介绍信管理制度

介绍信管理制度公司介绍信使用管理规定第一部分：公司介绍信使用管理办法鉴于公司介绍信的管理与使用亟需规范，以确保审批流程的严谨性，特此制定本管理办法。第一章总则第一条介绍信乃公司派遣员工外出接洽工作或商讨事务时的正式凭证。第二条介绍信的管理工作归属于公司综合管理部门，由专人负责。第二章介绍信的管理与使用第三条介绍信由信文与存根两部分组成，信文交由携带者，存根则留存于本单位备查。第四条若介绍信发出后未被使用，应归还至管理人员，并粘贴于存根之上。第五条介绍信内容须明确具体，并务必注明有效期限。第六条介绍信管理人员对所开具的介绍信负有责任，如由他人代填，需核对其内容的一致性。第七条应严格限制使用空白介绍信。第三章介绍信的审批流程第八条申请使用介绍信需经公司高层领导批准。第九条对于不涉及重大事务的日常事务，可由综合部门负责人批准或授权介绍信管理人员掌握使用。第十条介绍信管理人员在开具介绍信时，必须在存根上注明批准人的姓名、批准日期等信息。第十一条特殊情况下需使用空白介绍信时，须由公司主要领导批准。第四章附则本管理办法由公司综合部门负责解释，自公布之日起生效。第二部分：介绍信管理制度企业的介绍信是企业派遣员工前往其他单位进行工作联系或执行任务时所使用的正式信函。介绍信不仅用于证明持证人的身份，还用于说明联系事务的性质。企业应备有相应的介绍信，以便在需要时使用。一、介绍信的种类企业所使用的介绍信大致可分为以下几种：1.业务介绍信用于企业对外进行业务联系，通常因特定业务需要而开具，内容较为详细，常采用手写或打印在信笺上，并装入信封。2.专用介绍信用于特定事务的办理，如购买机票、办理出国手续等。企业的各个业务部门也常备有专用的业务介绍信，用于经常性业务的介绍与办理。专用介绍信内容和格式固定，可一次性印制多份，填写、盖章后即生效。3.存根介绍信此类介绍信为铅印，分为存根和外出使用的介绍信两联，两联均有编号，便于查对。两联之间有缝线，开具时需加盖骑缝章以供核对。4.证明信可由企业、机关、团体或个人出具，用以证明特定组织、团体、个人或相关事项的真实情况。若以个人名义出具，除个人签字或盖章外，还需所在组织加盖公章以证明其身份。二、加强介绍信管理的措施1.印制的介绍信应由专人负责保管，企业级介绍信由企业办公室秘书保管，部门级介绍信由部门指定人员保管，不得分发空白介绍信或私自保留空白介绍信。2.出具介绍信时应注明单位落款、出具时间和有效期限。存根介绍信还需加盖骑缝章，存根部分除包含与持出部分相同内容外，还应有批准领导签字和经办人信息。介绍信内容应具体明确，避免使用模糊字眼。3.开具介绍信需严格遵守审批手续。申请人需在介绍信签批单上填写完整信息，上报主管领导审批。秘书根据签批单填写介绍信并盖章后发放。开具介绍信需履行签批程序，以便单位领导掌握使用情况，防止滥用。4.填写介绍信时应确保持出部分与存根部分内容一致。5.介绍信应用毛笔、钢笔或签字笔书写，字迹清晰、准确，不得涂改。如有涂改，应加盖公章以示非私自改动。6.应先开具介绍信后加盖印章，不得在空白介绍信上预先盖印，也不得将空白介绍信发放给外出人员自行填写。如确需开具空白介绍信，应控制数量，并注明有效期限，外出人员返回后应收回未使用的空白介绍信。7.秘书人员不得私自为他人开具介绍信。8.接待外单位人员时，应仔细核查其介绍信。事务办理完毕后，应保留来人介绍信，并请其在介绍信背面签字确认办理情况，以便日后查对。如发现介绍信存在问题，应与来人单位联系，核实介绍信及来人真伪。9.对于因情况变化