来访参观接待管理办法

参观接待管理办法第一章：前言为规范公司内外参观及来访接待工作，特制定此标准。本规定适用于政府各级领导、社会各界友好团体及重要人士、外国友人、国内外其他宾客等对公司进行的考察参观。第二章：职责第一条：行政人事部1.负责落实重要级参观接待活动的具体事宜；2.负责协调安排参观接待中会议室以及各办公场地的使用、车辆的管理及调度；3.负责对公司内外各级参观接待工作进行监督管理；4.负责业务招待用礼品、酒水的申购、管理及发放。第二条:各归口单位1.负责提供所归口的参观接待的申请、联系及安排事宜；2.负责业务招待用礼品、酒水的申领。第三条：各相关单位负责参观接待过程中提供支持及配合。第三章：参观接待级别划分参观接待分为A+级、A级、B级、C级四个级别。A+级：中央领导，各省最高领导，由公司高层及各单位第一负责人陪同参观，行政人事部负责统筹组织。A级：政府领导、社会名流、重要人士、以及国内外各大企业负责人来访，由公司高层及对口业务部门领导出面接待，由行政人事部负责统筹组织。B级：社会各界友好团体、友人及国内外其他客人来访，由对口业务部门领导或行政人事部负责接待。C级：一般客户、外协单位或业务有关人员来访参观，由对口部门联系人或指定本部门工作人员出面接待并陪同，行政人事部给予协助。第四章：参观来访相关流程第一条：A+、A、B级报批流程：接收参观预约（原则上参观客人须提供联络函、通知、证明原件或传真件等证明资料、资料上需加盖公司或单位公章）→行政人事部提前以书面形式填写《参观接待呈批表》报行政人事部负责人审核→公司高层批准后，交行政人事部安排参观接待事宜→行政人事部发出《参观接待通知单》，各相关单位做好参观接待前的准备工作→参观接待结束，行政人事部做好记录。第二条：C级报批流程：负责接待部门填写《参观接待呈批表》→报行政人事部审核→接待部门发出《参观接待通知单》→相关部门落实具体事宜、行政人事部提供协助。第三条：参观接待中如涉及宴请招待、礼品赠送，应填写《行政接待申请表》报相关人员审批。后期补单必须提供部门负责人或公司高层短信、邮件等原始文字批复证明。第四条：参观接待中如涉及住宿、交通、会务等招待费用的应由申请人在《业务招待礼品申请》中进行费用预算，经相关人员审批后填写《借款单据》到财务部办理借款手续。也可以先自行垫付，而后凭相关发票走费用报销手续。第五章：参观接待准备工作第一条：A+级、A级：行政人事部统筹安排接待事宜，负责确认参观线路并落实到各部门，落实讲解人员（扩音设备）。生产部及物流部负责参观路线的现场5S。如需组织座谈，行政人事部提前准备会议室，布置主席台、座位牌、麦克风，在会议桌上摆好记录用的笔、纸。根据实际情况，准备投影仪、宣传片、签字台、资料或礼品。第二条：B级：行政人事部统筹安排接待事宜，负责确定参观线路，落实讲解人员（扩音设备），准备接待室，预备接待使用茶水。如需要组织座谈，要提前布置好主席台、座位牌、麦克风，在会议桌上摆好记录用的笔、纸。生产部及物流部负责参观路线清洁卫生。第三条：C级：C级参观接待中，行政人事部负责安排参观路线,各接待单位安排接待员进行解说。生产部及物流部开启电梯，保证参观线路清洁。如需组织座谈，由接待单位负责提前准备会议室。第六章：参观接待要求第一条：来访参观原则上要求事先预约，除公司高层安排的临时参观接待任务外，未预约一律不予接待。参观预约须出具书面证明资料（联络函、通知或传真件、加盖公司公章），一般不接受电话预约。预约内容包括：参观时间、参观单位、参观人员、人数、职务以及参观内容。《参观接待呈批表》应附上参观预约材料并提交行政人事部备案。第二条：禁止任何个人擅自接待外来参观团体和个人。第三条：如遇特殊原因无法提前预约，需电话征得公司高层同意后反馈至行政人事部，并在参观接待结束后一个工作日内补写《参观接待呈批表》交至行政人事部备案。