MarsLEDs-办公软件基础培训-2010年2月版本

MarsLEDs办公软件培训

-Office2003系统-

Excel/Word/PowerPoint/OutlookLinda.Liu刘丽红版本日期：2010年2月1移动调为会议模式或震动2准时到达培训教室3培训过程积极提问，勇跃发言4不懂之处可随时提出疑问培训前约定事项2目录第一章Excel2003第二章Word2003第三章Outlook2003第四章PowerPoint2003第一章Excel2003使用技巧第一章目录Excel2003的工作界面1-1Excel2003根本操作1-2资料输入与格式的编辑设定1-3文件管理与打印设置1-4排序与筛选1-5分类汇总与数据有效性设定1-6图表编辑Excel文档编辑本卷须知标题栏菜单栏常用工具栏状态区目前使用的工作表垂直滚动条目前非使用工作表工作表标签作用单元格当前单元格地址水平滚动条任务窗格格式工具栏1-1Excel2003根本操作选取不相邻的单元格选取不相邻的单元格时，在选中第一个单元格后，按住【Ctrl】键不放，再选取其它单元格。改变视窗排列方式有时我们需要在两个不同的工作表之间比较分析资料，需要来回切换视窗来查看两个工作表的数据资料，比较麻烦，此时，我们可以使用Excel的重排视窗功能。【窗口】菜单/【重排窗口】功能，在重排窗口对话框中选择排列方式「平铺」「水平并排」「垂直并排」等，按确定即可。冻结窗格当工作表的内容太长或太宽时，在移动滚动条时，工作表的标题也会被卷到上面或左边，此时无法明确看到某些单元格代表什么意思。这时我们需要使用【冻结窗格】的功能来将工作表的标题栏/列冻结，被冻结的标题就不会因移动滚动条而被卷起来。选中标题栏下方或右方的第一个单元格，然后按【窗口】菜单/【冻结窗格】即可。假设要取消冻结窗格，按【窗口】菜单/【取消冻结窗格】即可。1-2资料输入与格式的编辑设定在单元格输入以0开头的数字时，往往开头的0会被删除，如果一定要显示这个0时，可以0前面先输入「’」〔【Enter】键左边的单引号〕即可。快速调整单元格栏宽与列高的技巧：当输入的资料宽度或高度大于Excel表默认的栏宽/列高时，而此时单元格的右侧或以下有资料时，超出栏宽/列高的资料就无法显示了。这时我们需要调整单元格的大小让单元格能够显示全部资料。快速调整的方法：在无法显示全部内容的栏宽/列高线上双击〔鼠标〕，即可自动调整到最适合的栏宽/列高。在单元格内强制换行：想要某一单元格内的内容分两行显示，将光标放在要分行的位置，按【Alt】+【Enter】键即可。1-2资料输入与格式的编辑设定超过千位的数值，如数量、金额等，建议使用「千位符号」显示。单元格条件格式设定统计的资料需要与基准值进行比较时，可使用条件格式。例如绩效指标的统计，达标的数值以黑色显示，不达标的数值以红色显示。选中要设定条件格式的单元格，按【格式】菜单/【条件格式】--出现【条件格式】对话框，编辑条件即可。查找与替换当需要在有很多资料的工作表中查找某个特别的资料时，可能会让人看到眼花还找不到资料。这些只需要使用【查找】功能就可以轻松办到。【编辑】菜单/【查找】，在【查找】对话框内输入要查找的内容，并按【查找下一个】按钮即可找到你可寻找的内容。1-3文件管理与打印设置打印预览打印预览虽然不是打印之前必须做的工作，但还是要求大家打印任何资料前先做打印预览的动作，这样可以减少打印错误的时机，以及纸张的浪费。一般工具列的【打印预览】按钮或【文件】菜单/【打印预览】，参照预览效果对文件进行适当页面设置后再打印。页面设置当发现要打印的栏位在一页上显示不完整时，可通过改变“上/下/左/右页边距”的方法来调整。方法：一般工具列的【打印预览】按钮或【文件】菜单/【打印预览】/【设置】---【页边距】标签，设置好页边距后，最好选择一种「居中方式」〔垂直或水平〕，以使版面更美观。1-3文件管理与打印设置设定单色打印：如果我们编辑的工作表是彩色的，但打印机是黑白单色打印机，那么在打印前将工作表改为单色打印，这样印出来的资料才不会一团黑看不清楚内容。【打印预览】/【设置】---【工作表】标签，选中「打印」工程中的【单色打印】即可。设置打印标题：当我们编辑的资料内容超过一页，打印预览时会发现自第2页起标题栏不见了，这时我们查看第2页以后的内容时往往会分不清楚哪一列数据代表什么意思。【文件】菜单/【页面设置】---【工作表】标签，在「打印标题」工程中，视需要选按【顶端标题行】或【左端标题列】后的按钮到工作表中选取行号或列号。1-3文件管理与打印设置多于一页的资料，最好在页脚插入页码与总页数，以方便查阅者了解资料的页数。如果你想要打印的内容不是整个工作表的内容，而是其中的某局部，那么可以直接利用鼠标选中所要打印的内容，然后【文件】菜单/【打印区域】/【设置打印区域】即可。当编辑的资料超过一页时，如果你想要让这些资料印在同一页上，此时我们可以利用强制分页的功能实现。先选取要强制分页的位置，然后按【插入】菜单/【分页符】即可，此时你可以在工作表上看到分页的虚线，如果要取消分页，将光标定位到分页的位置，然后按【插入】菜单/【删除分页符】即可。2010年2月年2月年2月121-4排序与筛选排序的方法：最简单的方法：将光标定位到要依其排序的栏位上的任何一个单元格，然后按常用工具列上的【升序排序】或【降序排序】按钮即可完成。此方法的缺点是一次只能做一个条件的排序，无法做多条件的排序。多条件排序：先选中要进行排序的单元格区域，然后选择【数据】菜单/【排序】---出现【排序】对话框，分别在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”选项的下拉列表框中选择相应的关键字，最后按【确定】即可完成排序。1-4排序与筛选自动筛选：如果要在大量的数据中显示满足某一个条件的记录，可以通过筛选功能来实现。选择需要进行筛选的单元格区域，然后选择【数据】菜单/【筛选】/【自动筛选】功能，使其成为选中状态，此时数据清单各表头右侧出现一个带下拉箭头的按钮，单击此按钮，在弹出的下拉列表中选择需要筛选的选项。