《财务共享：理论与实务》合同管理模块

财务共享：理论与实务合同管理模块本章学习目的本章重点是掌握财务共享模式下合同管理的基本原理：了解合同管理的概念和主要内容；理解传统财务模式下，合同管理的基本流程和不足；掌握财务共享模式下合同管理的基本流程与主要特点；熟悉财务共享模式下，合同管理的实训技能。

合同管理概述

合同管理实训典型业务及系统实现思考题传统财务模式下的合同管理财务共享模式下的合同管理合同管理概述基本概念

收款（销售）合同一般约定商品服务内容、价格、服务承诺、返利情况、及回款计划等信息。在企业内部除了管理收款(销售)合同的签署留档外，更重要的是将电子化的销售合同转化成结构化的合同台账，将合同台账价格、数量、合同阶段、回款计划等有效信息，在合同信息中固化，实现后续执行过程被其他单据引用。

付款（采购）合同是企业完成采购的寻源管理后，为了降低企业采购执行环节的风险，依据企业的采购策略及供应商管理体系，对采购活动进行管理的主要方式。

对于共享平台，为便于后续给予合同的数据分析使用，通常会实现共享平台与业务系统（CRM系统、合同管理系统）对接，将共享平台所需信息合同信息从源业务系统承接过来，完成后续业务控制及分析。涉及的主要单据和会计记录业务涉及到的单据和会计记录销售客户订单、销售单、发运凭证、销售发票、记账凭证、汇款通知书、营业收入明细账、折扣折让明细账收款收款凭证、应收账款明细账、库存现金和银行存款日记账、坏账审批表采购采购计划、供应商清单、采购申请单、采购合同、验收单、卖方发票、转账凭证付款付款凭证、应付账款明细账、库存现金日记账、银行存款日记账合同管理流程涉及到的单据和记录繁多，根据业务可以划分为销售、收款、采购、付款流程涉及到的单据和记录，如表所示。传统财务模式下的合同管理基本流程接受客户订单批准赊销信用编制发运凭证并发货装运商品开具发票记录销售办理记录现金银行存款收入办理和记录销售退回核销坏账销售业务员接受客户订单，销售经理对客户订单进行审批授权，主要审核订单的合理性；信用部门经理按照本单位赊销政策进行信用批准，复核客户订购单，并在销售单上签字；仓库部门编制发运凭证并根据已批准的销售单发货；装运部门按照已批准的销售单装运商品；开票专员在确定销售发票的准确性后向客户开具发票；依据附有有效装运凭证和销售单的销售发票记录销售业务，并定期向客户寄送对账单；办理和记录现金，银行存款收入；如出现销售退回，则审批销售退回及折扣；在确认坏账无法收回后，经审批核销坏账。特点业务处理依赖手工传统财务模式下的合同管理审批流程以线下手工签字为主，业务部门每个季度手工进行对账，财务人员手工进行收款核销。业务涉及部门较多收款合同管理业务涉及到的部门有营销部门、信用部门、仓库、运输部门、财务部门以及外部采购商。业务相关数据量大企业的销售到收款业务发生频繁，涉及到的涉及单据和记录繁多，导致相应的会计核算业务量大。评价企业内控风险高不同的分子公司的信息相互独立，不同的分子公司会根据本公司的交易记录进行信用评估而无法参考其他分子公司的交易情况。审核效率低合同管理以线下人工审核为主，涉及单据和记录繁多，审核时间较长且逐级审批环节有极大的不确定性。收款核销流程不健全企业主要依靠人工处理收款核销业务而非采用自动核销系统，工作量大且易出错。部门之间缺乏沟通合同管理业务流程复杂，涉及到的部门较多，传统财务模式下部门与部门之间缺乏沟通，彼此之间信息不对称。财务共享模式下的合同管理基本流程应收账款流程的核心业务包括：订单及合同管理、开票及收入确认、收款及票据管理、对账反馈和内部控制等具体流程。订单及合同管理

基于企业的电子商务系统和合同管理系统来完成，为后期财务共享的业务处理系统和ERP系统提供数据支撑。开票及收入确认

当业务人员提出开具发票的要求后，财务共享中心将审核相应的合同条款，开具发票。收款及票据管理

当接到客户的付款通知后，财务共享中心检查银行的付款记录，确认收款完成后，处理完成应收账款科目的会计处理。对账反馈确认

收款并入账后，通过客户关系处理系统将收款信息反馈给客户，并和客户定期对账，以发现可能存在的错误。特点01020304业务环节自动化在RPA技术支持下，财务机器人可以在后台直接提取不同系统中的数据，在各项数据核验通过后，根据待开票数据自动开具发票。实时监管风险财务机器人可以在CRM系统中获取客户信息并对客户的数据进行管理，通过事先设置的算法对客户的风险性进行评估，实时监管收款风险。智能采集数据影像管理系统将合同管理业务所需的原始单据（如合同、发票、凭证等）通过扫描的方式转化成影像件，并启用条码技术将影像件与原始单据进行关联。评价财务共享模式下的合同管理流程往往存在以下四点优点：

