企业行政管理

企业行政管理高燕12行政管理3企业行政管理4如何做好行政工作5心6明确岗位职责日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。

加强沟通沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。

信息的收集和整理信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。

良好的执行力踏踏实实地去执行。良好执行力表现在：（1）什么事情该做，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。（3）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工

行政人员应具备素质、能力-18-6W2HPDCASWOT常用工作方法18-19-2H6W1W—Why—目的2W—What—内容3W—Who—人4W—Whom—对象5W—When—何时6W—Where—地点1H—How—方法2H—Howmuch或Howmany—费用19-20-PDCA1、P（Plan）--计划，确定方针和目标，确定活动计划；2、D（Do）--执行，实地去做，实现计划中的内容；3、C（Check）--检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；4、A（Action）--行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。20-21-1、S：Strength，优势、强项2、W：Weakness，弱势、缺点3、O：Opportunity，机会4、T：Threatness，威胁SWOTSWOT是一种分析方法关于企业：用来确定企业本身的竞争优势，竞争劣势，机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机结合。因此，清楚的确定公司的资源优势和缺陷，了解公司所面临的机会和挑战，对于制定公司未来的发展战略有着至关重要的意义。关于个人：职业规划——经营自己的长处21-22-行政部工作流程22办公用品及日常用品的采购、发放管理检查验收部门申请出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购主管审批请购计划单查看库存定期询价议价23第一条每月25日，各部门负责人将该部门所需要的办公用品应及时上报行政部。行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总审批后由行政部统一购买、根据实际工作需要有计划的于次月10日分发给各部门;第二条公司新员工的办公用品，行政部根据人力资源部提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;第三条负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;第四条因工作需要，确需某种专用办公用品的部门，须由本部门经理签字、报上级领导批准后方可购买。发票除本部门经理签批外，需由上级领导签批后，方可报销;第五条领用办公用品的部门，应将本部门所需的办公用品汇总填写办公用品领用单，经部门经理签字后方可领取，如确实急需用品可到行政助理领取，填写相应的《部门办公用品领用表》，流水号由行政部按月份及顺序由行政部编写，如9月第一张流水号0901、第二张流水号0902，以此类推且行政部所有记录流水号均按此编写；第六条日常领用文具需填写《文具领用登记表》；第七条办公用品管理一定要做到清洁、注意安全、放火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房;第八条对于离开公司的员工，按照入职时所领的清单收回办公用品（已用过的笔、本除外）第九条每月月底，行政助理统计各部门费用，与财务部共同盘点库存.办公用品购发管理办法24固定资产及低值易耗品的管理

资产分类建立台帐清单每月盘存核对帐物25各部门基础设备、设施维修管理

维修申请安排维修维修结束检查验收记录备案26文件档案的归档管理

文件、资料收集分类整理编号立卷归档装订成册存放使用、传阅控制27文件资料收发、传真管理

文件资料的收发行政审阅上传下达准确记录传真往来28各种费用的支付、控制

统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字支付各项费用归类登记管理29对外关系建立维护

关系建立沟通协调档案情况汇报合理调整30处理突发事件

突发事件出现主要情况收集妥善解决处理及时汇报领导减少不利影响处理结果汇报31后勤服务保障

拟定制度加强检查收集建议员工满意提高质量安抚员工反馈32后勤服务保障熟悉安全制度明确安全目标组织实施检查提高防范意识规划教育培训确保整体安全安全33执行上级交办事务

接受上级交办任务汇报结果及时完成保质保量确实了解、记录工作要求34行政经理行政助理行政内务行政接待行政总务行政部岗位架构35前台接待前台接待管理一、来客接待1、来客接待流程（预约/未预约）2、接待礼仪二、来电转接1、来电接入/转接流程2、电话礼仪三、函件收发1、信函与快件签收/寄送流程