1-5分类汇总与数据有效性设定我们在分析数据资料时，常常需要马上在工作表中显示一局部的计算结果，遇此情况或许我们会按手中的计算器进行计算，不过在Excel中有一个小功能可以为我们解决这个烦恼。首先对要进行汇总工程的那一栏位进行【升序排序】或【降序排序】，然后将光标定位到此表格中，并选择【数据】菜单/【分类汇总】命令---此时出现【分类汇总】对话框，在其中设置分类字段、汇总方式〔求和？平均值？最大值等〕以及汇总项。执行分类汇总命令前，如果未进行排序动作那么分类汇总的结果是错误的。1-5分类汇总与数据有效性设定数据有效性设定在编辑一些工作表时，在某列或某行要输入有规律的资料，如月份、部门等，此时可以对此列或此行设定“有效性条件”。先在资料旁边建立有规律资料的清单，如“一月、二月、三月…”，然后选中要设定“有效性条件”的列或行，选【数据】菜单/【有效性】--进入“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，有效性条件允许的下拉箭头中选择“序列”，点击“来源”到工作表中选中已事先建议好的清单，最后单击确定即可。1-6图表编辑在Excel中可以利用图表将工作表中的数据图表化，这样可以直观地了解数据的大小和变化，而且有利于对数据进行比照和分析。创立图表选取要生成图表的数据范围，按【插入】菜单/【图表】命令即可。此时会翻开【图表向导】对话框，选择“图表类型”后点击“下一步”按钮，依提示操作。也可直接利用常用工具列上的“图表向导”生成图表：选取要生成图表的数据范围，并按常用工具列的“图表向导”按钮即可翻开【图表向导】对话框。图表区图表标题数据系列分类轴图例绘图区数值轴主要网格线数值轴标题数值轴分类轴标题2010年2月年2月年2月181-6图表编辑调整图表区/绘图区大小在图表区单击一下，会在图表区的四周出现八个控制点，拖拽图表区四个对角上的控制点，即可对图表区进行长宽同时缩放；上下方向的控点可以对图表区进行长度的调整；左右方向的控点可以对图表区进行宽度的调整。绘图区大小的调整方式与图表区相同。设定图表区字型及字体大小快速设定方法：选中图表区，直接在格式工具栏选择适宜的字型及字体大小。也可以单独选中“图表标题”、“图例”、“数值轴”、“数值轴标题”、“分类轴”、“分类轴标题”，然后设定字型及字体大小。1-6图表编辑变更图例位置快捷方法：选中“图例”，直接用鼠标拖动到适宜位置即可。方法二：双击“图例”，即可翻开“图例格式”对话框，选“位置”标签，在“放置于”选项中进行选择。调整图表标题格式选中“图表标题”双击，进入“图表标题格式”对话框，即可进行“图案/字体/对齐方式”的调整。变更图表区/绘图区底色选中“图表区”双击，进入“图表区格式”对话框，“图案”标签/区域，选择适宜的填充颜色。绘图区底色调整的方法与图表区相同。1-6图表编辑变更数值坐标轴刻度双击“数值轴”进入“坐标轴格式”对话框--“刻度”标签，视数值大小设置“最小值、最大值、主要刻度单位”等。变更数据列的样式双击“数据系列”进入“数据系列格式”对话框--在“图案”标签中设置数据系列的边框及内部填充色。变更数据列的顺序〔前提：两个或两个以上系列〕双击“数据系列”进入“数据系列格式”对话框--“系列次序”标签中，视要求上移或下移选中的系列。使“数据标签”包括数值：在“图表区”单击右键，选择“图表选项”，进入“图表选项”对话框--“数据标志”标签，在“数据标签包括”选中“值”即可。显示“数据表”：在“图表区”单击右键，选择“图表选项”，进入“图表选项”对话框--“数据表”标签，选中“显示数据表”即可。Excel文档编辑本卷须知整篇资料的字体与字号大小是否适宜-附MarsLEDs文件字体要求公司名称及Logo大小比例行高、列宽是否适宜，是否有内容被遮挡住数字是否有必要设置“千位分隔符”打印前必须确认页边距、居中方式是否已调整好超过一页的资料，要设置打印标题行，如有必要在页脚插入“页码与总页数”使用单色打印机打印前，确认是否已设置成“单色打印”第二章Word2003使用技巧2010年2月年2月年2月23第二章目录Word2003的工作界面2-1Word2003根本操作2-2文本输入与编辑2-3设置字体格式2-4设置段落格式2-5设置工程符号和编号2-6设置边框和底纹第二章目录2-7使用格式刷复制格式2-8设置页眉和页脚2-9在Word文档中插入表格2-10设置表格的格式2-11在Word文档中插入图片2-12Word应用小提示Word文档编辑本卷须知标题栏菜单栏任务窗格状态栏文档编辑区水平标尺绘图工具栏格式工具栏常用工具栏垂直标尺滚动条滚动条2010年2月年2月年2月26Word2003的工作界面标尺标尺位于文档窗口的上侧〔称为水平标尺〕和左侧〔称为垂直标尺〕，显示文档的宽度和文本在纸张上的位置，以及设置段落的左右缩进、首行缩进和悬挂缩进。首行缩进标记上三角形：悬挂缩进标记，下面四方形：左缩进标记右缩进标记标尺刻度单位为cm2010年2月年2月年2月272-1Word2003根本操作我们可以根据Word提供的模板快速新建带有格式和内容的文档。方法为：选择【文件】菜单/【新建】命令，在翻开的任务窗格中单击“本机上的模板”链接---在翻开的“模板”对话框中选择需要的模板即可。Word提供的模板有：报告、备忘录、信函和等。设置文档为只读重要且非经常修改的文件〔如受控发行的管理规章制度、作业指导书等〕，可以以非强制性的方式建议用户以只读方式翻开文档，防止其他人在查阅文件时操作失误修改了文件的内容。【工具】菜单/【选项】命令，在翻开的对话框中选择“平安性”选项卡，勾选“建议以只读方式翻开文档”。2010年2月年2月年2月282-2文本输入与编辑输入特殊符号在编辑文件时我们可以使用键盘输入文字、数字、字母和一些符号，但是有些符号〔如：λ、Ω、μ、Φ、ぁ、し、Ⅲ、∑、℃、‰〕是不能用键盘输入的，此时可以用插入符号的方法来输入这些符号。选择【插入】菜单/【符号】命令，翻开“符号”对话框的“符号”选项卡，在不同的“字集”中选择需要的字符单击“插入”按钮即可。选择文本选取不连续的多行文本：选中第一行的文本后，按住【Ctrl】键不放，再选取其它位置的文本。