第四条：在参观接待过程中，接待人员应采取切实措施，严格保守公司商业秘密。接待人员向来访者介绍和宣传的内容，仅限于媒体已经公开发布和公司明确对外发布的信息和资料。第五条：参观接待过程中，厂区内禁止拍照。特殊情况需要拍照，必须在《参观接待呈批表》中注明。对不遵守规定的，由行政人事部进行处理。陪同人员不履行解释、劝告或发现问题不报告，造成不良影响或后果的，要追究相应责任。第七章：参观接待注意事项第一条：接待人员要做到：仪表仪容整洁，佩戴厂牌；热情大方、不卑不亢；细心周到，井然有序；声音清晰、普通话标准；熟悉公司简介、公司发展史、公司历年业绩、产品特点及未来规划。第二条：公司有重要接待（A+、A级）时，不得同时安排其它参观接待（部门接待顺延）。第三条：公司高层出面的接待，客人到达前，由行政人事部相关人员提前通知公司高层及负责人，以便公司高层、负责人及时迎接。领导迎送客人时，相关人员必须陪同迎送。第四条：除公司高层安排的重要级接待由行政人事部全权负责外，其余由各对口接待部门所接收的参观或来访，如需会务、住宿、用餐、用车等，应在《业务招待礼品申请》中注明，由各对口部门负责落实具体事宜，行政人事部给予协助及支持。第八章：客餐及宴请第一条：客餐1.申请对象：受邀前来公司提供培训或技术支持的相关人员，来访行程在1-7个工作日内。2.客餐标准：接待标准不得超过20元/人/餐。3.申请流程：各单位如需申请客餐，由申请人填写《客餐申请单》→申请单位负责人签字→行政人事部负责人签字→公司高层审批。申请人凭签字的单据至行政人事部处领取客餐券就餐。4.餐厅凭借客餐券与公司进行月结账款，公司将每月产生的客餐费用划拨到申请客餐的各单位。5.若接待需食堂配送客餐，业务单位需以邮件形式于当天上午10：00前通知行政人事部，并抄送其单位领导，行政人事部按照邮件需求安排食堂配餐。第二条：宴请1.各部门应按照标准进行宴请，所有宴请应设在食堂包间，杜绝超支消费。如因特殊情况超出标准的应附上纸质说明经部门负责人及公司高层同意后方可在厂外餐厅接待。2.若需安排客人在公司食堂包房用餐，应根据来访客人的身份及其业务影响程度选择适宜的用餐标准，并填写《食堂包房用餐申请单》完成审批后，方可由行政人事部安排包房用餐。用餐标准（不含酒水）及审批权限见下表：3.对于来访人数较多（10人（含）以上）或有特殊要求的包房用餐接待，需提前一天与行政人事部联系，确保食堂做好相应的准备。第九章：接待酒水第一条：行政人事部负责公司业务招待用酒的申购、审批及发放，第二条：公司各单位业务招待用酒由行政人事部提出申购申请，报公司高层审批，财务部负责监督各单位招待用酒的使用，不定期对各单位招待用酒盘点。第三条：行政人事部安排专人负责业务招待用酒的日常保管、领用发放，各单位用酒由申领单位填写《业务招待用酒申请单》，填写酒水名称务必与公布的名称一致，经部门领导签字同意，由公司高层批准后，将申请单交至行政人事部领取。第四条：原则上，各单位每月申领的酒水数量，白酒不超过4支，红酒不超过12支。第五条：对于紧急用酒或公司酒水库存不足，申领单位可通过《业务招待费申请表》申请使用招待用酒严禁事后补办。第六条：行政人事部每月对库存酒水进行盘点，并统计各部门酒水的领用情况、建立台账，并每月公示。第七条：用酒数量标准第十章：业务招待用品领用第一条：申领酒水/礼品需凭审批后的申请单到行政人事部领取。第二条：各单位招待用的酒水/礼品费用计入本单位招待费；各单位组织活动的酒水/礼品费用计入部门承包费。第三条：行政人事部负责每月对库存酒水/礼品进行盘点，并统计各单位酒水/礼品的领用情况。行政人事部每月以邮件形式发酒水/礼品数量及划款金额与各单位确认，确认无误后，划入各单位费用。第四条