简称管理条例）”或“（以下简称草案）”；若不是简略而来，而是另取的名称，可以表述为“以下称送审稿”。加括号说明简称的位置应紧接在简称对象之后。8.标点符号的使用要符合汉语语言规范，在公文中要注意以下几点：（1）文中的层次标题后不加标点符号。（2）表达概数不应用顿号隔开。如“20世纪七、八十年代”中的顿号应去掉。（3）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。9.“以上”、“以下”的使用。公文中所称“以上”、“以下”含本数或本级，不加括号说明；不含本数或本级，要加括号说明。10.计量单位。公文中应使用国家法定计量单位。二、差错项目登记三、送局领导签发四、接受文献室退回的文献五、发文编号六、拟定纸质文献印制数量七、主办司局校对八、文秘处对发文进行复核九、用印十、纸质文献封发十一、电子文献分发第五章印章管理第六章签报管理一、合用范围二、格式紧急限度、标题、主送、会签等部分组成。2.标题。为便于阅批、引用、传递、查询，签报必须有标题。标题应概括反映签报的内容，基本模式为“关于×××的请示”、“关于×××的报告”。3.主送。报局领导审批、阅示的签报，主送统称“局领导”，也可具体写明某位局领导的称谓。为方便局领导AB角之间签报的阅批，除某位局领导直接交办事项外，主送一律写“局领导”。主送写明某位局领导的签报，不管紧急与否，一律报该领导阅批。报司局领导批阅的签报，主送的写法由司局拟定。但是，不得将司领导与局领导并列，写成“××司领导并局领导”。4.会签。签报事项涉及其他司局主管业务的，应在“会签”栏写明应会签的单位，会签后再报局领导阅批。（二）签报正文，由各司拟定。三、运转规定第七章档案管理一、归档二、已归档文献整理三、档案库房管理四、档案借阅查询五、档案移交六、档案销毁第八章机要互换一、局机关内部文献互换管理（一）办公厅文秘处501室为局内各单位之间文献、信件互换的场合，配有智能文献互换系统，为每个单位设立2个文献互换箱：条码箱和普通箱。贴有条码的文献、信件通过条码箱进行互换；没有贴条码的文献、信件通过普通箱进行互换。（二）智能文献互换系统由文秘处机要互换人员负责管理。系统出现故障，应及时联系技术支持公司的人员进行修复。故障期间，应对各单位送来的条码件进行登记，故障排除后及时投箱；对特急件，应规定送件单位与收件单位协商解决，以免误事。对需要明确交接责任、记录运转过程的文献、信件，各单位应采用条码箱进行互换。（三）局内各单位应选派专人负责文献互换工作，并将文献互换人员、综合处领导、司局领导名单和电话（手机）号码送办公厅文秘处登记。人员名单和电话（手机）号码如有变化，应书面告知办公厅文秘处。（四）办公厅文秘处负责发放文献互换人员身份认证卡。各单位文献互换人员凭卡进行文献互换。各单位要加强文献互换人员身份认证卡的管理。文献互换人员调离岗位，应及时将身份认证卡收回。身份认证卡丢失，应及时到办公厅文秘处注销作废，并补办新卡。身份认证卡注销作废前，发生本单位互换箱中的文献、信件被取走事件，责任由该单位负责。（五）文献互换范围为文献、签报、信息等公务活动的材料和信件。下列材料、物品不得互换：1.各种非文献类物品，涉及贺年片、明信片、挂历、照片、货币、有价证券、图书杂志、私人信函等。2.政治上反动的材料和物品。3.黄色印刷品、音像制品。（六）下列文献、信件，文秘处应当贴条码、登记后，投入相关单位的条码箱：1.互换挂号信、邮局挂号信、机要信、特快专递信。2.收文办件、收文阅件中的急件和密件。3.分送局长办公室的国发、国办发文献。4.局领导有批示的文献材料。5.送文印中心进行排版的文献。6.退回各单位的发文底稿和存档文献。上述文献材料上已有条码的，不得再贴条码，只对原条码进行扫描。（七）下列文献、信件，文秘处可以不贴条码、不登记，直接投入相关单位的普通箱：1.互换平信、邮局平信。2.收文阅件中的非急件、非密件。3.分送局长办公室以外单位的国发、国办发文献。4.信息简报。（八）各单位送办公厅文秘处进行核稿的文献、进行登记的签报，必须贴条码。分别投签报箱、核稿箱。投放特急件、限时件时，必须告知文秘处有关人员。各单位之间互换的文献、信件，是否贴条码，由各单位拟定。（九）局机关内部文献、信件运转所需的条形码标签由办公厅文秘处统一制发。各单位领取时应检查标签是否有错误或打印不清楚。内部条码的粘贴：签报贴在首页上端中间；文献贴在发文头纸上端中间，不得贴在“办文说明”上。（十）（十一）局内各单位互换特急件、限时件时，应告知收件单位派人来取。（十二）文献互换时间为每个工作日的8：00至17：00。各单位每个工作日的上午、下午各进行一次文献互换（在办公楼以外地方办公的单位每个工作日互换一次）。互换时必须携带文献互换人员身份证卡。未按规定期间进行文献互换导致文献压误的，由收文单位负责。（十三）文献互换人员应爱惜智能互换箱系统，严格按照操作说明进行收发文献操作，注意轻开、轻关箱门，碰到问题及时告知系统管理人员解决，并服从文秘处人员的业务指导。互换文献时应注意单件文献厚度不要超过4.5厘米，超过此限度的文献由文秘处工作人员负责解决。（十四）各单位进行文献互换时，可以打印本单位文献（信件）收发清单，作为核对本单位收发文献情况的原始依据。文献（信件）收发清单应保存1年备查。二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理文献（含司局便函）、信息简报等公务活动的信件。下列材料、物品不得通过文秘处发送：1.各种非文献类物品，涉及贺年片、明信片、挂历、照片、货币、有价证券、图书杂志、私人信函等。2.政治上反动的材料和物品。3.黄色印刷品、音像制品。在邮政编码栏后三格内填写收件单位的后三位互换箱号信封的正面中间填写被互换单位名称，右下角填写国家税务总局×××司（局、社、所、中心）。