房产企业项目香港上市管理手册

房产企业项目香港上市管理手册

目录

第一章前言........................................错误!未定义书签。

第二章岗位架构图.....................................................3

第三章部门职责...........................................................4

3.1办公室职责..........................................................4

3.2销售策划部职责......................................................6

3.3项目工程部职责.....................................................7

3.4财务部职责..........................................................9

第四章各岗位工作内容、流程、工作指引...................................10

4.1总经理.............................................................10

4.2副总经理或者总经理助理（主管工程、设计）............................15

4.3办公室主任.......................................................17

4.4文员.............................................................23

4.5资料员..........................................................27

4.6内勤管理员.......................................................29

4.7司机..............................................................31

4.8策划经理..........................................................32

4.9销售经理..........................................................37

4.10销售代表.........................................................47

4.11工程部经理.......................................................50

4.12工程部副经理.....................................................56

4.13工程监理员.......................................................60

4.14财务经理.........................................................63

4.15会计.............................................................66

4.16出纳..............................................................68

4.17统计..............................................................70

4.18按揭.............................................................73

4.19设计主管.........................................................75

第五章工作总流程........................................................82

5.1员工辞职..........................................................82

5.2员工转正..........................................................82

5.3用章..............................................................82

5.4文件、合同会签程序示意图..........................................82

5.5文件借阅程序示意图................................................83

5.6费用借支...........................................................83

5.7行政费用报销.......................................................83

5.8发放工资...........................................................83

5.9付款审批...........................................................84

5.10出纳收付现金......................................................85

