ISO∕IEC 42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之12：“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2024A0）

ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之12“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之12“7支持-7.4沟通”解读和应用指导材料ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》7支持7.4沟通组织应确定与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，包括：——沟通什么；——何时沟通；——与谁沟通；——如何沟通。7支持7.4沟通沟通的目的：组织应确定与其人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，促进信息在组织内部和与外部相关方之间有效传递，确保有效的内外部沟通以支持人工智能管理体系的实施；内部沟通的重要性：内部沟通是确保组织内各部门和员工之间对人工智能管理体系有共同理解和行动的关键。通过有效的内部沟通，可以协调不同部门和员工的行动，确保人工智能管理体系的顺利实施；外部沟通的作用：与外部相关方的沟通同样重要，它可以帮助组织建立和维护良好的公共关系，增强外部对组织人工智能管理体系的信心。同时，外部沟通也是获取外部资源、反馈和建议的重要途径。信息传递的有效性：无论是内部还是外部沟通，都需要确保信息能够准确、及时、完整地传递。组织应选择合适的沟通渠道和方式，以确保信息的有效传递，避免信息的误解、遗漏或延误。沟通类别；内部沟通：指在组织内部进行的关于人工智能管理体系的信息交流和分享。这包括但不限于管理层与各级员工之间、不同部门之间以及项目团队内部关于人工智能系统开发、实施、维护、改进等各个方面的沟通；外部沟通：指组织与外部实体（如客户、供方、合作伙伴、监管机构等）之间的关于人工智能管理体系的信息交流。组织应确定与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通，包括：沟通什么：确定沟通内容，包括但不限于人工智能方针、目标、计划、进展结果、相关的风险和机遇（问题和挑战）、解决方案、管理体系的有效性、绩效的益处以及不符合管理体系要求的后果、改进需求以及任何其他与人工智能管理体系相关的重要信息；何时沟通；内部沟通适当时机可能包括：人工智能项目启动时：在人工智能项目启动时，向所有相关人员介绍项目的目标、范围、计划等关键信息。人工智能系统开发、测试、部署等关键阶段：在人工智能系统开发、测试、部署等关键阶段，向相关人员提供最新的进展报告、问题解决方案、风险应对措施等。人工智能系统发生变更或升级时：当人工智能系统发生变更或升级时，向所有受影响的员工传达变更的内容、影响及应对措施；人工智能系统面临重大风险或问题时：当AI系统面临重大风险或问题时：沟通能够让相关人员了解风险或问题的性质，以及如何应对和缓解这些风险或问题。外部沟通：外部沟通适当时机可能包括：签约前明确信息以确保及时沟通基础：在与客户或合作伙伴签订与人工智能相关的合同或协议时，明确双方的权利和义务，以及人工智能系统的预期性能、安全性、隐私保护等方面的信息。在人工智能系统设计和开发过程中：当需要获取外部专家意见、收集反馈或进行影响评估时，组织应确保与相关方进行有效的沟通。在人工智能系统部署前：组织应与用户、合作伙伴和供方沟通部署计划、预期影响以及任何需要特别注意的事项。当人工智能系统需要进行更新或升级时：组织应提前通知所有相关方，包括用户、合作伙伴和监管机构，关于更新的内容、预期影响以及可能需要的用户操作。在人工智能系统使用过程中：组织应持续与用户沟通，了解他们的反馈、需求和关切，以及任何潜在的问题或改进建议。在人工智能系统的生命周期结束时：当系统即将退役或替换时，组织应通知所有相关方，包括客户、合作伙伴和供方，关于替代方案、数据迁移计划以及任何潜在的影响。发生问题时立即报告与沟通解决方案：当人工智能系统发生可能影响外部实体的故障、安全漏洞或其他问题时，及时向相关方报告，并提供解决方案和补救措施。提交报告前确保信息准确以有效沟通：在向监管机构提交关于人工智能系统的报告或申请时，确保提供准确、完整的信息，以满足监管要求。与谁沟通：确定沟通对象，明确与哪些内外部相关方进行沟通；内部沟通对象：组织内部涉及人工智能管理体系的部门、团队或个人之间应保持有效地沟通，以确保体系要求和措施在组织内部得到全面理解和有效执行；组织内部各部门或团队：负责人工智能系统的开发、测试、部署、运维等不同环节的人员；管理层：如高层管理人员、部门经理等，需要了解人工智能管理体系的运行状况和效果；其他相关内部人员：如人力资源部门、法务部门等，他们可能涉及人工智能管理体系中的人力资源管理、法律合规等方面。