Office应用技能培训课件

办公软件应用技能培训微软认证讲师：卢景德强劲美观规范我们将讨论的问题…运用PowerPoint制作演示文稿运用Excel提高数据运算和分析能力运用Word创建规范化文档2精选课件PartI

公文文档处理

使用Word快速便捷处理工作文档修饰文字格式创建文档目录设置文档结构运用邮件合并文档修订比较3精选课件修饰文字格式格式工具栏字体、字号、颜色Ctrl+

[缩小字号Ctrl+]放大字号4精选课件修饰段落格式对齐方式：左、中、右、两端对齐缩进方式：首行缩进、悬挂缩进通过标尺调节格式段落缩进段落间距段前、段后距离行间距5精选课件利用样式统一段落格式样式的作用利用样式简化重复的操作利用样式快速修饰段落格式保证段落格式的统一应用样式的方法：格式样式6精选课件为文档创建目录创建目录的条件：为标题应用标题样式为标题应用多级编号应用标题样式格式

样式和格式标题1、标题2、标题3为标题应用多级编号格式项目符号和编号7精选课件创建目录为文档创建目录插入—索引目录—目录修改目录文档修改后，更新目录在目录上单击鼠标右键，选择更新域8精选课件Word文档结构分页Ctrl+Enter在当前位置插入分页符用命令插入分页符:插入分隔符分页符分栏格式分栏插入分隔符分栏符分节插入—分隔符分节符9精选课件给文档分节插入分节符：分节符分类：连续、下一页、奇数页、偶数页分节的作用:可以有不同的页面设置文件页面设置应用于本节不同的页眉页脚页眉页脚去掉与上节相同按钮不同的分栏设置10精选课件设置页眉页脚视图页眉页脚插入自动图文集插入页码、日期时间等插入图片（如：加入公司图标）为文档首页设置不同页眉页脚为不同节设置不同页眉页脚总结：可以将页眉页脚当成另一种视图，可以忘其中添加任意对象。如制作水印效果11精选课件理解邮件合并可以批量创建套用信函、邮件标签、信封或电子邮件当需要创建多个具有相同版式的文档，但每个文档又具有个性化信息时可以使用邮件合并创建邮件合并需要有一个数据源，例如Excel表格、Access数据库、文本文件数据、Outlook联系人等可以为数据源中的每一条记录，按照特定的版式排版打印12精选课件使用邮件合并工具—信函与邮件—邮件合并信函电子邮件信封标签如果希望在一页或者多页打印数据源中的一条记录则使用信函，如果希望在一页纸上打印数据源中的多条记录就是用标签。13精选课件邮件合并的基本过程14精选课件案例Ｉ:批量创建信封创建主文档（应用信封格式）选择数据源从数据库选择地址列表主文档与数据源合并插入合并域邮件合并合并到新文件合并到打印机15精选课件案例II:创建打印标签创建主文档选择数据源从数据库选择标签项列表对数据进行筛选主文档与数据源合并邮件合并合并到新文档合并到打印机16精选课件邮件合并小记:邮件合并是指将用户组织的数据列表合并到通用文档中,即将不同的文档合并为一,生成多个带有个性化信息的文档.邮件合并不一定真的是指信函邮件的合并17精选课件请他人修定文档进入文稿修订工作状态工具修订在修订状态下批改文档使用修改状态编辑文稿添加批注信息查看修订信息整合修改文稿（接受或拒绝）18精选课件我的文档哪里被改变了？比较合并文档可以比较出两个或多个文档的不同要求必须是出自同一个文件的不同拷贝.方法:工具比较并合并文档19精选课件PartII

PowerPoint演示文稿的展示

方便快捷的制作演示文稿幻灯片结构设计模板与母版放映方式的设置为演示文稿添加动画20精选课件演示文稿创建流程21精选课件幻灯片模板的运用应用设计模板调整幻灯片的配色方案母版的使用22精选课件应用设计模板格式幻灯片设计设计模板在应用设计模板对话框选择并应用模板应用模板到当前幻灯片应用模板到所有幻灯片23精选课件将现有文件模板保存至个人电脑以公司模板文件为例，保存至个人电脑，以备以后作为标准模板创建幻灯片使用。打开公司模板文件删除所有幻灯片内容文件另存为保存类型选择PPT模板24精选课件应用配色方案方法:格式幻灯片设计配色方案选择配色方案编辑配色方案25精选课件幻灯片的母版作用：用于设置每张幻灯片的预设格式这些格式包括：文本或图形；文本的大小、位置以及文本的颜色项目符号的样式背景颜色等26精选课件幻灯片的组成内容文字图片、图形表格、图表其他媒体项目数据1数据2数据2项目1xxx项目2xxx项目3xxx项目4xxx27精选课件幻灯片的创建创建文字幻灯片设置文字级别通过大纲创建幻灯片项目符号与编号处理28精选课件幻灯片的排版减少眼睛扫描的次数少用长句子（引用名言除外）小标题—短语词组构成少用多级小标题29精选课件幻灯片排版字体控制30精选课件幻灯片排版空间分配每页幻灯片不超过8行31精选课件图片、图形的运用图片的插入与排版图片的压缩使用自选图形图形对象的格式化与修饰32精选课件使用图示美化幻灯片组织结构图目标图循环图棱锥图射线图维恩图图示：方便我们制作如：组织结构图、目标图、循环图、棱锥图、射线图、维恩图等等，有了这项功能的帮助，相信我们在传达讯息上将会更加容易