选择整篇文档：选择【编辑】菜单/【全选】命令；或按【Ctrl】+A键。2010年2月年2月年2月292-2文本输入与编辑当光标定位在一行内容中间插入某些内容时，你会发现输入的新内容会将光标后面的字覆盖，这是因为按下了键盘上的【Insert】键或双击激活了状态栏的“改写”按钮，此时可以双击状态栏的“改写”按钮使其变为灰色或按一次键盘上的【Insert】键。查找与替换当需要在一篇很多内容的文档中搜索特定的内容时，可以利用word的“查找”功能，可快速定位到所需文本的位置。【插入】菜单/【查找】命令，在【查找】对话框内输入要查找的内容，并按【查找下一处】按钮即可找到你可寻找的内容。需要替换新内容时，点击“替换”标签，在“替换为”下拉列表框中输入要替换的内容，然后单击“替换”按钮即可。如果不想替换文档中查找到的内容，可单击“查找下一处”按钮将继续查找下一处，如需全部替换那么可单击“全部替换”按钮。2010年2月年2月年2月302-2文本输入与编辑利用鼠标移动文本除了使用“复制/粘贴”命令移动文本外，还可利用鼠标快速移动文本。方法：选择需要移动的文本，按住鼠标左键并拖动鼠标，这时鼠标指针会变成形状，并且有一条虚竖线，当竖线移到目标位置后放开鼠标，即可将选择的文本移动到目标位置。图示如下：2010年2月年2月年2月312-3设置字体格式在Word文档中输入的文本默认为五号宋体，如果不对文本的格式进行设置，既不能突出重点，也毫无美观可言。因此在输入文本后，一般应对其字体、字形、大小和颜色等进行设置，设置时可以通过“格式工具栏”或【格式】菜单下的“字体”命令进行。字体-指文本的外观，如楷体、宋体、黑体、隶书等。字号-指文本的大小，如初号、一号、10、12等。字形-指文本的一些特殊外观，如加粗、倾斜、加下划线、边框、底纹等。有时候文本中需要添加下划线，要特别注意此下划线就是通过按空格键后，为空格添加下划线而得到的，并非是使用绘图工具栏添加的横线。2010年2月年2月年2月322-3设置字体格式“字体”对话框通过“字体”对话框不但可以完成“格式工具栏”中所有字体设置功能，还能设置一些“格式工具栏”无法完成的特殊格式，如改变字符间距和添加文字效果等。“字符间距”选项卡主要用于设置文本的缩放比例、文字间距和相对位置。设置文本特殊效果-上标：例如输入“32”。2010年2月年2月年2月332-4设置段落格式设置段落格式可以使文档的结构清晰、层次清楚。在Word文档中输入的文本默认的对齐方式是两端对齐。我们可以根据需要为段落设置缩进方式、对齐方式和段间距、行距等。设置时可以通过“格式工具栏”或【格式】菜单下的“段落”命令，或水平标尺进行。段落缩进是指段落中的文本与页边距之间的距离。包括首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进。首行缩进：设置段落中第1行第1个字的起始位置。中文段落普遍采用首行缩进方式，一般缩进2个字符。悬挂缩进：设置段落中除首行以外的其他行的起始位置。悬挂缩进用于一些较为特殊的场合，如报刊、杂志等。左缩进：可以设置整个段落左边界的缩进位置。右缩进：可以设置整个段落右边界的缩进位置。2010年2月年2月年2月342-4设置段落格式首行缩进效果悬挂缩进效果2010年2月年2月年2月352-4设置段落格式左缩进效果右缩进效果2010年2月年2月年2月362-5设置工程符号和编号在文档中使用自动编号与工程符号来组织文档，可以使文档层次清楚、条理清晰、内容醒目。在制作一些规章制度、管理条例时特别有用。Word具有自动编号与工程符号功能，在类似于以“第一”、“1.”、“A.”等文本开始的段落中按【Enter】键，在下一段文本开始将自动添加“第二”、“2.”、“B.”。我们也可以在输入文本后，选中需添加编号的段落，直接单击“格式工具栏”上的“编号”或“工程符号”按钮手动设置。2010年2月年2月年2月372-6设置边框和底纹编辑一些有特殊用途的文档如邀请函、备忘录等时，为了美观，需要为段落和页面加上边框和底纹。设置段落边框选择需要设置边框的段落→选择【格式】菜单/【边框和底纹】命令，翻开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中设置段落边框的类型、线型、颜色和宽度。设置页面边框在需要设置边框的文档中选择【格式】菜单/【边框和底纹】命令，翻开“边框和底纹”对话框，在“页面边框”选项卡中设置页面边框的类型、线型、颜色、宽度及艺术效果。设置底纹选择要设置底纹的文本→选择【格式】菜单/【边框和底纹】命令，翻开“边框和底纹”对话框，在“底纹”选项卡中设置底纹的颜色和样式。2010年2月年2月年2月382-7使用格式刷复制格式编辑文档时，有时会将文档中的文本或段落设置成相同的格式，此时可使用工具栏上的“格式刷”按钮来快速复制格式。先选择已设置好格式的文本或段落→单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针将变成一把小刷子的形状，用该形状的鼠标选择要应用该格式的文本或段落即可。单击格式刷按钮一次，只能进行一次格式复制，双击格式刷按钮，那么可进行屡次格式复制。在PowerPoint中编辑内容时也利用格式刷实现“复制格式”的功能，使用方式与在Word中相同。2010年2月年2月年2月392-8设置页眉和页脚为使Word文档中页面便于阅读和更加美观，可以为文档设置页眉和页脚。在页眉和页脚不仅可插入文本，还可插入图片。选择【视图】菜单/【页眉和页脚】命令，便可翻开“页眉和页脚”工具栏，在“页眉和页脚”工具栏中单击相应的按钮插入时间、页码/页数，也可以自己输入文字。一般会在文档的页眉放置公司名称、、地址等联系方式等信息。设置首页不同：【文件】菜单/【页面设置】命令，在“版式”选项卡中，选中“首页不同”。插入分页符：【插入】菜单/【分隔符】命令。2010年2月年2月年2月402-9在Word文档中插入表格使用表格来存储和管理数据，可以使数据的结构清晰、层次清楚。通过“常用工具栏”的“插入表格”按钮，自动插入表格。通过【表格】菜单的对话框插入表格。通过“常用工具栏”的“绘制表格”按钮，手动绘制表格。