物业公司财务管理手册：合同管理篇

PAGEPAGE1物业公司财务管理手册：合同管理篇一、引言合同管理是物业公司财务管理的重要组成部分，对于保障公司合法权益、降低经营风险具有重要意义。本手册旨在规范物业公司合同管理流程，提高合同管理效率，确保合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性。本手册适用于物业公司各部门及员工，在合同管理过程中应遵循国家法律法规、行业规范及公司规章制度。二、合同签订管理1.合同类型及范围物业公司合同主要包括：物业服务合同、租赁合同、采购合同、销售合同、劳动合同等。合同签订前，需明确合同类型、合同主体、合同标的、合同金额等信息。2.合同审批流程合同签订前，需进行合同审批。审批流程如下：（1）合同拟稿：合同发起部门根据业务需求，拟定合同文本，明确合同条款。（2）合同会签：合同发起部门将合同文本提交至财务部、法务部等相关职能部门进行会签。（3）合同审批：合同会签完成后，提交至公司领导审批。审批通过后，合同生效。3.合同签订合同审批通过后，合同双方在合同文本上签字（或盖章），合同正式生效。合同签订后，合同原件应交由财务部统一保管，合同复印件分发给相关部门。三、合同履行管理1.合同履行监控合同履行过程中，各部门应密切关注合同履行情况，确保合同条款得到有效执行。如发现合同履行异常，应及时采取措施，防止损失扩大。2.合同履行报告各部门应定期对合同履行情况进行汇总分析，形成合同履行报告，为公司决策提供依据。3.合同纠纷处理合同履行过程中，如发生合同纠纷，应及时采取协商、调解、诉讼等方式解决。在处理合同纠纷过程中，要充分发挥法务部门的专业作用，维护公司合法权益。四、合同变更与解除管理1.合同变更合同变更包括合同主体、合同标的、合同金额、合同期限等方面的变更。合同变更需经公司领导审批，并按照原合同签订流程办理。2.合同解除合同解除包括合同到期解除、协商解除、法定解除等方式。合同解除需经公司领导审批，并按照原合同签订流程办理。五、合同档案管理1.合同档案归档合同签订后，合同原件应交由财务部统一保管。财务部负责将合同原件及相关资料整理归档，建立合同档案。2.合同档案借阅各部门因工作需要借阅合同档案时，应填写借阅申请表，经财务部负责人审批后，方可借阅。3.合同档案销毁合同档案销毁需遵循国家法律法规及公司档案管理制度。合同档案销毁前，需编制销毁清单，经公司领导审批后，方可进行销毁。六、合同风险管理1.合同风险识别合同风险管理是合同管理的重要组成部分。各部门应加强合同风险识别，对合同履行过程中可能出现的风险进行预测、评估。2.合同风险防范针对识别出的合同风险，各部门应采取有效措施，防范风险发生。如：加强合同履行监控、完善合同条款、购买保险等。3.合同风险应对合同风险发生后，各部门应立即启动应急预案，采取措施降低损失。同时，总结经验教训，完善合同风险管理机制。七、合同培训与考核1.合同培训公司应定期组织合同管理培训，提高员工合同管理水平。培训内容应包括：合同法律法规、合同签订流程、合同履行管理、合同风险防范等。2.合同考核公司将合同管理工作纳入员工绩效考核体系，对合同管理工作进行定期考核。考核结果作为员工奖惩、晋升的依据。八、附则1.本手册解释权归物业公司财务部。2.本手册自发布之日起实施。3.如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。物业公司财务管理手册：合同管理篇旨在规范物业公司合同管理流程，提高合同管理效率，确保合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性。本手册适用于物业公司各部门及员工，在合同管理过程中应遵循国家法律法规、行业规范及公司规章制度。通过本手册的实施，有助于物业公司降低经营风险，提高合同管理水平，为公司持续发展奠定坚实基础。