实现业财融合企业通过财务共享模式接通业务系统与财务系统，财务人员可以在系统中查询业务发生的相关信息，销售人员也可以在系统中查询财务活动的进度。加强企业内控财务共享中心能够满足企业对客户分类管理和对应收账款进行集中管理的要求，保障企业安全完整地进行应收账款的回收，加强对坏账风险的控制。及时处理核心数据财务共享模式下，应收账款人员收账后系统自动进行销账（特殊情况除外）。规范业务流程企业实施财务共享模式时一般先进行流程梳理与规范化，能够规范合同管理业务流程，严格把控收款流程的关键节点。合同管理实训实训目标1.掌握财务共享系统中员工合同管理的操作流程2.理解财务共享系统实现企业合同管理的整体流程3.感受RPA在共享流程中的效率提升4.了解财务共享系统标准化流程从而提升内控管理质量的意义任务背景合同管理是企业最重要的业务循环之一，销售与收款关系到企业的现金流是否充足，相关款项的及时收回是企业资产安全的重要保证。企业对合同管理流程的设计关乎着企业内控管理质量，基于此，ABC公司将通过财务共享系统加强对合同管理流程的监督增强企业竞争力。案例分析ABC公司要加强对收款合同和付款合同的管理，需要明确各部门人员的职责与分工，各岗位人员需遵循财务共享系统的标准化、流程化操作设计，以实现合同管理在财务共享中心的自动化处理。目前，ABC公司引进机器人流程自动化（RPA）技术，成功实现系统在后台自动验证单据信息并开具对应的销项发票发票。收款合同流程及操作要点

收款合同是从属地公司开始，销售专员根据签订的合同在共享系统中发起收款合同新增单，经部门经理审批同意后发起合同收款。属地会计审批同意后，系统在后台自动验证单据中业务信息，如符合开票所需信息则自动开具收款合同对应的销项发票，而后合同收款单交由共享中心处理。当公司银行账户收到销售款后，资金会计制证（收款凭证）。至此，收款合同流程结束。付款合同操作流程及操作要点付款合同是从属地公司开始，采购专员根据签订的合同在共享系统中发起付款合同新增单，收到供应商发票后经部门经理审批同意发起合同付款。属地会计审批同意后，合同付款单交由共享中心处理。当共享会计审批付款后，资金会计进行资金付款并制证（付款凭证）。至此，付款合同流程结束。典型业务及系统实现业务内容2020年6月4日ABC公司营销部销售专员与客户乙签订轿车销售合同，ABC公司向客户乙销售轿车923辆，成交价（未税）为7.01万元/辆，部门专员新增销售合同经部门领导审批同意后由属地会计开具增值税专用发票，税率为13%，该类轿车单位成本为6万元/台。客户乙收到轿车并验收入库，开出一张商业承兑汇票（20日期限）。6月18日，销售专员发起收款，ABC公司持票前往开户银行办理托收，6月24日，银行收到乙公司划款。（ABC公司已将商品的法定所有权转移给乙公司，乙公司已取得商品控制权，该销售商品行为属于在某一时点履行的单项履约义务）一、新增合同登录用户：销售专员单击合同管理-我的合同。在“收款合同”页签下，单击右上角“发起合同”按钮，弹出“合同发起”对话框。在下拉框中选择“合同新增单-收款”，单击“确定”按钮，进入收款合同新增单填写界面填写基本信息。合同纸质编号为“HTXZD-001”,合同名称为“轿车销售合同”，合同类型为“销售合同”，签订日期为2020年6月4日，开始日期为2020年6月4日，结束日期为2020年6月24日，开闭类型为“闭口合同”，合同收付类型默认收款类型，根据题意输入合同含税金额。根据合同内容填写供应商信息。填写收款计划。收款基准为“完工验收”，收款期限（购方最晚付款日期）为2020年6月24日，收款金额为合同含税总额，收款方式为“托收承付”（购方开具商业汇票）。由于本案例没有现金折扣，因此无须填写折扣率和折扣天数。单击“提交审批”按钮，生成合同新增单并提交部门经理审批。二、审批合同登录用户：销售经理单击首页-我的待办，进入待办任务界面。勾选需要审批的合同新增单，单击“批量审批同意”按钮，弹出“是否要批量处理选中的任务？”。单击“确认”按钮，弹出提示信息“单据成功提交”。单击“确定”按钮，审批成功。三、审批付款公司规定总额超过5千万元的销售合同必须由财务总监审批收款。登录用户：财务总监单击首页-我的待办，进入待办任务界面。勾选需要审批的合同新增单，单击“批量审批同意”按钮，弹出“是否批量处理选中的任务”。单击“确认”按钮，弹出提示信息“单据成功提交”。单击“确定”按钮，审批成功。四、发起合同收款登录用户：销售专员单击合同管理-我的合同，进入收款合同界面。可以通过在查询栏中输入合同编号找到对应合同新增单。在合同新增单对应记录行的右侧，单击“收款”按钮，弹出“合同收款”对话框，单击“确定”按钮，弹出提示信息“是否发起合同收款？”。单击“确定”按钮，进入合同收款单填写界面。填写基本信息。填单日期为2020年6月18日，合同签订日期为2020年6月4日，客户名称选择客户乙，客户税号自动带出。填写明细信息。开票日期为2020年6月4日，商品类别选择“库存商品”，商品名称为“轿车”，商品编码自动带出，单位“辆”，未税单价70100元，数量为923，售价由共享系统自动计算得出，税额为8411299元，售价合计（含税）由共享系统自动计算得出。填写合同信息。合同信息区中，合同编号、合同购买方、合同期限、合同发票类型、合同关闭类型、合同金额、合同已收金额、合同未收金额等项目将根据链接的合同新增单自动带出，税率为13%。填写收款区。付款公司、付款方账号、付款方开户行、付款方开户姓名根据链接的合同新增单自动带出，对公收款，托收承付，收款公司为向阳汽车有限公司，收款账号、收款银行自动带出，收款金额（含税）随明细信息区“售价合计（含税）”自动带出。单击“提交审批”按钮，弹出“提交审批”对话框。单击“确定”按钮，生成合同收款单。提交审批对话框中显示下一环节审批人。五、审批收款登录用户：销售经理单击首页-我的待办，进入代办任务界面。勾选需要审批的合同收款单，单击“批量审批同意”，弹出提示信息“是否批量处理选中的任务？”。单击“确认”按钮，弹出提示信息“单据成功提交”。单击“确定”按钮，审批成功六、审批收款/开具发票登录用户：属地会计1