5.11按揭总流程........................................................86

5.12商品房面积计算....................................................88

5.13交楼..............................................................90

5.14业主申请工程修改..................................................90

5.14业主申请工程修改..................................................91

5.15工程部、设计工作程序..............................................93

5.15.1工程建设总流程.................................................93

5.15.2施工图纸会审工作程序...........................................93

5.15.3工程施工计划审批程序...........................................94

5.15.3施工组织设计或者方案审批程序...................................95

5.15.4建设项目施工场地管理程序.......................................96

5.15.5测量放线监理程序...............................................98

5.15.6工程开工审批程序...............................................99

5.15.7单位工程质量操纵程序..........................................101

5.15.8材料、设备质量操纵程序........................................102

5.15.9工序质量验收程序..............................................103

5.15.10分部、分项、样板工程质量操纵程序.............................104

5.15.13工程通知单审批程序...........................................106

5.15.15单位工程进度操纵程序.........................................109

5.15.16工程项目竣工验收程序.........................................110

5.15.17竣工资料、图纸交付审查程序...................................111

5.15.18工程竣工初验程序.............................................112

5.15.19工程保修管理程序.............................................113

5.15.20建筑电气安装工程监理程序.....................................114

5.15.21建筑卫生、室内给排水工程质量监理程序.........................115

5.15.22设备安装工程监理程序.........................................116

5.15.23市政工程施工阶段监理程序.....................................117

5.15.24市政工程质量操纵程序.........................................118

5.15.25市政工程进度操纵程序.........................................119

5.15.26室外排水工程监理程序.........................................120

5.15.27道路工程质量监理程序.........................................121

5.15.28绿化工程监理程序.............................................122

第一章岗位架构图

第三章部门职责

3.1办公室职责

总职责：负责公司的行政后勤管理工作，协助总公司行政人事部做好人事管理工作。

3.1.1协助经理掌握各部门的工作情况，协调公司内各部门之间的关系。

3.1.2上传下达，沟通总公司各部门与本公司的联系，对公司重要工作部署与领导批示

的贯彻落实情况进行督促、检查、催办，保证公司运作的顺畅。

3.1.3根据正、副总经理的指示精神起草公司的各类公文。

3.1.4建立健全文件管理制度，做好文件的收发、传送、阅办、打印、归档工作，管理

电脑及有关软件。

3.1.5组织布置公司的业务例会及其它会议，做好会议场所布置、记录与文件资料的整

理工作，并跟踪落实会议部署的各项工作。

3.1.6负责各类有关业务资料的收集，如国家有关政策法规、房地产行业状况、信息与

公司有关广告宣传资料，重大活动的原始资料存放等。

3.1.7负责外来人员的接待工作及转达代办事项，同意客户投诉并调查有关事因，为公

司领导处理问题提供参考。

3.1.8计划组织员工举办各类有益的文体、娱乐、旅游活动。

3.1.9负责管理公司办公场所秩序、清洁卫生、绿化保护管理，办公设施的保管、保护,

并做好固定资产的管理工作。

3.1.10负责每月员工考勤统计与上报工作与职员工作餐、饮用水的购发。