重点关注的细节：合同履行管理合同履行管理是物业公司财务管理手册中需要重点关注的细节，因为合同的履行直接关系到公司的经营效益和声誉。以下是对合同履行管理的详细补充和说明：一、合同履行监控1.履行进度跟踪：物业公司应建立合同履行进度跟踪机制，确保合同双方按照约定的条款和期限履行合同。各部门负责人应定期检查合同履行情况，对履行进度进行监控，确保合同按时完成。2.履行质量把控：物业公司应关注合同履行过程中的质量问题，确保服务质量、产品品质等符合合同约定。对于重要合同，可设立专门的质量监督小组，对合同履行质量进行把控。3.合同履行风险预警：物业公司应建立合同履行风险预警机制，对可能影响合同履行的风险因素进行识别、评估和预警。一旦发现风险，应及时采取措施，防止风险扩大。二、合同履行报告1.定期报告：物业公司各部门应定期对合同履行情况进行汇总分析，形成合同履行报告。报告内容应包括：合同履行进度、履行质量、风险预警及应对措施等。2.报告审批：合同履行报告需提交至公司领导审批。审批通过后，报告作为公司决策依据，指导各部门改进合同管理工作。3.报告反馈：合同履行报告审批通过后，各部门应按照报告提出的改进措施，对合同管理工作进行整改。整改情况需在下一期报告中进行反馈。三、合同纠纷处理1.纠纷预防：物业公司应加强合同履行管理，预防合同纠纷的发生。各部门在合同履行过程中，要密切关注合同履行情况，确保合同条款得到有效执行。2.纠纷协商：一旦发生合同纠纷，物业公司应尝试通过协商方式解决。协商过程中，要充分发挥法务部门的专业作用，维护公司合法权益。3.纠纷调解：如协商无果，物业公司可寻求第三方调解，如行业协会、消费者协会等。调解过程中，要积极配合调解机构，争取达成双方都能接受的解决方案。4.诉讼仲裁：如调解无效，物业公司可依法向法院提起诉讼或申请仲裁。在诉讼仲裁过程中，要充分发挥法务部门的专业作用，确保公司合法权益得到维护。四、合同履行与财务管理1.合同款项支付：物业公司财务部应根据合同履行进度，合理安排合同款项支付。对于分期付款的合同，要确保每期款项按时支付，避免违约。2.发票管理：物业公司财务部要加强合同履行过程中的发票管理，确保发票合规、合法。对于不符合规定的发票，要及时与供应商沟通，要求更换。3.成本控制：物业公司财务部要关注合同履行过程中的成本控制，防止成本超支。各部门在合同履行过程中，要严格按照预算执行，合理使用资源。4.税务筹划：物业公司财务部要充分考虑合同履行过程中的税务问题，合理进行税务筹划。在合同签订前，要与税务部门沟通，了解相关政策，确保合同履行过程中的税务合规。通过以上对合同履行管理的详细补充和说明，物业公司可以更好地把控合同履行过程，降低经营风险，提高合同管理水平。同时，也有助于提高公司的经营效益和声誉，为公司持续发展奠定坚实基础。五、合同履行与内部沟通1.跨部门协作：合同履行往往涉及多个部门，如采购部门、销售部门、客服部门等。物业公司应建立跨部门协作机制，确保各部门在合同履行过程中的信息畅通和资源共享。2.沟通渠道：物业公司应设立专门的沟通渠道，如合同管理群、定期会议等，以便各部门及时交流合同履行过程中的问题和经验。3.信息共享：物业公司应建立合同信息共享平台，将合同履行过程中的重要信息实时更新至平台，供各部门查询和使用。六、合同履行与客户关系管理1.客户满意度调查：物业公司应定期进行客户满意度调查，了解客户对合同履行的满意程度，及时发现和解决问题。2.客户反馈处理：物业公司应设立客户反馈处理机制，对客户在合同履行过程中的意见和建议进行及时处理和反馈。3.客户关系维护：物业公司应通过优质的服务和专业的管理，维护与客户的良好关系，提高客户忠诚度。七、合同履行与持续改进1.合同履行总结：物业公司各部门应定期对合同履行情况进行总结，提炼成功经验和改进措施，为今后的合同管理工作提供借鉴。2.合同管理优化：物业公司应根据合同履行的实际情况，不断优化合同管理流程和制度，提高合同