合同归档管理

合同归档管理合同编号：__________甲方（合同签署方一）：全称：________________________地址：________________________联系人：______________________联系电话：____________________电子邮箱：____________________乙方（合同签署方二）：全称：________________________地址：________________________联系人：______________________联系电话：____________________电子邮箱：____________________鉴于甲方和乙方均具有完全民事行为能力，且双方本着平等、自愿、公平、诚信的原则，经双方友好协商，就合同归档管理事项达成如下协议：一、归档范围1.1本合同项下的归档文件包括但不限于：合同文本、合同履行过程中的往来函件、电子邮件、传真、电话录音、会议纪要、验收报告、验收证书、付款凭证、发票、装箱单、技术资料、维修保养记录、售后服务记录等。1.2归档文件应当真实、完整、准确地反映合同履行过程及结果，以备双方随时查阅。二、归档责任2.1甲方负责将本合同项下的归档文件整理、归档，并确保归档文件的完整性。2.2乙方负责对甲方归档的文件进行审查，确保归档文件的准确性和完整性。三、归档时间3.1本合同项下的归档文件，甲方应在合同履行完毕后____个工作日内完成归档。3.2特殊情况导致归档时间延长的，甲方应提前向乙方书面说明，经乙方同意后方可延长归档时间。四、归档方式4.1归档文件应当采用纸质文档和电子文档两种形式保存。4.2纸质文档应按照文件类型、时间顺序等进行分类，并采用不易褪色的书写材料进行书写或打印。4.3电子文档应采用专业的文档管理软件进行管理，确保数据安全、可追溯。五、归档保管5.1归档文件应存放在干燥、通风、防尘、防盗、防火、防潮、防虫蛀、防霉变的专用档案室内。5.2归档文件应按照编号顺序摆放，便于查找、利用。5.3归档文件应设置专门的查阅制度，未经甲方许可，乙方不得随意查阅、复制归档文件。六、保密条款6.1双方在合同履行过程中所获悉的对方商业秘密、技术秘密、市场信息等，应予以严格保密。6.2双方违反保密义务的，应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。七、合同解除和终止7.1在合同履行过程中，如一方违反合同规定，导致合同无法继续履行，对方有权解除合同。7.2合同解除或终止后，双方应按照本合同约定办理归档文件移交手续。八、争议解决8.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。九、其他约定9.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。9.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（合同签署方一）：乙方（合同签署方二）：签订日期：____年____月____日一、附件列表：1.合同文本2.往来函件3.电子邮件4.传真5.电话录音6.会议纪要7.验收报告8.验收证书9.付款凭证10.发票11.装箱单12.技术资料13.维修保养记录14.售后服务记录二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间完成归档，认定违约。2.甲方归档文件不完整、不准确，认定违约。3.乙方未履行保密义务，泄露甲方商业秘密、技术秘密等，认定违约。4.甲方未按照约定方式保管归档文件，导致文件损毁、丢失，认定违约。5.双方未按照约定解决争议，一方诉诸法院，认定违约。三、法律名词及解释：1.合同履行：双方按照合同约定完成各自的权利和义务。2.归档：将合同文件及其他相关资料进行整理、分类、保存。3.保密义务：双方对合同履行过程中获悉的对方商业秘密、技术秘密等予以保密。4.违约：合同一方或双方未履行合同约定的权利和义务。5.损失赔偿：违约方因违约行为导致对方遭受的损失，应予以赔偿。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.归档文件不完整：及时补充缺失的文件，确保归档完整性。2.归档文件丢失或损毁：按照合同约定进行赔偿，重新整理归档。3.保密信息泄露：加强保密措施，对泄露人员进行追责。4.归档时间延误：提前规划，确保归档时间充足。5.争议解决：按照合同约定进行协商，协商