36前台接待五、文件收发1、传真发文/收文工作流程六、涉及表单1、来客登记表2、接待来访登记表3、信函与快件签收/寄送登记表4、传真记录清单37内部事务管理一、办公用品管理1、办公用品申购流程2、办公用品购买/领用流程3、使用表单办公用品订购审批单办公用品台账报废物品清单办公用品领用表

38内部事务管理二、办公设备管理办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程使用表单：办公设备配备登记表办公设备更换登记表办公设备性能状态一览表办公设备维修记录表39内部事务管理三、文书档案管理发文/收文管理流程档案归档流程档案借阅/归还流程档案销毁流程使用表单：文书档案借阅审批表文书档案借阅登记表40内部事务管理四、印章管理制刻申请流程使用审批流程：印章使用审批表印章使用登记表

41内部事务管理五、证照管理证照年审流程证照使用审批/验证流程证照使用审批表证照使用登记表

42内部事务管理六、会议管理会议安排流程会议纪要会议工作评估表

43外部事务管理值班登记日志表保安执勤日志表外出员工登记表来宾出入登记表安全状况检查表防火设施检查表

安全事故报告书突发事故报告表事故统计汇总表电梯设备巡视/维修/保养记录表一、安全保密管理人员出入管理流程消防安全管理流程安全检查管理流程突发事件处理/应对流程使用表单：44外部事务管理二、车辆管理车辆使用流程车辆加油管理流程车辆安全管理流程事故处理流程使用表单：车辆检查表用车申请表派车记录单车辆请修表保养记录表车辆加油申请/记录表车辆使用日志表车辆使用状况月报表车辆事故现场记录单车辆事故报告单45外部事务管理三、后勤管理员工宿舍管理流程员工食堂管理流程清洁卫生管理流程企业绿化管理流程使用表单：食堂卫生检查表住宿申请表住宿人员登记卡宿舍分配明细表宿舍检查登记表清洁卫生管理表卫生区域划计划表清洁工作安排表卫生状况检查/评分表

46外部事务管理四、公关事务管理重要接待流程危机处理流程媒体宣传流程使用表单：商务接待安排表公务接待审批表公关活动策划表危机预警处理表危机记录分析表危机结果汇总表例外事项工作安排记录表47NVQ企业行政管理考试概述48考试时间2010年7月考试日期考试时间NVQ企业行政管理资格证书2010年7月11日上午9:00～11:30NVQ企业行政管理三级2010年12月考试日期考试时间NVQ企业行政管理资格证书2010年12月12日上午9:00～11:30企业行政管理三级49-50-证据：证明你胜任此岗位能力的凭证内容：工作成果：类型：文件、报告、计划、设计方案、研究成果等形式：文字、图片、音像资料等证词：应试者的上级、同事、客户等针对应试者工作表现的描述，验证应试者工作成果信度和效度的凭证。提问记录：考评员提问应试者，考察应试者工作能力可现场提问亦可笔答证据的补充形式现场观察：情景模拟工作场景，观察应试者工作行为表现，考察其工作能力。准备证据50-51-A4纸书写或打印，须标明题目名称、应试者姓名；字迹清楚亦辨认；字数范围：800——3000字；文件内容逻辑结构清晰，符合文件格式；提交音像或电子资料，须附带文字形式阐明此证据的背景情况。工作成果具体要求51应试者证据清单52应试者证据清单元素1.1选购办公设备和耗材证据是否符合以下元素范围：为以下人员选购本人工作需要

他人工作需要Yes/No

Yes/No设计单位的办公设备

办公耗材Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、确定要购置的设备和耗材的是当前或预期工作所必须的，且考虑与原有设备的匹配关系Yes/No2、确定要购置的设备和耗材所放置的位置，安全可靠且有利于工作流程的进行