3.1.11按计划及公司预算购置公司办公用品，印制信封、名片、信纸，与报刊的订阅、

各类资料的发放及藏书（非工程类）的管理，并做好日常用品的领用、登记工作。

3.1.12合理调配公司车辆及车辆的保养、年审工作。

3.1.13办理小区通邮、门牌申报，跟进综合验收过程，办理公建配套移交。

3.1.14按时提交公司周计划、月总结、《工作计划跟进表》。

3.1.15保安队伍管理。

3.1.16公司通讯录的修订。

3.1.17协助策划部门做好销售促销活动，楼盘交付使用时负责与物业公司协调处理有

关清洁，交楼现场后勤工作等事务。

3.1.18制定公司人员编制及行政费用预算，与行政费用预算的登记工作。

3.1.19做好其他后勤工作及上级交给的其他工作。

3.2销售策划部职责

总职责:要紧负责楼宇的销售工作及售后服务工作、催收款工作。

3.2.1根据公司下达的销售指标，制定每个月的销售计划，确保完成公司下达的销售任

务。

3.2.2规范销售管理，热情接待来访客户，熟练、主动、诚恳地向顾客介绍楼盘，认真

回答客户查询电话，做好客户资料登记，并主动联系客户，自觉塑造与保护公司良好的

形象。

3.2.3加强销售人员综合素养与销售技巧的培训，互相学习、互相帮助、切磋销售心得,

每日、每周、每月定期做销售小结与总结，不断提高销售业务水平。

3.2.4认真细致地与客户签订认购书、预售合同等销售文件，协助顾客办理好按揭等有

关手续。

3.2.5做好售后服务，跟踪客户提出的问题或者要求，并督促有关部门尽快处理。

3.2.6积极反馈客户的要求，并注意收集市场信息，为楼盘设计、施工、销售策划及物

业管理等方面提供参考。

3.2.7监督检查展厅及样板房的日常清洁卫生工作，自觉保持前台与资料台的整洁，与

销售资料的准确、完整与整齐。

3.2.8根据统计每半月报出的“房款催收表”，核对后负责催收，关于连续两次以上在催

收表上出现的客户名单，发出书面的催收通知或者挞订通知。

3.2.9协助办理交楼工作。

3.2.10协助物业管理部门做好售后服务工作及社区活动。

3.3项目工程部职责

项目公司工程部的职责是负责项目公司建设工程生产的全面管理工作，即“三控、

两管、一协调”（质量操纵、进度操纵、投资操纵、合同管理、信息管理、组织协调）。

达到质量：建设工程优良率达到50%以上；进度：按时完成公司领导提出的项目建设计

划；投资：在满足工程安全性与适用性的前提下，最大限度节约工程投资的目标。

3.3.1行政上由项目公司领导，技术上同意总工室的指导。负责本项目的生产管理工作,

对工程实施质量、进度、投资操纵与合同、信息管理及组织协调工作；

3.3.2协组项目公司领导负责编制、制定、下达设计及工程委托书、总承包合同或者设

计合同、施工、监理承发包合同等；参加本项目招标、投标、评标工作；对勘探工作跟

踪管理并参加对勘测报告评定；

3.3.3审查建筑工程施工组织设计或者方案；

3.3.4负责编制“工程项目监理规划”报总工室审批后执行，根据监理规划与公司工期

要求编制“专业监理细则”报总工室审批；

3.3.5负责项目施工过程底质量操纵、监督施工单位严格按图纸要求与国家规范进行施

工；

3.3.6负责单位工程原材料、成品的质量核查及进场的复检试验并签证；

3.3.7负责分项工程、隐蔽工程的验收及签证；组织施工样板、样板房、重要分项工程

的验收；

3.3.8及时向总工室上报质量安全事故，提供原始资料，负责处理通常的质量问题与设

计、施工质量缺陷，参与处理设计、施工质量事故。

3.3.9负责组织单位工程、分项工程竣工初验，参加竣工验收，负责督促施工单位做好

保修期工作。

3.3.10协助项目公司领导办理工程项目交付使用的移交手续，负责督促施工单位做好保

修期工作。

3.3.11负责项目工程施工过程的进度操纵、计划调整与落实，审查单位工程（或者单项

工程）施工总进度计划与分阶段进度计划。

3.3.12负责对施工单位每月报送的施工形象操纵进行审核，报审核部审核造价，按审核

部审定的结果，向财务部申报进度款。

3.3.13负责对设计图纸、设计变更进度的跟踪、协调，参加图纸会审。

3.3.14负责设计图纸外的现场签证，操纵工程投资。

3.3.15协助项目公司领导与建设工程有关的政府部门、资源部门、勘察、设计、施工监

理、物业等单位的协调工作。

3.3.16负责编制本部门年度、月度工作计划，编写月报、周报，按时上报总工室。

3.3.17跟踪需要开发部协助的事项，如测绘、规划验收、人防验收、消防验收等。

3.4财务部职责

总职责：负责项目公司的日常财务工作，贯彻执行集团公司的各项财务制度，保证公司

资金安全，及时为管理层提供参考数据，与税局、银行等有关部门保持良好关系，按时

办理纳税申报等业务。

3.4.1参与合同会签及付款审批表的审核。

3.4.2审核行政费用报销单。

3.4.3计发工资及奖金。

3.4.4编制资金营运计划表。

3.4.5负责日常帐务处理，编制各类财务报表。

3.4.6配合香港及国内会计师事务所的审计工作。

3.4.7配合税务部门的稽查工作。

3.4.8负责办理有关纳税申报事项及发票的领购、移交、保管等。

3.4.9负责收取房款及各项税费。

3.4.10办理付款手续，到各银行办理资金调拨手续。

3.4.11负责输入整理统计资料，编制有关统计报表。

3.4.12负责开具结算书及交楼通知书。

3.4.13复核售楼部报送、请款资料及产权组请款资料。

3.4.14负责跟进贷款合同的签定工作，熟悉、分析按揭欠款原因。

3.4.15负责办理保证金的付款审批手续。

第四章各岗位工作内容、流程、工作指引

4.1总经理

工作职责：在总公司经营领导班子的领导下，全面负责项目公司经营管理工作，并全力

完成年度目标管理责任书的各项任务与经济指标。

4.1.1.1工作内容：根据年度目标管理责任书各项任务及指标安排、落实各项工作。

4.1.1.2流程：总公司制定年度目标管理责任书f与集团经营班子签署责任书f将

责任书有关指标分解下达到各部门、各岗L根据指标内容对部门与个人进行月度、

