医院行政文件管理制度

医院行政文件管理制度第一章总则第一条本制度是为规范医院行政文件管理工作，确保文件的准确及时、安全、完整，提高工作效率，保证医院各项工作的顺利开展而订立的。第二条医院行政文件管理应符合法律法规的规定，并以科学管理、便捷高效为原则。各级行政人员和相关部门应认真履行文件管理职责，保证文件信息的真实、完整、准确。第二章文件的分类与编号第三条医院行政文件分为内部文件和外部文件两大类。内部文件指限于医院内部使用的文件，包含通知、文件、报告、备忘录等；外部文件指涉及医院与外部单位合作、联络等事宜的文件。第四条医院行政文件应依照文件类别进行分类，明确文件的用途和归属。常见的行政文件类别有：行政命令、通知、办公函、会议纪要、决议、报告、备忘录等。第五条医院行政文件应依照肯定的编号规定进行编号。编号规定应简洁明白、便于查找，一般可采用部门编号与流水号相结合的方式，如财务部门的文件编号为FA—2022—001，依次递增。文件编号的使用应记录在文件管理系统中，方便查阅和追溯。第三章文件的起草与审核第六条医院行政文件的起草应由相关部门负责人或授权人员完成。起草人在起草文件时要认真核实相关信息，并确保文件内容真实、准确、合法。第七条起草人应依照医院的正式文件格式要求进行排版。文件的排版应清楚、规范，包含文件标题、文件编号、正文、签发人、日期等要素。第八条起草人应将起草的文件提交相关部门负责人审核。审核人应认真审查文件的内容是否合规、准确。审核人可以依据需要提出修改看法，起草人应及时进行修改和完善。第九条起草人在修改完善后，需将文件再次提交审核。审核人再次审核后确认无误，方可进行下一步操作。第四章文件的签发与分发第十条医院行政文件的签发由相关部门负责人进行。签发人应核对文件的内容与审批看法是否全都，确保文件的准确性。第十一条签发人应将签发的文件进行复印，并加盖医院公章。复印件应与原件全都，以备存档。第十二条签发后的文件应及时分发给相关人员，确保文件及时送实现相应岗位，要求相关人员在规定时间内熟识文件内容并予以执行。第十三条医院行政文件的传阅应尽量通过电子邮件、内部文件传输系统等方式进行，以减少纸质文件的使用和保管。第五章文件的归档与保管第十四条医院行政文件的归档应依照文件的类别和编号进行分类存放。归档后的文件应在公文档案库中有明确的位置和标注。第十五条医院行政文件的保管责任人应定期对文件进行整理和清点。文件的保管和归档时应注明责任人和日期，确保文件的可查性和完整性。第十六条医院行政文件应依照规定的保管期限保管，过期的文件应及时销毁。销毁文件时，应有相应的销毁记录和证明料子。第十七条医院行政文件的保密性要求高，应采取有效的措施确保文件的安全性。在电子文件管理方面，应加强网络安全防护，设置访问权限，防止文件泄露和窜改。第六章文件的查询与查询第十八条医院行政文件的查询应尽可能通过电子查询系统进行。查询人员应具备相应的权限，在查询系统中输入相关的关键词、文件编号等信息，即可查询到该文件。第十九条如需查询的文件属于纸质档案，查询人员应供应相应证明料子，并向文件保管责任人申请查询。保管责任人应帮助查询人员查找所需文件。第二十条医院行政文件的借阅应经过相关负责人的批准，并签署借阅登记表。借阅期限一般不超出30天，如需延长应提前申请并得到批准。第二十一条文件借阅期满后，借阅人应及时归还文件。如需连续借阅，借阅人应提出申请，并经过审批才可办理。第七章罚则第二十二条对于违反本制度中规定的行为，医院将依照医院纪律管理条例进行相应惩罚。情节严重的，将追究相关人员的责任。第八章附则第二十三条对于本制度未涉及的特殊情况，应依照相关法律法规进行处理，或经过医院领导批准后再行操作。第