外事接待管理制度

外事接待管理制度第一章总则为加强企业外事接待工作的管理，提升企业形象，营造良好的外部关系，特订立本《外事接待管理制度》（以下简称本制度）。本制度适用于本企业全体员工在处理来访、出访和参加外部活动等各种外事接待活动中的行为规范和管理要求。第二章来访接待第一节来访接待基本原则接待单位应依据来访人员的身份、目的、级别等情况确定接待等级和规模。高级别、紧要性质的来访人员应尽量布置企业高层接待。接待单位应提前了解来访人员的背景、需求和特殊要求，做好接待准备。接待人员应礼貌热诚，供应必需的帮助和服务，遵守机密和保密要求。接待单位应做好来访人员的行程布置、留宿、用餐、交通等具体布置工作。接待人员应及时向上级领导报告来访情况，保持留底备查。第二节来访接待程序来访接待需经过事先申请和批准程序，接待人员应在接待日期前提前将来访信息报告给上级领导。接待单位应依据来访人员的级别确定接待计划和接待内容，预先做好准备工作。来访接待工作由接待组统一负责，接待组由相关部门指派人员构成。接待组应提前与来访单位沟通，确认接待布置，包含接待时间、地方、人员、议程等。接待组应依照接待计划，定时到达接待地方，准备好接待所需物品和料子。在接待过程中，接待人员应注意言行举止，敬重来访人员的文化习惯和基本礼仪。接待结束后，接待组应从来访人员致谢，并记录接待过程的重要内容和要点，及时向上级领导汇报。第三章出访接待第一节出访接待基本原则出访接待应遵从国家规定和企业政策，确保出访活动的合法性和正当性。出访接待应重视节省，避开奢华挥霍。出访接待应重视礼仪，代表企业形象，增长双方的友好合作关系。第二节出访接待程序出访接待需经过事先申请和批准程序，出访人员应在出访日期前提前将出访信息报告给上级领导。出访接待工作由出访组统一负责，出访组由相关部门指派人员构成。出访组应提前与对方单位沟通，了解目的地情况，订立出访计划和出访议程。出访组应做好出访人员的行程布置、签证办理、交通预订、留宿布置等具体事项。出访人员应注意形象和仪容仪表，在出访期间恪守企业纪律和国家法律法规。出访结束后，出访组应向上级领导汇报出访情况和成绩，并总结经验教训，为今后的出访活动供应参考。第四章参加外部活动第一节外部活动基本原则参加外部活动应听从组织布置，确保活动的顺利进行，注意礼仪，维护企业形象。参加外部活动应敬重主办方的布置和要求，乐观与与会人员沟通，增长合作与沟通。第二节外部活动程序参加外部活动需事先报备，接收组织的授权、委派和批准。参加外部活动应提前了解活动的主题、议程、参会人员等相关信息，并做好参会准备工作。参加外部活动期间，应依照活动布置参加相关会议和活动，并乐观参加讨论与沟通。参加外部活动结束后，应向上级领导汇报活动情况和收获，并及时总结经验教训。第五章附则第一节外事接待纪律外事接待工作应遵守国家法律法规和企业规章制度，不能违反职业道德和社会公德。外事接待工作涉及的资金使用应符合企业财务制度和财务审批程序。外事接待期间，接待人员应保守机密，不得对外泄露涉密信息。外事接待过程中产生的文件、资料等应妥当保管，及时归档备查。第二节外事接待考核与奖惩对外事接待工作表现突出的人员，应及时予以表扬和嘉奖。对外事接待工作失职、渎职的人员，应依据企业规定进行处理，包含警告、记过、降级等纪律处分。第三节本制度的解释权和修改本制度由企业管理负责人负责解释，如有争议，以企业管理负责人的解释为准。对本制度的修改必需经企业管理