文书档案管理制度样本

档案管理制度

一、文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条为加强本企业文书立卷工作，特制订本制度。

第二条归档文件材料必需按年度立卷，本企业内部机构在工作活动中形成多种有保留价值文件材料，全部要根据本制度要求，分别立卷归档。

第三条公文承接部门或承接人员应确保经办文件系统完整(公文上多种附件一律不准抽存)。结案后立即归档。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得私自带走或销毁。

(二)文件材料搜集管理

第四条坚持部门搜集、管理文件材料制度。各部门均应负责管理本部门文件材料，并保持相对稳定。人员变动应立即通知行政部。

第五条凡本企业缮印发出公文(含定稿和两份打印正件和附件、批复请示、转发文件含被转发原件)一律由行政部统一搜集管理。

第六条一项工作由多个部门参与办理，在工作活动中形成文件材料，由主办部门搜集归卷。会议文件由会议主办部门搜集归卷。

1.企业工作人员外出出差、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动相关人员核报差旅费时，必需将会议关键文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给核报差旅费。

2.本企业召开会议，由会议主办部门指定专员将会议材料、声像档案等向行政部门办理归档手续。

第七条行政部门专职文书职责：

1.了解企业工作业务，掌握本企业文件材料归档范围，搜集管理企业文件材料。

2.认真实施平时归档制度，对企业承接文件材料立即搜集归卷，每十二个月三月份前应将归档文件材料归档完成，并向行政部门办好交接签收手续。

3.承接人员借用文件材料时，应主动地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围

第八条关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。

第九条上级机关发来和本企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件材料。

第十条本企业对外正式发文文书。

第十一条本企业请示和上级机关批复。

第十二条本企业反应关键职能活动汇报、总结。

第十三条本企业多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计、统计报表及简报。

第十四条信访工作材料。

第十五条本企业和相关单位签署协议、协议书等文件材料。

第十六条本企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分文件材料。

第十七条本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料。

第十八条本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料集中统一保管。

第二十条各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用"案卷类目"。"案卷类目"条款必需简明确切，并编上条款号。

第二十一条行政部公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件材料，搜集齐全，加以整理，送交归卷。

第二十二条行政部文书人员应立即将已归卷文件材料，根据"案卷类目"条款，放入平时保留文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)

第二十三条为统一立卷规范，确保案卷质量，立卷工作由相关部门配合，行政部门负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总要求是：遵照文件形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。

第二十五条归档文件材料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。

第二十六条在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假如和绝密文有亲密联络，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不一样年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度请示和批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度计划放在针正确第十二个月立卷；跨年度总结放在针正确最终十二个月立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件立卷根据相关要求实施。

第二十八条卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。

第二十九条卷内文件材料应按非列次序，依次编写页号。装订案卷应统一在有文字每页材料正面右上角后面左上角打印页号。

第三十条永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录。填写字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条相关卷内文件材料情况说明，全部应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检验人姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面，应逐项按要求用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。

第三十三条案卷装订和案卷各部分排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散应复制并和原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结方法装订。

第三十四