年度考核（与与奖金分配挂钩）一*同意集团管线与主管老总的考核（与预提奖金

总额挂钩）

4.1.L3工作指引：

（1）将各项任务指标分解落实到各部门，再由各部门经理落实安排到各工作岗位，并

与其绩效考核成绩挂钩，使每个员工与公司一起建立共同的进展目标。

（2）把各项任务指标作为部门与员工绩效考核的根本根据，并与奖金分配挂钩，使员

工的工作与公司的进展目标保持一致。

（3）要求通过全面熟悉掌握经营状况，随时对各项工作进行指导督促、检查，随时发

现问题，解决问题，适时调整策略，采取必要的措施，以保证任务指标的完成。

4.1.2.1工作内容：根据目标管理责任书的有关指标，分阶段对公司楼宇设计、楼宇施

工、广告策划、楼盘销售等做出计划，并组织实施。

4.L2.2流程：根据年度目标管理责任件一制定年度工作计划一＞制定各分项、各阶

段计划一落实责任人一a组织实施一►定期检查、调整

4.1.2.3工作指引：房地产开发经营是一个系统、复杂的过程，理顺工作流程能极大地

提高工作效率，为公司的进展提供速度优势。制定详尽的年度工作计划，能够一目了然

各项工作的进程，并定期参照检查实际工作与计划的偏差，督促下属部门按计划要求实

施，并帮助其及时找出工作中存在问题，及时采取有效措施予以解决，尽快跟上计划要

求；如问题非部门内部可解决，而牵涉到其它单位或者总公司职能部门，则需及时与之

沟通，必要时请公司领导予以协调。

4.1.4.4工作内容：根据目标管理责任书，设置有效保证完成目标的计划

4.1.4.2流程：

1、销售指标：分析销售形势、项目（产品）优劣势、竞争对手态势、存货量、存货类

型，根据工程进度，结合销售淡、旺季的考虑，确定新产品推出的时间、推售的节奏

从而计划每个月的销售指标一以便执行过程中随时发现偏差一►及时采取必要的

补救措施（提出症结，调整策略）—》最终保证指标的落实

2、利润率指标：根据年初制定的各项费用的预算，对各分项分别予以监控一a做好成

本操纵

4.1.4.4工作指引：利润率指标的实现，关键要操纵好影响利润率指标的其中几个构成

部分：

1、工程费用：工程（包含主体、公建配套）的建筑费用由集团公司以总承包方式确定,

而有关的绿化、电梯、消防、冷水机组、冷却塔、发电机组、环保工程与附加设施、

可视对讲、纯净水、橱柜等基本以招投标形式确定，设计也有标准化的收费，只要

不出现人为的失误，费用相对较易操纵。

2、营销费用：按照责任书规定的比例，推算本年度推广费用总额—►根据推售计划分

配每个月的推广费用一＞执行中做适度调整

工作指引：合理安排影视、报纸、杂志广告的投放比例，影视广告由于费用较高，再加

上没有一定的投放密度收不到好的效果，只安排阶段性的投放；报纸广告由于受众面广,

且有一信息详尽，宜于保留的优点，可作为要紧的广告载体，投放金额约占80%；杂志

广告的费用较低，但受众面局限性较大，只宜针对楼盘特定的目标消费群作适宜的投放。

此外，为直接或者间接促销而举办的社区公关活动费用，与楼盘现场布置，销售资

料的设计、印刷，广告公司的代理费等，也是营销费用要考虑安排的项目。

3、行政费用：在预算范围内开支一a经办人提出费用申请——a部门经理审核是否

必要开支一A财务经理审核是否超出预算--A总经理核准

工作指引：根据预算进行日常事务性开支，各项费用开支的相对责任人是各部门的主管,

要求其对所辖部门及其所属人员的费用开支审核其必要性。财务经理根据预算及有关规

定协助总经理对每一笔开支进行把关。由于行政费用开支较为细碎，且弹性较大，要求

财务部每月提供行政费用预算执行明细表，以供总经理掌握开支情况。该项费用的制定

是参考了以往的使用情况，具有较合理的可操作性，但由于每每涉及员工的个人行为，

只有加以适度的操纵，如对费用超标者给予及时警告，并以公司有关规章制度规范员工

行为，方能有效操纵开支。

4、在售楼宇的价格：楼宇的售价在成本已基本固定下来（假设）的前提下，是实现了

利润指标的根本手段。但是楼宇价格的制定又绝非如此简单，其涉及楼宇盘本身质

素，周边楼盘价格，经济形势对销售的正负面影响等。因此，在制定价格的实际操

作中，利润率也只能作为基本参数，还须根据实际情况做上下浮动。

5、确保工程进度与质量：制定楼宇及社区配套项目的设计、施工计戈d一■►随时掌握

与监控计划的进展——a确保工程按时、按质完成——►交付使用，向消费者兑现承

诺

工作指引：把握项目的总体开发进度，对各项工作提早做出安排，给开发工作与综合验

收工作预留合理的完成时间。工程建设的进度与质量是营销工作中的重要构成部分，它

能否按时优质完成，直接影响着销售的多个环节，是楼盘推售计划能否如期进行的关键

因素之一，是市场与消费者对楼盘信心的标志之一，同时在相当一段时间内影响着消费

者对进展商实力的信心度，也因此影响着销售业绩的好坏，而最终能否如期通过验收交

付使用，是对消费者承诺的实现与否。

4.L4.4工作内容：监督项目公司按国家法律、法规及政策办事，并严格执行集团公司

有关规章、制度。

4.1.4.2工作指引：随着房地产市场的健康进展，国家各项法律法规逐步完善，作为企

业第一负责人，务必关注政府有关法律法规的颁布，及时纠正与法律法规有冲突的经营

行为，规避法律风险，以保护公司的利益。严格执行集团的各项规章制度，是为了使各

项工作得以有序、高效进行，以制度办事，减少人为的阻碍与错误。

严格按照公司管理制度，审核、签署公司有关业务文件与各类合同及其付款、借支、

报销，及其它须审核的资料，把差错率操纵为零。

4.1.5.1工作内容：代表项目公司处理与外部的业务关系，保护公司对外形象，对内则

协调与总公司各部门、各兄弟公司的关系，并协调好属下各部门的工作关系。

4.1.5.2工作指引：项目公司作为集团的对外窗口与任务下达的具体操作与执行部门，

负有建设与保护项目品牌形象的责任，各项工作的开展需要取得政府有关部门、媒体、

市政专项工程施工单位、各兄弟单位，乃至小区业主的支持与配合，因此，应定期与各