手动绘制表格可以绘制复杂的表格，如包含不同高度的单元格或每行包含的列数不同。按住【Ctrl】键不放，可以同时选中不连续的多个单元。复制和移动表格中的内容选中单元格内容，按住鼠标左键不放拖动，可将所选中的内容移动到其它位置。选中单元格内容，在拖动的同时按住【Ctrl】键不放，可将选中的内容复制到其它位置。2010年2月年2月年2月412-9在Word文档中插入表格添加和删除单元格在表格中选择目标单元格→【表格】菜单/【插入】命令中选择“插入单元格”，在翻开的对话框中选择相应的选项即可。选中要删除的单元格→鼠标右击，选择“删除单元格”命令，在翻开“删除单元格”对话框中选择相应的选项即可。拆分和合并单元格将光标定位到需要拆分的单元格中→鼠标右击，选择“拆分单元格”命令，在翻开的“拆分单元格”对话框中输入要拆分的行数和列数即可。选中要合并的单元格，鼠标右击，选择“合并单元格”命令即可。设置单元格内容的对齐方式选中要设置对齐方式的单元格→鼠标右击，点选“单元格对齐方式”命令，在右侧出现的各种对齐方式中选择适宜的对齐方式。2010年2月年2月年2月422-10设置表格的格式插入表格时，表格的行高和列宽都是默认的，但我们在实际工作中往往需要对表格的行高和列宽进行调整。将光标定位到要调整的行或列中〔或选择多行或多列〕→鼠标右击，选择“表格属性”命令，在翻开的“表格属性”对话框中，选择“行”或“列”选项卡，在其中设置行的高度或列的宽度。还可以通过拖动鼠标的方法来调整表格的行高和列宽。通过选择【表格】菜单/【自动调整】命令，在其中可以根据需要选择不同的命令来对表格进行调整。为表格设置边框和底纹将鼠标定位到表格内，鼠标右击，选择“边框和底纹”命令，在翻开的“边框和底纹”对话框中，选择“边框”选项卡，在其中对边框的样式、线型、颜色、宽度进行设置；选择“底纹”选项卡，在其中对表格的底纹进行设置。2010年2月年2月年2月432-11在Word文档中插入图片剪贴画是Word自带的图片，插入剪贴画的方法：将光标定位到需要插入剪贴画的位置，选择【插入】菜单/【图片】/【剪贴画】命令。也可将电脑中存放的图片插入到文档中将光标定位到需要插入图片的位置，选择【插入】菜单/【图片】/【来自文件】命令。在Office2003中，根据需要可以绘制出正方形、直线、椭圆、箭头、旗帜和星形等多种图形。选择【插入】菜单/【图片】/【自选图形】命令。在插入的自选图形上单击鼠标右键，选择“添加文字”命令，可以在此图形中输入文本。2010年2月年2月年2月442-11在Word文档中插入图片设置图片的环绕方式插入的剪贴画和电脑中的图片，默认的环绕方式是“嵌入型”，这种环绕方式无法自由的用鼠标拖动图片进行移动。也无法设置图片的外框线，我们需要改变图片的环绕方式。双击图片翻开“设置图片格式”对话框，选择“版式”选项卡，在“环绕方式”栏中选择图片的环绕方式即可。旋转图片单击选中图片，此时会在图片上方出现一个绿色小圆点，通过旋转此小圆点可实现图片的旋转。裁剪插入的剪贴画与电脑中的图片单击选中图片，在出现的“图片”工具栏点取“裁剪”按钮，通过拖动图片四周的控制点实现对图片的裁剪。2010年2月年2月年2月452-11在Word文档中插入图片图片的缩放一般情况下插入的图片大小与文本内容不匹配，需要缩放图片的大小来调整到适宜的尺寸。单击要缩放的图片，任意选中图片对角线位置的某个控制点，按住鼠标左键并拖动控制点即可进行缩放。也可在选中图片后鼠标右击，选择“设置图片格式”命令→“大小”选项卡通过修改具体数值来调整。压缩图片的大小〔不包含自选图形〕文档中插入图片会增加文档的〔体积〕大小，插入的图片越多文档越大。为了减小文档的体积大小，我们需要对图片进行压缩。单击选中图片，选择“图片”工具栏上的“压缩图片”按钮。2010年2月年2月年2月462-12Word应用小提示插入文本框文本框是一种特殊的图形，可根据需要放置于页面的任何位置。【插入】菜单/【文本框】/【横排〔或竖排〕】。插入书签书签是为了帮助用户记录位置而插入的一种符号。光标定位到要插入书签的位置，选择【插入】菜单/【书签】命令，输入“书签名”，单击“添加”按钮。书签名必须以文字或字母开头，可包含数字但不能有空格。定位书签：翻开文档后，选择【插入】菜单/【书签】命令，选择相应的书签，单击“定位”即可。2010年2月年2月年2月47将鼠标指针移到多页文档的页与页之间，当其变成形状时单击鼠标，可以隐藏页与页之间的空白，只显示一条黑色的分界线，当指针在该分界线上变为形状，此时单击又可显示空白。活用【Alt】键采用拖动“标尺”的方式调整Word文档的缩进时〔包括调整工程符合和编号的缩进距离〕，按住【Alt】键不放再拖动鼠标，可实现小幅度的移动。采用鼠标拖动图片控制点方式调整图片大小时，按住【Alt】键不放再拖动鼠标，可实现小幅度的伸缩。裁剪图片大小时，按住【Alt】键不放再拖动鼠标，此时鼠标的移动会变得比较平滑，对图片的裁剪尺寸更加精准。2-12Word应用小提示2010年2月年2月年2月48有时候在设置页眉时，会在页眉区域的虚线框下方自动出现一条直线，它是用来区分页眉和正文的，如果我们不需要这条横线，可以将它删除。方法一：翻开“页眉和页脚”并将光标定位在页眉，选中页眉的回车符〔如以下图红色圆圈所示〕→选择【格式】菜单/【边框和底纹】命令，选择“边框”选项卡，将预览画面的显示的横线点选掉即可。方法二：将光标定位在“页眉和页脚”的虚线框中，选择【格式】菜单/【样式和格式】命令，此时会在Word页面的右侧出现“样式和格式”窗口，展开“所选文字的格式”下拉列表的页眉，选择“修改”，出现“修改样式”对话框，在左下角的“格式”选项中选择“边框”，翻开“边框和底纹”对话框，将预览画面的显示的横线点选掉即可。2-12Word应用小提示2010年2月年2月年2月49Word文档编辑本卷须知公司名称及Logo大小比例适宜。整篇文本的字体与字号大小是否适宜-附MarsLEDs文件字体要求。设置文本段落格式时，一般首行缩进2个字符。长篇文档的文本行距可设置为1.25倍行距，段前或段后间距≤0.5行。