财务报销管理制度

财务借款和报销管理制度第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,提高财务管理水平，特制定本制度。

第二条

本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、零星采购费用及专项支出等,以下分别说明相关费用的借款流程和报销流程。

第三条

本制度适用公司全体员工。

第二部分

借款规定第四条

出差借款出差人填写《出差申请表》（见附表一），经部门主管领导审核，总经理或授权人批准后按批准额度到财务部办理借款。第五条借款流程（一）借款人填写《借款单》，注明借款的事由、借款金额（大小写完全一致，不得涂改），现金或支票。（二）借款审批1、出差借款以《出差申请单》为《借款单》的附件，不再履行审批手续。2、个人借款：一般不予借支，特殊情况下需借时，由总经办核查工资，具备借款条件的由核算主管在《借款单》上签字确认，主管领导审核，常务副总或授权人批准。如不具备借款条件，可由经济担保人担保借款，担保人签字后，再按上述程序办理审批签字。个人借款额度不得超过当月工资。3、零星采购借款：由常务副总审批，总经理或授权人批准。4、外协借款：由生产部部长和财务外协会计共同确认，常务副总审核，总经理或授权人批准。5、其他临时借款：如业务费、周转金等，由常务副总审核，总经理或授权人批准。第五条财务部凭审批后的借款单办理付款手续。第六条除周转金外的其它借款，原则上不允许跨月借支。第七条借款未还者，原则上不能再次借款，逾期未还借款者转为个人借款，从工资中扣回。第三部分费用报销规定第八条日常费用报销规定（一）日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算周期内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。（二）费用报销一般规定1、原则上所有费用均需申请，经总经理签字同意.2、原则上哪个部门发生的费用由哪个部门人员负责报销。3、报销人必须取得相应的合发票据，且发票背面有经办人签名。4、填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。5、按规定的程序报批。一般费用由部门负责人审核，总经理审批。特殊情况下还须由相关部门确认，财务部复核，总经理批准。6、报销5000元以上需提前一天通知财务部备款。7、对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。8、原则上当月的帐须当月报，不得跨月报销。如当月未办理报销手续的，月终从借款人的工资中扣除，报帐后再予以返还。9、所有费用在总经理批准报销前，均需经财务部进行复核。未见财务复核签字，总经理不予批准。第九条差旅费报销规定一、出差补贴标准（一）出差分为短途和长途。按在外是否过夜区分短途与长途。不过夜当日返回即为短途；在外过夜不能当日返回即为长途，长途出差天数由在《出差申请表》上明示。（二）员工短途出差视为出勤，只报交通费及伙食费（伙食费按10元/天标准计算）。（三）长途出差补贴标准（食宿包干）（元/天/人）：职务市区外省内省外省会城市地级市一般人员408060一般管理人员5012080部门负责人80200160副总经理以上200240200（四）计算补贴时，以回厂时间界定。12：00以前回厂的，不计算出差补贴；12：00以后回厂的按半天计算出差补贴。2、培训费由总经办按费用报销的一般规定执行。审核人为总经办主任，批准人为总经理。3、资料费在报销前需到公司资料管理员处办理资料登记手续，资料管理员在票据后面签字确认后按费用报销的一般规定登记手续，审核人为部门负责人，批准人为总经理。4、其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第十四条外协费用及零配件外协维修费用报销规定外协费用及零配件外协维修费用的报销按《外协管理制度》和《设备零配件外协维修管理制度》的规定执行。第十五条专项支出财务报销规定（一）专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项经费等。（二）软件及固定资产报销规定1、填写购置申请：由相关部门填写购置申请，并经总经理批准。2、费用标准：按相关的合同协议及批准生效的购置申请执行。3、结帐报销：（1）资产验收（软件安装调试）无误后，须办入库的经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；无须办入库的，要附验收单；（2）报销单由主管领导确认，常务副总审核，总经理批准。（3）财务部根据审批后的报销单以支票的形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续。（三）其他专项经费：包括其他专门立项的费用（含咨询顾问、广告宣传活动经费、公司员工活动经费，基础设施维修费及其他专项费用）支出。1、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门负责人根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析，费用预算及相关效果预策等），经常务副总签署审核意见后报总经理审批。2、审核后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。3、签定合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式等）。4、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）。（2）按程序审批：主管部门负责人审核签字，财务复核，总经理批准。（3）财务部根据审批后的报销单付款。（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续。第十六条车辆费用报销规定（一）车辆费用包括燃油费、过桥过路费、维修保养费、停车费、违章罚款及国家强制征收的各种费用。（1）所有违章费用自行承担，公司不予报销。（2）维修费或保养费，由司机提出书面申请，经车辆主管人员和常务副总审核后方可实施。人为造成的维修费自行承担。（3）国家强制征收的费用和过桥过路费实报实销。（4）除总经理、常务副总外的其他车辆停车费自行承担，不予报销；（5）因交通事故产生的费用，由相关责任人写出书面报告报主管领导经公司研究后确定费用承担情况。（6）公司领导（总经理、常务副总）用车燃油费实报实销，其他车辆依据总经理批准的额度执行。（二）报销流程由经办人按费用报销的一般规定执行，审核人为主管领导，批准人总经理。第十七条报销时间规定为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，报销时间规定为：（一）原则上每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间每月末结帐，该报销日停止财务报销。（二）借支及其他业务的不受以上时间限制，可随时办理。第四部分报销单据的技术要求第十八条原始凭证的审核各项报销的原始凭证，经部门负责人审核或必要时相关人员确认后，报财务部审查其合法性并送总经理批准。第十九条原始凭证应具备的内容1、凭证名称；2、填制凭证的日期；3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4、经办人的签名；5、接受凭证的单位名称；6、经济业务的内容；7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖在填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖原始单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。第二十条对原始凭证的要求（一）对原始凭证的一般要求1、发票必须是发票联和报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔填写，存根联、发货联、记帐联不能作报销单据。2、内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹清楚，大写一致，严禁涂改。3、印章要齐全，须有收款单位公章（或收款专用章）或收款人签字；事业单位收据要有财务专用章；4、临时性购买的农副产品或物资无法取得正式发票时，可使用本公司财务印发的自制单据，自制单据要用墨水笔填写，内容要填写齐全。5、从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管理不善而被盗或丢失，后果自负。6、报销单的填写一律用墨水笔填写，不得用圆珠笔或铅笔填写。（二）对原始凭证的技术性要求1、凡填有大小金额的原始凭证，大写与小写必须相等。2、购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的的物资，必须有出入库手续；不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员验收，并在凭证上签字或盖章。3、支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款依据。4、员工因公出差借款的借据，必须付在记帐凭证上。收回款项时，应另开收据，不得退还原借款借据。5、预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。6、属于现金发放性质的的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签字，不得通栏划大括号签一个字。7、自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。8、凡凭证内容不全、字迹模糊不清，与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。第二十一条原始票据的粘贴要求（一）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。（二）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。（三）粘贴票据时要给装订留一定的装订空间，方便装订后