有关部门、单位沟通，保持良好的联系，工作出现问题充分协商，谋求解决的办法及途

径。

4.1.6.1工作内容：正确对待客户投诉，并及时予以处理、化解，避免事态的激化。

4.1.6.2流程：接纳客户投诉►熟悉投诉问题、事艳提出处理方法或者补救措施

重大问题请示集团领导后执行》安排有关工作人员跟进

4.1.6.3工作指引：客户的投诉与意见务必认真对待，并设立专门同意投诉的部门或者

个人，要随时注意收集有关投诉的焦点问题，特别是在4.45等敏感时期。属于阶段性

的工作，如楼宇交付使用后的维修问题等，则应马上采取措施解决；属于规划公建配套

设施等需要做解释工作的重大问题，则应请示总公司，并咨询法律顾问室意见，做出合

理的解释或者答复意见，并对员工进行培训，统一口径，以免发生不必要的误会或者纠

纷；假如发生法律诉讼，则应配合法律室，并收集与提供有关的资料。

在处理投诉时既要坚持原则，又要讲究策略，尽量操纵不使情况往激化的方向进展，在

权力范围内能解决的应予尽快解决；不违反公司原则的，酌情灵活处理；并善于揣摩对

方心态，摸清其要求的底线，在牵涉事件重大，个案特殊等情况下，听取法律室意见或

者提交法律室处理，并请示集团领导。

4.1.7.1工作内容：督促办公室及各部门组织业务培训，加强企业文化建设，不断提高

员工的业务水平。

4.1.7.2流程：制定全年培训计划.督促各部门组织落实a检查培训情况、总结

培训成效

4.1.7.3工作指引：根据工作需要有针对性地组织各项培训工作，以达到促进与改善工

作绩效的目的。涉及面广的则全员培训，业务、技术、技能方面的培训则可由部门根据

需要安排。培训内容要紧有：国家法律法规及公司规章制度的学习，员工业务技能或者

技术的提高，专项技术职称考核的培训，针对阶段性重大事件、重大问题的解说与解决

方案等。

4.1.8.1工作内容：做好人力资源的开发管理工作与月度、年度考核工作。

4.1.8.2工作指引：人力资源是公司进展的根本，合理确定人员编制与岗位设置，是保

证工作能够政常开展的基础。公正客观地评价每一位员工的业务能力、工作业绩与进展

潜能，适时对员工的任职、提职、奖励提出意见，为员工提供发挥才能的场所与成长的

空间。既倡导严谨的工作作风，又营造宽松的工作环境，与谐的人际关系，使员工制造

力与凝聚力不断升华，同心同德，全力以赴完成既定目标目标。

4.1.9.1工作内容：关注楼盘及社区建设，不断提升楼盘形象，营造社区品牌。

4.1.9.2工作指引：房地产市场的猛烈竞争，促使我们的产品务必不断进步，否则难以

致胜，因此，关于楼宇的户型选择、园林建筑风格、平面布局、装修标准等务必保持对

市场反映的密切关注度，并经常吸、听取销售一线人员的意见，收集客户的反馈信息，

在新推楼宇规划设计阶段为集团领导决策及规划设计部门提供参考根据。

随着社会经济不断进展，消费者的消费心理需求也不断提高，房地产市场的成熟进

展，也带来了产品的同质化倾向，因此，房地产市场现在与未来的竞争都将是产品附加

值的竞争，我们只有从售后服务、社区文化建设方面着手，提高楼盘的附加值，以赢得

更多的客户，从而不断提升公司的品牌价值。

4.1.10.1工作内容：加强与小区物业管理部门的沟通联系，共同保护社区品牌形象。

4.L10.2工作指引：关于小区公共设施的管理，如：停车场、会所、商铺、道路清洁、

治安保护等要与物业管理部门达成共识，互相支持、配合；对社区的文化活动，老人、

儿童活动，与住户的节日慰问工作予以大力支持。对业主的投诉互相反馈，及时疏通、

解决；关于小区业主房屋与小区公共设施设备的维修工作，在保修期里做到及时维修，

在保修期外必要时也要提供技术与人力上的支持。遇到重大突发事件，更是责无旁贷，

全力配合解决。

楼盘的开发是一个持续性的过程，物业管理是售后服务表达的最重要部分，将在相

当长一段时间里影响着楼盘的价值与公司的品牌形象，因此，与小区物业管理部门的相

互懂得、配合与支持至关重要。

4.2副总经理或者总经理助理（主管工程、设计）

职责：协助总经理对公司进行全面管理，主管工程、设计方面的工作。

4.2.1.1工作内容：协助总经理对公司进行全面管理，跟踪落实总经理下达的任务与指

示。主管工程及设计方面的工作。

4.2.1.2流程：总经理与集团经营班子签署责任书~►总经理根据分管项目将有关指标

与副总经理挂钩_»落实工作

4.2.1.3工作指引：做好总经理的好帮手，替总经理分忧解难。

4.2.2.1工作内容：负责协调与集团总工室、审核部等部门与XXXX设计公司、XXXX总

承包公司的关系，传达与落实下达的工程建设任务。

4.2.2.2工作指引：项目公司作为集团的对外窗口与任务下达的具体操作与执行部门，

各项工作的开展需要各兄弟单位的支持与配合，定期与各有关单位沟通，工作存在问题

时充分协商，消除误会与隔阂。

4.2.4.4工作内容：根据目标管理责任书的有关指标，分阶段对公司楼宇设计、楼宇施

工等方面的工作做出计划,并组织实施。

4.2.4.2流程：根据年度目标管理责任书一制定年度工作计划一制定各分项、各阶

段诈珈落实责任4组织实施＞定期检查、调整

4.2.4.4工作指引：工程建设管理要紧包含设计与施工管理，务必协调好出图与施工进

度，施工进度与工程质量的关系。能根据责任书的要求制定全面的年度工作计划，并落

实各项工作的责任人，对需集团协调解决的问题应及时提出。

4.2.4.4工作内容：审定签发工程通知单及其他有关工程方面的文件资料。

4.2.4.2流程：工程监理制作文件资料一工程经理审如审核签发

4.2.4.4工作指引：对各项工作的进展要了如指掌

4.2.5.1工作内容：与施工单位保持良好的合作关系，监督协调施工单位的建筑施工工

作，保证工程进度及施工质量。

4.2.5.2工作指引：要充分沟通与协调

4.2.6.1工作内容：跟进客户有关楼房质量的投诉,处理楼房的装饰、修改工作。

4.2.6.2流程：客户投诉+落实修改f检查结果a反馈

4.2.6.3工作指引：通常工程2周内完成，重大工程视情况决定。