通过互换站发送涉密文献材料时，要严格按照保密规定，使用加厚或双层封套，加盖密级标记并密封。其中发送“绝密”级文献材料的，应当使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的信封，信封的封口及中缝处应当加盖密封章或加贴密封条。2.通过邮局、机要局发送的信件，要写收件单位邮政编码、具体地址和名称，发件单位邮政编码、具体地址和名称。其中通过机要局的信件，还要标明密级；一件中有多种密级文献材料的，按其中最高秘密等级标注。（五）机要信件和互换、邮局挂号信件，要在信封背面贴条码，登记条码号备查，分别投入501室机要、互换挂号、邮局挂号箱。（六）需要发送特快专递的，应当填写《特快专递申请单》（见附件10），经本司局领导审批，送文秘处办理。三、文秘处与外单位进行文献互换四、直接取送信件五、文献信件交接凭单的管理六、机要车辆管理附件1国务院机构简称附件2税务机构简称一、税务机构全称——简称对照表序号全称简称（一）国家税务总局税务总局（二）国家税务总局各内设机构局内各单位办公厅办公厅政策法规司法规司流转税管理司流转税司所得税管理司所得税司地方税务司（农业税征收管理局）地方税司（农税局）国际税务司(海洋石油税务管理局)国际司(海石局)进出口税收管理司进出口司征收管理司征管司稽查局稽查局财务管理司财务司计划记录司计统司人事司人事司巡视工作办公室巡视办机关党委机关党委监察部驻国家税务总局监察局中纪委驻国家税务总局纪检组监察局离退休干部办公室离退办教育中心教育中心机关服务中心服务中心信息中心信息中心集中采购中心采购中心税收科学研究所科研所注册税务师管理中心注税中心中国税务学会学会中国国际税收研究会研究会中国注册税务师协会协会中国税务杂志社杂志社中国税务报社报社中国税务出版社出版社扬州税务进修学院扬州税院中共国家税务总局党校税务总局党校（三）各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局××省国家税务局××自治区国家税务局××市国家税务局××国税局××省地方税务局××自治区地方税务局××市地方税务局××地税局二、税务机构常用称谓释义序号称谓释义１全国税务系统涉及税务总局在内的各级税务机关及其事业单位。２国税系统涉及省以下各级国税机关及其事业单位。３地税系统涉及省以下各级地税机关及其事业单位。４全国税务机关涉及税务总局在内的各级税务机关，不涉及事业单位。５国税机关涉及省以下各级国税机关，不涉及事业单位。６地税机关涉及省以下各级地税机关，不涉及事业单位。７各级税务机关涉及税务总局在内的各级税务机关，不涉及事业单位。８各地税务机关除税务总局以外的各级税务机关，不涉及事业单位。９省税务机关各省、自治区、直辖市、计划单列市国家税务局、地方税务局。10省国税局各省、自治区、直辖市、计划单列市国家税务局。11省地税局各省、自治区、直辖市、计划单列市地方税务局。12市税务机关各市、地区、盟、州、市级区国家税务局、地方税务局。13市国税局各市、地区、盟、州、市级区国家税务局。14市地税局各市、地区、盟、州、市级区地方税务局。15县税务机关各县、旗、县级市、县级区国家税务局、地方税务局。16县国税局各县、旗、县级市、县级区国家税务局。17县地税局各县、旗、县级市、县级区地方税务局。18××以上、以下除特别注明，表达涉及本级。附件3国家税务总局机构中英文对照表国家税务总局TheStateAdministrationofTaxation（SAT）国家税务总局各内设机构SATIn-houseDepartments办公厅TheGeneralOffice政策法规司TaxPolicyandLegislationDepartment流转税管理司TurnoverTaxesDepartment所得税管理司IncomeTaxesDepartment地方税务司（农业税征收管理局）LocalTaxesDepartment（AgricultureTaxesBureau）国际税务司（海洋石油税务管理局）InternationalTaxationDepartment(OffshoreOilTaxBureau)进出口税收管理司Import&ExportTaxationDepartment征收管理司TaxAdministrationDepartment稽查局InvestigationBureau财务管理司FinancialDepartment计划记录司PlanningandStatisticsDepartment人事司PersonnelDepartment巡视工作办公室TheInspectionOffice机关党委TheCPCWorkingCommittee监察局TheSupervisionBureau离退休干部办公室TheOfficeforRetiredPersonnel教育中心TheEducation机关服务中心TheLogistics信息中心TheITCenter集中采购中心TheProcurement税收科学研究所TaxScienceandResearchInstitute注册税务师管理中心CertifiedTaxAgentsAdministrationCentre中国税务学会ChinaTaxSociety中国国际税收研究会ChineseInternationalTaxationResearchAssociation中国注册税务师协会ChineseCertifiedTaxAgentsAssociation中国税务杂志社ChinaTaxPeriodicalOffice中国税务报社ChinaTaxNewspaperOffice中国税务出版社ChinaTaxPublishingHouse扬州税务进修学院YangzhouTaxInst