在文本中插入的表格行高、列宽是否适宜，单元格是否已设置适宜的对齐方式〔一般情况可设置为垂直居中对齐或垂直靠左对齐〕；表格外框的线条是否有必要设置成比内部线条稍宽。超过一页的资料，如有必要在页脚插入“页码与总页数”。第三章Outlook2003使用技巧2010年2月年2月年2月51第三章目录3-1设置Outlook3-2编写和发送电子邮件3-3日历的应用3-4联系人3-5任务3-6便笺3-7管理Outlook工程Outlook应用本卷须知前言Word的专长是文字处理。Excel可以快速处理表格数字的统计，并产生各式各样的图表。PowerPoint那么是制作与播放幻灯片的好帮手。Access是负责数据库的处理。那Outlook会做什么呢？它仅仅是用来收发电子邮件的吗？其实对于个人使用者而言，它的角色是“个人信息管理工具”。它提供了收件箱、日历、联系人、任务等一系列工具，可以帮助我们管理各种信息，并与他人进行通信，善用Outlook的功能可以大幅提高工作效率。2010年2月年2月年2月53Outlook的使用与其他Office成员有一点很大的不同，在我们第一次正式使用时，必须要经过一些选项的设定才能使用。点击桌面的Outlook图标开启Outlook，选择【工具】菜单/【电子邮件帐户】命令→在翻开的“电子邮件帐户”对话框中，选中“添加新电子邮件帐户”选项，单击“下一步”按钮→在翻开的“效劳器类型”对话框，选中“POP3”选项，单击“下一步”按钮→翻开“电子邮件帐户设置”对话框，分别在“您的姓名、电子邮件地址、用户名、密码、接收邮件效劳器和发送邮件效劳器”文本框中输入相应的内容，然后点击“测试帐户设置”检查帐户设置是否正确，最后单击“下一步”按钮→单击“完成”即可。上述步骤一般情况下是由MIS来协助完成的。3-1设置Outlook2010年2月年2月年2月543-2编写和发送电子邮件邮件三要素：收件人、主题、内容。在编写邮件时一定要记得写“主题”。邮件格式邮件内容目前有三种不同的格式，分别是“HTML、RTF、纯文本”。不同的格式所能到达的美观程序不同，功能越复杂的格式做出来的邮件越多样化，但是邮件档案相对会越大，因此传送时会越花时间。另外，也要确定对方收件人也能使用格式相容的邮件接收软件来开启邮件，否那么对方就只能看到一堆乱码。HTML：支援的格式化很广泛，可以参加图片、动画、以及超链接、背景、工程符号和编号等。RTF：可以设置邮件内容的字体、字形、大小和色彩，还可设置内容的对齐和缩进方式。纯文本：最单纯的格式，不能对文字做任何修饰，也不能插入图片，但是最省空间而且收件人一定能读取。2010年2月年2月年2月553-2编写和发送电子邮件设置邮件格式【工具】菜单/【选项】下的“邮件格式”选项卡。为邮件插入附件〔如文件、图片〕新建一封邮件，单击工具栏上的“插入文件”图标插入文件/图片；或在【插入】菜单中选择相应的命令。设置邮件的重要性与敏感度有没有什么方法能让收件人一眼就看出这是封很重要的邮件呢？另外有些时候，你在发邮件给他人时，希望对方依这封邮件的敏感程序作最适当的处理。方法：新建一封邮件，单击工具栏上的“选项”图标，翻开“邮件选项”窗口，在“邮件设置”处进行“重要性和敏感度”的选择。预览收件箱内的邮件时，带有红色感慨号(！)的表示重要性高。2010年2月年2月年2月563-2编写和发送电子邮件设定邮件所使用的字体【工具】菜单/【选项】选择“邮件格式”选项卡→“信纸与字体”点选“字体”，进入字体设置页面，点击“选择字体”按钮设置邮件所使用的字体。指定邮件所使用的信纸和签名当你写了几封邮件后，会发现你每次都要在邮件内容后面署名相同的内容，如姓名、等，以方便他人看完电子邮件后容易联系或回复，不必再另花功夫找这些资料。设置信纸：【工具】菜单/【选项】选择“邮件格式”选项卡→“信纸与字体”点选“信纸选取器”选择信纸。也可以单击“新建”按钮自己新建信纸。注意：指定信纸和建立签名的前提是在HTML格式下。设置签名：【工具】菜单/【选项】选择“邮件格式”选项卡→“签名”单击“签名”→单击“新建”按钮创立签名。2010年2月年2月年2月573-2编写和发送电子邮件延迟邮件的传递编辑好一封邮件但不想立即发送，想要在指定的时间点再发送出去，此时可以单击工具栏上的“选项”图标，翻开“邮件选项”窗口→“传递选项”中选中“传递不早于”并选择日期和时间。检查邮件是否已发送：如果邮件还在［发件箱］文件夹内，并以加粗斜体字显示，那么表示邮件未发送出。收到的邮件都放置在［收件箱］文件夹内，未读取的邮件以粗体字显示。邮件图示叹号代表重要性的上下，红色叹号表示重要性高；蓝色向下箭头代表重要性低；空白那么代表普通。小旗子表示该封邮件被设定了后续标志，如请答复、仅供参考。回形针代表此邮件有附件。2010年2月年2月年2月583-3日历的应用使用Outlook提供的“日历”功能，可以方便地安排约会、会议和事件，可以合理地安排一天或几天的工作日程。约会：是指已经预定时间的活动，在Outlook中设置的约会将提醒自己准时参加约会。会议：算是约会的一种，只是它记录的较详细。通常记录一项会议牵涉到邀请与会人员、共同商定一个大家都可以的时间、地点等。全天事件：所记录的只有日期，没有时间。它只是一种性质类似备注的资料，并不占据任何一段时间，也不怕与其他事件、约会或会议冲突，只是让你记得有这回事罢了。例如生日或纪念日。2010年2月年2月年2月593-3日历的应用记录约会事项在Outlook面板中单击“日历”，然后单击工具栏上的“新建”按钮旁的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中选择“约会”命令→翻开“约会”窗口，在“约会”选项卡中输入约会的“主题、地点、开始/结束时间，及主要内容”等，最后单击工具栏的“保存并关闭”即可。设定周期性约会：编辑好约会的内容后，单击工具栏上的“重复周期”按钮，翻开“约会周期”窗口，在其中设置周期时间。要删除约会事项，选中要删除的约会，按键盘上的【Delete】或工具栏上的“删除”按钮即可。全天事件如果安排的约会事项在一天中的任何时间完成都可以，那么在“约会”窗口中选中“全天事件”复选框，将其设置成全天事件。