Yes/No3、对不同供应商货物的性能、价格、供货地点、支付方式及售后服务等进行综合比较及选择

Yes/No4、在自己的职权范围内，依照单位程序订货购置，多征求使用者的反馈意见

Yes/No5、按照采购程序与供方仔细确定购货内容、总费用、交货和售后服务等事宜，并形成文件

Yes/No6、按照进货、验货程序检查所购设备和耗材的型号、质量、数量、价格及相应单据

Yes/No7、若提供的货物或单据不符合要求，要立即与供应商联系

Yes/No8、按单位规定办理或存放购买货物的相关文件及单据

Yes/No53应试者证据清单元素2.1建立和维护有效的工作条件证据是否符合以下元素范围：工作现场自己职责范围内的所有工作区域Yes/No

紧急情况1、生病2、意外事件3、火灾4、需要疏散5、泄密Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、确认自己对有关健康、安全等相关规定以熟知，并遵照执行Yes/No2、办公室的设计和布局要符合健康、安全、保密的需要，达到企业标准和体现团队形象Yes/No3、办公室的布局和位置要有利于单位工作流程，便于自己和他人高效地工作Yes/No4、监督工作现场的工作条件符合法律法规要求，发现不符，及时、准确地向上级报告Yes/No5、识别、监督工作现场的安全隐患，在职权范围内纠正、处置隐患因素或将危害及时、准确向上级报告Yes/No6、管理督促各种办公设备的使用符合使用程序和安全操作规范Yes/No7、出现紧急情况，在自己的职权范围内根据单位程序及时、冷静和有效的采取处理措施Yes/No8、清楚和准确的完成有关健康和安全的记录Yes/No54应试者证据清单元素3.1开发、执行和维护程序证据是否符合以下元素范围：职责范围内所包含

和如下人员协商旧程序（流程）的改造

开发新程序（流程）Yes/No

Yes/No和如下人员协商上级

程序（流程）涉及人员

单位内专家Yes/No

Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、在职权范围内主动寻找可改进或需要新建立的工作，并鼓励相关人员共同参与Yes/No2、说明改进或新建工作程序的目的、理由和效益，作出具体建议汇报给上级Yes/No3、在领导同意后，与相关人员详细商议执行该工作程序的具体项目和辅助要求Yes/No4、确保提出的工作程序及其辅助要求满足单位需要并与已制定的政策、法规协调一致Yes/No5、将充分商议后的工作程序编制整理定稿，并作出实施计划Yes/No6、与相关人员再次讨论实施计划，并修改执行Yes/No7、确保该程序所涉及的所有人员都清楚该工作程序及其具体要求，以顺利实施Yes/No8、工作程序实施过程中出现的问题应及时向上级报告，并听从指示Yes/No9、根据目的定期对该程序的实施情况跟踪检查，发现未正确执行应立即纠正，维护程序的效率Yes/No55应试者证据清单元素3.2用计算机选择适合的呈现信息方法编制较复杂的文件证据是否符合以下元素范围：获取和使用的信息源文字信息

电子信息

口头信息Yes/No

Yes/No

Yes/No按照需求者要求制作的文件包含带表格和图形的报告

带流程图的报告

运用PPT制作的幻灯片Yes/No

Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、明确需求者编制文件的主要内容、具体要求和使用意图Yes/No2、准确和有效的通过文件的信息源收集信息，开展调查研究Yes/No3、根据文件的目的选择适当的呈现信息的方法，使信息表达准确、简明、生动Yes/No4、对已选择的信息进行全面、综合处理、确定编制文件的结构和内容Yes/No5、熟练的通过计算机相关功能准确的输入编辑信息，使编制的文件符合呈现信息的最优方法Yes/No6、编制文件要确保信息的安全和保密Yes/No7、检查作出的文件，更正和修改，并根据需求者的要求调整Yes/No8、按照需求者意见保存文件、备份文件或打印文件Yes/No56应试者证据清单元素3.3选择恰当的方法与对方有效沟通证据是否符合以下元素范围：展示自己能有效地与如下人员沟通同事上级外部与工作关联的人员Yes/No