单击首页-我的待办，进入待办任务界面。勾选需要审批的合同收款单，单击“批量审批同意”按钮，弹出提示信息“是否批量处理选中的任务？”。单击“确认”按钮，弹出提示信息“单据成功提交”。单击“确定”按钮，审批成功。合同收款单经由属地会计审批同意通过后，系统将自动在后台开具收款合同对应的销项发票。可通过“税务管理-发票管理-销项发票管理”模块进入销项发票台账界面查看相应发票。七、共享派工当合同收款单流转至共享环节时，单据可以由派单员进行派工也可以由共享会计进行抢单，以下为派单员批量派工时的操作步骤。登录用户：派单员单击-共享中心-共享任务管理勾选需要派单的合同收款单，单击“批量派工”按钮，弹出提示“确认批量派工吗”对话框。单击“确定”按钮，弹出“共享派工”对话框，在共享初审组中选择派单的共享会计，如选择共享会计1，弹出提示信息“手动批量派工成功”。八、抢单当单据流程流转至共享环节时，在单据处于未派工的状态下，系统支持共享会计抢单。登录用户：共享会计单击-共享中心-共享任务抢单单击刷新按钮，更新任务池中可抢单数量。在“本次抢单数”填写框中输入抢单数量，如“1”，单击“点击抢单”，弹出提示信息“成功抢单1条”，点击“确定”，抢单成功。页面自动跳转到待办任务区，可选择相应收款单进行审批。具体审批操作请参照共享会计审批收款流程。九、审批收款登录用户：共享会计单击-首页-我的待办勾选需要审批的合同收款单，单击“批量审批同意”按钮，弹出提示“是否要批量处理选中的任务”，单击“确认”按钮，弹出提示信息“单据成功提交”。单击-凭证模块-凭证生成勾选需要生成凭证的合同收款单，单击“批量生成凭证”，弹出“选择批量生成凭证模板”对话框，填写记账日期为2020年6月4日，选择凭证类型为转账凭证，勾选凭证模板为转账凭证，单击“确定”按钮，弹出“批量生成凭证结果”对话框。若借贷平衡，则凭证生成结果对话框中用绿色字体显示，否则为红色字体。凭证推送

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