2010年2月年2月年2月603-3日历的应用发送会议邀请在“日历”中还可以设定会议，并发会议邀请给参会人员，提醒自己与参会人员准时参加会议。在Outlook面板中单击“日历”，然后单击工具栏上的“新建”按钮旁的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中选择“会议要求”命令→翻开“会议”窗口，在“约会”选项卡中输入“收件人的邮箱地址、主题、地点、开始/结束时间，以及主要内容”等，最后单击工具栏的“发送”即可。设定周期性会议编辑好会议的内容后，单击工具栏上的“重复周期”按钮，翻开“会议周期”窗口，在其中设置周期时间。回复会议邀请收到他人寄来的会议邀请会议时，必须双击翻开该邮件，并点击回复是否接受邀请。2010年2月年2月年2月613-4联系人我们跟他人交换的名片拿回来之后会放入名片册，等需要用时去翻名片册一张一张的找，既费时还难找。其实Outlook内建有联系人资料的管理，如果能充分利用这个功能，将会使你的工作大为提升。建立联系人资料在Outlook面板中单击“联系人”，然后单击工具栏上的“新建”按钮，即可翻开“联系人”窗口，在其中输入“联系人的姓名、单位、职务、联系/地址”等信息，最后单击工具栏上的“保存并关闭”即可。建立来自相同单位的联系人先翻开已建好的联系人，选择【动作】菜单/“来自相同单位的联系人”翻开新的联系人窗口，此时你会发现新窗口中“单位、、、地址、网址”的内容已经存在了，你只需要输入新联系人的姓名、号、邮箱便可以了。2010年2月年2月年2月623-4联系人设定联系人文件夹为邮件通讯簿在联系人文件夹上右击选择“属性”命令→”Outlook通讯簿”选项卡中，勾选“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”。查找联系人在Outlook面板中单击“联系人”，单击工具栏上的“查找”，在“查找”右侧的文本框中输入要查找的内容，选择好“搜索范围”后单击“立即查找”。导入与导出联系人你可能需要将自己输入的联系人资料转到主管的电脑或另外一台电脑的Outlook里，此时要如何操作呢？方法：【文件】菜单/【导入和导出】命令，翻开“导入和导出向导”对话框，选择“导出到一个文件”→“导出到文件”中选择“个人文件夹〔.pst〕”→“导出个人文件夹”中选择要导出的文件夹→在“将导出文件另存为”单击“浏览”选择存入位置后单击“完成”即可。2010年2月年2月年2月633-5任务利用Outlook中的任务可以对工作时间进行安排。建立任务：在Outlook面板中单击“任务”，然后单击工具栏上的“新建”按钮，即可翻开“任务”窗口，在“任务”选项卡中输入“主题、开始/截止时间、提醒时间”等信息，最后单击工具栏上的“保存并关闭”即可。设定周期性任务编辑好任务的内容后，单击工具栏上的“重复周期”按钮，翻开“任务周期”窗口，在其中设置周期时间。已完成的任务，在任务列表中勾选任务前面的小方格，标识完成的任务以灰色字体加删除线的形式出现在任务列表中。过期未完成的任务将以红色字体显示在任务列表中。2010年2月年2月年2月643-6便笺在Outlook中可以创立便笺，这与我们大家经常在便条纸上记下自己的许多问题和想法一样方便。单击Outlook面板中的“便笺”图标，然后单击工具栏上的“新建”按钮，即可翻开一个浮动的“便笺”窗口，在其中输入内容后单击便笺右上角的关闭图示即可。可以在任何时间双击已创立的“便笺”图标来查看和修改自己记录的内容。改变便笺的色彩便笺预设的颜色是黄色，还有蓝色、绿色、粉色和白色可选择。可以固定将不同类型的信息记录在不同颜色的便笺中。便笺在一段时间后可能会变得越来越多，有时候我们想以最快的速度查找到曾经记下的一个地址，此时建议大家使用工具栏的“查找”命令，会节省不少时间。2010年2月年2月年2月653-7管理Outlook工程为邮件添加后续标记当你在【收件箱】里浏览邮件时，有些能够立即处理的，你可能会顺手将它处理掉；有些是看过后可以删除掉的，你也会顺手将它们删除。不过还有一些邮件虽然需要处理，但是你可能目前没有时间，或是要等找到某一份文件或某人之后才能处理，因此你想将它先放着，先继续往下把所有的邮件看过一遍，也许后面有更重要的邮件也说不准。但是如果就这样把邮件放着，又怕待会忘记处理，怎么办呢？此时你可以利用Outlook的「邮件后续标志」功能，将邮件作个“记号”，并且指定完成期限和时间，如果到时候你还没有将此邮件标记已完成，那么会出现对话窗口提醒你。2010年2月年2月年2月663-7管理Outlook工程使用文件夹管理邮件首先，在“收件箱”右击选择“新文件夹”命令，在出现的“新建文件夹”窗口中输入新文件夹的名称，选择放置位置即可→将符合条件的邮件拖放到子文件夹中。也可以在建好新文件夹后，通过建立规那么的方式让Outlook自动将符合条件的邮件移到相应的子文件夹中。建立邮件规那么Outlook“邮件”面板，【工具】菜单/【规那么和通知】命令→在翻开的“规那么和通知”窗口中，单击“新建规那么”，依规那么向导建立规那么。应用“查找”功能想要在繁多的邮件中快速查找某一封邮件时，可使用Outlook的查找功能。单击工具栏上的“查找”，在“查找”右侧的文本框中输入要查找的内容，选择好“搜索范围”后单击“立即查找”。2010年2月年2月年2月67Outlook应用本卷须知发送邮件前检查确认是否有填写“主题”，邮件内容开头是否有写称呼/称谓，邮件结尾是否有签署自己的姓名。要插入附件的邮件在发送前确认是否带有附件。检查邮件内容的字体、字形、字号、段落间距、对齐方式等是否需要调整格式。邮件中插入的表格行高/列宽，以及单元格的对齐方式是否需要调整。个人的联系方式〔如分机号码、号码〕发生变更时，要及时更新邮件签名中的相应信息。如果是在借用其他人编辑好的签名格式时，一定要记得将其他人的信息更新成为自己的〔姓名/分机号/号码/邮箱地址〕。收到其他人的会议邀请时，要记得点击接受与否。第四章PowerPoint2003