外部沟通对象：组织应识别并确定与哪些外部实体进行沟通，包括但不限于：人工智能系统的用户或客户：他们可能是直接受益者或受影响的群体，需要了解系统的功能、性能、安全性等；供方或合作伙伴：他们提供人工智能系统所需的技术、数据、设备等资源，需要了解管理体系对合作的要求和期望；监管机构或标准化组织：他们可能关注人工智能系统的合规性、安全性等方面，组织需要与他们保持沟通以确保合规；公众或其他相关方：他们对人工智能系统的影响和潜在风险可能有所关注，组织需要适当与他们沟通以增加透明度和信任度。如何沟通：选择合适的沟通方式：沟通方式应根据沟通对象和信息内容来选择；内部沟通方式：会议与研讨会：定期召开人工智能项目或管理体系相关的会议，让团队成员共享信息，讨论进展，解决问题；内部报告与简报：通过定期的内部报告或简报，向组织内的不同层级传达人工智能项目的状态、挑战和成功；内部通讯系统：利用企业内部的即时通讯工具、电子邮件或内网平台，实时更新人工智能管理的相关信息；内部博客或论坛：建立内部的博客平台或论坛，让员工能够发表对人工智能项目的见解、分享经验、提问或讨论问题。这种方式能够提供一个持续交流的平台，促进知识的共享和经验的传承；培训与工作坊：组织针对人工智能管理体系的培训和工作坊，提升团队成员的知识和技能；一对一辅导与反馈：管理层或项目领导可以定期与员工进行一对一的沟通和辅导，了解他们在人工智能项目中的困惑、挑战和需求，并给予及时的反馈和指导；小组讨论与焦点小组：为了深入探讨某个特定问题或收集员工对人工智能项目的看法，可以组织小组讨论或焦点小组活动。这种方式能够促进员工之间的互动，激发新的想法，并帮助管理层更好地了解员工的意见和建议；建议箱或意见反馈系统：设立实体的建议箱或在线的意见反馈系统，鼓励员工提供关于人工智能管理体系的改进建议、问题反馈或创意想法。这种方式可以匿名进行，有助于收集到更真实的员工心声；跨部门合作项目：通过组织跨部门的合作项目，让不同部门的员工有机会共同工作，增进彼此之间的了解，同时也能够促进人工智能相关知识和技能的传播；内部竞赛与挑战：组织关于人工智能的内部竞赛或挑战活动，激发员工的创新精神和团队协作能力，同时也能提升员工对人工智能技术的兴趣和应用能力；定期的员工大会：在员工大会上，管理层可以向全体员工通报人工智能管理体系的最新进展、战略规划和未来目标，同时也能回答员工的疑问和关注。外部沟通方式：公开报告与声明：发布关于组织在人工智能领域的进展、成果及管理体系的公开报告或声明，以增强透明度和信任；行业会议与展览：参加或举办相关的行业会议、展览，与业界分享经验，展示组织在人工智能管理方面的实践；客户与供应商沟通会：定期与客户和供应商进行沟通，了解他们的需求和期望，同时传达组织在人工智能管理方面的承诺和努力；合作伙伴关系建设：与业界同行、研究机构等建立合作关系，共同推动人工智能管理体系的发展和完善；社交媒体与网络平台：利用社交媒体和在线平台发布与人工智能管理相关的信息，与公众进行互动和交流；学术交流与合作：与高校、研究机构进行学术交流，共同探讨人工智能的发展趋势、技术应用及管理体系的改进。通过产学研合作项目，推动人工智能技术的创新和应用，同时宣传组织在人工智能管理方面的理念和实践。国际交流与合作：参与国际人工智能相关的研讨会、论坛或峰会，与国际同行交流管理经验和技术发展趋势。寻求与国际组织或跨国企业的合作机会，共同推动人工智能技术的全球发展和应用；公共宣传活动：举办或参与公益活动，宣传人工智能技术的正面影响及其在社会各领域的应用价值。通过广告、宣传册、视频等形式，向公众普及人工智能知识，提升公众对组织及其人工智能管理体系的认知度；政府关系与合规沟通：与政府部门保持密切沟通，及时了解并响应相关政策法规的变化，确保组织的人工智能管理体系合规运营。向政府提交政策建议或行业报告，推动有利于人工智能发展的政策环境建设；投资者关系管理：定期向投资者发布财务报告和业绩公告，其中包含人工智能项目的进展情况、市场前景及对组织业绩的贡献等信息。举办投资者交流会或路演活动，解答投资者关于人工智能管理体系的疑问，增强投资者信心；专业媒体与出版物：在行业杂志、报纸、网络媒体等平台上发布专业文章或接受采访，分享组织在人工智能管理方面的经验和见解。出版相关书籍或研究报告，深入探讨人工智能管理体系的理论与实践问题。与人工智能管理体系相关的内部和外部沟通实施过程。沟通策划；确定沟通内容：明确需要沟通的信息，包括人工智能管理体系的方针、目标、绩效、变更、问题和风险，以及相关的内外部要求、期望和反馈；确定沟通对象和时机：识别内外部的沟通对象，如员工、管理层、客户、合作伙伴、监管机构等，并确定沟通的合适时机，如项目启动、里程碑节点、定期评审等；制定沟通策略：设计有效的沟通策略，包括沟通方式（口头、书面、会议等）、沟通频率、信息发布的渠道和形式等。沟通实施；执行沟通计划：按照制定的沟通计划，及时、准确地与内外部沟通对象分