4.2.7.1工作内容：按集团考核制度做好对员工的考核工作。

4.2.7.2流程：员工自评一►部门经理复核f副总经理审将总经理审批

4.2.7.3量化标准及奖罚细则：客观评价,每月月底27日前提交,延迟扣5分。

4.2.7.4工作指引：参考集团有关考核制度。

4.2.8.1工作内容：跟踪公司开发过程，关注公司小区配套设施的建设，协助总经理处

理与政府有关部门的联系与沟通。

4.2.8.2流程：根据公司开发计划—提早安排工程、设计部门开展有关工作——》根据

实际需要协助处理与政府有关部门的联系与沟通一►验收或者移交

4.2.8.3工作指引：对项目的总体开发进度要心中有数，各项工作应提早落实，保证合

理的开发进度。

4.2.9工作内容：完成总经理交办的其他工作事项。

4.3办公室主任

工作职责：在总经理的领导下，主持办公室全面管理工作，协调公司日常的行政管理工

作，协助总公司行政人事部进行人事管理工作，经常沟通与各部门的联系，及时向领导

反馈有关情况，掌握公司进展动态，为领导出谋献策。

4.3.1.1工作内容：根据正、副总经理的指示精神草拟公司的各类公文，与公司年度工

作计划与年终工作总结，并把好文字关，初审其他员工草拟的公文。

4.3.1.2流程：草拟文件------►领导审核------》修改-------》文员打印、编号

------►总经理签发——►资料员发文

要求各部门提交工作计划、工作总结（11月底）-------中：总、调整（12月初）一A总、

经理批阅—►文员修改、打印一►总经理签发

其他员工草拟文件—A文员打印—►初审一修改后交总经理批阅—>文员修

改、打印—*总经理签发

4.3.L3工作指引：发文符合集团《收发文管理制度》、《国家行政机关公文处理办法》

的有关要求，并在合理的时限内（通常为半个工作日）提交，公文的文种、格式、文字、

发送范围不出差错。正确把握领导的指示精神，用词准确、简练，年度工作计划、工作

总结要符合实际情况。集团公司内部发文（包含康景物业公司）可由总经理在文件末尾

签名发送，对外发文务必改公章，盖章流程见第五章。工程部发文无须经办公室审核，

只需主管工程副总签发即可。

4.3.2.1工作内容：对收文提出拟办意见。

4.3.2.2流程：I—►提出拟办意见（1小时内）一^►资料员按拟办意见交文员

交资料员收文登记一总经理阅

»转其它部门或者存档f资料员转其他部门或者存档

----

4.3.2.3工作指引：如有关文件只涉及某一部门的具体业务则直接转交各部门，涉及全

局性的工作或者重大事件则应在文件阅办单（BTT）上提出拟办意见，交总经理阅知或

者批示。

4.3.4.3工作内容：不断规范公司各项管理工作，并检查督促本公司各部门严格执行有

关规章、制度。

4.3.4.2流程：根据项目公司现状或者进展需要*草拟有关制L征求有关部门意

—►见总经理审定一改总经理签贷项目公司执行

集团下发规章制度、国家法律法规一＞4-艮据总经理要求组织有关人员学习一检查执行

情况~►向总经理汇报执行情况

4.3.4.3工作指引：作为行政部门，务必对政府各项有关法律法规，集团规章制度有总

体熟悉，并储存相应文本，对其重点、要点也要有一定熟悉，当发现集团有关部门规定

与现实工作情况不一致时应向有关部门反映。在制度执行方面要以身作则。法规的学习

是培训的要紧内容之一。

4.3.4.3工作内容：组织召开公司业务例会，接总经理命令组织召开其它业务会议，对

会议的重要工作部署的贯彻落实情况进行督促、检查、催办。

4.3.4.2流程：落实会议场地及准备工作一a发会议通知或者口头通知f安排文员

做会议记克f会议召开一►文员做会议纪要一►总经理审氏f发各参会单

位，内部参会人员传阅一►根据会议做出的工作部署进行督促、检查、催办，必要时

向总经理汇报

4.3.4.3工作指引：应提早2-3天通知参会人员有关事项，项目公司例会应形成制度，

通常为双周周一下午3点。

4.3.5.1工作内容：制定本部门周工作汇总表与月工作总结，督促各部门按时提交公司

的周工作汇总表与月工作总结。

4.3.5.2流程：根据实际工作需要制定办公室下周工作计划，根据本月工作情况制定工

作总结+交文员打孙要求文员收集其他部门计划、总结f交总经理签发

4.3.5.3工作指引：每周五中午前交工作计划，每月月底（28日）前交工作总结，每月

总结能够根据当月各周的周计划完成情况制定。

4.3.6.1工作内容：协助总经理组织员工业务培训，不断提高员工的业务水平。

4.3.6.2流程：根据工作需要制定培训计划一咨询各部门意见一制定项目公司年度

培训计划f总经理批阕+修改*安排落分总结培训成果

领导临时要求培训—>落实场地、讲师——A培训通知——►开始培训

邀请讲师—►落实场地一►培训通知——A开始培训

4.3.6.3工作指引：假如培训计划的实施需集团统一安排或者协助开展，应提早支会有

关部门，涉及费用的年初应制定预算。

4.3.7.1工作内容：跟踪公司综合验收过程，关注公司小区配套设施的建设，根据总经

理的要求，协助处理与政府有关部门的联系与沟通。

4.3.7.2流程：根据综合验收工作计划表f与政府有关职能部门、综合验收小组等有

关部门保持联J提供协助或者支持要求公司其他部门予以配合或者落实相

应工作

熟悉小区公建配套情况r跟进需移交公建配套的建设情况一a与有关政府部门联

系熟悉对方要求——A办理公建配套移交会签熟悉公司领导意图一A公建配套建设验

收完毕移好一签署移交协议或者验收手续，并知会综合验收小组

4.3.7.3工作指引：经常保持联系与沟通，存在较为难以解决的问题交上级领导协调解

决；熟悉广州市建委穗建开[1999]118号文件《关于房地产开发建设项目竣工综合验收

管理工作的通知》、广州市人民政府令第16号《广州市住宅小区竣工综合验收管理办法》,

文化教育、行政管理等属无偿移交的公建配套，比如幼儿园、中小学、居委会、环卫站

派出所等，卫生院、邮政局等按成本价移交。公建配套的报建工作由跟踪设计主管跟进,