Yes/No

Yes/No展示自己能恰当地选择沟通方法面对面电话Yes/NoYes/No书面电子邮件Yes/NoYes/No沟通内容正面的反面的Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、抓住时机采取主动姿态与对方沟通，努力建立有效地工作关系Yes/No2、针对时间、地点、内容等不同情况选择最恰当的方法与对方沟通Yes/No3、沟通交流的信息是准确的、有益的、讲信用的，展示良好的个人形象和单位形象Yes/No4、沟通交流的信息是清楚的、有条理的，易于对方理解、明晰和回复Yes/No5、沟通时应尊重对方，讲究礼貌，用词文雅，密切双方关系Yes/No6、在自己职权范围内，用对方希望的方式及时回答对方对信息的需求Yes/No7、沟通中积极体察。收集对方反应，促进双方有效交流，达到沟通目的Yes/No8、能积极对待沟通中出现的分歧、保障，主动处理不同意见，消除矛盾Yes/No9、按照单位规定，沟通中确保信息的安全和保密Yes/No10、沟通中的困难超出自己的职权范围，应及时向有关人员汇报Yes/No57应试者证据清单元素4.1制定工作计划，监控目标完成证据是否符合以下元素范围：计划要点标准

数量

完成日期

资源Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No相关联的人上级

交办者

团队内同事

团队外同事

外单位人Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No参与完成者独自完成

带领他人

与他人协作Yes/No

Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、清楚所要开展的每项工作的目标、工作内容和实施方法Yes/No2、按照工作的轻重缓急和紧急程度安排工作的优先顺序（紧急重要程度）Yes/No3、起草并与相关人员共同制定工作计划，标明标准、内容、资源、完成日期Yes/No4、为完成计划，按优化组合准备和分配所需的资源，包括人、财、物Yes/No5、确保工作计划和实施过程符合单位的政策、规章、程序及本人的权限Yes/No6、将工作计划清楚地通知相关人员，明确各自的行动和职责Yes/No7、利用有效手段维护和控制各项工作按照制定的计划有条不紊的实施Yes/No8、根据既定目标，按阶段总结、分析和评估工作成果和计划执行情况Yes/No9、找出与计划目标偏差的原因，并在自己职权范围内采取正确的行动，如有必要，向有关人员汇报Yes/No10、根据情况变化，改变工作计划或实施方案的优先顺序，并与相关人员进行沟通Yes/No58应试者证据清单元素4.2建立、发展和维护团队效率证据是否符合以下元素范围：证据关联的

团队人员同等职位

较低职位

较高职位Yes/No

Yes/No

Yes/No提供或接受与证据关联的反馈信息正面的

反面的Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、建立和维护与同事的良好关系，有效地与他人协作完成团队工作Yes/No2、遵守对同事的许诺，执行对同事的委托，否则要在恰当时机向其解释原因Yes/No3、为团队效率和整体工作的完成，向同事提供所需的信息和其他支持Yes/No4、制定计划和分配工作时，考虑团队成员的能力，并符合他们的发展需要Yes/No5、当同事不能按时完成工作时，应在自己的职权范围内提供多方帮助，并征得对方同意Yes/No6、发现与工作质量有关问题，应及时提出并与相关人员讨论，维护团队信誉和效益Yes/No7、向团队成员提供反馈信息和建议应该是清晰的、建设性的和不公开的Yes/No8、交流、反馈和实施帮助的时间、地点和方法应适应不同同事的情况，以促进团队的凝聚和发展Yes/No9、识别工作关系中出现的一些问题和分歧，从大局出发主动与对方沟通以解决Yes/No10、当与同事的关系出现矛盾并超出自己解决的范围时，应按照单位的程序给予解决Yes/No59应试者证据清单元素5.1会中记录和会后整理证据是否符合以下元素范围：会议目的决定性会议

交流性会议Yes/No

Yes/No参会人员

范围单位内部

单位外部Yes/No

Yes/No应试者是否符合以下能力要求：1、根据会议要求充分准备进行会议记录的用品和必要的设备Yes/No2、阅读会议议程和相关文件，力求对会议内容和有关术语有一定了解Ye