33精选课件表格的运用创建PowerPoint表格设置表格布局插入来自Excel的表格链接表格截至季度第1季度第2季度第3季度第4季度总计2003财年收入$7,746$8,541$7,835$8,065$32,187毛利润6,4026,4046,5616,76126,128净收入2,0411,8652,1421,4837,531每股基本收益0.190.170.20.140.7每股摊薄收益0.190.170.20.140.692004财年收入$8,215$10,153$9,175$9,292$36,835毛利润6,7357,8097,7647,81130,119净收入2,6141,5491,3152,6908,168每股基本收益0.240.140.120.250.76每股摊薄收益0.240.140.120.250.7534精选课件使用Excel图表表现数据35精选课件使用组合图表创建组合图表直接在图表系列上更改图表类型处理多个坐标轴创建次数值轴36精选课件为幻灯片添加动画效果幻灯片切换效果幻灯片放映–幻灯片切换项目动画幻灯片放映–自定义动画添加效果类型：进入、强调、退出、动作路径37精选课件AnimationShowThefollowingslidescontainmoreinformationthattheSampleofAnimationslideandabsorbingpresentation.Waiting................文字动画应用案例38精选课件CUTTINGCOSTS&INEFFICIENCIESIMPROVINGRESPONSIVENESS图片—文字应用案例HR:“Employeesinremoteofficesfeeloutoftouch.

Moraleislow,traveltoheadquartersisfrequent.CanMicrosofthelp?”ADMIN/FINANCE:“Unwantedemailisaburden.Customermailsarebeinglost,andwefearrestrictedinformationisbeingsenttothewrongpeople.”SALES:“Thefirmweacquiredusesadifferentsalesreportingsystem.

BeforeIcanunifythesalesgroups,Ineedoneintegratedsystem.”ENGINEERING:“Wetalkaboutreducingtime-to-market.

Butmydevelopmentorgspans4continents.”OPERATIONS:“Youwantamoreresponsiveoperationsteam?Giveusvisibilityintocustomertrends.”39精选课件案例—动画的运用40精选课件常见的控制方法幻灯片页面演播控制定时播放连续播放循环播放绘图笔的应用使用改变颜色擦除笔迹41精选课件面对演讲稿，不够熟练怎么办？为幻灯片添加备注信息只允许我自己查看幻灯片备注信息42精选课件PartIII

企业数据处理能力提升篇

电子表格软件在企业中的应用电子表格应用技巧公式与函数的使用企业数据的汇总与分析数据的图形化展示43精选课件修饰数值格式设置数字精确值负值突出显示设置数字货币格式日期型数字格式文本型数字格式自定义数字格式44精选课件表格的基本操作选择区域用鼠标直接拖动选中矩形区域在行列标记上单击选中整行整列再拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域按住Shift键可以选中两点之间区域按快捷键Ctrl+Shift+8（或Ctrl+*）可以选中当前单元个周围连续的矩形区域45精选课件选择表格续快速移动光标Ctrl+home将光标移动到第一个单元格Ctrl+End将光标移动到表格最后一个单元格Ctrl+

将光标移动到当前区域最右列(其他方向箭头依此类推)则Ctrl+Shift+向下箭头,选择当前单元格至当前区域最后一行的内容．46精选课件表格的编辑和调整序列填充填充柄：选中区域右下角的黑点拖拽填充柄可实现序列填充，如：January,February,March等一切和数字有关的数据都有序列功能反向拖动填充柄相当于删除自定义填充序列：工具

选项

自定义序列其他填充：编辑填充序列47精选课件条件格式的使用什么是条件格式对选定区域中符合指定条件的数据以指定格式显示如何设置条件格式格式条件格式使用条件格式显示单元格的数据例：将表格中大于500的数字以红色显示目的：突出显示满足某个条件数据48精选课件在Excel中编辑公式点击等号（=）开始编辑公式在公式中可以使用加、减、乘、除四则混合运算，括号、乘方（^2表示2次方）等字符运算使用“&”符号连接字符公式复制过程中存在的问题相对引用案例绝对引用和应用案例49精选课件简单函数的使用用函数进行计算的必要性几种常用函数介绍SUM，AVERAGEMAX，MINCOUNT，CountA，CountBlankRound,Roundup,Rounddown50精选课件日期函数的使用函数功能Today取得计算机当前日期Year根据日期值，取出日期所属年份根据生日求年龄=year(today())-year(生日)Month根据日期值，取出日期所属月份Date根据年、月、日值返回特定日期值Datedif两个日期值间的差工龄=Datedif(参加工作日期,today(),”Y”)51精选课件常用统计函数的使用Sumif对满足指定条件的数值求和CountIF计算区域中满足给定条件的单元格的个数52精选课件条件判断函数--IF工资表的编制格式税金的计算级数应纳税工薪收入上一范围上限税率扣除数1不超过500元的05%02超过500元至2000元部分50010%253超过2000元至5000元部分200015%1254超过5000元至20000元部分500020%3755超过20000元至40000元部分2000025%13756超过40000元至60000元部分4000030%33757超过60000元至80000元部分6000035%63758超过80000元至100000元部分8000040%103759超过100000元部分10000045%1537553精选课件高级查询函数的使用VLOOKUP()函数在表格的最左列查找某个数值，并返回该值右边所对应的第N列的数值HLOOKUP()函数在表格的首行查找指定的数值，并由此返回该值下方所对应的第N行的数值54精选课件对表格数据的排序表格数据的排序组合数据表规则排序规则排序方法单一条件排序多重条件排序自定义排序55精选课件对数据进行分类汇总分类汇总(数据分类汇总)：按照数据表格的某个字段进行分类，并计算每个类别的汇总信息分类汇总操作的基本原则在分类汇总之前，

需要先按汇总列进行排序56精选课件对数据进行合并计算合并计算将结构类似、位于不同位置（可以是不同的工作表或工作簿）的表格合并