集团开发部负责落实，施工质量管理，进度管理，协调工作由工程部负责，验收工作由

集团开发部或者施工单位负责（施工合同有规定的），由工程部跟进。

4.3.8.1工作内容：处理突发事件

4.3.8.2流程:操纵事态现场一►熟悉事卜真相一►（通常问题）制定解决方案一►处

理完毕一按领导指示制定方案〈一（重大问题）向上级汇报请示处理方案

4.3.8.3工作指引：处理突发事件要有理、有力、有节，操纵事态不继续进展，然后妥

善处理，跟踪问题的解决，在合理的期限内完成。

4.3.9.1工作内容：做好投诉业主接待工作，协调各部门处理好业主的投诉。

4.3.9.2流程：业主投诉一a作记录一►交有关部门办理一a向业主反馈，无法解决的应

做好解释工作——a每周五填写《投诉登记表》（BT-2）交客户服务中心

4.3.9.3工作指引：处理业主投诉时要按公司统一口径，重大问题向领导反映，并请法

律顾问室参与。

4.3.10.1工作内容：组织员工举办各类有益的娱乐、体育、旅游活动。

4.3.10.2流程：年初制定费用预算一►适时组织活动f总结活动效果、报销费用

4.3.10.3工作指引：适当的、有益的活动可舒缓员工的工作压力，应根据实际情况及年

度预算合理安排,体育运动每周可组织一次，旅游每年组织一次，其它活动视情况而定。

4.3.11.1工作内容：按集团制度对本部门员工进行考核。

4.3.1.11.2流程：本部门员工在《月度工作计划与绩效考核表》（BT-3）上填写下月工

作计划市班员工储存月底停泄复核（每月27日前提交沁总经

理审定

4.3.11.3工作指引：参考集团有关考核制度。

4.3.L12.1工作内容：办理所开发楼盘的门牌报批（在下列资料齐全时开始办理，务必

在办理永久供电、供水协议前办妥）。

4.3.12.2流程:填写《申请门牌呈批表》（B-1-4）,附上所需资料一交派出所专区民警

——a专区民警及区公安分局户籍科现场查看——A批复

所需资料包含：《建设用地批准书》，《商品房预售许可证》，《建设用地规划许可证》，

《地名办命名书》（路名），《建设工程规划许可证》，《施工许可证》，小区总平面图。

4.3.12.3工作指引：对小区门牌的编排要清晰，通常《申请门牌呈批表》上要注明申请

的门牌号码，为方便销售，小区首层商铺尽量申请多几个门牌。

4.3.14.1工作内容：办理所开发楼盘的通邮报批。

4.3.14.2流程：办理《信报箱（群）保护服务协议》会签（交楼前三个月前L填

写《通邮申报表》、《安装标准信箱委托书》连同《信报箱（群）保护服务协议》交邮政

投递部（交楼前两个月4邮政部门现场查看，将盖好双方公章的《信报箱（群）保

护服务协议》交回一»办理请款（交楼前45天付款给邮政部门安装信箱处

装修完能够进场安装时进场安装一＞领取通邮批复，信箱钥匙

注：上述表格可先向邮政部门索取。

4.3.14.3工作指引：对小区门牌、户数及其分布要熟悉，标准信箱100元/个，务必由邮

政部门统一安装后才能够办理通邮，假如小区有邮政网点配套还务必办理配套移交后方

可办理通邮。

4.3.14.1工作内容：与物业公司一起做好保安队伍管理工作。

4.3.14.2流程:年初根据工作需要制定保安编制与康景物业签订《代管保安协议》

------►

确定保安编制及预算标准康景物业负责保安的招聘、培训、人事管理工作

业务上管理、安排保安工衍―f

4.3.14.3工作指引：项目公司保安队伍由康景物业公司代管,要紧负责售楼部、样板房、

办公室等处的防盗、防火工作及迎宾服务，日常报纸信件派发，通常要求形象较好；保

安日常工作安排，岗位设置，考勤，考核等由项目公司负责，费用由项目公司承担。

4.3.15.1工作内容：制定公司人员编制及行政费用预算，与行政费用预算的登记、核对

工作。

4.3.15.2流程:咨询各部门明年的编制增减情况编制《人员编制表》总经理批

-----►-----►

阅，签发（12月中旬完成）

财务部提供当年实际行政费用支出与预算比较表咨询各部门有关固定资产、低值

A

易耗品购置计划根据明年编制制定《行政费用预算表》

员工发生行政费用支出一经部门经理签署的《报销单》_核对行政费用_d口合

理则登记后签名确认

部门提出增加编制提交增加编制报告总经理签发

-------A-----►

4.3.15.3工作指引：熟悉公司《预算管理办法》，对公司行政费用支出情况要清晰，对不

合理行政费用支出要拒绝确认，保证各项支出不超出年初制定的预算。人员编制及行政

费用预算的制定要根据公司明年的工作计划，考虑业务进展情况合理制定。

4.3.16.1工作内容：根据策划部门销售促销活动及楼盘交付使用时的需要，合理安排各

项工作及人员，提供各项后勤支持，配合各部门完成工作。

4.3.16.2流程：策划部门提出要求根据活动安排合理设置后勤人员、保安人员

向策划部门反馈.实施，必嬴场安排、指挥工作人员f

内部交楼协调会安排各项工作与各有关部门协调按计划完成各项工作

发函通知物业公司交楼时间物业公司安排各项工作跟进各项工作的进度

并提供必要的支持一f

草拟《交楼报告》总经理签发行政人事部召集各部门召开交楼协调会

跟进会议部署工作的落轴青况一f

4.3.16.3工作指引：办公室除了要负责日常的后勤管理工作，还要根据楼盘的开发、宣

传需要提供相应的后勤支持工作，与在交楼工作中与物业公司、管理中心的协调工作。

4.3.17.1工作内容：协助总公司行政人事部进行人事管理工作。

4.3.17.2流程:员工凭行政人事部发出的《入职通知书》报到填写《在职员工情况

登记表》（BT-5）,办理工卡，交待有关注意事项带其见部门经理

部门提出招聘要我口填写《员工增补申请表厂：1-6）_.总经理审批,行

政人事部办理

部门提出辞退员匚填写《员工辞退审批表》（BT-7）___＞总经理审批_＞行政

人事部办理

部门提出员工调动填写《员工调动审批表》（BT-8）总经理审批行政

—►----►---►

人事部办理

员工违纪.发出《违纪处分通知书》（BT-9）一员工签署、部门签署一办公