使用技巧2010年2月年2月年2月69第四章目录PowerPoint工作界面PowerPoint视图模式4-1新建PowerPoint2003演示文稿4-2丰富幻灯片的内容—设置幻灯片背景4-2丰富幻灯片的内容—插入图片4-2丰富幻灯片的内容—插入艺术字及自选图形4-2丰富幻灯片的内容—插入组织结构图4-2丰富幻灯片的内容—插入声音4-2丰富幻灯片的内容—插入影片4-2丰富幻灯片的内容—插入图表第四章目录4-3添加和删除幻灯片4-4移动和复制幻灯片4-5幻灯片母板的应用4-6为幻灯片添加页眉页脚4-7设计幻灯片模板4-8为幻灯片选择配色方案4-9设置放映动画—设置自定义动画4-9设置放映动画—设置幻灯片切换方式4-10设置动作按钮及超链接4-11打印幻灯片PowerPoint应用小技巧标题栏菜单栏格式工具栏常用工具栏任务窗格状态区幻灯片编辑窗口视图切换按钮大纲/幻灯片窗格备注窗格绘图工具栏2010年2月年2月年2月72PowerPoint工作界面“幻灯片编辑”窗口位于操作界面的中间，用于显示和编辑幻灯片，所有幻灯片都是在这个窗口完成制作的，其中有标尺〔主要用于缩进段落文字〕、滚动条〔垂直滚动条用于切换演示文稿中的幻灯片〕。“备注”窗格可供演示者查阅该幻灯片信息，以及在播放演示文稿时对幻灯片添加说明和注释。根据需要可增大或缩小“备注”窗格的宽度。“大纲/幻灯片”窗格用于显示演示文稿的幻灯片数量及位置，通过它可更加方便地掌握演示文稿的结构。“视图切换”按钮用于快速在“普通视图”、“幻灯片浏览视图”和“幻灯片放映视图”之间切换。2010年2月年2月年2月73普通视图幻灯片浏览视图幻灯片放映视图幻灯片的视图模式2010年2月年2月年2月74PowerPoint视图模式普通视图：主要用于调整幻灯片的总体结构，及编辑单张幻灯片中的内容，它是PowerPoint启动后的默认视图，包括“大纲/幻灯片”窗格、“幻灯片编辑”窗口及“备注”窗格。幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图中可以对演示文稿进行整体编辑，如添加或删除幻灯片等。幻灯片放映视图：在此视图中，可以查看演示文稿的动画、声音以及切换等效果，该视图中幻灯片将以全屏方式动态显示。在制作PowerPoint文档时，一般在普通视图中制作幻灯片，在幻灯片浏览视图中查看演示文稿的结构并进行调整，在幻灯片放映视图中预览放映效果。2010年2月年2月年2月754-1新建PowerPoint2003演示文稿通过设计模板新建演示文稿翻开新建演示文稿的“任务窗格”，选择“本机上的模板”链接，在翻开的“模板”对话框中选择“设计模板”或“演示文稿”选项卡选择适宜的模板即可。设置文本格式及行间距在幻灯片中输入的文本格式默认的是五号宋体，为了增加幻灯片的欣赏性，可以设置其文本格式，包括设置文本的字体〔宋体/楷体/黑体等〕、字号及颜色等。在设置文本的字体或字号之前，一定要先选中相应的文本，假设未选中文本而设定了字体样式，那么只对当前插入点所在位置处的字符有效。行间距设定：选中要设置行间距的内容，【格式】菜单/【行距】命令，设定行距及段前或段后间距。2010年2月年2月年2月764-2丰富幻灯片的内容—设置幻灯片背景为了使幻灯片内容显得丰富而不单调，在制作过程中，可以为幻灯片添加剪贴画、图片、影片和声音等，让幻灯片有声有色。设置幻灯片背景幻灯片的背景可以是单一的颜色、渐变颜色、带纹理的或有图案的，也可以使用电脑中的图片作为背景。选择要设置背景的幻灯片，选择【格式】菜单/【背景】命令，翻开“背景”对话框，在“背景填充”下拉列表中选择相应的背景颜色。2010年2月年2月年2月774-2丰富幻灯片的内容—插入图片在幻灯片中插入剪贴画、图片、艺术字及自选图形，可以使幻灯片图文并茂，更加生动形象。插入剪贴画将光标定位到需要插入剪贴画的幻灯片→【插入】菜单/【图片---剪贴画】命令，在“搜索文字”处输入搜索条件后单击“搜索”按钮，然后在出现的搜索结果中选择需要插入的剪贴画即可。插入电脑中的图片将光标定位到需要插入图片的幻灯片→【插入】菜单/【图片---来自文件】命令，翻开“插入图片”对话框，在“查找范围”下拉列表中选择图片所在文件夹的位置并进入该文件夹，选择所需图片单击“插入”按钮即可。2010年2月年2月年2月784-2丰富幻灯片的内容—插入艺术字及自选图形插入自选图形将光标定位到需要插入自选图形的幻灯片→【插入】菜单/【图片---自选图形】命令，选中一种图形，在幻灯片要插入自选图形的位置通过拖动鼠标的方式绘出一个图形。也可以通过“绘图工具栏”上的“自选图形”命令添加。在插入的自选图形上单击鼠标右键，选择“添加文字”命令，可以在此图形中添加文本。插入艺术字将光标定位到需要插入艺术字的幻灯片→【插入】菜单/【图片---艺术字】命令，翻开“艺术字库”对话框，在其中选择一种艺术字样式→接下来在“编辑艺术字对话框”输入文本并设置文本的字体与字号等。2010年2月年2月年2月794-2丰富幻灯片的内容—插入组织结构图插入组织结构图在幻灯片中插入组织结构图，可以直观地表现一个企业中部门或人员的结构。将光标定位到需要插入艺术字的幻灯片→【插入】菜单/【图片---组织结构图】命令，即可插入一个默认的组织结构图。将光标定位在组织结构图上，便可出现“组织结构图”的工具栏，在工具栏中可以对组织结构进行相应设置。选择组织结构图的某个形状，在“插入形状”下拉列表中可以插入下属、同事或助手。“版式”命令可以设置组织结构的悬挂方式。“自动套用格式”命令可以设置组织结构图的样式。2010年2月年2月年2月804-2丰富幻灯片的内容—插入声音插入声音在幻灯片中可以插入PowerPoint2003自带的声音和电脑中存放的声音。插入电脑中存放的声音：选择要插入声音的幻灯片→【插入】菜单/【影片和声音---文件中的声音】命令。插入PowerPoint2003自带的声音：选择要插入声音的幻灯片→【插入】菜单/【影片和声音---剪辑管理器中的声音】命令→翻开“剪贴画”任务窗格，在其中的列表框中单击想要插入的声音文件→接着弹出如何播放声音的对话框，视需要选择“自动”或“在单击时”按钮。