---►--►--►--►

室签署总经理签署财务办理

——►——►

4.3.17.3工作指引：XXXX集团的人事管理工作要紧由集团行政人事部负责，项目公司办

公室要紧协助其开展各项工作。

4.3.18.1工作内容：完成领导交办的其他工作事项。

4.4文员

职责：要紧负责办公室日常文件处理工作。

4.4.4.1工作内容：协助总经理、办公室主任处理日常的事务工作，比如：电话联络、

宾客接待、信函收发等。

4.4.4.2流程：领导指示f电话联络f说明事项f向领导汇报

保安将所收到的信件交来——►分发至领导办公室—提醒领导收到信件

宾客到公司一招呼其坐下，替其斟7卜一►询问其贵姓，找领导何事，有没与领导约

好等广►领导在时则向领导汇报—►带其到领导办公室

।►领导没空或者不在要其迟点再来或者等一会儿

4.4.4.4工作指引：接听电话或者接待宾客要有礼貌，领导有事不便接待宾客时要礼貌、

客气地向来宾说明，并询问其可否说明来意由你转达。

4.4.4.2工作内容：收集所有交总经理的文件、文件传阅、传阅后存档。

4.4.2.2流程：主任已拟意见的收j总经理批示或者知硼有关部门人员传阅或

——►者执行-S收反馈意见存档

主任已初核的发文一►交总经理签发f登记一资料员发文

经办人提交已经财务部审核的合同会签、付款审批一►交总经理审核->资料员送总

公司

4.4.2.3工作指引：无特殊情况，要求在文件到达后10分钟内交总经理，文件阅办后及

时办理归档（三日未交回传阅文件需催件），不得遗失或者让文件游离于操纵之外，同

时根据不一致的秘级文件安排传阅及做好文件的保密工作，按规定借阅文件并及时催件

归档。有关工程的文件将由工程经理加意见后落实到工程监理跟进，需与工程部资料员

及具体工程监理沟通跟进；有关设计、销售或者财务工作的，跟进督促其主管落实办理;

涉及到设计与与工程两方面的，假如是出图及出设计方案则由工程经理加工程意见，交

设计主管落实；如是工程施工，由设计主管加具设计意见，交工程部处理。各经办部门

办理后，向其收集办理意见向公司领导汇报。每天将已办理完成的文件、合同按类别、

时间顺序区分存档。年底将本年度所有文件重新登记，建立目录，装订成册依次归入往

年档案。将开发、销售证照、验收文件根据开发建设的分期而分册单独建立文件档案。

4.4.4.4工作内容：严格各类文件资料的借阅手续，做好核对、登记、追收工作。

4.4.4.2流程：外借人持借阅单一登记外借f（超时追收j回J►存档

4.4.4.4工作指引：对公司的有关批文、资料要做好保密工作。文件的借阅，本项目公

司各员工可借阅与本职工作有关的合同文件，除特殊原因，全部当天归还。

4.4.4.4工作内容：定期做好公司通讯录的修改及整理工作。

4.4.4.2流程：各部门提供通信资料——►打印——＞核对一发至总经理、各部门、

集团行政人事部

4.4.4.4工作指引：应保证每位员工有移动联系方式（BP机或者手机。

4.4.5.1工作内容：购置办公用品、饮用水，与办公文具的购买、管理、领用。

4.4.5.2流程：库存量不足时下单采购——►供货商供货-►验收入库

—＞报销

员工领用申请一领取后签收一»文员核对库存

4.4.5.3工作指引：办公用品按入仓时对实物按规格、型号、数量等进行验收，有问题

时须查验清晰，有问题的物品不予入仓。出仓：根据物品领用的程序，办理出仓手续。

库存不够时，及时报采购计划。按时将各部门需订购的用品登记在案，急需的即时订购

（供货单位为集团公司招标单位），订购的数量操纵在目前所需范围，不作大量存货，

避免用品浪费及占用贮存空间。办公用品费用操纵在全年预算费用内。当库存文具数量

到一定标准时就需提早下单要供货商供货，集团已对办公用品、饮用水的招标工作，务

必向中标单位购买办公用品、引用水等，饮用水可约定其每日供货若干瓶，每月结算。

4.4.6.1工作内容：考勤统计工作。

4.4.6.2流程：收集考勤卡及员工交来的《加班申请表》（B-2-1）,《外勤登记表》

（B-2-2）,《员工请假申请表》（B-2-3）填《考勤表统计表》（B-2-4）及《加班表

统计表》（B-2-5）一＞主任审核一»总瀛审定一►资料员送行政人事部

4.4.6.3工作指引：认真学习集团考勤制度,按有关要求执行，每月最后一天统计当月考

勤，统计后将考勤卡放回原处，并书写新的考勤卡放在考勤机处，次日将所有旧卡收集

后将《考勤表统计表》及《加班表统计表》交主任审核。

4.4.7.1工作内容：办理餐费结算。

4.4.7.2流程：排制就餐人数统计表厨房采购a按清单验收（每天）填结算单

主任审核A经理审A财务报销

4.4.7.3工作指引：每天统计一次，每周一结算上周餐费。每人餐费标准为每餐7元。

4.4.8.1工作内容:、公司文件、资料及发文的打印。

4.4.8.2流程：各部门主管审核过之文件a办公室主任审核■>打印一

拟稿人核对f修改——》拟稿人二核一►打印正式文件

4.4.8.3工作指引：

文件打印：在文件打印过程中对表述有误的语句进行初步修改校正（受工作时间

局限的除外），将文件打印完成后与原稿一并交拟稿人校对；根据拟稿人的校对意见进

行修改后交拟稿人进行第二次校对。讲求效率，稳中求快，按时完成公司各类文件的打

印工作。

电子文件管理：为电子文件建立树目录，可有序贮存文件，及进行方便快捷的查

找。年底用软盘或者M0将本年度的电子文件按所建立的树目录进行备份，备份贮存后

将本年度文件从当前电脑档案中删除，避免电脑中文件过多，给日常的文件管理造成不

便。

发文打印：由负责该项工作的人员拟稿，办公室文员打印（工程方面由工程部打印,

由于工程部资料较多，由专人兼负责文件打印及资料存档工作），打印完成后，交拟稿

人校对无误再交部门主管定稿，部门主管修改完成后交办公室主任作文稿上的审核，最

后交项目经理审核签发。签发后的文件由负责该工作的人员跟进办理，办公室协助催办。

4.4.9.1工作内容：管理好公司非工程类藏书，并提供借阅服务，每季度公布一次藏书

目录。

4.4.9.