如何播放声音选项中，“自动”按钮表示放映到该张幻灯片时，声音文件将自动播放；“在单击时”选项表示放映到该张幻灯片时，需单击声音图标〔幻灯片中出现的一个小喇叭图标〕才会播放声音。2010年2月年2月年2月814-2丰富幻灯片的内容—插入影片插入影片在幻灯片中也可以插入PowerPoint2003自带的影片和电脑中存放的影片。插入电脑中存放的影片：选择要插入影片的幻灯片→【插入】菜单/【影片和声音---文件中的影片】命令。插入PowerPoint2003自带的影片：选择要插入影片的幻灯片→【插入】菜单/【影片和声音---剪辑管理器中的影片】命令→翻开“剪贴画”任务窗格，在其中的列表框中单击想要插入的影片文件，即可插入到幻灯片中，再利用鼠标调整此影片文件的大小与位置。PowerPoint2003自带的影片相当于一个gif格式的动画图片。2010年2月年2月年2月82插入影片例如2010年2月年2月年2月834-2丰富幻灯片的内容—插入图表插入图表图表以数据比照的方式来显示数据，可以使数据分析更直观生动。选择需要插入图表的幻灯片→【插入】菜单/【图表】命令→翻开“数据表”窗口〔数据表中的表格与Excel中的表格类似〕和一个图表，在“数据表”窗口中输入表头及具体的数据，然后在幻灯片的非图表区域单击，即可退出图表编辑状态。建议大家事先在Excel中制作好图表后粘贴到幻灯片中。2010年2月年2月年2月844-3添加和删除幻灯片添加幻灯片方法一：选择要添加幻灯片的位置的上一张幻灯片→【插入】菜单/【新幻灯片】命令，在原来的幻灯片下方即可添加一张新的幻灯片；也可以在“幻灯片”窗格中，选择某张幻灯片后，按【Enter】键将在该幻灯片的下方添加一张新幻灯片。此外，还可以将其他幻灯片插入到该幻灯片中，方法：在“大纲/幻灯片”窗格中将光标定位在要插入其他幻灯片的位置→【插入】菜单/【幻灯片〔从文件〕】命令，出现“幻灯片搜索器”对话框，单击“浏览”在查找范围选择要插入的其他幻灯片，单击“翻开”→在“幻灯片搜索器”对话框的“选定幻灯片”窗口中用鼠标单击选中要插入的幻灯片，单击“插入”按钮即可，如想保存源格式那么选中“保存源格式”。删除幻灯片在“大纲/幻灯片”窗格中选择要删除的幻灯片，按键盘上的【Delete】键即可删除。2010年2月年2月年2月854-4移动和复制幻灯片在“大纲/幻灯片”窗格或“幻灯片浏览视图”中都可以实现幻灯片的移动和复制。在“大纲/幻灯片”窗格中，将鼠标移至要移动或复制的幻灯片上，按住鼠标不放拖动到目标幻灯片后面，此时将出现一条横线，释放鼠标，选择的幻灯片也将同时移动到该位置。如果是复制幻灯片，那么在拖动鼠标的同时按住【Ctrl】键即可。2010年2月年2月年2月864-5幻灯片母板的应用母板是指在每张幻灯片中相同的位置设置相同的内容，包括图片，并且在幻灯片视图中不能改变。在PowerPoint2003中，有3种母板类型：幻灯片母板、讲义母板、备注母板。不同的母板，其视图方式也不同。幻灯片母板：指包含标题及文本的版面配置区，它将影响幻灯片中文本的格式设定。选择【视图】菜单/【母板】/【幻灯片母板】命令可以查看幻灯片母板。讲义母板：指在一页纸张里显示出2、3或6个幻灯片的版面配置区，选择【视图】菜单/【母板】/【讲义母板】命令可以查看讲义母板。备注母板：指含有幻灯片的缩小画面以及一个专属参考资料的文本版面配置区，选择【视图】菜单/【母板】/【备注母板】命令可以查看备注母板。2010年2月年2月年2月874-5幻灯片母板的应用设计幻灯片的母板可以在幻灯片母板中设计幻灯片的背景、文本样式等。通过幻灯片母板修改幻灯片的背景或文本格式后，所有幻灯片都将应用相同的背景和文本格式。翻开某幻灯片，选择【视图】菜单/【母板】/【幻灯片母板】命令，进入“幻灯片母板”视图→如果要修改幻灯片背景，那么选择【格式】菜单/【背景】命令，翻开“背景”对话框，按照前面讲解的设置幻灯片背景的方法，设置母板的背景；修改文本格式：在幻灯片母板中，选中“自动版式的标题区”文本框中的“单击此处编辑母板标题样式”文本，通过“格式工具栏”设置幻灯片标题的字体、字号及特殊效果。设计母板时，一般将每张幻灯片中经常存在的文本、图片等放在其中，例如将公司Logo、公司名称、网址等通知母板放在每张幻灯片中。2010年2月年2月年2月884-6为幻灯片添加页眉页脚通过“页眉页脚”对话框可以为幻灯片添加日期、幻灯片编号、页码等内容，更加丰富幻灯片的内容。选择【视图】菜单/【页眉和页脚】命令，翻开“页眉和页脚”对话框，在“幻灯片”选项卡中，①选中“日期和时间”复选框并视需要选择“自动更新”或“固定”〔选择“固定”那么直接输入一个日期〕；②选中“幻灯片编号”那么将会为幻灯片自动添加编号；③选中“页脚”复选框，并在下面的文本框中输入想要在页脚显示的内容。④如果不想在幻灯片首页中显示上述①~③所设置的信息，那么选中“标题幻灯片中不显示”复选框。可以进入“幻灯片母板”视图中，像设置母板的字体格式一样，设置页眉和页脚的字体格式。2010年2月年2月年2月894-7设计幻灯片模板在4-1中讲解了使用PowerPoint2003提供的模板来制作幻灯片，我们可以通过“幻灯片母板”自己设计制作幻灯片的模板，日后新建幻灯片时就可以使用自己设计的模板了。开启PowerPoint2003，新建一个空白演示文稿，选择【视图】菜单/【母板】/【幻灯片母板】命令，进入“幻灯片母板”视图→在“幻灯片母板”视图中，选择【格式】菜单/【背景】命令为幻灯片添加一个背景；分别选中各文本框，为其设置字体、字号及字体颜色；分别选中页脚区域的日期区、页脚区、数字区为页脚内容设置字体、字号及颜色→母板设计好后，退出“幻灯片母板”视图，然后选择【文件】菜单/【另存为】命令→“另存为”对话框中，在“文件名”文本框中输入该模板的名称，在“保存类型”下拉列表框中选择“演示文稿设计模板”选项，默认系统自动选择的保存位置，单击“保存”按钮即可。2010年2月年2月年2月904-8为幻灯片选择配色方案不同的演示文稿中对象的颜色都不相同，搭配出来的效果也不一样。如果我们对所选择的幻灯片模板中自带的配色方案不满意时，可以变更配色方案。翻开要变更配色方案的幻灯片，在任务窗格中选择“幻灯片设